• Thứ Sáu, 05/01/2007 10:00 (GMT+7)

    Đại học Kinh Tế Quốc Dân: Quản lý đào tạo bằng phần mềm

    Bài toán quản lý đào tạo (QLĐT) vốn luôn là vấn đề nan giải với các trường đại học. Trong xu thế phát triển và hội nhập, mục tiêu tin học hóa công tác quản lý luôn được đặt ra bức thiết với các trường, trong đó có ĐH Kinh Tế Quốc Dân (ĐH KTQD).

    Bài toán quản lý đào tạo (QLĐT) vốn luôn là vấn đề nan giải với các trường đại học. Trong xu thế phát triển và hội nhập, mục tiêu tin học hóa công tác quản lý luôn được đặt ra bức thiết với các trường, trong đó có ĐH Kinh Tế Quốc Dân (ĐH KTQD).

    Là một trong 14 trường trọng điểm của cả nước, ĐH KTQD, TP.Hà Nội, đã sớm xác định vai trò CNTT trong chiến lược phát triển của mình. Trọng điểm đầu tư ứng dụng CNTT tại trường thể hiện ở 5 mảng công việc lớn: Thư viện điện tử, E-learning; Quản lý trường đại học; Cổng thông tin và QLĐT. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi chỉ đề cập tới mảng QLĐT là một trong những phần phức tạp nhất của tiểu dự án Giáo dục Đại Học tại trường KTQD. Phần mềm này do công ty Giải Pháp Phần Mềm CMC Soft triển khai và dự kiến sẽ nghiệm thu vào cuối năm nay.

    Quản lý phải theo kịp phát triển

    Như hầu hết các trường ĐH lớn, mô hình đào tạo của ĐH KTQD hiện nay là đa lĩnh vực, đa địa điểm, đa cấp và có nhiều phương thức đào tạo khác nhau: chính quy, tại chức, sau đại học, từ xa... Trường có hơn 1.100 cán bộ nhân viên, với 19 khoa (trong đó có 14 khoa đào tạo chuyên ngành và 2 khoa quản lý) với 32 chuyên ngành đào tạo; có 2 viện nghiên cứu và 8 trung tâm; 9 phòng ban chức năng và nhiều đơn vị phục vụ khác... Thách thức lớn nhất đối với ĐH KTQD trong công tác QLĐT là phải theo kịp sự phát triển của trường khi quy mô sinh viên (SV) ngày càng tăng, còn nguồn lực cán bộ, giảng viên và cơ cấu phòng học hầu như không thay đổi.

     

    Ông Trần Thọ Đạt, thường trực dự án của trường ĐH KTQD

    Trong bối cảnh phát triển đó, phương thức làm việc truyền thống đã bộc lộ rất nhiều bất cập như: cơ sở dữ liệu thông tin về SV nằm rải rác ở các phòng, khoa khác nhau không tập trung, nhiều công đoạn quản lý trùng lặp, không hỗ trợ tra cứu... Ví dụ, với yêu cầu đơn giản là xin xác nhận bảng điểm của SV, cán bộ quản lý cũng phải mất rất nhiều thời gian cho việc tra cứu và tìm kiếm thông tin thủ công trên Excel. Các nguồn lực thông tin bị phân tán không chỉ gây khó khăn cho công tác quản lý mà còn lãng phí nhiều tài nguyên vô hình của trường như: thời gian, công sức của cán bộ giáo viên, dễ xảy ra các sai sót, phân tán thông tin...

    Ông Trần Thọ Đạt, viện trưởng viện Đào Tạo Sau Đại Học, thường trực dự án cho biết: "Khi triển khai dự án chúng tôi đang trong giai đoạn quá độ thực hiện quyết định của Bộ GD&ĐT chuyển từ quản lý theo chế độ niên chế sang chế độ tín chỉ để tương thích với các hệ thống đào tạo thế giới. Tuy nhiên, với quyết tâm cao, chương trình QLĐT vẫn được quyết định đưa vào nhằm đáp ứng nhu cầu bức thiết của công tác quản lý".

    Hiện đại hóa QLĐT

    Bài toán được đặt ra đối với phần mềm ứng dụng QLĐT tại trường là: quản lý khép kín và tập trung thông tin về SV: từ khi tuyển sinh, đến khi SV vào trường và kéo dài cho đến sau khi SV ra trường đối với 4 loại hình đào tạo chính: chính quy, tại chức, văn bằng 2, sau đại học (cao học và nghiên cứu sinh). Quy trình này liên quan tới rất nhiều đối tượng như: SV, cán bộ, giáo viên, ban giám hiệu... và phạm vi ứng dụng rộng ở nhiều khoa, phòng, ban khác nhau trong toàn trường. Vì đang trong giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống sang tín chỉ theo niên chế nên trường KTQD cũng đặt yêu cầu với PM là phải đáp ứng song song các nhu cầu quản lý lúc quá độ.

    Ông Đạt bày tỏ: "Với quy mô lớn và sự phức tạp như vậy, nếu không kiên nhẫn và có lộ trình triển khai thích hợp thì rất khó thành công. Trên quan điểm đó, trường và CMC đã chọn ra một lộ trình tối ưu nhất là: triển khai các phần nhỏ gọn trước, phần liên quan tới nhiều bộ phận, phòng ban thì làm sau".

    Ông Phùng Tiến Hải, một thành viên triển khai dự án của trường chia sẻ kinh nghiệm: Trước khi triển khai, rất cần phải thông suốt tư tưởng người dùng, vì nếu không được họ ủng hộ và không lôi kéo được người dùng sẽ rất dễ thất bại. Tiếp theo, chúng tôi chọn triển khai ở những phòng, ban, khoa quan trọng và đã có ít nhiều hiểu biết về tin học như: triển khai phòng đào tạo trước rồi đến viện Sau ĐH; triển khai khoa Tin Học Kinh Tế trước (vì cán bộ ở đây biết về tin học) rồi lấy kinh nghiệm từ đó triển khai cho các khoa đào tạo khác.

    Do trước khi triển khai PM, bộ mã toàn trường chưa thống nhất, một khối lượng lớn dữ liệu chưa được chuẩn hóa nên nhà trường đã cử hẳn một nhóm xây dựng các bộ mã chuẩn, dùng chung cho toàn trường. Không những thế, ban giám hiệu của trường còn cử hẳn một hiệu phó đào tạo trực tiếp quản lý dự án. Theo ông Trương Văn Tú, trưởng bộ môn Tin Học Kinh Tế, trưởng bộ phận Kỹ Thuật của dự án, nhờ sự tham gia tích cực của lãnh đạo trường theo kiểu “xắn tay áo” cùng làm nên công tác triển khai được sự ủng hộ cao của toàn trường, rút ngắn thời gian triển khai.

    Kết quả

    Sau 3 tháng triển khai, mục tiêu hiện đại hóa công tác QLĐT của trường ĐH KTQD đã cơ bản hoàn thiện và bước vào giai đoạn nghiệm thu. Ông Đạt tỏ ra hài lòng và khẳng định: “Chúng tôi đã vượt qua các rào cản. Với hệ thống mới, trường đã giải quyết được các nút thắt của quản lý như: Có một hệ thống tra cứu thông tin nhanh chóng nhờ toàn bộ hệ thống dùng chung một cơ sở dữ liệu, các hệ thống báo cáo hợp nhất và sẵn sàng bất cứ lúc nào; Không còn xảy ra tình trạng quá tải công việc tại phòng đào tạo, việc đăng ký nhập học trước đây mỗi đợt mất nhiều tuần nay chỉ mất vài ngày; Việc lập thời khóa biểu được tính toán tự động, chính xác và linh hoạt theo nhiều yêu cầu... Hệ thống cũng phân quyền dữ liệu và quyền truy cấp tới từng đối tượng để đảm bảo an toàn cho hệ thống. Trước mắt, hiệu quả mà PM mang lại là SV có thể trực tiếp đăng ký học, xem thời khóa biểu, xem lịch thi, kết quả học tập của mình qua mạng. Các cán bộ, giáo viên có thể cập nhật mọi lúc (tiến tới là mọi nơi khi mở rộng từ mạng truy cập nội bộ sang mạng Internet) các thông tin như: thời khóa biểu, điểm thi. Trong tương lai, khi các hệ thống PM của trường hợp nhất, hy vọng có ngày, trường ĐH KTQD sẽ tiếp nhận SV quốc tế đăng ký học từ nhiều nơi trên thế giới qua mạng Internet. Các giảng viên, SV của trường có thể học và giảng bài mọi lúc, mọi nơi qua hệ thống mạng toàn cầu... Với lộ trình hợp lý và quyết tâm cao trong ứng dụng CNTT, tương lai này hoàn toàn trong khả năng của trường ĐH KTQD.

    Bách Thảo

    ID: B0701_48