• Thứ Năm, 01/03/2007 08:28 (GMT+7)

    Doanh nghiệp sản xuất có cần ERP?

    Vài năm trở lại đây, các doanh nghiệp sản xuất (DNSX) Nga gặp nhiều khó khăn, các nguồn lực chính hao mòn cao nhưng đầu tư vực dậy thấp; hiệu quả sản xuất (SX) kém, công nghệ cũ, tuổi của các chuyên gia gần ngưỡng tuổi về hưu. Trong khi vẫn phải chịu cạnh tranh khốc liệt cả với thị trường trong và ngoài nước, đã có nhiều giải pháp được đưa ra, trong đó có việc ứng dụng ERP. Thực chất ERP có phải là giải pháp tốt và hợp lý cho các DNSX này?

    Vài năm trở lại đây, các doanh nghiệp sản xuất (DNSX) Nga gặp nhiều khó khăn, các nguồn lực chính hao mòn cao nhưng đầu tư vực dậy thấp; hiệu quả sản xuất (SX) kém, công nghệ cũ, tuổi của các chuyên gia gần ngưỡng tuổi về hưu. Trong khi vẫn phải chịu cạnh tranh khốc liệt cả với thị trường trong và ngoài nước, đã có nhiều giải pháp được đưa ra, trong đó có việc ứng dụng ERP. Thực chất ERP có phải là giải pháp tốt và hợp lý cho các DNSX này?

    ERP: Nói vậy chưa phải vậy

    Các nhà cung cấp và tích hợp giải pháp thường nói với các DNSX của Nga rằng, chỉ cần ứng dụng ERP, họ sẽ có sức cạnh tranh, giảm chi phí, tăng số lượng sản phẩm, cải thiện điều hành và trong sạch hóa doanh nghiệp (DN) và kết quả là gia tăng lợi nhuận.

    Tuy nhiên, ý kiến của các DNSX, nhất là các CIO không lạc quan đến thế! Trên thực tế, các hệ thống ERP chủ yếu chỉ được khai thác các chức năng kế toán, hoạch định tài chính và để lập báo cáo, còn những mô-đun như MRP (Material Requirement Planning - “Hoạch định nhu cầu vật tư) và MRPII (Manufacturing Resource Planning - “Hoạch định nhu cầu SX”) ít khi được dùng.

    Có rất nhiều tình huống nảy sinh từ đặc thù SX. Thay đổi trong chế độ làm việc do sơ đồ công nghệ; các hiệu chỉnh công nghệ trong SX; những khác biệt đáng kể giữa mô tả kỹ thuật và công nghệ trên thực tế; chuyển đổi nguyên liệu phải được tính trước khi triển khai ERP và càng tính kỹ bao nhiêu, hệ thống càng phức tạp hơn bấy nhiêu.

    Tự động hóa “trên từng bước đi”

    Với SX thực, số yếu tố phải lưu ý nhiều đến nỗi các nhà quản trị không thể đáp ứng. Tương quan giữa các quá trình công nghệ hiện có với những đòi hỏi đưa ra khi triển khai ERP: Có một hoài vọng là ứng dụng các hệ thống thông tin và ERP có thể nâng cao hiệu quả sử dụng công nghệ cũ hay lạc hậu. Ví dụ thô thiển: Ứng dụng CNTT vào vận tải bằng xe ngựa. Giả sử, SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition - “Hệ thống giám sát điều khiển và thu thập xử lý dữ liệu”) dùng các cảm biến và thiết bị hiệu ứng kịp thời phát lệnh “đi”, “dừng”, “chuyển hướng” cho xe ngựa. MES (Manufacturing Execution System - “Hệ thống thực hành SX”) tự động tính lượng thức ăn cho ngựa. Hệ ERP sẽ tính tải tối ưu cho cỗ xe, đoạn đường ngắn nhất cho đoàn xe và thù lao tối ưu cho người chăn ngựa cũng như tối ưu hoá toàn bộ chi phí cho “dây chuyền SX”. Kết quả sẽ hệt như kết quả của một dự án tương tự trên DNSX thực hiện nay.

    Tình trạng thực tế của thiết bị, những hao mòn vô hình và hữu hình: Trường hợp hao mòn vô hình, tình huống như trong bài toán vận chuyển bằng xe ngựa. Trường hợp hao mòn hữu hình, hệ thống thông tin có thể tối ưu hóa bảo dưỡng kỹ thuật và sửa chữa nhưng với mức khấu hao tới 70% – 90% thì quá trình bảo dưỡng, sửa chữa sẽ liên tục và chẳng việc gì phải lên kế hoạch. Công việc của các DNSX Nga ít và thay vì sửa chữa kịp thời thiết bị đã hỏng, có thể sử dụng thiết bị đang “ngồi chơi”.

    Tính cân bằng/tính không cân bằng của quá trình công nghệ theo thời gian và khối lượng xuất xưởng cũng như theo chất lượng đòi hỏi khắc phục “những góc chết”: Nếu tự động hóa (trên tầm ERP) không thể khắc phục trước “những góc chết” thì chi phí ứng dụng sẽ lớn hơn hiệu quả. Ví dụ, trong SX nòng súng bằng cách khoan (soi) các cọc thép dài sẽ xuất hiện vấn đề về nhiệt và rung khiến cho nòng súng bị uốn cong và chất lượng đường bắn giảm. Vì thế, phần lớn sản phẩm loại này trở thành phế phẩm. Mỹ nhờ CNTT, dùng hệ cảm biến và chip theo dõi sự nóng lên cục bộ và sự chệch hướng của mũi khoan, trong thời gian thực hiệu chỉnh đường đi của mũi khoan.

    Liên Xô (cũ) chi khoảng 3.000 rúp cho việc nung cọc phôi thép đến “điểm trắng” (thuật ngữ luyện kim), sau đó làm lạnh mặt ngoài bằng nước và lõi còn nóng mềm sẽ được khoan bằng chính thiết bị khoan sẵn có. Trong chính công nghệ SX đã bao gồm nguồn lực để gia tăng hiệu quả, còn sử dụng CNTT sẽ chỉ có kết quả khi đã tận dụng hết năng lực đó. Tình huống này rất đặc trưng cho ngành SX xe hơi vì một chiếc ô tô như một hệ thống kỹ thuật đã ngừng phát triển từ những năm 1960. Công nghệ dừng lại ở SX phụ tùng nhưng công nghiệp ô tô vẫn tăng tính hiệu quả trong dây chuyền lắp ráp (chỉ có thể nhờ tự động hoá với việc dùng cánh tay máy) và sử dụng đầy đủ hệ thống ERP.

    Tồn tại trong quy trình công nghệ những thao tác “không thể điều khiển”: Mặc cho trình độ công nghệ hiện đại cao, trong một số ngành SX cho đến tận bây giờ vẫn còn những quy trình bao gồm những thao tác thủ công, tính hiệu quả hoàn toàn phụ thuộc vào kỹ năng và kinh nghiệm của chuyên gia thực hiện. Ví dụ, SX rượu champagne theo công nghệ cổ điển, công đoạn cuối làm mặt chai rượu đòi hỏi những thiết bị siêu chính xác và các thứ khác. Cho nên, ứng dụng CNTT vào những thao tác như thế quả là rất khó.

    Tình thế thị trường nguyên liệu cấu thành ra thành phẩm: Một ưu thế của hệ thống ERP là cắt giảm tồn kho và chi phí liên quan (nếu chuyển sang “lean manufacturing” – Sản xuất tinh gọn – thì chúng coi như bằng không). Tuy nhiên, môi trường kinh tế phương Tây khác, ở đó có sự cạnh tranh khốc liệt giữa các nhà cung cấp nguyên liệu và thành phẩm. Việc dự đoán nhu cầu với sản phẩm sẽ phức tạp nhưng nâng cao được trách nhiệm của các nhà cung cấp, độ chính xác và tính liên tục của nguồn cung và trở thành ưu thế cạnh tranh. Khi đó, chiến lược hoạch định SX hiệu quả nhất xuất phát từ nhu cầu, với việc tối ưu hóa các khoản mua nguyên liệu và phụ tùng theo nhu cầu của thị trường.

    Ở Nga, tình thế khác. Cầu ở đây tương đối ổn định, kho bãi không thành vấn đề còn các nhà cung cấp thì thường hủy bỏ hoặc trì hoãn hợp đồng. Làm ăn ở Nga mà không có kho dự trữ có nguy cơ rất cao và lỗ do ngừng trệ SX có thể cao gấp nhiều lần những chi phí tiết kiệm được từ không phải lưu kho. Ngoài ra, các DNSX chất đầy kho hàng lại tỏ ra có ưu thế tài chính hơn những DNSX cố gò mình làm việc theo hệ thống just-in-time (đúng giờ) vì giá nguyên liệu và phụ tùng từ đầu năm đến cuối năm có thể chênh nhau vài lần. Như vậy, dùng hệ thống MRPII ở Nga thậm chí có thể dẫn đến lỗ vốn.

    ERP – điểm cuối chứ không phải xuất phát

    Ứng dụng MRPII/ERP trong các DNSX là chiến dịch cuối cùng cho phép đưa quy trình SX đến tối ưu khi mà các biện pháp khác (tổ chức, công nghệ, tâm lý...) đã được khai thác triệt để. Các hệ ERP chỉ mang lại lợi ích khi DNSX đã có đủ điều kiện để ứng dụng. Nó như là ứng dụng công nghệ khử ion cho nước siêu sạch chỉ mang lại lợi ích khi mà các quy trình lọc lấy nước sạch từ cơ học, hoá học đã được áp dụng. Cố áp dụng công nghệ lọc nước bằng lưới lọc ion ngay từ đầu với nước thô chỉ làm cho nước bẩn thêm và thiết bị công nghệ có thể hỏng luôn vì thế.

    Tính hiệu quả của tổ chức

    Tại cuộc gặp cấp cao các nhà lãnh đạo CNTT Nga (Russian CIO Summit) hồi tháng 10/2006, người ta đưa ra các số liệu chứng minh yếu tố tổ chức ảnh hưởng mạnh đến thành công của ứng dụng ERP. Theo công ty nghiên cứu Directoriya, các yếu tố chính xác định thành công của việc ứng dụng hệ thống này ở quy mô DNSX là: mục tiêu rõ ràng; thực thi những thay đổi về điều hành; lãnh đạo DNSX tích cực tham gia đề án.

    71% dự án thành công vì xác định rõ mục tiêu; trường hợp mục tiêu xác định chưa rõ ràng lắm hoặc không xác định mục tiêu tỷ lệ thành công chỉ là 31%. Thay đổi trong điều hành đảm bảo đến 82% dự án thành công; không thay đổi trong điều hành chỉ cho phép thành công đến 42%. 73% trường hợp thành công nếu lãnh đạo tích cực; nếu lãnh đạo không quan tâm đúng mức thì tỷ lệ thành công là 50%.

    Mặc dù vậy, dự án kết thúc thành công không có nghĩa là DNSX sẽ sử dụng thành công hệ thống ERP. Nếu các dòng thông tin bị nhầm lẫn, các tuyến tài liệu không chuẩn, nguyên tắc một thủ trưởng bị vi phạm và không có nguyên tắc phân quyền cho các bộ phận và nhân viên rõ ràng thì dù hệ thống ERP mạnh và hiện đại nhất cũng không thể giải quyết nổi. Ngoài ra, chuyển thẳng quá trình kinh doanh lên mức hệ thống ERP sẽ gia tăng đáng kể chi ngân sách và thời hạn triển khai dự án.

    Trước khi triển khai ERP, phải rà soát toàn bộ quá trình kinh doanh để có thể tối ưu hóa các quá trình đó. Nếu thủ tục này có thể cải thiện đáng kể hoạt động của công ty thì sẽ có căn cứ để thực hiện hiện đại hóa. Kết quả và hướng thay đổi tổ chức sẽ được xác định bởi mục tiêu và tính tích cực của lãnh đạo công ty. Nếu mục tiêu phân tán, còn ban lãnh đạo lại dao động (không vì chiến lược phát triển DNSX mà vì những hoạt động riêng rẽ cấu thành hoạt động chung) thì hệ thống ERP khó mà hiệu quả, thậm chí nếu thành công trong triển khai (xác suất rất thấp) cũng thất bại trong ứng dụng.

    Vậy, hoặc là DNSX đã “đủ lớn mạnh”, hoặc là người ta cải tổ DNSX để ứng dụng ERP. DNSX khác khối công ty phi SX không chỉ ở việc tổ chức điều hành mà cả tổ chức SX đều phải nâng lên tầm ERP. ERP không “che phủ” mọi quy trình của DNSX và giải pháp PLM (Product Lifecycle Management - “Quản lý vòng đời sản phẩm”) cũng vậy.

    Con đường để có những phần mềm mạnh thống nhất bao gồm tất cả chức năng lớn là một ngõ cụt – hệ thống sẽ phức tạp đến nỗi không thể tùy biến vào lúc cần thiết, còn độ tin cậy thì thấp dưới mức cho phép. Tự động hóa từng phần là không thể tránh khỏi. Các nhà cung cấp cũng gián tiếp xác nhận điều này khi chuyển sang nền tảng tích hợp trên cơ sở SOA (Services-Oriented Architecture - “Kiến trúc hướng dịch vụ”).

    Chi cho ứng dụng ERP tốn kém bằng chi cho thiết bị công nghiệp. Nhưng, nếu sử dụng thiết bị mang lại hiệu quả trực tiếp tức thì cho DNSX thì thu từ các hệ thống ERP chỉ có thể xuất hiện sau chừng một năm và lại là gián tiếp. Còn thời gian để ứng dụng ERP thì ngang với thời gian triển khai một ngành SX mới.

    Cần tính đến yếu tố các chuyên gia tay nghề cao của Nga hiện đều ở tuổi sắp về hưu hoặc đã đến tuổi về hưu. Cho nên, nảy sinh vấn đề phải chọn lựa: hoặc là hệ thống, hoặc là các chuyên gia vốn không sẵn sàng học cách làm việc trên máy tính. Nói các DNSX Nga không tương thích với ERP là không đúng. Có nhiều tấm gương ứng dụng vào ngành chế tạo máy, hóa chất, công nghiệp thực phẩm. Tuy nhiên, chỉ có những tập đoàn công nghiệp lớn có vốn đủ và đã đạt đến tầm mức nào đó về tổ chức SX và năng lực thiết bị mới có thể ứng dụng những hệ thống ERP lớn một cách hiệu quả.

    Tại các DNSX còn lại, nếu có tự động hóa ở khâu nào thì đó là phần mềm may đo theo yêu cầu cụ thể hoặc là những hệ thống ERP tầm trung về chức năng cũng như năng suất được dùng trước hết để tự động hóa tính toán, thống nhất thông tin về một nguồn và phân tích tình trạng công việc (mà với chức năng này, những hệ thống phần mềm độc lập “Trích xuất báo cáo thông minh BI” - Business Intelligence lại đáp ứng xuất sắc).

    Hiệu quả không cần dùng tới ERP

    Vậy, ERP có cứu được ngành công nghiệp Nga hay không? Nhiều phần là KHÔNG! Tính cần thiết của việc sử dụng phần mềm trong quá trình vực dậy các DNSX là không phải bàn cãi. Ví dụ, các hệ thống CAD/CAM (“Hỗ trợ thiết kế/Hỗ trợ SX”), SCADA và MES đang được sử dụng tích cực trong các DNSX Nga. Nhưng ERP với đầy đủ chức năng thì mới chỉ có khối tài chính – kiểm toán, khối điều hành nhân lực cũng như các điều hành bảo dưỡng và sửa chữa (không phải trong ERP nào cũng có) sử dụng. Để sử dụng ERP phải cải thiện vấn đề huy động vốn của DNSX. Nên, ứng dụng hệ thống ERP thống nhất hay mua những giải pháp độc lập là chuyện riêng của từng DNSX.

    Theo CIO Nga số 12/2006

    Thế An (biên dịch)

    ID: B0703_32