• Thứ Tư, 01/11/2006 16:25 (GMT+7)

    Công ty may Tiền Tiến: Tăng năng suất với VietSoft ERP

    1 tỷ đồng là con số mà ban lãnh đạo công ty May Tiền Tiến (TT) ước tính sẽ tiết kiệm trong năm đầu ứng dụng toàn bộ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Vietsoft ERP. Không chỉ thế, hệ thống CNTT đã giúp đơn vị này tạo dựng uy tín “vàng” về chất lượng và dịch vụ trên thị trường may mặc trong và ngoài nước.

    • Thành lập năm 1994 trên cơ sở liên doanh giữa CT May Việt Tiến và tỉnh Tiền Giang, buổi ban đầu TT chỉ có hơn 200 lao động. Đến nay, TT có 4 xí nghiệp với hơn 2000 lao động. Sản lượng đạt 6,5 triệu sản phẩm/năm.
    • TT hiện là một đơn vị may hàng nữ thời trang có uy tín trên trường quốc tế. Đã và đang là đối tác của nhiều hãng có tên tuổi: Express, Jones Apparel Group, Erika, OTTO...
    • Doanh số năm 2005: 130 tỷ
    • Năm 2006: dự kiến 160 tỷ
    • Trong năm 2007, TT có kế hoạch sẽ phát triển thêm 1 xí nghiệp.

    Cụ thể hóa ERP trong ngành dệt may đang là dấu hỏi sau việc một công ty (CT) may lớn thất bại với giải pháp hàng đầu của nước ngoài. Vì lẽ đó, khi TT được bình chọn là “Doanh nghiệp áp dụng CNTT tốt” năm 2005 (do Hiệp Hội Dệt May Việt Nam và thời báo Kinh Tế Sài Gòn tổ chức), nhiều người không giấu nổi sự nghi ngại. Nhưng sau hơn 1 năm áp dụng Vietsoft ERP tại TT, hơn 90% yêu cầu quản lý đặc thù đã được đáp ứng với hiệu quả nhiều mặt: chia sẻ thông tin kịp thời, chính xác, thông suốt trong phạm vi toàn công ty giúp điều hành sản xuất hiệu quả, đáp ứng nhanh yêu cầu đa dạng của khách hàng, giảm chi phí sản xuất, giảm lao động gián tiếp, giảm thời gian giãn ca, tăng năng suất lao động đồng thời tăng thu nhập cho nhân viên.

    Từ bài toán: “Đầu tuần vào chuyền, cuối tuần xuất hàng”

    Đó là câu nói cửa miệng của bà giám đốc Phạm Thị Dụ, khi nói về năng lực làm việc của May TT. Đến phân xưởng may của TT tại Mỹ Tho, có thể cảm nhận rõ sức nóng của nhịp độ sản xuất từ những dây chuyền (chuyền) may đang chạy hết công suất. Trong tình hình cạnh tranh khốc liệt của thị trường may mặc trong và ngoài nước, việc một CT may gia công làm không hết việc như TT là hiện tượng hiếm. Thậm chí, TT “chọn khách hàng chứ không phải khách hàng chọn mình”, bà Dụ tự tin khẳng định.

    Lĩnh vực may gia công mà TT chọn là mặt hàng thời trang nữ, có lợi nhuận cao, nhưng đơn hàng thường phức tạp về cỡ vóc, yêu cầu chất lượng khắt khe, mẫu mã thay đổi liên tục, kể cả mẫu vải. Bình quân mỗi tháng TT nhận hơn trăm mẫu hàng, mỗi mẫu chỉ vài trăm đến dưới 1000 sản phẩm. Bà Dụ cho biết: “Các đơn hàng hiếm khi lặp lại lần thứ 2, cho dù là hàng bán chạy”. Mặt khác, mặt hàng thời trang trung và cao cấp cần nhất là phải giao nhanh. Nếu chậm, lô hàng có thể bị “rớt lại” vì lạc mốt. Vì lẽ đó, yêu cầu quản lý của TT, ngoài đòi hỏi gắt gao về tiến trình sản xuất còn cần sự chuẩn bị tốt về thông tin để sẵn sàng phản ứng nhanh với các đơn hàng gấp và khó.

    Bài toán TT đặt ra cho Vietsoft là:

    • Quản lý dữ liệu tập trung liên phòng ban; giữa tổng CT với 4 xí nghiệp thành viên tại hai vị trí trí địa lý cách biệt.

    • Đảm bảo khả năng xử lý dữ liệu phát sinh từ hơn 3000 công nhân...

    • Giải quyết các bài toán: bảo hiểm y tế, tính lương, thưởng, quản lý sản xuất, đóng thùng, cân đối đồng bộ vật tư...

    Đến biểu đồ hoạch định kế hoạch sản xuất

    Bảng ghi năng suất tại xưởng may sẽ được thay bằng hệ thống giám sát điện tử để phát huy hơn nữa hiệu quả hệ thống ERP
     

    Trước đây, Giang Thị Thu Trúc, trưởng bộ phận kế hoạch của TT thường gặp khó khăn trong việc định mức năng lực sản xuất mỗi ngày. Nguyên nhân vì số liệu nằm rải rác ở nhiều đầu mối, khó phân tích, tổng hợp, khiến việc lên kế hoạch không chính xác, ảnh hưởng đến ngày giao hàng và phát sinh một số lỗi như: đứt chuyền (do thiếu hàng để làm) hoặc hụt kế hoạch (do phán đoán thừa hàng)... Điều này ảnh hưởng đến uy tín của CT và giảm năng suất lao động.

    Nhưng nay thì: “Tôi khỏe hơn nhiều vì phần mềm (PM) kiểm soát được ngày trống sản xuất, năng lực thừa thiếu của các chuyền trong CT, từ đó tự động phân bố ngày/chuyền/xí nghiệp đối với mỗi mã hàng. Biết được thời gian cần thiết sản xuất một mã hàng tương ứng với các điều kiện”, Trúc phấn khởi nói. Điều đặc biệt, PM giúp Trúc truy xuất ra biểu đồ phân bố mã hàng với nhiều yêu cầu phân tích, tổng hợp khác nhau, hỗ trợ đắc lực cho việc lập báo cáo, nhất là những báo cáo khẩn cho lãnh đạo.

    Không chỉ thông suốt trong bộ phận của Trúc, hầu hết các phòng khác của TT hiện nay đều làm việc hiệu quả với Vietsoft ERP. Bộ phận quy trình công nghệ là một ví dụ. Khi tiếp nhận đơn hàng, bộ phận này phải phân tích mã hàng có bao nhiêu công đoạn, từ đó phân định mức cho từng chuyền. Việc phân tích các công đoạn rất tốn thời gian và công sức vì thường xuyên thay đổi quy trình. Ví dụ, đơn hàng có mức yêu cầu trung bình là áo jacket nữ 2 lớp có 119 công đoạn. Trước đây, khi tiếp nhận một mã hàng mới tương tự với mã hàng đã sản xuất, người lập quy trình sẽ phải tìm kiếm thủ công các yếu tố của mã hàng cũ qua dữ liệu của từng xí nghiệp, rồi lọc lấy kết quả tương tự. Đó là chưa kể rắc rối phát sinh do tên công đoạn không được thống nhất giữa các xí nghiệp. Còn nay, nhờ hệ thống quản lý tập trung, nhân viên chỉ việc đưa ra yêu cầu, hệ thống sẽ giúp tìm kiếm và lọc các công đoạn tương tự, đơn giản và nhanh chóng hơn nhiều lần.

    Lợi ích đầu tư

     
    Bà Phạm Thị Dụ, GĐ công ty May Tiền Tiến

    Sau 1 năm rưỡi ứng dụng, “dù còn một số công đoạn nhỏ chưa hoàn thiện nhưng PM đã hỗ trợ rất nhiều cho công việc của các bộ phận”, bà Dụ nhận xét. Với đầu óc sắc bén của một nhà kinh doanh, bà Dụ khẳng định “có thể thu hồi vốn đầu tư ngay trong năm đầu tiên áp dụng đồng bộ hệ thống”. Đó là chưa tính đến lợi nhuận tăng nhờ giảm lao động dôi dư và tăng năng suất nhờ công việc được điều độ khoa học, nhịp nhàng hơn.

    Theo bà Dụ, mặc dù có tới 4 xí nghiệp, nhưng hiện tại “bộ phận kho và kế toán có thể ngồi một chỗ để kiểm soát thông tin từ các đầu mối khác. Lãnh đạo muốn kiểm tra báo cáo, theo dõi tiến độ... chỉ cần mở máy là thấy liền”.

    Chỉ riêng việc tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu báo cáo tại TT cũng khá ấn tượng. Trước đây, tiền giấy in và văn phòng phẩm của CT tốn khoảng 24 triệu đồng/năm. Sau khi ERP chạy ổn định, chi phí này còn 1/3 so với trước.Từ 1/1/2006, TT tuyệt đối giảm được giờ làm thêm, không giãn ca trong khi năng suất lao động lại tăng trung bình hơn 10% nhờ các bộ phận điều hành hệ thống nhịp nhàng và chính xác hơn. Ước tính, TT giảm được 1,5 giờ giãn ca so với trước. Điều này mang lại ý nghĩa sâu xa hơn cho vấn đề tổ chức lao động, giúp công nhân không phải làm thêm, đảm bảo sức khỏe và có thêm thời gian để chăm sóc gia đình.

    Hiện TT đang chủ trương cắt giảm khoảng 30% lao động dôi dư trong các nhóm phụ trợ như: kế toán, kho, tiền lương, bảo hiểm, quy trình công nghệ. TT cũng thực hiện chia sẻ quỹ lương theo kiểu 2 bên cùng có lợi: CT hưởng 50% và người lao động hưởng 50% từ việc cắt giảm nhân sự.

    Dự kiến, năm 2006, quỹ thưởng của TT tăng khoảng 40%. Đây là dấu hiệu làm ăn tốt vì việc trích thưởng “không thấm gì so với doanh số tăng nhờ tăng năng suất lao động”, bà Dụ khẳng định.

    Kinh nghiệm triển khai

    Tuy không có điều kiện kiểm chứng các PM tương tự của nước ngoài nhưng bà Dụ tỏ ra hài lòng với quy trình của Vietsoft ERP. So với bài toán quản lý TT đặt ra, “PM này đã đáp ứng khoảng 90% yêu cầu”, bà Dụ khẳng định. Vấn đề ách tắc còn lại là cân đối nguyên phụ liệu. Được biết, yêu cầu này sẽ được Vietsoft bổ sung trong thời gian tới.

    Chị Giang Thị Thu Trúc, trưởng bộ phận kế hoạch đang định mức năng lực sản xuất trong ngày qua hệ thống Vietsoft ERP
     

    Điều bà Dụ lo ngại nhất khi triển khai ERP không phải là năng lực của Vietsoft mà là nhân sự của TT, do xuất phát từ lao động phổ thông, trình độ không cao. Để nâng cao nhận thức, trước khi làm ERP, bà Dụ nhờ Vietsoft tổ chức các buổi nói chuyện, tuyên truyền về lợi ích và tầm quan trọng của PM và các khóa đào tạo kiến thức quản lý. Tiếp đến, TT ký hợp đồng với trung tâm đào tạo vi tính của tỉnh để huy động các trưởng phó phòng đi học đồng thời thúc đẩy phong trào thi đua giữa các nhân viên, bộ phận để tăng năng suất.

    Cũng theo bà Dụ, phải hiểu năm đầu tiên ứng dụng ERP là năm học việc và tốn kém, không thể đặt vấn đề hiệu quả ngay được.

    Ngoài yếu tố cốt tử là quyết tâm của ban lãnh đạo thì điều kiện có tính nền tảng để triển khai ERP thành công là do trước đó TT đã tái cấu trúc DN và áp dụng hệ thống ISO. Với quyết tâm nâng cao năng lực quản lý, TT đã sắp xếp lại bộ máy, phân cấp, phân quyền, giảm thiểu hiện tượng chồng chéo quản lý. Mặt khác, theo bà Dụ thì, nhờ kinh nghiệm tư vấn lâu năm trong lĩnh vực dệt may, Vietsoft đã giúp TT có được chiến lược triển khai đúng đắn (xem sơ đồ).

    Theo kế hoạch, đến quý 3 năm nay, TT sẽ tiếp tục đầu tư hệ thống giám sát điện tử của Vietsoft thay thế bảng ghi năng suất thủ công để phát huy hơn nữa hiệu quả của hệ thống ERP. Số liệu online từ các bàn may và hệ thống ERP sẽ được truyền lên bảng điện tử. Từ bảng điện tử, thông tin sẽ được truyền trực tiếp về ban giám đốc. Dự kiến, khi có hệ thống điện tử, thông tin tiến độ sản xuất sẽ tự động cập nhật hàng phút, thay cho hàng giờ và ghi tay như hiện nay.

    Thông tin liên quan: 
            Sơ đồ chiến lược triển khai ERP tại tiền tiến

    CÔNG TY MAY TIỀN TIẾN
    ĐC: Xã Tân Mỹ Chánh, TP. Mỹ Tho,
    Tiền Giang - ĐT: 073.851 456;
    Email: tientien@hcm.vnn.vn

    ID: B0606_41