• Thứ Hai, 09/07/2007 11:13 (GMT+7)

    Công ty Mía Đường Lam Sơn: Nhìn xa khi ứng dụng ERP

    Trong 27 năm phát triển, công ty cổ phần Mía Đường Lam Sơn (MĐLS) có tới 16 năm ứng dụng các giải pháp phần mềm (PM) và máy tính trong công tác điều hành quản lý và sản xuất. Việc triển khai ERP do vậy như một yêu cầu tất yếu của tiến trình phát triển và khẳng định tầm nhìn xa của công ty.

    Từ bài toán quản lý vùng nguyên liệu

    Cách thành phố Thanh Hóa khoảng 40 km về phía Tây, MĐLS nằm giữa trùng trùng rừng mía nguyên liệu. Gần đến cổng nhà máy người ta đã thoảng thấy mùi vị của đường, cồn và các chất lên men, đặc trưng của các nhà máy sản xuất đường từ mía. Từng hàng xe tải chở nguyên liệu mía nối đuôi nhau trước cửa nhà máy như ngầm chứng tỏ sự thịnh vượng của doanh nghiệp (DN) này.

    Từ năm 1991, khi mà tin học còn xa lạ với nhiều DN thì MĐLS đã mạnh dạn cử cán bộ đi học, mua máy tính và tự làm các PM ứng dụng nhằm đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ như: cân nhập, thanh toán mía, kế toán. Đến năm 1995, MĐLS đã tiến thêm một bước khi sử dụng PM Foxpro trong việc tính độ đường, cân nhập mía nguyên liệu, thanh toán, kế toán chạy trên hệ thống mạng nội bộ.

    Năm 1999, khi chuyển sang giai đoạn phát triển mới, MĐLS đã ký hợp đồng với phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam (VCCI) để chuyển hệ thống từ Foxpro sang PM kế toán ACSoft và một số chương trình phục vụ sản xuất kinh doanh trên nền cơ sở dữ liệu SQL và hệ điều hành Windows. Nhờ vậy, hầu hết các đơn vị trực thuộc công ty đã giảm thiểu công việc thủ công, lập báo cáo quản trị và điều hành, cung cấp kịp thời các thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đây là những bước tiến quan trọng làm nền tảng cho nhận thức cũng như quyết tâm ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực DN (ERP) sau này.

    Năm 2004, vùng mía nguyên liệu của MĐLS lên đến hơn 20 ngàn hecta, việc quản lý trở nên hết sức phức tạp, có khi phải dùng tới bản đồ để định vị các vùng thu hoạch, đầu tư. Mặt khác, theo sức ép của thương trường, việc truy cập vào hệ thống tài chính và dữ liệu công ty cho đến thời điểm đó đã bộc lộ sự ì ạch, không đủ nhanh để đáp ứng các nhu cầu cần phản hồi tức thì theo biến động của thị trường và yêu cầu khách hàng. Mặc dù đã ứng dụng khá nhiều PM phục vụ quản lý nhưng do các PM này nhỏ, lẻ nên MĐLS luôn vấp phải khó khăn khi tổng hợp số liệu hay đưa ra các quyết định đầu tư do sự thiếu tập trung của các nguồn thông tin.

    Đến nhu cầu quản lý tổng thể, chuyên nghiệp

    Cũng năm 2004, MĐLS đã xác định quan điểm nhất quán là không thể ứng dụng rời rạc từng mảng mà phải xây dựng một hệ thống ứng dụng CNTT hoàn chỉnh, tổng thể. Mục tiêu trước mắt là nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất, tiếp theo là nâng cao trình độ quản lý của nhân viên trong toàn công ty, có nguồn số liệu tin cậy và nâng cao năng suất lao động. Ngay trong thời gian này, một đề án tổng thể về ứng dụng CNTT đến năm 2010 trong toàn công ty đã được xây dựng. Theo đó, MĐLS đã quyết định trang bị hệ thống PM ERP của Oracle và các phân hệ đặc thù khác do công ty FPT tư vấn, triển khai.

    Một phòng đào tạo CNTT đã được lập ra ngay tại công ty. Chức năng của phòng này, như tên gọi của nó, chuyên tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn trang bị kiến thức về CNTT cho nhân viên. Giảng viên có khi là chuyên gia do công ty mời, có khi do chính cán bộ của công ty được cử đi học quay về đào tạo lại cho anh em. Hầu hết nhân viên phòng kế toán, quản lý nhân sự, kho, quỹ của công ty đều được huấn luyện qua trung tâm này.

    Việc mở trung tâm tự đào tạo của MĐLS là một sáng kiến đáng học hỏi đối với các công ty ở xa trung tâm thành phố, đi lại khó khăn trong khi luôn có nhu cầu đào tạo, cập nhật kiến thức về CNTT cho các nhân viên của mình.

    Đến thời điểm này, tuy chưa chính thức nghiệm thu nhưng ban lãnh đạo của MĐLS tỏ ra hài lòng với các thành quả của dự án. Các báo cáo về vùng nguyên liệu, đầu vào/đầu ra của nguyên liệu, thành phẩm... được cập nhật theo ngày giúp cho hội đồng quản trị (HĐQT) và cán bộ quản lý ra quyết định nhanh chóng. Hiệu quả rõ nét nhất là công ty đã giảm thất thoát trong quản lý nguyên liệu. Đây là vấn đề cốt lõi đối với các công ty mía đường.

    Nhờ ứng dụng hệ thống ERP, cán bộ quản lý có thể giám sát tới từng trạm, khu vực nguyên liệu, biết được vùng nào cần thu thu hoạch và xử lý trước, vùng nào thu hoạch sau, giúp tăng hiệu suất thu hoạch, giảm hoàn toàn tình trạng thu hoạch lộn xộn, không đúng vụ. Cũng nhờ ứng dụng ERP mà MĐLS tự tin vào hệ thống quản lý, sẵn sàng đầu tư 100 tỷ đồng/năm cho các vùng nguyên liệu mía, việc mà trước đó không công ty mía đường nào dám làm.

    Bên cạnh đó, qua hệ thống ERP, lãnh đạo có thể theo dõi được bút toán khi cần với thông tin minh bạch. Ông Lê Văn Tam, chủ tịch HĐQT cho biết, nếu như ngay bây giờ công ty tham gia thị trường chứng khoán thì cũng chỉ sau 15 ngày là quyết toán được.

    Những điều rút ra từ dự án

    Trước tiên cần nhấn mạnh tới tính chất phức tạp của bài toán quản lý ở MĐLS. Có thể nói, MĐLS là đơn vị đầu tiên ở Việt Nam đưa ERP vào hệ thống quản lý sản xuất phức hợp (Process Manufacturing - xem thêm thông tin về tính phức tạp của phân hệ sản xuất trong dự án ERP qua bài: “Tìm hiểu phân hệ sản xuất”, đăng trên TGVT seri B số tháng 2/2006, trang 31 hoặc qua website www.pcworld.com.vn với ID: B0602_31).

                     Khu vực sấy đường

     

    Từ đầu vào cùng một nguyên liệu là mía nhưng MĐLS có đầu ra là nhiều sản phẩm khác nhau: cồn, đường... MĐLS lại áp dụng chính sách cho nông dân vay tiền đầu tư trồng nguyên liệu (thuộc ngoài công ty) nên bài toán quản lý khép kín khá nan giải và phức tạp. Mặc dù đã có PM quản lý vùng nguyên liệu từ trước, nhưng vấn đề đặt ra khi triển khai ERP là làm sao phải thay đổi và tích hợp được phần mềm này với quy trình chuẩn của ERP mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý của MĐLS. Quá trình này mất khá nhiều thời gian và công sức.

    Lộ trình triển khai cho dự án ERP ở MĐLS được xác định là 2 năm (kể từ 2004), tuy nhiên, theo như ban quản trị của công ty cho biết, dự kiến tới tháng 9/2007 dự án mới có thể nghiệm thu.

    Lỗi đầu tiên, theo ông Tam thuộc trách nhiệm của lãnh đạo, do nhiều việc nên thiếu tập trung cho dự án từ buổi ban đầu. Các nguồn lực cần thiết cho các giai đoạn quan trọng không được đáp ứng hợp lý. Người có vai trò quyết định về nghiệp vụ lại chưa đủ tầm hoặc không sát sao. Lỗi thứ hai là do hạn chế về ngôn ngữ. Vào năm 2004, MĐLS gần như là đơn vị đầu tiên sử dụng giải pháp của Oracle ở VN nên việc truyền tải yêu cầu cũng như tiếp nhận PM tiếng Anh gặp nhiều khó khăn.

    Ngay sau khi nhận thức được các bất cập này, ông Tam đã đích thân chủ trì dự án, trực tiếp tham gia các cuộc họp, giao việc bắt buộc cho các trưởng phòng và đưa ra các quyết định kịp thời khi cần thiết. Đồng thời công ty yêu cầu các nhân viên trực tiếp sử dụng PM này, kể cả lãnh đạo phải đi học tiếng Anh để tiếp nhận được PM. Bài học được rút ra theo ông Tam là, muốn dự án vận hành đúng tiến độ, người lãnh đạo phải quyết tâm cao và có nhận thức rõ ràng. Ông Tam cho biết: “Có những lúc anh em cũng nản, nhưng vì tương lai của công ty, chúng tôi lại quyết tâm theo mục tiêu đã vạch ra”. Sắp tới, HĐQT MĐLS sẽ phê duyệt quy chế bắt buộc mọi người phải vận hành trên hệ thống đó nhằm tránh tình trạng “cái chết hệ thống” vẫn thường thấy ở các dự án CNTT sau nghiệm thu.

       

    Ông Lê Văn Tam, chủ tịch HĐQT MĐLS

     

     

    Cho đến thời điểm hiện tại, MĐLS đã dành hơn 21 tỷ đồng đầu tư phần cứng và PM cho dự án này và dự kiến đến khi lên quy mô tập đoàn (năm 2010), tổng vốn đầu tư cho các hạng mục ứng dụng CNTT có thể đạt hơn 50 tỷ đồng. Thời gian tới, ước sẽ dành 1-2% doanh thu hằng năm cho CNTT.

     

    Ở một địa bàn thuộc vùng sâu, xa, và dù chính sách đãi ngộ về con người không thua kém bất cứ DN vừa và lớn nào ở các thành phố lớn, nhưng ông Tam hiểu rõ chỉ cần công ty “lơ là” sẽ có người “chèo kéo” nhân sự của công ty ngay. Nhận thức điều đó nên ông tạo mọi điều kiện để nhân viên cảm thấy đầy đủ, thoải mái nhất trong môi trường làm việc ở MĐLS. Đơn cử như việc công ty không quản lý chặt việc sử dụng máy tính và Internet của nhân viên bởi theo ông Tam, “Bản thân họ làm việc ở một nơi xa trung tâm đã bị hạn chế về giao tiếp và thông tin, nên nếu máy tính và mạng Internet giúp họ kết nối với thế giới bên ngoài thì cũng là điều tốt mà công ty nên ủng hộ”.

    Bản thân những người trong cuộc ở MĐLS, công ty FPT hay nhà cung cấp giải pháp Oracle hiện chưa nói được gì nhiều về kết quả của dự án ERP tại MĐLS, vì theo họ hãy còn quá sớm để tiên lượng có thành công hay không. Một dự án ERP cho dù được nghiệm thu mới chỉ là chạy được một nửa đoạn đường. Chặng hành trình còn lại phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị vận hành. Điều ghi nhận tích cực với dự án này là nhận thức của ban lãnh đạo mà cụ thể là ông Tam, chủ tịch HĐQT của công ty. Ông là người đích thân tìm hiểu về ERP, thân chinh đi tham quan các đơn vị ứng dụng ERP trong và ngoài nước trước khi đến gặp Oracle và FPT đặt vấn đề mua giải pháp. Cần nhấn mạnh, ông là người tự tìm đến nhà cung cấp vì nhận thức được tính cần thiết chứ không phải qua tiếp thị hay qua thuyết phục của bên bán hàng.

    Tuy nhiên, điểm chưa khả quan đối với dự án này là vấn đề con người. MĐLS mặc dù có chế độ đãi ngộ con người khá tốt nhưng do thuộc địa bàn vùng sâu xa, nơi mà đường cáp Internet còn khó đến thì việc duy trì và giữ chân người giỏi về nghiệp vụ khó mà đảm bảo. Mặt khác, lực lượng CNTT (dù chỉ hỗ trợ về kỹ thuật) hiện ở công ty cũng khá mỏng (5 người) nên việc nhận bàn giao và vận hành hệ thống ERP sau khi nghiệm thu là yêu cầu hết sức khó khăn. Tuy vậy, với những nỗ lực hết mình của MĐLS, tháng 4 vừa qua công ty này đã được hiệp hội DN PM Việt Nam (VINASA) trao giải đơn vị tiêu biểu ứng dụng CNTT. Đây chính là sự ghi nhận cũng như động viên lớn lao giúp họ tự tin hơn trên bước đường xa của mình.

    Thu Hiền

    ID: B0707_54