• Thứ Hai, 09/03/2009 17:15 (GMT+7)

    Giảm chi phí CNTT! Hãy nghĩ đến tương lai

    Hãy quên đi những ứng phó tạm thời, các nhà quản lý CNTT nên nhận biết các nguồn lực mà tổ chức CNTT cần để giúp hoạt động kinh doanh đạt mục tiêu.

    Khủng hoảng kinh tế đã ảnh hưởng đến mọi quốc gia, nếu hiện tại tổ chức của bạn chưa bị ảnh hưởng gì, chắc chắn trong tương lai không xa điều đó sẽ xảy ra. Vì tình hình khó khăn chung, các nhà quản lý CNTT đang xem xét những cơ hội cắt giảm chi phí. Đối với những ai có trách nhiệm phải xem xét cắt giảm ngân sách CNTT thì đây là thời gian tốt để rà soát lại các hoạt động đã qua của tổ chức.

    Lần trước, khi nền kinh tế biến động, nhiều nhà quản lý CNTT đã phản ứng như thể bầu trời đang sụp đổ, cắt giảm quá nhiều các khoản chi một cách sai lầm. Lần này bạn cần phải lập kế hoạch trước để duy trì khả năng hoạt động và tái phát triển của công ty khi cần.

    Trước đây: Tái cấu trúc năng lực của CNTT

    Hãy nghĩ về thời bùng nổ "com". Còn nhớ lúc Y2K làm xáo trộn các tổ chức công ty? Các cửa hàng CNTT tồn đọng hàng đống phần mềm không sử dụng, và người ta cất đi các hợp đồng duy tu bảo dưỡng và dịch vụ chẳng quan tâm đến. Hình thức thuê nền tảng hạ tầng nhằm "tiết kiệm tiền" dựa trên phân tích chi phí tối thiểu bắt đầu phổ biến. Việc đi lại trở nên thoải mái, và tất cả giá cổ phiếu đều tăng.

    Khi bong bóng này vỡ ra, các tổ chức CNTT trở thành đối tượng bị công kích. Việc chi tiêu được điều chỉnh giảm nhưng vẫn có dự phòng chiến lược khi giai đoạn tăng trưởng lại bắt đầu. Các nhà sản xuất ngưng hoạt động kinh doanh, các nhà đầu cơ mạo hiểm dừng tài trợ cho những ý tưởng mới và các đội nghiên cứu và phát triển CNTT (R&D) bị giải thể, mất động lực cho việc đổi mới.

    Trong lúc đó, mức độ dịch vụ bị giảm xuống, và các dịch vụ thuê từ bên ngoài phát triển mạnh.

    Cuối cùng, CNTT còn bị tác động xấu là đã mất đi sự hấp dẫn đối với nguồn nhân lực trẻ bởi trong nhiều DN, chỉ có những người trung niên mới có cơ hội thăng tiến. Trong công ty sản xuất lớn chỉ có các nhân viên CNTT cao cấp mới được tuyển dụng. Thay vào đó, sự nghiệp CNTT trong công ty phải được phát triển trong nội bộ tổ chức những nhà cung cấp.

    Bây giờ: Bảo đảm một tương lai cho CNTT

    Với sự lặp lại làn sóng cắt giảm như hiện nay, chúng ta có thể rút kinh nghiệm lần trước và làm tốt hơn. Chúng ta đã biết cắt giảm mục nào cần hay không, việc hạn chế đầu tư cho R&D (nghiên cứu và phát triển) đã làm khả năng của CNTT yếu đi và không thể đáp ứng kịp thời khi doanh nghiệp phát triển và các nhà quản lý CNTT có trách nhiệm đóng góp vào sự đổi mới.

    Giả sử tổ chức của bạn đang thực hiện tốt mọi việc: Củng cố máy chủ, trung tâm dữ liệu, hợp đồng bảo trì, trì hoãn việc mua mới và sử dụng các dịch vụ bên ngoài để tiết kiệm tiền. Đặt ra tình huống là bạn được khuyên về hưu sớm để khuyến khích những nhân viên trẻ có năng lực, chấm dứt các hợp đồng ít quan trọng và ngưng tuyển dụng thêm nhân sự bổ sung chỗ khuyết. Bạn làm tất cả mọi việc đúng như vậy, bạn không nên cắt giảm cái gì và nên xem xét cái gì?

    1. Bảo vệ các vị trí khó thay thế như kiến trúc sư, quản trị dữ liệu, quản lý các mối quan hệ, chuyện gia an ninh và phân tích kinh doanh. Rất mất thời gian để tìm được người vừa ý cho các vị trí này và thậm chí đối với những người mới như vậy, họ cũng phải mất thời gian để hiểu môi trường kỹ thuật, các thành tố kinh doanh và chiến lược DN. Họ phải mất bao nhiêu thời gian để nhận biết những đầu tư mà tổ chức đang cần thu hút và hiện tại chưa có nhà lãnh đạo DN nào nghĩ đến và yêu cầu thực hiện? Những người ở các vị trí trên hiểu điều gì cần làm trong năm tới và trong tương lai mặc dù giá trị đóng góp của họ không phải lúc nào cũng có thể thấy rõ.

    Đưa ra lý lẽ để giữ họ lại bằng cách xác định vấn đề gì có thể xảy ra nếu không có họ. Nếu thiếu kiến trúc sư, lợi ích cộng hưởng từ việc mua bán sát nhập công ty có thể sẽ không bao giờ có kết quả. Thiếu một nhân viên cao cấp quản lý nhu cầu và hỗ trợ các dự án trọng điểm, các bộ phận kinh doanh có thể có được từ CNTT những gì họ yêu cầu, nhưng không phải là thứ muốn. Nếu ngân sách CNTT là mục tiêu hàng đầu để cắt giảm, hãy cố gắng chuyển các nhà phân tích kinh doanh và quản lý nhu cầu sang các ngân sách khác có thể linh hoạt hơn.

    2. Hãy tạo đội ngũ sinh viên tập sự. Các sinh viên tập sự thường không đòi hỏi chi phí nhiều và là những người trẻ đại diện cho tương lai DN, tổ chức CNTT. Thậm chí cả khi họ không làm việc cho bạn toàn thời gian, họ vẫn sẽ đem đến cho bạn nhân viên, khách hàng mới.

    Để thâm nhập vào hệ thống cung cấp sinh viên tập sự, bạn hãy thiết lập mối quan hệ với các trường, cở sở đào tạo. Thường xuyên tạo điều kiện cho sinh viên làm việc trong tổ chức của bạn, phát hiện người giỏi và củng cố kiến thức và ý tưởng của họ. Có thể bạn sẽ tìm được nhân tài cần thiết, hãy giữ liên lạc với những sinh viên thực tập này và khi họ tốt nghiệp, hãy giúp họ tìm được một vị trí trong công ty của bạn hoặc giới thiệu cho một công ty khác.

    Cùng lúc đó, hãy tận dụng đội ngũ sinh viên mới ra trường, vì nền kinh tế đang khó khăn, đội ngũ này sẽ thấy khó tìm được việc làm. Hãy thuê một vài sinh viên sáng giá nhất trước khi họ bỏ cuộc và đăng ký học tiếp ở các trường kinh doanh. Làm việc và thu thập thêm kinh nghiệm làm việc trong công ty của bạn tạo điều kiện tốt hơn trong khi họ học lấy thêm một bằng MBA, và việc này cũng mang lợi cho bạn.

    3. Thu hút ý tưởng từ nhân viên và đồng nghiệp. Nhân viên của bạn biết rõ điều gì đang xảy ra trong công ty. Hãy thu thập ý tưởng của họ thông qua các công cụ trực tuyến như wiki hoặc diễn đàn thảo luận nội bộ, và như thế bạn có thể ghi nhận, chia sẻ hoặc phản hồi các ý tưởng trên mạng.

    Thu thập các ý kiến từ các bộ phận trong tổ chức. Họ biết họ cần gì trong hiện tại và cái gì có thể trì hoãn đến quý sau hoặc sang năm sau. Hãy lấy ý kiến họ về việc làm cách nào bạn có thể giúp họ giữ vững công ty mà vẫn tiết kiệm ngân sách. Một khi các đối thoại về vấn đề này bắt đầu, bạn và nhân viên có thể đưa ra cách tiết kiệm không gian, năng lượng, thời gian, bảo trì, trang thiết bị, vật tư... Khi trao đổi với họ, hãy nắm bắt cơ hội để trả lời các câu hỏi của họ về chi phí cho CNTT.

    Tại sao bạn sẽ thành công

    Có thể bạn sẽ thắc mắc cách thức trên có thật sự mang lại hiệu quả hay không, liệu CNTT có đang nhắm vào mục đích cắt giảm chi phí.

    Các CIO hiện nay đã biết tạo cơ hội kinh doanh và cách giải thích tác động của CNTT lên lợi nhuận và lãi ròng. Ngày nay các nhà điều hành CNTT cũng đã có kinh nghiệm trong việc giải thích giá trị của vị trí CNTT chiến lược cũng như yêu cầu chi phí thấp nhưng hiệu quả cao. CIO đã biết định vị bản thân và kỹ năng cần thiết để có thể lắng nghe ý kiến từ nhân viên và các DN khác, họ đã trải qua thời kỳ quản lý kém và sử dụng CNTT mang tính tạm thời, họ đã khôn khéo hơn về nhận định tương lai và các nhu cầu cần thiết của tổ chức.

    Theo CIO 15/7/2008

    ID: B0903_61