• Thứ Tư, 05/09/2007 06:47 (GMT+7)

    Tiến bộ công nghệ và kiến trúc công ty

    Trải qua nhiều giai đoạn, tư duy về tổ chức, kiến trúc trong quản lý đã thay đổi. Ngày nay, lãnh đạo - quản lý các tổ chức/doanh nghiệp cần được hiểu theo các vai trò khác nhau nhưng bình đẳng trong việc quyết định.

    Trải qua nhiều giai đoạn, tư duy về tổ chức, kiến trúc trong quản lý (QL) đã thay đổi. Ngày nay, lãnh đạo QL các tổ chức/doanh nghiệp (TC/DN) cần được hiểu theo các vai trò khác nhau nhưng bình đẳng trong việc quyết định.

    Bước tiến hóa của tư duy tổ chức

    Đóng góp đầu tiên làm thay đổi nhận thức về TC QL cần được kể tới là ý tưởng tổ chức các công ty theo qui trình của Adam Smith, trong cuốn “Sự thịnh vượng của quốc gia” - Wealth of Nation (1776). Nguyên tắc mà Smith đưa ra là chia các qui trình phức tạp thành các bước đơn giản hơn. Nhờ vậy, lực lượng lao động trình độ thấp vẫn có thể được huấn luyện để thực hiện từng bước công việc có tính lặp lại.

    Đóng góp tiếp theo là Frederick Winslow Taylor (1856-1915), người đầu tiên đã áp dụng tri thức để nghiên cứu, phân tích công việc và kĩ nghệ của công việc. Khẳng định của Taylor là công việc có thể được phân chia thành một loạt các chuyển động lặp lại đơn giản, thực hiện theo cách riêng, với thời gian và công cụ thích hợp. Thực tế chứng minh, chỉ vài năm sau khi Taylor áp dụng tri thức vào công việc, năng suất bắt đầu nâng lên với tỉ lệ 3,5 - 4%/năm. Điều này kéo theo nhiều tăng trưởng quan trọng khác như tăng trưởng chất lượng cuộc sống.

    Những thay đổi về quy trình

         

    Kiến trúc tổ chức (TC) trở thành yếu tố quan trọng cho người quản lý tạo nên những TC mới trong thời đại mới. Đây là nhân tố các TC đều phải chú ý và phát triển thì mới bắt kịp các tiến bộ mới trên thế giới.

    Thế kỉ XX đã chứng kiến những cải tiến về các bước qui trình với việc Henry Ford đưa vào dây chuyền lắp ráp chế tạo ô tô. Xe được lắp ráp bằng việc chạy qua từng phần của dây chuyền, nơi các cấu phần khác nhau được ghép thêm vào từng bước của qui trình. Thời kì này cũng chứng kiến việc đưa vào qui trình song song, trong đó hai hay nhiều qui trình được tiến hành đồng thời nhưng độc lập nhau.

    Từ nửa sau của thế kỉ 20 đến nay, với sự góp mặt của máy tính, nhiều qui trình thủ công đã được tự động hoá qua công cụ này. Tuy nhiên, tại nhiều TC/DN, do tự động hóa từ các qui trình thủ công nên bản chất quy trình chẳng mấy thay đổi, chỉ khác là nhanh và chính xác hơn. Sự phối hợp và đồng bộ các qui trình này trên nền xử lý thông tin mới đã không được nhìn nhận theo mức độ toàn công ty. Điều này có nghĩa, nhiều TC/DN thực tế chỉ chuyển từ hỗn độn thủ công ... sang hỗn độn được tự động hoá! Các TC/DN này đã cố gắng che giấu sự hỗn độn được tự động hoá này dưới vẻ ngoài canh tân, tiến bộ. Nhưng sự che dấu tồn tại không được bao lâu thì Internet xuất hiện (những năm 1990), và sự hỗn độn của các TC/DN đã sớm lộ diện trên chính website của mình. Khách hàng có thể thăm viếng họ bằng một cú nhấp chuột nhưng họ nhanh chóng rời bỏ bằng cú nhấp chuột tiếp theo vì họ không tìm được cái họ cần.

    Lý do khách hàng bỏ đi là hệ thống của các công ty được xây dựng chỉ nhắm vào hoàn thành các qui trình nội bộ theo kiểu cổ điển, không lấy khách hàng làm trung tâm để đáp ứng. Điều này thường tạo ra các qui trình và dữ liệu dư thừa, phi tích hợp. Không những thế, trong qui trình tự động hoá, các TC/DN này vẫn bảo lưu các khuôn mẫu từ quy trình thủ công như: văn bản giấy, con dấu, thư tín qua đường bưu điện… Như vậy, các qui trình nghiệp vụ - được thiết kế nguyên gốc dựa trên các nguyên tắc mà Adam Smith nêu ra năm 1776 - đã không tiến hóa để tận dụng ưu thế của công nghệ chúng ta có ngày nay. Đây là vấn đề nghiệp vụ, không phải là vấn đề công nghệ. Nó đòi hỏi các quyết định nghiệp vụ, tri thức của chuyên gia nghiệp vụ. Đây là chất liệu căn bản cho việc tích hợp nghiệp vụ.


    Quản lý và kiến trúc tổ chức


    Khái niệm “người QL” đã trải qua một quá trình thay đổi: từ định nghĩa là “ông chủ hay người chịu trách nhiệm về công việc của cấp dưới quyền”, tới định nghĩa “là người chịu trách nhiệm về hiệu năng của mọi người” và bây giờ đúng là định nghĩa “là người chịu trách nhiệm về ứng dụng và hiệu năng của tri thức.” Hiểu một cách hình tượng hơn, người QL ngày nay có vai trò như những kiến trúc sư của TC/DN với tầm nhìn mới hướng tới tương lai. Và vấn đề quản lý hiện đại buộc các kiến trúc sư trong hoạt động kiến trúc, xây dựng tổ chức phải tính tới các yếu tố công nghệ bên cạnh các yếu tố con người.

    Thành phần lãnh đạo và quản lý của các TC/DN hiện đại phải được nhìn nhận theo cách mới để phản ánh các yếu tố trí tuệ mới đang được đưa vào công tác quản lý . Tham gia vào các quyết định chiến lược hình thành tổ chức bây giờ có một số vai trò quan trọng tương đương nhau: người lập kế hoạch, người chủ sở hữu, người thiết kế, người xây dựng và người thầu lại. Trên cơ sở phối hợp hoạt động của những vai trò này mà tổ chức được hình thành dựa trên các qui trình xác định rõ. Cũng chỉ từ kết quả lao động sáng tạo này của cấp lãnh đạo mà đội ngũ nhân viên vận hành TC/DN mới được đưa vào các hoạt động sản xuất thực tế.

    Những điều này được John Zachman, trong khi làm việc cho IBM vào những năm 1980, nêu ra thành các khía cạnh trừu tượng khác nhau. Theo đó, quan niệm mới của Zachman về các thành phần kiến trúc của TC/DN được thể hiện (như trong bảng) với vai trò chính gồm: người lập kế hoạch, người chủ, người thiết kế, người xây dựng, người khoán ngoài và nhân viên công ty vận hành. Các cột hàng dọc cho thấy họ làm gì , tạo ra sản phẩm gì, làm thế nào, cách thức thực hiện ra sao và ở đâu, các lĩnh vực họ phụ trách là gì.

    Điểm nổi bật từ cách nhìn nhận này là việc lãnh đạo quản lý các TC cần được hiểu theo các vai trò khác nhau nhưng bình đẳng trong việc quyết định. Khái niệm chính trị là thống soái phải nhường cho sự đồng thuận của tính đa dạng trong quản lý . Những vấn đề mà trước đây chỉ được coi như bổ trợ cho người lãnh đạo thì nay trở thành một phần của hệ thống quyết định của TC. Quan niệm cổ điển về kiến trúc phân cấp tổ chức: lãnh đạo - phòng kế hoạch - phòng tổ chức nhân sự - phòng công nghệ - phòng tài chính... không còn có phù hợp nữa, vì nó không phản ánh được mặt bằng công nghệ mới xuất hiện trong TC, cũng không phản ánh được mối quan hệ mới giữa những người có tri thức, hiểu biết cùng cộng tác trong một TC.

           

    Cái gì (Dữ liệu)

       

    Thế nào (Chức năng)

        Ở đâu (Vị trí)  
      Người lập kế hoạch
    Mục đích/Phạm vi
        Liệt kê mọi thứ     Liệt kê qui trình     Liệt kê vị trí  
      Người chủ
    Quan niệm
        Mô hình tổ chức     Mô hình hoạt động     Hậu cần nghiệp vụ  
      Người thiết kế Logic     Mô hình dữ liệu logic     Mô hình qui trình     Kiến trúc phân bố  
      Người xây dựng Vật lí     Mô hình dữ liệu vật lí     Mô hình hệ thống     Kiến trúc công nghệ  
      Người khoán ngoài
    Theo hoàn cảnh
        Định nghĩa dữ liệu     Chương trình     Kiến trúc mạng  
      Công ty vận hành     Dữ liệu     Vận hành     Mạng  

    Ngô Trung Việt

    ID: B0709_40