• Thứ Hai, 09/07/2007 11:32 (GMT+7)

    Quản lý lao động xuất khẩu

    Việc quản lý hồ sơ lao động xuất khẩu bằng văn bản giấy và các ứng dụng trên cở sở Foxpro, Excel đang thể hiện rõ những hạn chế khi thị trường này ngày càng sôi động. Do đó, đưa vào áp dụng hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) tập trung đang được các doanh nghiệp (DN) xuất khẩu lao động (XKLĐ) lựa chọn.

    Việc quản lý hồ sơ lao động xuất khẩu bằng văn bản giấy và các ứng dụng trên cở sở Foxpro, Excel đang thể hiện rõ những hạn chế khi thị trường này ngày càng sôi động. Do đó, đưa vào áp dụng hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) tập trung đang được các doanh nghiệp (DN) xuất khẩu lao động (XKLĐ) lựa chọn.

    Hạn chế của phương pháp truyền thống

    XKLĐ của VN những năm qua có sự tăng trưởng vượt bậc, đem lại nguồn thu đáng kể. Hiện nay, cả nước có trên 150 DN hoạt động trong lĩnh vực này và đã đưa khoảng 400.000 lao động đi làm việc tại các nước trên thế giới. Đặc biệt, “Luật Người Lao động VN đi làm việc ở nước ngoài” theo hợp đồng đã được Quốc hội khoá XI thông qua trong kỳ họp thứ X năm 2006 và có hiệu lực từ ngày 1/7/2007. Theo dự báo của các chuyên gia, khi đã có cơ chế quản lý, dịch vụ này sẽ phát triển mạnh mẽ hơn nữa.

       

    “DN XKLĐ hiện đang quản lý tới hàng ngàn lao động làm việc tại nhiều thị trường với những ngành nghề khác nhau, việc áp dụng một hế thống để quản lý dữ liệu tập trung, dùng chung sẽ đem lại hiệu quả lớn cho hoạt động của DN”. Ông Nguyễn Thành Chung, phụ trách CNTT công ty cổ phần Hợp Tác Lao động Nước ngoài.

     

    Đánh giá về vấn đề quản lý thông tin XKLĐ trong các DN từ trước đến nay, ông Nguyễn Xuân An, phó chủ tịch hiệp hội XKLĐ VN cho biết, hồ sơ người lao động được lưu giữ tại các DN chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Đó là tài liệu được lưu thành đống. Có những người lao động được lưu trữ đến vài ba bản hồ sơ thông tin cá nhân tại cùng DN, vì mỗi một lần muốn đi lao động ở nước ngoài là nộp một bộ hồ sơ, hoặc có người đã nộp hồ sơ nhưng không trúng tuyển và lần khác họ lại làm hồ sơ mới đem nộp…

    Ông Nguyễn Thành Chung, phụ trách CNTT công ty cổ phần Hợp Tác Lao Động Nước Ngoài (LOD) cho biết: “DN XKLĐ thường quản lý hồ sơ một cách song song, tức là thông tin về lao động xuất khẩu vừa được lưu giữ trên giấy và trên máy tính. Hệ thống được sử dụng để lưu trữ hồ sơ trên máy tính có thể là Excel, Foxpro hoặc Access. Mỗi cá nhân hoặc mỗi trung tâm có chức năng quản lý, lưu giữ thông tin về lao động xuất khẩu sẽ sử dụng ứng dụng mà họ thành thạo để làm việc”. Cũng theo ông Chung, chính việc lưu trữ dữ liệu không đồng nhất này khiến việc kết nối, trao đổi thông tin trở nên rất khó khăn. Thậm chí khi trao đổi dữ liệu cho nhau họ thường in ra bản giấy. Khi đó, thông tin về người lao động thường rơi vào tình trạng “tam sao thất bản”.

    Ngoài những bất cập trên, các ứng dụng này cũng mới chỉ dừng lại ở việc lưu giữ, cho phép truy vấn thông tin bởi những cá nhân lập ra các file thông tin đó. Điều này khó tránh khỏi việc mất mát dữ liệu khi có sự cố với máy tính. Hơn nữa, khi người quản lý hồ sơ chuyển công tác khác, những người thay thế sẽ rất khó khai thác tốt dữ liệu hồ sơ lao động. Thậm chí trong nhiều trường hợp người quản lý trước không bàn giao lại file dữ liệu vì nhiều lý do khác nhau.

    Cũng liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong các DN XKLĐ, đặc biệt là trong nghiệp vụ quản lý, khảo sát của công ty cổ phần Dịch Vụ Kỹ Thuật Tin Học và Truyền Thông (ISE) cho thấy, tuy có một số DN đã được cấp chứng chỉ ISO về quản lý nhưng hầu như chưa có DN nào tổ chức chuẩn hoá, thống nhất quy trình quản lý nghiệp vụ của DN mình. Do đó, vẫn xảy ra tình trạng trùng lặp công việc giữa các phòng ban. Có thể cùng một thông tin về một người lao động, nhưng với mỗi thị trường, người ta lại lập ra một biểu mẫu khác nhau với nhiều loại giấy tờ liên quan.

    Sử dụng hệ thống đồng bộ

    Từ những khó khăn, bất cập trên, có thể thấy rằng việc quản lý thông tin XKLĐ đang trở nên cấp bách. Đặc biệt là với những DN có nhiều trung tâm nằm tại nhiều địa bàn khác nhau. Ông An cho biết, chuẩn hoá và đưa vào sử dụng một hệ CSDL dùng chung là điều mà các DN XKLĐ cần làm. Và hiện tại đã có vài ba DN thực hiện giải pháp này, trong đó công ty LOD là một điển hình. Theo dự kiến, trong tương lai công ty LOD sẽ không chỉ tập trung tại Hà Nội mà mỗi trung tâm sẽ ở những địa bàn khác nhau. Do đó, việc chuẩn hoá CSDL cũng như quy trình nghiệp vụ, đồng thời cho phép người dùng có thể cập nhật, khai thác CSDL ấy trên nền công nghệ web là việc mà LOD hướng tới.

    Hiện tại, LOD đang áp dụng hệ thống Quản Lý Nghiệp Vụ XKLĐ (LEMS) do công ty ISE phát triển. Giới thiệu về hệ thống LEMS, ông Lê Hùng Dũng, giám đốc ISE cho biết, LEMS tách nghiệp vụ quản lý thành 2 giai đoạn để dễ dàng theo dõi. Thứ nhất: quản lý hồ sơ lao động dữ trữ hay lao động nguồn, tức là CSDL về người lao động đã đăng ký hoặc đã hoàn thành thời gian lao động tại nước ngoài và chưa sắp xếp vào đợt tuyển dụng mới. Thứ hai: Quản lý hồ sơ đã tuyển dụng và lao động đang làm việc tại nước ngoài, giúp lãnh đạo DN có thể nắm bắt được dữ liệu về người lao động (từ khâu tuyển chọn, làm thủ tục giấy tờ, chi phí, hợp đồng, thông tin lao động đang làm việc tại nước ngoài, mức lương hiện tại, giai đoạn lao động về nước...). Bên cạnh đó, các biểu mẫu báo cáo cũng được xây dựng đầy đủ, tự động cập nhật, đáp ứng được các yêu cầu quản lý của DN và yêu cầu báo cáo của cục Quản Lý Lao Động Nước ngoài.

    Vấn đề đặt ra cần phải có giải pháp giải quyết hiệu quả trong điều kiện mỗi DN XKLĐ thường có cơ cấu tổ chức không giống nhau. LOD quản lý theo trung tâm, mỗi trung tâm sẽ quản lý vài thị trường khác nhau. Nhưng một số DN khác không phân chia thành trung tâm để quản lý mà phân chia theo mảng công việc. Chẳng hạn, công ty cổ phần Cung Ứng Nhân Lực Quốc Tế và Thương Mại Sông Đà (SIMCO) có phòng thị trường chuyên làm việc với các đối tác nước ngoài để tìm hợp đồng, phòng phát triển nguồn trong nước chuyên đi tuyển dụng, phòng quản lý hồ sơ, phòng tài chính... Có thể thấy, không thể đem nguyên mô hình ứng dụng tại LOD để áp dụng vào SIMCO. Theo ông Dũng, với mỗi DN lại cần phải có sự nghiên cứu, điều tra để xây dựng được cấu trúc hệ thống phù hợp với mô hình hoạt động của DN.

    Đánh giá về công tác quản lý của hệ thống mà LOD đang áp dụng, ông Chung cho biết, thông tin đã được tập hợp lại thành CSDL chung. Các trung tâm không còn phải làm báo cáo định kỳ để gửi ban lãnh đạo DN về các vấn đề như: trong tháng đưa được bao nhiều người lao động đi, trong tháng có bao nhiều người lao động về... Việc này sẽ được hệ thống tự động cập nhật kết quả theo dữ liệu đưa vào hàng ngày và lãnh đạo DN có thể truy vấn kết quả vào bất kỳ thời điểm nào. Đồng thời, chức năng phân quyền của hệ thống cũng đảm bảo phân công đúng công việc cho mỗi trung tâm, mỗi người dùng trong DN.

    Nguyễn Thoa

    ID: B0707_66