• Thứ Tư, 01/10/2008 06:50 (GMT+7)

    Triển khai ERP: Làm gì để tránh thất bại

    Dưới đây là những chia sẻ của ông Long O.Chandara, giám đốc công ty Tectura về việc làm thế nào để tránh thất bại khi triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp Việt Nam 

    Phương pháp luận quản trị dự án

    Tại các doanh nghiệp (DN) Việt Nam, quản trị dự án kém là tồn tại lớn nhất. Do vậy, khi triển khai ERP, cần có phương pháp luận quản trị dự án và phải đảm bảo quản trị theo thời gian. Nghĩa là nhà triển khai phải cam kết với DN là khi nào, làm gì và cái gì sẽ xong, với chất lượng như thế nào? Nếu không có phương pháp luận làm việc, dự án có thể sẽ rơi vào cảnh làm không mục đích, không rõ thời gian. Phương pháp luận này phải được nhiều người cùng am hiểu.

    ông Long O.Chandara
    Tectura toàn cầu có chung một phương pháp luận và nhân viên tư vấn toàn cầu của Tectura đều dùng phương pháp luận giống nhau (chỉ khác ngôn ngữ) là Tetura Solution Framwork với các bước cụ thể cho mỗi dự án. Tuần tự là: chẩn đoán (Diagnostic), phân tích (Analysis), thiết kế (Design), phát triển (Develop), triển khai (Deploy), hoạt động (Operations).

    Phương pháp luận thì hầu hết các nhà triển khai ERP lớn trên thế giới đều có, 60-70% là giống nhau, nhưng cách đưa vào áp dụng dựa vào chất lượng của nhà triển khai. Một yếu tố quan trọng nữa hay gây thất bại là người chủ dự án không có khả năng thuyết phục và tập trung mọi người lại một chỗ để cùng làm. Vì thế người quản trị dự án rất quan trọng.

    Ngoài ra, hai bên triển khai ERP và khách hàng cần có sự phối hợp và chia sẻ. Trong quá trình triển khai, tất cả các tiêu chí về nguồn lực, tài chính hay thời gian... khi gặp vấn đề cần phải dừng lại. Có vấn đề xảy ra, nhà cung cấp phải giải thích cho khách hàng hiểu, cùng thống nhất phương pháp luận khi triển khai. Với Tectura, chúng tôi thường tiến hành đào tạo phương pháp luận cho khách hàng trong hai đến năm ngày. Mục tiêu là giúp 2 bên quản trị thời gian tốt hơn: ví dụ, có kế hoạch làm gì trước, làm gì sau; phân tách công việc... Khi dự án chạy được 6 tháng rồi thì cách làm việc có phương pháp sẽ trở thành thói quen (luôn hoạch định làm việc gì trước, việc gì sau; luôn chuẩn bị sẵn nguồn lực cho kế hoạch như ai làm gì, khả năng thực hiện công việc của nguồn lực hiện có...).

    Một vấn đề "nhức đầu" khác tại Việt Nam là sếp không quan tâm đến triển khai ứng dụng ERP! Ngoài ra, DN không xác định rõ mục tiêu. Có 70 đến 80% dự án ở Việt Nam triển khai thất bại do đặt ra mục tiêu quá lớn, không định trước được kinh phí cho mục tiêu đặt ra nên dự án mới đi đến giai đoạn 1 đã hết kinh phí.

    Cuối cùng, DN triển khai ERP lưu ý cần phải đọc lại, xem kỹ các cam kết về chất lượng rồi mới ký. Việc đánh giá chất lượng dự án chỉ dựa vào 2 yếu tố: cam kết trên giấy tờ và trên công việc.

    Khắc phục vấn đề nguồn lực

    Với Tectura, có vài trường hợp triển khai có vấn đề do yếu tố nguồn lực của khách hàng. Trong đó, một trường hợp là do nhân lực thay đổi nên dự án đã triển khai hai năm rồi không tiếp tục được. Trong trường hợp này, lẽ ra người triển khai phần mềm cũ phải có sự bàn giao công việc cho người mới. Trường hợp khác là do lãnh đạo DN không hiểu lắm về quy trình và văn hóa ERP.

    Để khắc phục vấn đề nguồn lực khi triển khai ERP, có thể tập trung vào 3 vấn đề: Một là chọn đúng người then chốt, có vai trò quyết định làm trưởng dự án, thông thường người đó là kế toán trưởng. Hai là có chương trình hỗ trợ, đào tạo họ khi giao trọng trách. Ba là phải có sự cam kết về tinh thần, có sự quan tâm của giám đốc, hỗ trợ họ khi họ cần. Ngoài ra, lãnh đạo cần tạo môi trường làm việc tốt, có chính sách hỗ trợ cho họ trong thời gian triển khai dự án.

    Các công ty đang có nhu cầu triển khai ERP cần chuẩn bị gì? Đó là: tài chính, nguồn lực và tổ chức. Sau nữa là dự kiến thời gian thực hiện dự án. ERP không nhất thiết phải làm tất cả cùng lúc mà chia ra thành nhiều giai đoạn để triển khai, qua nhiều giai đoạn. Cuối cùng, phải có người trưởng dự án - đây là nhân vật rất quan trọng - để giải quyết các vướng mắc của dự án.

    Thị trường ERP Việt Nam mới chớm nở

     

    Tectura là đối tác triển khai giải pháp quản trị DN của Microsoft (Microsoft Dynamics NAV 4.0 và Microsoft Dynamics NAV AX). Tectura đã có văn phòng tại 20 nước và vùng lãnh thổ. Tại Việt Nam, Tectura hiện diện từ tháng 1/2007. Tetura chia thị trường thành từng khu vực để các tư vấn viên cùng khu vực có thể hỗ trợ qua lại. Với khu vực châu Á, phía bắc có các thị trường Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Hồng Kông và Đài Loan; phía nam có các thị trường Ấn Độ, ASEAN, Australia.

    ERP ở Việt Nam chỉ mới bắt đầu cách đây vài năm. Phần lớn các đơn vị đang triển khai ERP là chi nhánh của các công ty nước ngoài theo chính sách chung của công ty mẹ. Tỷ lệ khách hàng dạng này của Tectura Việt Nam gần 70-80%. Một số công ty lớn của Việt Nam gần đây mới bắt đầu quan tâm đầu tư ERP. Do vậy, thị trường ERP tại Việt Nam thật sự mới chỉ bắt đầu.

    Công ty Việt Nam nào cần triển khai ERP hiện nay? Đó là các công ty xuất khẩu (gạo, cà phê, quần áo, giầy dép...) do họ phải quản lý lượng nguyên vật liệu nhiều, trong khi giá nguyên vật liệu lên xuống thất thường. Kế đến là những công ty sản xuất hay phân phối, (bánh kẹo, thực phẩm, hóa chất...) do số lượng sản phẩm phải quản lý nhiều và đa dạng. Hai loại doanh nghiệp kể trên chiếm số đông của các dự án ERP được triển khai hiện nay tại Việt Nam.

    Quỳnh Anh -Huyền Sa ghi

    ID: B0809_35