• Thứ Năm, 01/03/2007 08:30 (GMT+7)

    "Bảo bối" của nhà quản lý

    Lời tòa soạn: Chủ điểm “Trợ thủ doanh nhân” trên TGVT - PCW B 1/2007 đã được bạn đọc thích thú đón nhận, tâm đắc với sự lựa chọn và sử dụng 3 trợ thủ: máy tính xách tay, điện thoại di động, PDA của các doanh nhân trong bài. Để đáp ứng nhu cầu bạn đọc, tạp chí tiếp tục chia sẻ những kinh nghiệm, cách nghĩ và cách thụ hưởng công nghệ đối với các 3 sản phẩm nói trên của những doanh nhân đã và đang sử dụng hiệu quả những “trợ thủ” này.

    Lời tòa soạn: Chủ diểm “Trợ thủ doanh nhân” trên TGVT - PCW B 1/2007 đã được bạn đọc thích thú đón nhận, tâm đắc với sự lựa chọn và sử dụng 3 trợ thủ: máy tính xách tay, điện thoại di động, PDA của các doanh nhân trong bài. Để đáp ứng nhu cầu bạn đọc, tạp chí tiếp tục chia sẻ những kinh nghiệm, cách nghĩ và cách thụ hưởng công nghệ đối với các 3 sản phẩm nói trên của những doanh nhân đã và đang sử dụng hiệu quả những “trợ thủ” này.

    4 lần đổi máy

    Tốt nghiệp ĐH Kinh Tế TP.HCM năm 1995, tôi vào làm việc tại tập đoàn viễn thông Siemens (Đức) với vị trí trợ lý xuất nhập khẩu. Những ngày đầu tiếp cận với CNTT, sử dụng hệ thống mail Banyarn còn chạy trên nền DOS, tôi thấy công việc giao dịch thật thuận lợi. Giữa năm 1999, tôi được công ty cấp một máy tính xách tay (laptop) hiệu Fujitsu-Siemens. Với cấu hình Pentium III, tốc độ chip 1 GHz, 128 MB RAM, 20 GB HDD, có card mạng, modem vào thời điểm đó quả là một tài sản quá lớn đối với tôi. Cái laptop mới tinh còn thơm mùi “thùng” có hệ điều hành Windows NT Professional đã bắt đầu thay đổi dần cuộc sống của tôi.

    Mỗi ngày tôi ngồi với cái laptop đến 15 giờ đọc và trả lời e-mail, soạn thảo văn bản, tính toán, lập trình, thiết kế (tôi phụ trách trang Intranet của Siemens nên cũng tranh thủ nghiên cứu thêm đồ họa và được quyền truy cập Internet thoải mái). Những lần đi công tác xa, laptop là thứ tôi không thể để quên, máy có sẵn modem nên việc truy cập Internet rất tiện. Nhiều lần phải đi công tác tỉnh cả mấy tuần liền, tôi chuẩn bị cả bộ sưu tập CD-ROM nhạc, phim, game... trong laptop để thư giãn. Năm 2003, tôi ngậm ngùi chia tay với các đồng nghiệp để “mở lối đi riêng” cho sự nghiệp. Ngày làm việc cuối cùng, tôi lên phòng lãnh đạo xin mua lại cái laptop đã gắn bó suốt 5 năm nhưng lãnh đạo từ chối: “Thủ tục nhiêu khê lắm chú ơi!”.

     

                 Ông Nguyễn Thế Đông

    Sau đó, tôi đầu quân vào một công ty tin học của Việt Nam với chức danh giám đốc trung tâm đào tạo mạng. Ở công ty này, tất cả lãnh đạo đều sử dụng laptop. Tôi cũng hân hoan nhận bàn giao một máy IBM T30 đen trũi hoành tráng. Cho đến bây giờ, khi nghĩ về các dòng máy laptop IBM tôi vẫn thích vì nó nhỏ và nhẹ như quyển tập học sinh, pin giữ lâu đến hơn 3 tiếng và có nhiều chế độ tiết kiệm năng lượng, cảnh báo khi hết pin, bàn phím cơ chắc nịch rất ít bị dính phím mặc dù sử dụng rất nhiều, có sẵn microphone thu âm và loa thì “sang sảng” mặc dù đã đóng sập màn hình...

    Laptop của IBM mặc dù không có nhiều tính năng giải trí hấp dẫn và tiện ích hỗ trợ như các sản phẩm khác nhưng lại là phương tiện đắc lực và phù hợp cho các nhà quản lý và kinh doanh. Tôi thích nhất là những lần đi công tác xa gặp các khách hàng hoặc đối tác có nhu cầu chia sẻ file dữ liệu, chỉ cần giơ 2 máy lên cho cổng hồng ngoại nhìn thấy nhau là “OK. File Transfered” (hoàn tất chuyển tập tin).

    Cuối năm 2003, tôi nhận lời làm trợ lý tổng giám đốc cho một công ty lữ hành du lịch. Tôi được lãnh đạo ưu ái dành cho một máy tính để bàn siêu hạng có cấu hình mạnh nhất tại thị trường lúc bấy giờ. Nhưng thú thực, hiệu quả sử dụng máy cho công việc không cao. Suốt ngày tôi luôn bận điện thoại, tiếp khách, họp hành, xử lý các sự cố... đến lúc hoàn tất mọi việc cũng đã quá 6 giờ chiều.

    Suốt mấy tuần làm việc, tôi cảm thấy vô cùng bức bối vì không có laptop. Không có “bảo bối” trong tay, hiệu suất công việc của tôi còn kém hơn cô tiếp tân thạo việc. Năm lần bảy lượt tôi đề xuất với lãnh đạo trang bị một laptop nhưng không được. Cuối cùng, tôi tự trang bị một chiếc Sony VAIO (Second Hand) chạy AMD tốc độ chip 1.8GHz, 512 MB RAM và 20 GB HDD, CD-RW với giá 1,000 USD và thuyết phục lãnh đạo cho phép sử dụng phục vụ công việc.

    Lúc đó, theo phương pháp thủ công mà kiểm tra các số liệu "chất như núi" về sản phẩm, giá cả, đặt vé, du lịch theo tuyến, điều hành, hướng dẫn, xe cộ, thu chi, công nợ... thì phải mất hàng năm mới xem hết được các nghiệp vụ. May mắn thay, trong một lần làm việc với bộ phận kế toán, tôi tình cờ phát hiện ra vẫn có một nhân viên chăm chỉ nhập vào hệ thống kế toán tất cả các tour đã phát sinh. Tôi kiểm tra nhanh phần mềm cô ta đang sử dụng và lập tức điều chỉnh lại cơ sở dữ liệu của phần mềm báo cáo tự viết có sẵn của tôi cho tương ứng các trường dữ liệu của báo cáo rồi tiến hành thủ tục xuất nhập dữ liệu.

    Chỉ trong tích tắc, dữ liệu của cả ngàn bộ hồ sơ trên các kệ tủ đã vào chiếc máy tính cá nhân của tôi. Tôi viết thêm một vài lệnh SQL đơn giản tích hợp bên dưới form tìm kiếm thông tin và thử tìm một vài tour gần nhất. Và rồi chỉ cần nhấn “Enter các thông tin tôi cần đã “trào” ra trước mắt.

       

    Có vài điểm cần lưu ý khi sử dụng laptop có màn hình LCD gương rất dễ bị đốm khi lau chùi vệ sinh không cẩn thận hoặc ai đó dùng tay chỉ vào màn hình. Còn khi bàn phím kẹt, một số phím thường làm các chương trình bị đảo lộn.

     
       

    Kể từ đó, chiếc SONY VAIO trở thành “bảo đao” của tôi. Tôi “xông pha” giữa các cuộc họp với đầy đủ các thông tin báo cáo tuần, quý, tháng, năm, báo cáo theo loại tour, theo thị trường, theo hãng cung cấp, theo nhân viên kinh doanh, theo doanh số, theo số ngày lưu trú... Tất cả các báo cáo phức tạp cứ hiện ra sau vài thao tác bàn phím và click chuột. Sếp có lần đã tuyên bố trong cuộc họp toàn công ty: “Cậu ấy đã giúp tôi hoàn thành đến hơn 80% công việc”.

    Tháng 10/2004. Tôi thành lập công ty Tư Vấn & Đào Tạo Quản Trị Mạng Athena và bắt đầu sự nghiệp riêng của mình. Lại những thách thức mới, những cuộc chiến mới. Tôi sử dụng mọi kinh nghiệm và kỹ thuật đã được huấn luyện và tích luỹ trước đó để tồn tại trong “cuộc chiến khốc liệt” này. Chiếc SONY VAIO hình như đã trở nên già nhanh hơn chủ của nó. Bộ vi xử lý AMD bốc hơi nóng kinh khủng, pin cũng bắt đầu chai. Tôi đắn đo mãi, cuối cùng quyết định sắm “bảo đao” mới: một chiếc HP hiệu Pavilion dv1000 giá 1.700 USD và bắt đầu loay hoay với những tính năng mới của nó.

    Văn phòng di động số

    Pavilion dv1000

     

    Pavilion dv1000 sử dụng màn hình gương nên độ sáng rất tốt, màn hình thiết kế theo dạng rạp chiếu phim (widescreen) nên hơi hẹp về độ cao nhưng lại trông rất lịch lãm. Máy có đến 3 cổng USB thông thuờng và một cổng USB nhỏ dành cho máy ảnh số, do đó tôi có thể cùng một lúc dùng chuột USB, nối cáp USB đến Pocket PC và một cổng nữa dành cho điện thoại Internet Phone. Máy cũng có khe cắm thẻ nhớ đa chức năng 6 trong 1, có thể cắm nhiều loại thẻ nhớ khác nhau trực tiếp vào máy tính (SD, MS, MS Pro, MMC, SM, XD) rất thuận tiện. Tôi vẫn thường xuyên sử dụng khe cắm này khi muốn chép hình từ thẻ nhớ điện thoại hoặc hình ảnh từ máy ảnh số vào máy tính.

    Máy có ổ DVD-RW nên cực kỳ thuận tiện cho học tập, giải trí, biên tập phim và sao chép CD, DVD (đi kèm theo máy là nhiều phần mềm hỗ trợ việc xem phim, sao chép dữ liệu. làm nhãn CD rất hay). Ổ DVD-RW đi kèm là một thuận tiện rất lớn với tôi. Tôi mua một đĩa DVD có dung lượng 4.3GB và tiến hành sao chép dữ liệu dự phòng (back-up) hàng tuần. Đĩa DVD back-up tôi luôn để ở trong ngăn kéo có khóa trong văn phòng để đề phòng trường hợp máy tính bị mất cắp thì dữ liệu vẫn còn nguyên.

    Máy sử dụng vi xử lý Pentium M tốc độ 1.86 GHz, có bộ nhớ 1GB RAM, 100 GB HDD nên việc xử lý và lưu trữ tương đối thoải mái. Vì khối công việc khá nhiều nên tôi phải vừa chỉ huy vừa “tham chiến”. Tôi xử lý ảnh bằng Photoshop CS và vẽ hầu hết các mẫu quảng cáo bằng Corel Draw, một số thông tin tôi chuyển qua Flash để tạo ảnh động đưa lên website, một số lại xuất ra file gửi cho bộ phận marketing.

    Outlook, Word, Excel, Powerpoint là các phần mềm được sử dụng nhiều nhất nên tôi tạo các shortcut để khởi động thật nhanh, các phần mềm chụp và cắt ảnh như SnagIt tôi cũng sử dụng đồng thời để tạo các tài liệu phục vụ huấn luyện.

     

    IBM T30

    Tuy sử dụng nhiều chương trình cùng lúc nhưng tốc độ máy luôn làm tôi hài lòng và máy ít khi nào bị treo. Máy dv1000 còn có chức năng xem phim DVD mà không cần phải khởi động hệ điều hành; nghĩa là, nó giống như một đầu DVD độc lập, có cả remote để điều khiển từ xa nữa. Thật là độc đáo! Thật ra, tôi cũng ít dùng đến remote khi ngồi một mình. Tuy nhiên, mỗi lần lên lớp dạy học hoặc tham gia các buổi họp công ty, họp với khách hàng, sử dụng remote để điều khiển máy tính từ xa rất thuận tiện và thú vị. Chức năng Wi-Fi tích hợp sẵn trong máy cũng khá mạnh theo chuẩn 802.11g tốc độ 54Mbps. Có thể vào các quán cafe wi-fi lướt web thoải mái. Tại văn phòng, tôi cũng đặt một Access Point hiệu LinkSys ở tầng 1, mỗi khi lên tầng 2, 3 làm việc, laptop này cho phép tôi truy cập Internet mạnh hơn so với một máy tính khác có lắp card wi-fi rời. Đặc biệt máy có nút nhấn wireless cho phép bật tắt chức năng wi-Fi bất cứ khi nào.

    Đi kèm theo máy là một chuột quang không dây rất dễ thương, giao tiếp với máy tính bằng công nghệ Bluetooth. Nói chung khi sử dụng HP dv1000, tôi cũng tự hào vì nó mang một phong cách hiện đại, trẻ trung, chuyên nghiệp. Về chi tiết, máy có thêm một số phím tắt nhỏ phục vụ cho việc lướt web thoải mái mà không cần chuột, một số nút nhấn để xem phim, nghe nhạc nhanh, có nút bật tắt và điều chỉnh âm thanh, có đến 2 lỗ cắm cho 2 headphone cùng nghe một lúc (chức năng này cũng hay vì buổi tối tôi và con trai vẫn thường cùng ngồi xem phim online, chơi game mà không ảnh hưởng đến người khác trong gia đình).

     

    Ngoài laptop, tôi còn dùng thêm một điện thoại Pocket PC hiệu O2 mini và thường xuyên dùng cáp USB kết nối với máy tính vừa để sạc, vừa để đồng bộ dữ liệu (email, contacts, calendars); một máy chụp ảnh kỹ thuật số Panasonic 6 MegaPixel để chụp ảnh các hội nghị và sự kiện. Một điện thoại iPhoneCenter i300 gọi VoIP và một webcam hiệu Logitech đặc biệt dành cho laptop. Những vật dụng này thật sự hữu hiệu khi giao tiếp với người thân hoặc đối tác nước ngoài do chi phí cực kỳ tiết kiệm. Tại bàn làm việc, tôi còn trang bị thêm máy in Brother MFC-7420 đa chức năng vừa fax, scan, photo và in ấn cực nhanh. Với bộ đồ nghề kỹ thuật số nêu trên, tôi hoàn toàn tự tin lao vào công việc và xử lý hầu như mọi việc một cách nhanh chóng.

     

    Nguyễn Thế Đông, chủ tịch HĐTV, giám đốc điều hành Athena

    ID: B0703_41