• Thứ Sáu, 14/12/2007 10:11 (GMT+7)

    Hỏi - đáp

    Lời BBT

    Nhu cầu tư vấn về ERP đối với các doanh nghiệp (DN) chuẩn bị triển khai luôn rất lớn. Mặc dù chuyên mục Quản Trị của TGVT sê-ri B đã có rất nhiều loạt bài viết về giai đoạn này, nhưng đối với từng trường hợp vẫn cần sự tư vấn riêng. Đáp ứng nhu cầu đó, chúng tôi đang và sẽ tiếp tục làm cầu nối giữa DN ứng dụng với các chuyên gia và nhà cung cấp, triển khai giải pháp ERP.

    Nếu có bất cứ băn khoăn nào trong việc triển khai ERP, bạn đọc có thể gửi thư về cho chúng tôi theo địa chỉ email: doanhnghiep@pcworld.com.vn hoặc hiennt@pcworld.com.vn, chúng tôi sẽ giúp các bạn chuyển tới các chuyên gia ERP hàng đầu tại Việt Nam để nhận được sự tư vấn sát thực nhất.

    Để tham khảo thêm, độc giả nên đọc lại các bài viết về ERP đã đăng trên tạp chí TGVT sê-ri B hiện được lưu trữ tại website của tạp chí: www.pcworld.com.vn, tìm mục ERP trong phần Chuyên Đề.

    Trong số này, chúng tôi trích đăng câu hỏi của bạn Nguyễn Tuấn Kiệt và phần trả lời của 2 chuyên gia, đều là cộng tác viên thân thiết của chuyên mục Quản Trị. Hy vọng dưới 2 góc nhìn khác nhau, bạn đọc sẽ có thêm nhiều thông tin để tham khảo và cân nhắc.

    Kính gửi BBT TGVT sê-ri B.

    Tôi là Nguyễn Tuấn Kiệt, công tác tại công ty TNHH ADC, số 93 Nguyễn Văn Thủ, P. Đa Kao, Q.1, TP. HCM. Tôi là một độc giả thường xuyên của tạp chí. Hiện công ty tôi đang chuẩn bị ứng dụng ERP vào việc quản lý doanh nghiệp, nhưng chúng tôi không biết bắt đầu từ đâu. Chúng tôi nên mời một công ty tư vấn độc lập hoặc một nhà cung cấp sản phẩm ERP hoặc nhà triển khai ERP hay chỉ cần mời một đối tác vừa là đơn vị phân phối ERP vừa là nhà tư vấn và nhà triển khai ERP?

    Công ty ADC là một công ty kinh doanh đa ngành vừa phân phối vừa sản xuất các sản phẩm như: thuốc trừ sâu, phân bón, giống cây trồng, thủy sản và dược phẩm. Số lượng nhân viên khoảng 350 người. Có chi nhánh tại TP.HCM, Hà Nội và văn phòng chính tại TP.Cần Thơ. Có hệ thống kho bãi tại TP.HCM, Cần Thơ...”

    Tôi rất mong nhận được sự hỗ trợ của tạp chí.

    Chân thành cảm ơn.


    Trả lời của ông Vương Quân Ngọc FPT ERP

    Việc bắt đầu nghiên cứu và ứng dụng ERP là một công việc cần chuẩn bị khá kỹ. DN của bạn là một DN lớn, đa ngành và là một công ty sản xuất thì công việc này càng đòi hỏi cao hơn. Theo tôi, công ty của bạn nên bắt đầu như sau:

    1.Thành lập nhóm chuyên trách về tìm giải pháp ERP, trong đó người phụ trách chỉ đạo nên là một thành viên của ban lãnh đạo công ty

    2.Xác định chiến lược phát triển của DN trong vòng 3 năm

    3.Xác định hiện trạng DN, nhất là hiện trạng về CNTT.

    Với các công việc trên, DN của bạn đã sẵn sàng cho những câu hỏi và một số đáp án lớn (Main Request for Proposal) để mời các đơn vị vào tư vấn, có thể là tư vấn độc lập hoặc các nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ triển khai ERP. Trường hợp công ty của bạn nên cân nhắc các phương án sau:

    1.Lựa chọn nhà tư vấn độc lập:

    - Ưu điểm: đơn vị tư vấn độc lập sẽ hỗ trợ rất lớn cho DN trong việc xác định các yêu cầu ban đầu của bài toán, đồng thời lựa chọn sản phẩm cũng như đối tác cung cấp dịch vụ triển khai và hỗ trợ. Một số đơn vị tư vấn của nước ngoài cũng cung cấp luôn dịch vụ tái cấu trúc doanh nghiệp (thay đổi về quy trình, cơ cấu tổ chức...) để sẵn sàng với việc triển khai ERP.

    - Nhược điểm: chi phí cao, thậm chí các đơn vị nước ngoài tính tiền theo giờ tư vấn.

    2.Lựa chọn công ty tư vấn và triển khai ERP

    - Ưu điểm: tiến hành hỗ trợ cho DN như một nhà tư vấn độc lập với chi phí thấp hơn, thậm chí miễn phí.

    - Nhược điểm: tính khách quan không cao do có thiên hướng tập trung về sản phẩm và dịch vụ mình cung cấp.

    Hiện nay, các DN, tổ chức lớn với các dự án có ngân sách hàng triệu USD thường chọn cách 1. Còn các DN với ngân sách triển khai ERP dưới 1 triệu USD thường chọn cách 2. Tuy nhiên, các công ty này đều chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai ERP uy tín và có cam kết lâu dài với DN.

    Trả lời của ông Quang Nguyễn chuyên gia tư vấn độc lập

    Với một công ty đa ngành vừa sản xuất vừa phân phối, việc quản lý khá phức tạp, tôi không chắc là một trong các đối tác mà bạn kể trên có thể thỏa mãn được toàn bộ nhu cầu điện toán hóa việc quản lý công ty của bạn. Theo tôi, bạn nên mời những đối tác kể trên vào từng giai đoạn khác nhau bởi mỗi đối tác sẽ có những chuyên môn khác nhau phù hợp hơn với nhu cầu của bạn. Có điều bất lợi là mỗi khi có đối tác mới, bạn lại thương thảo, ký hợp đồng và giành một thời gian không nhỏ cho mỗi đối tác làm quen với công việc điều hành của bạn. Do vậy, bạn nên chia việc ứng dụng ERP theo các giai đoạn sau đây:

    1.Giai đoạn chuẩn bị (tiền ERP)

    Giai đoạn này khá quan trọng, có thể đưa đến việc thành bại cho cả dự án về sau. Trong giai đoạn này các DN cần chú tâm định nghĩa nhu cầu nghiệp vụ và nhu cầu kỹ thuật của hệ thống. Nhiều đơn vị thường không chú tâm việc này vì nghĩ rằng họ biết họ muốn các chức năng gì trong hệ thống. Tuy nhiên, khi soi rõ lại, các vấn đề cần giải quyết lại nằm trong các mảng công việc khác đã bị bỏ bê. Ví dụ, trong hồ sơ mời thầu của một hệ thống ERP cần nêu rõ những nhu cầu tương lai của DN. Tuy nhiên, nhiều DN lại thiếu chiến lược kinh doanh dài hạn do chiến lược này được bàn thảo khá nhiều nhưng chưa được... duyệt. Vì thế, các nhu cầu dài hạn của một hệ thống ERP khó mà xác định và dự án đành bị ngưng lại để chờ chiến lược kinh doanh dài hạn.

    Trường hợp này, vai trò của các nhà tư vấn độc lập phát huy khá rõ nét. Vì tính chất độc lập, nên các nhà tư vấn có thể giúp định nghĩa các nhu cầu nghiệp vụ cũng như kỹ thuật một cách trung lập. Họ sẽ giúp DN đặt ra các bài toán cần giải quyết tương đối chính xác trong hồ sơ mời thầu. Đôi khi nhà tư vấn độc lập còn là trọng tài cho những khuynh hướng chiến lược khác nhau giữa các nhà lãnh đạo công ty dựa trên mục đích chung của công ty. Muốn làm được như thế, các nhà tư vấn cần là người có uy tín và kinh nghiệm về các ngành kỹ nghệ cũng như các phần mềm ERP.

    Phần 2 của giai đoạn chuẩn bị là việc lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ triển khai. Tính độc lập càng trở nên cần thiết hơn khi nhà tư vấn cần phải quản lý qui trình mời thầu, chọn thầu một cách minh bạch, trong sáng và đem lại lợi ích lâu dài cho DN. Thông thường các dự án ERP lớn do Ngân Hàng Thế Giới tài trợ, nhà tư vấn độc lập sẽ được mời vào ngay từ giai đoạn khảo sát định nghĩa nhu cầu và sau đó sẽ trở thành nhà tư vấn giám sát các nhà thầu trong việc thực hiện giải pháp giải quyết các nhu cầu này.

    2.Giai đoạn triển khai

    Nhà tư vấn chính trong giai đoạn này là nhà thầu triển khai và nhà cung cấp giải pháp. Các nhà thầu triển khai dùng phương pháp luận và kinh nghiệm triển khai để giúp bạn định nghĩa mô hình hoạt động công ty, tối ưu hóa các qui trình hoạt động DN, cài đặt hệ thống, chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu người dùng cuối, huấn luyện nhân viên (và cả lãnh đạo) của công ty bạn.

    Tùy nội lực của công ty, bạn có thể tự làm nhà quản lý và giám sát dự án dựa trên hợp đồng đã được thương thảo hoặc thuê một nhà tư vấn giám sát.

    3.Giai đoạn hậu triển khai

    Để đánh giá mức độ thành công của dự án (thường là một năm sau khi kết thúc dự án), nhằm chuẩn bị cho việc khai thác tối đa hệ thống ERP (ERP System Optimization) các công ty sẽ mời một nhà tư vấn khác vào giúp những công việc sau đây:

    1. So sánh kết quả của dự án với mục đích ban đầu (kể cả về chi phí dự án cũng như những lợi ích mà dự án mang lại).

    2. Các lợi ích của hệ thống mà công ty vẫn chưa khai thác đúng mức.

    3. Kế hoạch triển khai các phân hệ cần thiết còn lại hoặc khảo sát cho việc triển khai các hệ thống mở rộng (như CRM, SCM).

    Tóm lại, chọn đối tác cho việc triển khai ERP rất quan trọng và tùy theo từng giai đoạn bạn cần các đối tác thích hợp. Ngân sách là một biến số cho chất lượng dịch vụ mà bạn sẽ nhận được. Theo quan sát, những nhà tư vấn độc lập ở Việt Nam đang ngày càng hiếm hoi, đối nghịch với nhu cầu tư vấn ngày càng lớn, do đó bạn nên cân nhắc dựa trên ngân sách của mình dành cho ERP.

    ID: B0712_38