• Thứ Năm, 02/11/2006 14:43 (GMT+7)

    Điện Lực Hà Nội tiến tới văn phòng không giấy tờ

    Ứng dụng CNTT để thay đổi quy trình tác nghiệp truyền thống, hướng tới văn phòng không giấy tờ đang là mục tiêu của rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp (TC/DN). Điện Lực Hà Nội (ĐLHN) cũng đi theo xu hướng đó.

    Ứng dụng CNTT để thay đổi quy trình tác nghiệp truyền thống, hướng tới văn phòng không giấy tờ đang là mục tiêu của rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp (TC/DN). Điện Lực Hà Nội (ĐLHN) cũng đi theo xu hướng đó.

    Một thống kê cho thấy, 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ mỗi ngày để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Với câu nói "thời gian là vàng ngọc", sự tiêu tốn thời gian cũng đồng nghĩa với việc tiêu tốn tiền của. Không những thế, việc tác nghiệp và lưu trữ thông tin theo cách truyền thống đang làm hạn chế đáng kể hiệu quả hoạt động của TC/DN.

    Những Hạn chế của quy trình truyền thống

    Với mô hình hoạt động trải rộng gồm nhiều phòng, ban và các trung tâm điện lực tại 12 quận, huyện, có những quận, huyện cách nhau 40km, ĐLHN thường tiêu tốn khá nhiều thời gian, tiền bạc và công sức cho riêng việc lưu chuyển công văn (CV) trong công ty. Ước tính mỗi năm đơn vị này có hơn 10 nghìn CV đi và đến, chưa kể CV nội bộ. Quy trình phân luồng CV tới các phòng, ban và trung tâm theo cách truyền thống thường diễn ra khá chậm chạp và tốn nhiều công sức quản lý, lưu trữ. Nhiều CV, văn bản quan trọng, khẩn hết thời hạn mới được giao tới tay người nhận do quy trình lưu chuyển 1 CV thường mất từ 2 ngày đến 1 tuần. Theo tính toán của bộ phận văn thư ĐLHN thì 3/4 số CV, văn bản lưu chuyển giữa các phòng ban và trung tâm có cùng nội dung. Điều này đồng nghĩa với việc ĐLHN thường xuyên lãng phí tiền bạc cho việc nhân bản thông tin để phục vụ đồng thời nhiều mục đích, đối tượng. Một hạn chế khác của việc quản lý CV theo kiểu truyền thống là khả năng mất mát và thất lạc CV do những sai sót của bộ phận văn thư khi đánh số và lưu trữ thủ công. Việc tìm kiếm thông tin từ sổ tay ghi CV và lưu trữ dưới dạng giấy tờ cũng khá vất vả. Được biết ĐLHN có tới 3 kho lưu trữ CV ở cách nhau khá xa. CV thường được chứa trong các thùng, trên giá kệ. Để tìm kiếm 1 CV cách đó vài ba năm thông thường văn thư phải mất hơn nửa ngày, chưa kể công sức đi lại, khuân vác các thùng CV tại kho.

    Cải tổ bằng eDocman

    Trước đòi hỏi bức bách của yêu cầu quản lý văn bản, hồ sơ công việc, ĐLHN đã lựa chọn giải pháp ứng dụng CNTT để cải thiện quy trình truyền thống vốn đang làm giảm hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong công ty. Yêu cầu đặt ra đối với phần mềm tại ĐLHN là số hóa tài liệu hay quản lý đầu mục đồng thời hỗ trợ cả quy trình lưu chuyển và phân luồng CV giữa các phòng, ban, bộ phận. Nghĩa là, ngoài khả năng hỗ trợ quản lý tình trạng, phiên bản, lịch sử tài liệu, tìm kiếm, tra cứu CV, phần mềm cần phải tháo gỡ được các ách tắc của quy trình lưu chuyển thủ công trong khi vẫn đáp ứng theo nguyên tắc quản lý lưu trữ văn bản.

    Tháng 5/2002, ĐLHN bắt đầu ứng dụng phần mềm Docman của công ty CMC. Từ tháng 11/2005, công ty chuyển sang sử dụng phiên bản nâng cấp là eDocman chạy trên Web với nhiều tính năng bổ sung. Trong giai đoạn 1, hệ thống được sử dụng ở 18 khối phòng ban của công ty gồm ban giám đốc, công đoàn, đảng ủy, các xưởng thuộc trung tâm máy tính X1, trung tâm điều độ X2... Hiện tại, công ty đang bước sang giai đoạn 2 là triển khai xuống các trung tâm điện lực các quận, huyện, đội thí nghiệm... Khoảng hơn 450 người đang tham gia vận hành và lưu chuyển thông tin qua hệ thống này gồm ban giám đốc, chánh văn phòng, trưởng phó phòng, giám đốc các trung tâm và văn thư tại các điện lực. Các điểm sử dụng này đều được kết nối với nhau trên cơ sở mạng WAN sẵn có của ĐLHN.

     

    Ông Đỗ Đức Trụ, phó giám đốc trung tâm Viễn Thông và CNTT, Điện Lực Hà Nội: "Ngoài hiệu quả luân chuyển tốt, nhanh luồng CV, hệ thống đã giúp quản lý CV chặt chẽ vì tất cả các CV đều được đánh số chính xác, tránh tình trạng giả mạo thông tin. Do phải làm việc trên một dây chuyền nên bắt buộc các thành viên phòng, ban đều phải tham gia, giúp tăng trách nhiệm với công việc ở mỗi người."

     
       

    Với giao diện web, eDocman khá thân thiện với người dùng. Việc gửi và nhận văn bản được phân cấp theo từng phòng, ban chức năng và cấp lãnh đạo. Theo quy trình, tất cả các CV đi, CV đến, CV nội bộ, việc trình, ký duyệt và phát hành đều thực hiện qua hệ thống quản lý văn bản hồ sơ điện tử eDocman. Riêng đối với CV đến, văn thư sau khi nhận văn bản (qua đường bưu điện, fax...) sẽ quét (scan) nội dung để đưa lên hệ thống quản lý điện tử. Đối với CV đi, hệ thống cung cấp hàng loạt văn bản mẫu để người sử dụng dễ dàng lựa chọn.

    Để hệ thống vận hành hiệu quả, ban giám đốc công ty đã đưa ra quy định mỗi chuyên viên phải truy cập vào hệ thống quản lý văn bản eDocman tối thiểu 4 lần/ngày vào: đầu và cuối giờ sáng, đầu và cuối giờ chiều.

    Hiệu quả nhiều mặt

     

    Bà Nguyễn Thanh Hương, tổ trưởng tổ văn thư

    Với khả năng tự động quy trình bằng công nghệ WFM (Workflow Management), hệ thống eDocman sẽ tự luân chuyển CV tới một hoặc nhiều người trong hệ thống cùng lúc và ngay lập tức. Nhờ công cụ trực quan nên hệ thống cho phép kiểm soát, phát hiện tình trạng ứ đọng hay chậm trễ ở bất cứ khâu nào, nhờ đó giúp người quản lý có thể điều chỉnh và cân bằng khối lượng công việc giữa các thành viên. Với mỗi CV, hệ thống đều ghi lại dưới dạng lưu đồ theo dõi quá trình giải quyết văn bản của các đơn vị bên dưới. Nhờ vậy người ta có thể biết một văn bản khiếu nại đã được giải quyết đến đâu, phòng ban hay cá nhân nào đã tiếp nhận để trả lời cho khách hàng. Do lợi thế phát hành đồng loạt trên mạng, tất cả các thành viên liên quan đều có thể nhìn thấy, giúp hạn chế tối thiểu công việc lặp lại giữa các nhân viên, phòng, ban trong việc soạn thảo, lưu trữ.

    Bà Nguyễn Thanh Hương, tổ trưởng tổ văn thư ĐLHN cho biết, với quy trình mới này CV khẩn chỉ mất 15 phút để phát cùng lúc cho 40 đơn vị, phòng, ban trong toàn công ty. Thời gian đi lại giảm gần như tuyệt đối do văn bản đã được chuyển qua mạng. Giảm việc lưu trữ văn bản tại các phòng ban vì hiện chỉ cần lưu tại văn thư, các phòng, ban khác nhận văn bản điện tử. Tiện ích lớn mà hệ thống mang lại còn là việc hỗ trợ tìm kiếm văn bản. Với khả năng lưu trữ toàn diện, hệ thống giúp người dùng có thể tra cứu văn bản chỉ trong vài phút với mọi tiêu chí như: theo thời gian (năm/tháng/ngày), theo số CV, theo trích yếu, theo đơn vị soạn thảo...

    Theo bà Hương, hệ thống đã cải tổ hầu như hoàn toàn quy trình cũng như tác phong làm việc tại một bộ phận hành chính thường bị đánh giá là trì trệ nhất trong mỗi TC/DN. Không những thế, do những ràng buộc của quy trình, hệ thống bắt buộc mỗi thành viên trong công ty đều phải có trách nhiệm xử lý các văn bản, công việc liên quan vì nếu không hệ thống sẽ bị ách tắc. Trong khi đó, với quy trình thủ công, tình trạng ách tắc công việc tại mỗi cá nhân, hay hiện tượng đã nhận CV lại báo chưa nhận, diễn ra thường xuyên. Trong báo cáo hiệu quả tin học hóa công tác quản lý hồ sơ văn bản tại ĐLHN, bà Hương đã thống kê được số tiền tiết kiệm ban đầu nhờ ứng dụng eDocman là hơn 86 triệu đồng mỗi năm. Trong đó, tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu là 40 triệu đồng/năm và tiết kiệm chi phí đi lại là hơn 45 triệu đồng/năm.

    Có thể thấy việc ứng dụng phần mềm eDocman để cải tổ quy trình làm việc thủ công đã mang lại hiệu quả nhiều mặt cho ĐLHN. Theo đó, những lợi ích mang lại ban đầu là giúp ĐLHN tiết giảm đáng kể chi phí, thời gian. Không những thế, việc ứng dụng đã mang lại một quy trình làm việc hiện đại, chuẩn hóa đối với từng lãnh đạo công ty và từng cán bộ công chức. Trên cơ sở ứng dụng này, ban lãnh đạo công ty ĐLHN đang sẵn sàng tiến tới mô hình văn phòng không giấy tờ trong một tương lai không xa, khi mà việc xác thực điện tử được công nhận tính pháp lý.

    Thu Hằng

    ID: B0611_52