• Thứ Ba, 29/09/2009 06:55 (GMT+7)

    Giải pháp cho doanh nghiệp nhỏ

    Hỏi: Kính gửi BBT!
    Công ty tôi hiện đang tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng- kế toán-sản xuất quy mô nhỏ và chi phí đầu tư thấp, khoảng 50 triệu đồng.

    Cụ thể hiện trạng của công ty như sau: công ty có 18 nhân viên, hoạt động trong lĩnh vực cung ứng sản phẩm dệt may theo đơn đặt hàng (không bán lẻ). Công ty đang sử dụng 2 PM riêng biệt là kế toán của Unesco và phòng kinh doanh sử dụng Excel. Nhu cầu của công ty là muốn tổng hợp số liệu kinh doanh và kế toán vào chung một cơ sở dữ liệu để dễ quản trị và tiết kiệm thời gian làm việc của kế toán.

    Rất mong các chuyên gia tư vấn giúp giải pháp phù hợp.

    Phùng Dũng, Công ty Duy Thịnh, TP.HCM

    Đáp: Kính gửi anh Dũng!

    Trước tiên rất cảm ơn anh đã tin cậy gửi câu hỏi đến TGVT B. Câu hỏi của anh cũng là vấn đề rất nhiều doanh nghiệp (DN) vừa và nhỏ Việt Nam quan tâm. Vì lẽ đó, chúng tôi đã mời một số chuyên gia tư vấn về quản trị (DN) giải đáp câu hỏi này. Dưới đây là phản hồi của 2 chuyên gia, hy vọng với các nội dung tư vấn này, công ty của anh sẽ sớm có định hướng đầu tư và tìm kiếm được sản phẩm phù hợp.

    * Ông Phí Anh Tuấn, chuyên gia tư vấn CNTT:

    Qua thông tin ban đầu, chúng tôi tạm đánh giá đơn vị của anh chủ yếu làm dịch vụ gia công nên có một số các yếu tố chính cần quan tâm theo dõi trong quá trình quản lý:

    • Bài toán bán hàng không đòi hỏi quản lý phức tạp – dẫn đến việc theo dõi công nợ phải thu là tương đối đơn giản

    • Việc quản lý hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp cũng không nhiều, tuy nhiên việc mua nguyên vật liệu (NVL) phụ thuộc nhiều vào tính chất đơn hàng nên cũng cần theo dõi quản lý tốt nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả.

    • Việc kiểm soát kho là khá lớn và có nhiều vấn đề phải kiểm soát. Ưu tiên hàng đầu cho kiểm soát được xuất đích danh ứng với từng sản phẩm và cho từng đơn hàng của khách hàng. Cũng cần tính đến các khả năng phát sinh trong tương lai như nhận NVL từ khách hàng trong đơn hàng gia công -> xuất tiếp cho đơn vị gia công thứ cấp. Hoặc một phần giao NVL cho nhà gia công thứ cấp và một phần khoán trọn gói các NVL phụ …

    • Theo dõi đối tượng đơn hàng ứng với mỗi khách hàng là rất quan trọng và tác động đến mọi khâu nghiệp vụ quản lý.

    Từ những phân tích trên, chúng tôi đề xuất một số vấn đề để công ty anh cân nhắc khi lựa chọn GP như sau:

    • Trường hợp anh có ý định nâng cao năng lực của doanh nghiệp trong một tương lai gần, anh nên xem xét lựa chọn một GP tầm trung. Trong đó, ngoài việc theo dõi bài toán kế toán thuần túy còn có thêm một số chức năng theo dõi các quy trình mua hàng, tính toán lập kế hoạch và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất ứng với từng đơn hàng mà chủ hàng ký kết hợp đồng với công ty. Việc lựa chọn phương án này đòi hỏi anh phải chuẩn bị ngân sách lớn hơn ngân sách mà anh đang dự tính dành cho nó. Tuy nhiên, nếu lựa chọn theo phương án này, anh sẽ có một GP tương đối hoàn chỉnh đảm bảo đáp ứng được nhu cầu quản lý lâu dài trong tương lai

    • Trường hợp doanh nghiệp của anh giữ nguyên năng lực hoạt động như trên trong vòng 3 năm nữa thì anh có thể lựa chọn một PM kế toán sản xuất đáp ứng các yêu cầu sau:

    - Chương trình phải có các chức năng liên quan đến tính toán giá trị tồn kho theo phương thức xuất đích danh

    - Chương trình phải có phần theo dõi đối tượng hạch toán (ở đây là chủ hàng, đơn vị gia công thứ cấp và theo từng đơn hàng). Đối tượng này phải được theo dõi ở tất cả các phần mục công việc như thu chi tiền mặt, ngân hàng, xuất kho nguyên vật liệu; nhập kho thành phẩm. Điều này sẽ giúp công ty của anh kiểm soát tình hình và trạng thái đơn hàng đầy đủ và kịp thời

    - Chương trình phải có các chức năng tính toán giá thành theo từng loại sản phẩm để phục vụ cho tập hợp tính giá thành ứng với việc nhiều khách hàng cùng đặt một loại sản phẩm. Chương trình cũng nên có thêm chức năng tính toán tập hợp chi phí hiệu quả cho từng đơn hàng. Điều này sẽ giúp lãnh đạo đơn vị hiểu được hiệu quả của từng đơn hàng ứng với việc đơn hàng này chỉ có một loại sản phẩm hay nhiều loại sản phẩm khác nhau

    - Sẽ tốt hơn nếu như trong chương trình kế toán sản xuất mà anh lựa chọn đã thiết kế xử lý cấu trúc sản phẩm (BOM : Bill of Material). Lúc này anh có thể tính toán được tổng nhu cầu NVL khi có đơn hàng đối với công ty. Cần xem xét khả năng quản lý phiên bản cấu trúc sản phẩm để phục vụ theo dõi nhu cầu NVL ứng với khách hàng và nhu cầu NVL cung ứng cho đơn vị gia công thứ cấp.

    Hiện nay có nhiều GP đạt được yêu cầu của anh. GP nước ngoài tầm trung có MS Dynamic của Microsoft; SAP B1 của SAP; các sản phẩm Việt Nam có: Fast, Lacviet; SS4U; Bravo; Lemon3, EFFECT …

    Hy vọng anh chọn được GP kinh tế và đáp ứng được nhu cầu điều hành của doanh nghiệp.

    * Ông Nguyễn Khương, Giám đốc Công ty Cổ phần PM EFFECT:

    Với quy mô và lĩnh vực hoạt động của Duy Thịnh trong giai đoạn hiện nay, chỉ nên áp dụng một PM kế toán quản trị có mở rộng sang phần quản lý đơn đặt hàng là đủ. Ngoài việc tuân thủ mẫu biểu báo cáo nhà nước (báo cáo thuế, báo cáo tài chính), về mặt quản trị, PM cần đáp ứng cho Duy Thịnh các yêu cầu sau:

    1. Quản lý được các số liệu cơ bản của các đơn hàng bao gồm các thông tin: khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng. Đây là các thông tin cơ bản của đơn hàng ngoài kế toán nhưng với PM kế toán mở rộng thì có thể thực hiện được (mà chưa cần đến module ERP- Quản lý đơn hàng). Các số liệu về đơn hàng này có thể do phòng kinh doanh nhập hoặc nhân viên kế toán nhập đều được.

    2. Quản lý được các số liệu kế toán phát sinh thực tế theo đơn hàng như: doanh số, tiến độ thanh toán, tiến độ hoàn thành sản phẩm và giao hàng, công nợ khách hàng, các loại chi phí theo khoản mục như gia công, vận chuyển, đóng gói...

    3. Quản lý thu/chi tiền mặt, tiền gửi.

    4. Quản lý nhập/xuất/tồn kho nguyên liệu, thành phẩm.

    5. Tính được giá thành sản phẩm theo đơn hàng.

    6. Không quản lý các số liệu về hoạch định do quy mô nhỏ và mức kinh phí cũng hạn hẹp.

    Nếu sử dụng PM đóng gói sẵn thì có thể không đáp ứng được các yêu cầu 1 và 5 trên đây. Nên sử dụng PM customize sẽ đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu. Các thông tin kỹ thuật của đơn hàng, nếu công ty có nhu cầu quản lý thì cần phải trang bị PM module ERP- Quản trị sản xuất. Tuy nhiên, với mức kinh phí 50 triệu đồng e là không thể đáp ứng được.

    Theo tôi, công ty chỉ cần sử dụng từ 1 đến 2 máy tính tác nghiệp là đủ, thêm vào đó là các máy khai thác thông tin như: phòng kinh doanh theo dõi số liệu theo đơn hàng, giám đốc xem số liệu mọi mặt. Khi giám đốc đi công tác, có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ từ xa để truy cập PM qua Internet.

    ID: B0909_36