• Thứ Hai, 02/11/2009 07:49 (GMT+7)

    Quản lý dự án CNTT: Theo quy trình chuẩn

    Các dự án công nghệ thông tin (CNTT) thất bại phần lớn do chưa có quy trình quản lý (QL) chuẩn. Các dự án CNTT thường gặp rủi ro về thời gian, chi phí, nhân lực và sự phối hợp của khách hàng…

    Người quản lý dự án CNTT phải am hiểu công nghệ

    Ông Lưu Phương Bình

    Ông Lưu Phương Bình, thành viên Công ty Phát triển Phần mềm và Đào tạo eDT, cho biết: Theo thông tin trên trang web CIO.com, một khảo sát do Dynamic Markets thực hiện với 800 quản lý dự án (QLDA) CNTT khu vực châu Âu cho thấy, có đến 62% các DA CNTT không đáp ứng kế hoạch. "Tỷ lệ DA CNTT thất bại ở Việt Nam còn cao hơn, đặc biệt ở khu vực công. Nguyên nhân chung do chưa có quy trình QL chuẩn. Riêng với khu vực công, hầu hết các nhà QLDA CNTT chưa có kiến thức đầy đủ về QLDA, hạn chế trong khả năng nắm bắt giải pháp công nghệ cao, thậm chí có những DA sự thành công hay thất bại không phải là mối quan tâm hàng đầu”, ông Bình nhận xét.

    Một số nhà QLDA của các công ty FPT, CMC, Sao Bắc Đẩu, HPT… cũng đồng ý với những lý do thất bại nêu trên và cho rằng, QLDA giỏi là người am hiểu chuyên môn, có kinh nghiệm xử lý rủi ro và trên hết phải có tầm nhìn bao quát.

    “Đối với DA CNTT, người QLDA giỏi phải hiểu biết công nghệ, đây là sự khác biệt so với các loại DA khác, ảnh hưởng lớn đến thành công hay thất bại của DA. Người QLDA CNTT có thể không phải là người làm trực tiếp nhưng phải là người đã trải qua quá trình làm công nghệ, luôn cập nhật được thông tin về sự trưởng thành của công nghệ và đặc biệt phải nhìn được xu hướng phát triển tương lai của công nghệ. Giống như trong 3 người của tổ bay đều được gọi là phi công nhưng thực ra muốn trở thành phi công chính phải là hoa tiêu, cơ phó chứ nhất định không thể là máy trưởng được”, ông Bình nói.

    QL chi phí, thời gian, rủi ro

    QLDA nói chung hiện nay đều áp dụng theo chuẩn chung của PMI với 5 nhóm quy trình: Khởi tạo; Lập kế hoạch,; Thực hiện; Theo dõi và Kiểm soát cuối cùng là Kết thúc DA. Riêng lĩnh vực PM, các tổ chức thường áp dụng Mô hình Trưởng thành Năng lực Tích hợp (CMMI), do Viện Kỹ Thuật SEI (Software Engineering Institute) liên kết với ĐH Carnegie Mellon - Hoa Kỳ phát triển. CMMI gồm 5 mức: Khởi đầu; Lặp lại được; Được định nghĩa; Được QL và Tối ưu.

    Mô hình CMMI không chỉ ra cụ thể các bước tiến hành quy trình nhưng chỉ ra các tiêu chí thành công cho những quy trình đó. Nó giúp nhà QLDA sáng tạo những quy trình riêng, đặc thù, cải tiến theo hướng tối ưu hóa các quy trình. Qua đó, các công ty CNTT có thể cải thiện quan hệ với khách hàng, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng chất lượng, nâng hiệu suất sản xuất, giúp các lập trình viên gắn bó với nghề… Tuy nhiên, áp dụng CMMI thành công hay thất bại phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp của từng DA cũng như khả năng của người QLDA
     

    Lớp QLDA CNTT- khóa 1 nhận chứng chỉ của HCA

    Trong năm nhóm quy trình chung của QLDA, giai đoạn lập kế hoạch được xem là rất quan trọng. Đây là giai đoạn khảo sát, xây dựng kế hoạch QL DA, thu thập yêu cầu, xác định quy mô DA, xác định các hoạt động của DA, sắp xếp trình tự các hoạt động, ước lượng nguồn lực, thời gian, chi phí; lập kế hoạch truyền thông; QL rủi ro…để tiến đến thực hiện DA.

    Ở tất cả các nhóm quy trình của DA, nhóm nào cũng cần đến vai trò của người QLDA. Các DA luôn thường trực yếu tố bất định và thường gặp tình trạng không khống chế được thời gian, quy mô DA, dẫn đến gia tăng chi phí theo cấp số nhân vào giai đoạn cuối. Người QLDA luôn phải có mặt thường xuyên để giải quyết các vấn đề xảy ra. Sau đây là một số công việc trong QL thời gian, chi phí và rủi ro mà người QLDA cần thực hiện:

    QL thời gian: Xác định và sắp xếp tuần tự các hoạt động, những việc phải làm trong DA; Lập hồ sơ ưu tiên những mối phụ thuộc độc lập, ủy thác, bên ngoài; Ước lượng nguồn lực, xác định kiểu và số lượng của vật liệu, con người, thiết bị và mọi nguồn cung cần thiết; Ước lượng thời gian cần thiết cho các hoạt động riêng lẻ với nguồn lực đã trù bị; Xây dựng lịch làm việc; kiểm soát lịch làm việc…
     

    Nhiều công ty tin học châu Âu thường tổ chức họp nhiều và ngắn gọn để tăng hiệu quả đối với các DA CNTT, thậm chí hạn chế sử dụng email trong truyền thông nội bộ để giảm khoảng cách giữa các thành viên DA và để nội dung truyền đạt dễ được hấp thu”, ông Lưu Phương Bình.

    QL chi phí: Xây dựng một tổng số gần đúng nguồn tiền cần thiết để hoàn thành DA; Xác định ngân sách; Tập hợp tất cả chi phí đã được ước lượng của từng hoạt động riêng lẻ hoặc gói công việc lập nên đường cơ sở chi phí qua đó kiểm soát mọi thay đổi xuất hiện trong mỗi giai đoạn của toàn bộ vòng đời DA; Theo dõi tình trạng DA để cập nhật ngân sách và QL thay đổi đường cơ sở chi phí…

    QL rủi ro: Xác định những rủi ro có ảnh hưởng đến DA; Nhận dạng rủi ro, phân tích chất lượng rủi ro, xác định xác suất và ảnh hưởng của rủi ro để tìm ra ưu tiên trong xử lý; Phân tích số lượng rủi ro; Lập kế hoạch phản ứng với rủi ro; Theo dõi và kiểm soát rủi ro và có các giải pháp giảm nhẹ rủi ro…

    Chú trọng hơn đến truyền thông

    QL truyền thông DA tuy có tầm quan trọng sau QL thời gian, chi phí, rủi ro nhưng lại là vướng mắc thường trực của các DA CNTT trong nước hiện nay. Khi mục tiêu của DA không được truyền đạt đến mọi thành viên hay các vấn đề phát sinh không được truyền đạt để giải quyết kịp thời, DA có thể đi đến thất bại. Trong các DA, cần có quy trình để đảm bảo mọi thông tin về DA được thu thập và phát hành một cách kịp thời, chính xác, lưu trữ và sắp xếp mới. QL truyền thông DA thực hiện theo các bước: Lập kế hoạch truyền thông; Phân bổ thông tin; Thực hiện báo cáo; QL các đối tượng liên quan (stakeholders).

    Cách thức truyền đạt cũng cần được trau dồi bởi theo sách lý thuyết tâm lý đàm phán, khi đối mặt: 58% truyền thông thông qua ngôn ngữ cơ thể; 35% truyền thông thông qua từ ngữ được nói ra thế nào; 7% truyền thông qua nội dung được nói.

    Đào tạo "Quản lý dự án CNTT"

    Hội tin học TP.HCM (HCA) đã tổ chức hai khóa đào tạo "QL dự án CNTT" ngày 14-18/9/2009 và 21-25/9/2009 tại TP.HCM. Quỹ Hỗ trợ Phát triển Nhân lực CNTT TP.HCM đã tài trợ không hoàn lại 182 triệu đồng cho hai khóa học này.

    “Các dự án CNTT muốn thành công phải có người QLDA giỏi. HCA mong muốn nâng cao kiến thức QL cho các DN hội viên, để từ đó làm ra sản phẩm tốt hơn, đáp ứng người dùng và cạnh tranh được với thế giới”, ông Phạm Thiện Nghệ, Tổng Thư ký Hội Tin học TP.HCM cho biết.

     

    Nhận xét chung của các QLDA tham gia hai khóa học trên là họ được cập nhật và tổng quát hóa kiến thức về QLDA. Ông Trần Văn Thương, Phó giám đốc Công ty PM Trí Tuệ Trẻ cho biết: “Tôi đã từng được đào tạo về chuẩn QL dự án nhưng mục đích của tôi đến với khóa học là cập nhật phương pháp QL mới. Tôi thấy, quy trình QL chi phí của CMMI khá hay. Đây là một chuẩn quy trình được nhiều DN trên thế giới sử dụng và cũng là mục tiêu mong muốn của DN sản xuất PM trong nước. Công ty tôi đang QL theo quy trình của RUP. Tôi sẽ nghiên cứu thêm về QL chi phí của CMMI để thay thế cho quy trình QL của RUP”.
     

    Về phía người đã và đang thực hành CMMI mức 5, bà Nguyễn Thị Mỹ Hạnh, QLDA Công ty Hệ thống FPT (FIS) khẳng định: “Khóa học giúp tôi khái quát hóa và hệ thống lại các quy trình QLDA CNTT. Quy trình đưa ra tại khoá học không mới so với quy trình tôi đang làm. Nhưng từ trước đến nay do chỉ làm theo quy trình đã có sẵn nên tôi mới chỉ có kiến thức thực hành, khóa học là cơ hội để tôi được trang bị thêm về cơ sở lý thuyết!”.


    Hải Thanh

    ID: B0910_60