• Thứ Ba, 09/10/2007 09:27 (GMT+7)

    Cần thay đổi kiến trúc quản lý

    Kiến trúc quản lý hành chính trong các tổ chức tại Việt Nam đang đòi hỏi phải có những thay đổi về quan niệm, về sử dụng năng lực trí tuệ... để thích ứng với thời đại mới.

    Kiến trúc quản lý hành chính trong các tổ chức tại Việt Nam đang đòi hỏi phải có những thay đổi về quan niệm, về sử dụng năng lực trí tuệ... để thích ứng với thời đại mới.

    Mô hình QL hành chính hiện nay

    Nhìn nhận rõ những đặc điểm của hệ thống quản lý (QL) hiện tại và yêu cầu của lãnh đạo (LĐ) QL các tổ chức (TC) hiện đại sẽ cho chúng ta thấy cách thức thay đổi kiến trúc TC như thế nào cho phù hợp với thế giới ngày nay.

    Có thể tóm tắt những đặc trưng chính của mô hình QL hành chính hiện đại như sau:

    1. Một cấp LĐ cao nhất giữ quyền quyết định tuyệt đối về mọi vấn đề của TC: mục đích, mục tiêu, đường lối, kế hoạch, kiến trúc TC, nhân sự, công nghệ, phương pháp.

    2. Kiến trúc TC do LĐ cao nhất lập ra, dựa trên phân cấp QL thành các bộ phận độc lập và cục bộ cho từng lĩnh vực và dựa trên việc chọn lựa và bổ nhiệm nhân sự cho các cấp QL đó.

         

    Vấn đề là, không chỉ những người ở vị trí LĐ mới có quyền quyết định ở tầm chiến lược, mà tất cả những người có đủ tri thức, chuyên gia trong các lĩnh vực đều có quyền tham gia vào những quyết định chiến lược của TC.

    3. Nhiều cấp trí tuệ trung gian cụ thể hóa những ý tưởng LĐ thành các giải pháp hướng dẫn thực hiện. Những cấp này không có quyền quyết định.

    4. Cấp dưới phục tùng sự LĐ và ý chí của cá nhân hay nhóm cá nhân LĐ. TC hoạt động chủ yếu theo ý kiến chỉ đạo của LĐ, ít có qui trình độc lập.

    5. Trao đổi thông tin trong TC dựa vào lời nói hay văn bản, các cuộc họp giao ban hay họp nội bộ thông báo. Thông tin văn bản mệnh lệnh truyền từ trên xuống dưới, thông tin báo cáo bằng văn bản được gửi từ cấp dưới lên cấp trên.

    Kiến trúc LĐ QL kiểu hành chính này tỏ ra hữu hiệu với các điều kiện môi trường ít biến động như: có bộ khung QL vững, đồng tâm thực hiện các đường lối kế hoạch; nhân viên là những người cần mẫn, phục tùng. Tuy nhiên, trong hoàn cảnh có nhiều biến động, với nhiều thách thức đặt ra hiện nay mà không thay đổi thì rất khó đạt cải tổ. Đơn cử như cơ chế phục tùng mệnh lệnh LĐ được đề cao hơn việc xây dựng và phục tùng qui trình làm việc có thể khiến các TC bị lâm vào hỗn độn khi có thay đổi nhân sự LĐ, hay ê kíp QL. Đồng thời TC sẽ không tích lũy được kinh nghiệm của LĐ tiền nhiệm. Hay như hoạt động trao đổi thông tin trong TC hành chính nếu vẫn thông qua yếu tố con người hoặc văn bản thì toàn hệ thống không thể gọi là tích hợp và sẽ làm giảm thiểu hiệu năng công nghệ.

    Cần thay đổi quan niệm về kiến trúc LĐ

    Qua những đặc trưng ở trên có thể thấy, kiến trúc LĐ của nhiều TC ở Việt Nam hiện không thích ứng được đòi hỏi của môi trường và hoàn cảnh mới. Môi trường và hoàn cảnh của các TC ngày càng phức tạp và tăng mức độ công nghệ - trí tuệ. Điều này tất yếu đòi hỏi người LĐ cũng phải có nhiều trí tuệ hơn, hiểu biết sâu sắc hơn về những tiến bộ công nghệ và xã hội. Nhưng nhiều người LĐ hiện không đủ trình độ bao quát các tiến bộ công nghệ - xã hội, do thiếu học tập và bám sát những phát triển mới. Trong khi trí tuệ thực sự bên trong TC, trong các chuyên gia của TC, luôn tồn tại và có thể bao quát và đáp ứng được độ phức tạp tăng lên, lại không được khai thác và đặt đúng vị trí ra quyết định cho TC. Chính việc không sử dụng được nguồn trí tuệ sẵn có, vẫn dùng kiến trúc QL cổ điển dựa trên mệnh lệnh cá nhân và qui định cứng nhắc của cá nhân, là nguyên nhân chính cho sự xơ cứng và không thích ứng của nhiều TC hiện nay.

    Do vậy, các thay đổi chính về mặt quan niệm cần được chuẩn bị để cho TC có thể thay đổi được kiến trúc LĐ và QL là:

    1. Thay đổi quan niệm về cá nhân toàn năng LĐ sang tập thể chuyên gia đa ngành LĐ.

    2.Thay đổi quan niệm về QL dựa trên kiến trúc hệ thống cấp bậc con người sang kiến trúc TC dựa trên nền công nghệ.

    3. Thay đổi quan niệm về phân cấp, phân quyền cục bộ sang trao quyền toàn bộ cho các nhóm chuyên gia trong các lĩnh vực.

    4. Thay đổi quan niệm về LĐ QL dựa trên tin cậy và đối xử con người sang khoa học TC quy trình làm việc giữa những con người có tri thức.

    5. Thay đổi quan niệm làm việc thủ công, dựa trên dạng biểu diễn thông tin vật lí sang làm việc trên nền công nghệ, dựa trên dạng số thức của thông tin.

    Xây dựng và phát triển TC cho phù hợp với hoàn cảnh mới đòi hỏi phải có sự tổng hợp tri thức chuyên gia về nhiều lĩnh vực QL: người nhận định tình hình và xu hướng phát triển của môi trường; người xác định mục đích, mục tiêu và xây dựng đường lối chính sách; người lập kế hoạch thực hiện; người thiết kế cấu trúc TC; người lựa chọn kỹ năng và con người; người theo dõi thực hiện và ghi lại tri thức QL, người phát triển đội ngũ nhân lực có kỹ năng... Quan niệm mới cho rằng cần dàn hàng ngang cho những công việc trên. Nghĩa là định hướng phát triển là quan trọng, nhưng thiết kế ra TC mới trên nền công nghệ và nâng cao trí tuệ của đội ngũ thực hiện cũng quan trọng tương đương. Vì vậy thành phần LĐ chiến lược phải mở rộng để bao hàm cả các chuyên gia tri thức trong nhiều lĩnh vực.
    Từ kiến trúc TC dựa trên hệ thống cấp bậc con người chuyển sang kiến trúc TC dựa trên nền công nghệ vừa bao hàm yếu tố tăng cường năng lực xử lý của con người bằng xử lý của máy móc, vừa bao hàm yếu tố thay đổi căn bản mối quan hệ làm việc giữa con người với nhau. Vấn đề là không chỉ những người ở vị trí LĐ mới có quyền quyết định về các vấn đề chiến lược, mà tất cả những người có đủ tri thức chuyên gia trong các lĩnh vực đều có quyền tham gia vào những quyết định chiến lược của TC. Có như vậy sức mạnh sáng tạo của toàn TC mới được nâng lên đúng tầm của nó để giúp cho TC thích ứng với mọi biến chuyển của môi trường.

    Nuôi dưỡng năng lực trí tuệ của TC

    Vấn đề năng lực trí tuệ của TC trở thành cơ bản và quan trọng, giúp cho TC duy trì được vị trí và sức mạnh tồn tại của mình trong môi trường. Sử dụng hữu hiệu năng lực trí tuệ này là điểm mấu chốt của mọi TC. Nhưng vấn đề quan trọng là nuôi dưỡng và phát huy vốn trí tuệ trong TC như thế nào để nó thường xuyên là động lực giúp được TC đổi mới và đi lên.

    Vốn trí tuệ của TC do vậy cần phải được nhận diện cả dưới dạng tri thức chung, không phụ thuộc cá nhân người LĐ và tri thức ngầm ẩn nằm trong đầu các chuyên gia của TC. Để phát triển các tri thức này và dần thay đổi kiến trúc, cần đề ra chiến lược tăng cường tổ chức học tập cho mọi nhân viên về các kiến trúc TC xí nghiệp, cơ quan theo các mô hình, chuẩn quốc tế, nhằm giúp các nhân viên nâng cao trình độ, tham gia vào phương thức làm việc mới trên nền công nghệ.

    Chỉ trên cơ sở có những thay đổi căn bản trong quan niệm về người LĐ như vậy thì mới có thể nói tiếp đến việc sử dụng và tiếp thu các thành tựu, tinh hoa của thế giới để kiến trúc ra những TC mới. Với giả thiết đã có sự thay đổi về quan niệm như vậy chúng ta có thể tìm hiểu sâu hơn về những giải pháp công nghệ và SP phần mềm hỗ trợ cho việc tạo dựng ra những kiến trúc mới phù hợp cho TC.

    Ngô Trung Việt - Tập đoàn DTT Technology - nhóm ChangeDriver

    ID: B0710_38