• Thứ Hai, 19/01/2009 10:08 (GMT+7)

    Phải nói với sếp rằng không có gì miễn phí!

    Bạn được yêu cầu thực hiện một dự án không có trong ngân sách CNTT. Đây là thời điểm bạn cần vận dụng những kỹ năng ngoại giao và giúp sếp quyết định những dự án nào cần loại bỏ bớt.

    Ngân sách của bạn đã được ấn định và rất căng thẳng khi phải thực hiện tất cả những gì mong muốn với chừng ấy nguồn lực. Nhưng rồi lại nảy sinh những công việc không nằm trong ngân quĩ, chẳng hạn một dự án mà bạn không được cấp tiền hoặc nhân sự để thực hiện, nhưng lại không thể chối từ.

    “Biết là dự án không nằm trong ngân sách nhưng chúng ta cần phải thực hiện”, sếp nói với bạn. Bạn cười với hàm răng nghiến chặt và nghĩ rằng trong trường hợp này tất cả nhân viên (NV) của mình sẽ phải cật lực làm việc miễn phí để hoàn thành dự án đó. Đừng nghĩ vậy!

    Sếp tiếp tục thuyết phục: “Bạn là người điều hành, tôi biết bạn có thể tìm ra cách khắc phục”, đây đúng là lời cổ vũ mạnh mẽ.

    Kế tiếp: “Chúng ta chẳng có lựa chọn nào khác vì đây là mệnh lệnh cấp trên”. À, thế là đã rõ, không có vấn đề gì bởi vì đây là mệnh lệnh từ cấp trên, những người có thể tạo ra thời gian và tiền bạc từ không khí!

    Khi một đơn vị kinh doanh ra đời và mua một hệ thống rồi cần hỗ trợ về CNTT, hay công ty của bạn quyết định mở rộng hoạt động ở những khu vực mới (mà kèm theo là nhu cầu về mạng và email), những công việc này thường không có ngân sách thực hiện mà chỉ thêm vào danh sách những việc phải làm của bạn. Người ta (hoặc là sếp hoặc là khách hàng của bạn) mong muốn những điều vô lý như vậy rồi khiển trách khi bạn không thể thực hiện, và điều tốt nhất bạn có thể làm là thuyết phục họ quyết định chọn dự án này thì phải tạm hoãn dự án khác.

    Làm thế nào để không đáp ứng

    Bạn không thể nói không. Dù có vô lý thế nào đi chăng nữa thì công việc không kinh phí này chắc là thực sự quan trọng đối với cấp điều hành bên trên. Có thể nó phát sinh từ các quy định của chính phủ hoặc luật pháp, cũng có thể từ chiến lược phát triển kinh doanh của công ty, và nói cách nào đi nữa cũng có nghĩa đây là điều không thể thương lượng được.

    Một người lãnh đạo giỏi luôn biết rằng không thể tự nhiên giao nhiệm vụ vô lý cho NV theo kiểu ép từ trên xuống. Việc phân chia trách nhiệm đối với nhiệm vụ không có đường lựa chọn kiểu này là đương nhiên. Bản thân các NV đều có kế hoạch công việc của mình, khi ưu tiên để có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao thì họ sẽ phải hoãn những việc khác lại. Kết quả là các dự án khác bị ảnh hưởng, có thể mọi việc đều bị chậm trễ. Có thể NV sẽ bớt chú trọng vào chất lượng, hoặc có thể họ sẽ không thể nào hoàn tất công việc đúng hẹn. Và lúc ấy, CIO sẽ bị mất đi sự tôn trọng của các NV hoặc bị phản kháng vì đã không bảo vệ NV thuộc cấp của mình khỏi những yêu cầu vô lý của cấp trên. Đặt NV vào tình trạng thất bại vì không hoàn tất được công việc là điều không hay chút nào.

    Một giải pháp khác cũng không khả quan hơn là phải ra lệnh cho NV hy sinh các hoạt động bồi dưỡng như đào tạo hoặc tham gia các dự án sáng tạo. Bạn có thể cho rằng việc bỏ các hoạt động này là cần thiết để đáp ứng các mục tiêu khẩn cấp tạm thời và ngắn hạn. Sự thật đây là một đường dốc trơn, làm được một lần bạn sẽ phải thực hiện việc tương tự hết lần này đến lần khác, vì bạn đã làm cho người ta tin rằng đơn vị của bạn có thể đảm nhận nhiều việc hơn nữa mà không cần thêm nguồn lực. Kết quả là bạn sẽ không bao giờ có thời gian làm gì ngoài những dự án khẩn.

    Dĩ nhiên đây là điều thiển cận. Những tổ chức CNTT nào sẵn sàng làm việc mà không cần đào tạo, đổi mới, cải tiến quy trình hay xây dựng quan hệ khách hàng và những hoạt động “giữ cho kinh doanh khả quan” khó lòng thoát được sự diệt vong. Một bộ phận CNTT như vậy rõ ràng không hiệu quả và lỗi thời.

    Một khả năng khác cũng không mấy tích cực hơn cho CIO là phải quyết định dự án khách hàng nào nên trì hoãn hoặc hủy bỏ. CIO có thể trung thực với quyết định của mình và giải thích cho khách hàng rằng nhiệm vụ không nằm trong ngân sách đang chiếm hết các ưu tiên về nguồn lực của tổ chức. Mặc dù việc cởi mở thông tin bảo vệ tính nhất quán của tổ chức, nó lại không phục vụ nhiều cho mối quan tâm của khách hàng hay quan hệ khách hàng. Khi giải thích với khách hàng như thế tức là bạn đã nói với khách hàng rằng “dự án mà quí khách yêu cầu thực hiện không quan trọng đối với doanh nghiệp (DN) chúng tôi”.

    Tệ hại hơn, nếu các quyết định được đưa ra một cách bí mật và khách hàng không biết điều gì đang xảy ra, bộ phận CNTT sẽ trở nên không đáng tin cậy.

    Vậy thì CIO có thể làm được gì? Câu trả lời nằm ở mô hình DN-trong-DN.

    Giải pháp: Hãy hành động như một DN

    Nếu bạn nghĩ bộ phận CNTT là một DN trong DN, thì ngân sách CNTT không thật sự thuộc về CIO, mà là một khoản trả trước – tiền đặt cọc cho bộ phận CNTT để mua sản phẩm và dịch vụ trong suốt năm tài chính. Là một DN, bộ phận CNTT có nhiều khoản chi phí như chi phí bù đắp hay các dịch vụ của nhà cung cấp. Bộ phận CNTT kiếm doanh thu để bù vào các chi phí này bằng cách bán các sản phẩm và dịch vụ mà khách hàng đặt mua. Khách hàng sử dụng tài khoản trả trước để trả và chi phí mua hàng không thể vượt quá số tiền họ có trong tài khoản. Thông thường quyết định mua hàng của họ sẽ thông qua một hội đồng có tên là “hội đồng điều hành CNTT”, dùng quy trình quản lý danh mục chi tiêu để quyết định nên mua gì từ tài khoản trả trước.

    Một công việc không có trong ngân sách không thể ép bộ phận CNTT làm không công. Không có gì miễn phí cả! Ngược lại, một nhiệm vụ không có kinh phí như thế lại ép khách hàng sử dụng tài khoản trả trước của họ để mua món hàng mà họ không định mua, một thứ mà họ không thật sự cần. Kết quả là sẽ không còn nhiều tiền trong tài khoản, lúc ấy, khách hàng sẽ phải lựa chọn ưu tiên và quyết định loại bỏ những thứ gì không mua để trả cho các công việc không có ngân sách thực hiện.

    Nên nhớ điều này: các công việc không có ngân sách buộc khách hàng phải ra tay giải quyết chứ không phải bộ phận CNTT. Cách hợp lý duy nhất mà CIO cần làm đối với một công việc không có trong ngân sách là trình bày cho khách hàng, người điều khiển tài khoản trả trước biết và để cho họ hoặc tìm thêm ngân sách, hoặc quyết định những sản phẩm và dịch vụ CNTT nào họ có thể loại bỏ bớt.

    CIO 15/03/08

    N. DEAN MEYER
     

    ID: B0901_44