• Thứ Sáu, 02/04/2010 14:29 (GMT+7)

    Tái cấu trúc quy trình doanh nghiệp: Đột phá tư duy

    Quỳnh Anh
    Lời tòa soạn: Bài viết “Tái cấu trúc ở Úc: Chú trọng giảm chống đối nội bộ”, mục Quản trị, TGVT B, tháng 3/2010 nhận được nhiều phản hồi tích cực của bạn đọc. Nhiều doanh nghiệp (DN) mong nhận được phân tích sâu hơn cách thức tiến hành tái cấu trúc (TCT). Tạp chí TGVT B tiếp tục phỏng vấn nhà tư vấn Phan Công, người đã tham gia tư vấn tháng trước, về đề tài này.

    TGVT B: Thưa ông, làm thế nào đề một dự án TCT quy trình DN tạo ra kết quả đột phá?

    Ông Phan Công: Để tạo ra kết quả đột phá, quá trình TCT cần có các bước “Đột phá tư duy” để rà soát lại tầm nhìn, hướng chiến lược trong một môi trường cạnh tranh và luôn thay đổi.

    Các bước “Đột phá tư duy”:

    • Nhìn ra và khẳng định lại các sự khác biệt về sản phẩm, dịch vụ của tổ chức (TC)/DN đối với đối thủ cùng ngành trong và ngoài nước.

    • Triển khai bậc thang các mục tiêu, mục đích từ chiến lược, chiến thuật đến hành động cụ thể để phục vụ cho tầm nhìn và hướng chiến lược của TC/DN đã được rà soát, xác định (sử dụng các workshop đột phá và Quality Function Deployment-QFD để ưu tiên hóa các mục tiêu, mục đích)

    • Xây dựng tiếp các giải pháp thực hiện và khung thời gian triển khai cho phép TC/DN của bạn vượt trội đối thủ chứ không đơn giản bắt kịp họ. Đảm bảo suy nghĩ và quyết định của TC/DN không bị giới hạn bởi tri thức hiện tại.

    • Xây dựng hệ thống phục vụ cho các giải pháp bao gồm: mục đích, đầu vào, đầu ra, trình tự hoạt động, các yếu tố ảnh hưởng như môi trường, con người, vật chất, thông tin, các giá trị, thước đo, phương pháp kiểm soát...

    • Xác định cách thu thập thông tin để phục vụ cho các giải pháp (không thừa, không thiếu).

    • Thuyết phục và lôi kéo các nhân sự chủ chốt của các phòng ban khác tham gia xây dựng hệ thống, thực hiện các giải pháp.

    • Xác định thái độ luôn tìm kiếm, cải thiện các phương pháp giúp thực hiện các giải pháp nhanh, hiệu quả và chất lượng hơn.

    Truyền đạt mục tiêu dự án TCT cho các bộ phận là yếu tố cực kỳ quan trọng, vậy cần thực hiện truyền đạt những gì và như thế nào?

    Việc làm rõ tầm nhìn, chiến lược của TC/DN, các lợi ích (chiến lược, chiến thuật) đạt được sau khi hoàn tất dự án và các bước triển khai của dự án đối với các phòng ban và người thừa nhiệm vô cùng quan trọng. Đây là cách thức tạo nên một “Hội nghị Diên Hồng”, tập trung mọi nỗ lực cho dự án. Các bước này nên thực hiện thông qua các workshop, có tính tương tác để đạt sự đồng bộ trong tư duy và thực hiện. Thực hiện như sau:

    Xây dựng kế hoạch chuyển giao dự án cho nhiều giai đoạn cụ thể với những lịch trình ngắn hạn, những kết quả dễ thực hiện thành công nhằm kích thích tò mò và thỏa mãn tính kiên nhẫn có hạn của lãnh đạo, cổ đông của TC/DN.

    Sử dụng các phương tiện, môi trường truyền thông sẵn có trong TC/DN để truyền đạt (intranet, bản tin nội bộ, các buổi họp định kỳ tháng...) các kết quả đạt được cụ thể của dự án và các lợi ích của các kết quả này đối với TC/DN.

    Xây dựng hệ thống biểu dương, thưởng cho các cá nhân, nhóm đóng góp thực hiện thành công và hiệu quả các kết quả chuyển giao của dự án.

    Luôn tìm kiếm các biện pháp truyền thông mới, khác biệt để việc truyền đạt hiệu quả hơn trong phạm vi giới hạn tài nguyên, nhân, vật lực của TC/DN.

    Đầu tư và sử dụng đúng nguồn lực trong các quy trình chiến lược trọng yếu như thế nào và sử dụng nhân lực ra sao để có được kết quả tốt nhất trong TCT, thưa ông?

    Cần rà soát và xác định các quy trình chiến lược trọng yếu của TC/DN.

    Rà soát và xác định ngân sách dự kiến trên cơ sở các chiến lược đã được TC/DN đồng ý và phê duyệt.

    Rà soát và xác định các kỹ năng cần thiết (kỹ năng mềm, cứng, tính sáng tạo và phân tích... ) cho các nhân lực thừa nhiệm trong chuỗi chiến lược của TC/DN.

    Theo quan điểm cá nhân thì đối với nguồn nhân lực, tiêu chuẩn học thuật không cần thiết phải được xếp hạng ưu tiên. Tính thực tiễn, sáng tạo, phân tích, kỹ năng mềm và sự hiểu biết sâu sắc về ngành sản xuất, dịch vụ là rất quan trọng cho sự thành công của dự án

    Sau thời gian làm việc tại Úc và quá trình làm việc tại Việt Nam 6 năm qua, ông thấy nhận thức của các DN Việt Nam về TCT quy trình DN ra sao?

    Từ khi trở về Việt Nam năm 2003, tôi chưa được may mắn tham dự trực tiếp các dự án TCT quy trình DN. Tuy nhiên, quá trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực DN (ERP) cho các DN cho thấy, không phải DN nào cũng nhận thức được sự ưu tiên TCT quy trình DN trước khi triển khai ERP.

    Sau 6 năm làm việc tại Việt Nam, tôi nhận thấy nhu cầu thị trường TCT quy trình DN và triển khai ERP rất lớn. Nhưng mặt khác, ngân sách tài chính cho các dự án có giới hạn nên khó có thể minh giải lợi ích và kết quả đạt được. Quán tính trong thay đổi tư duy, lề lối quản trị trong sản xuất, kinh doanh nhỏ, dạng gia đình thường không được nhìn thấy. Nhiều DN không có ý định thay “chiếc áo cũ” đang mặc đã không còn thích hợp với một thân thể đang độ phát triển cao, cùng với những tư duy và sân chơi mới lớn hơn đòi hỏi tính hội nhập cao.

    Nhìn chung, nhận thức về TCT quy trình DN giữa Úc và Việt Nam là có sự khác biệt:

    Úc là quốc gia phát triển, môi trường kinh doanh khá cạnh tranh. DN Úc rất quan tâm đến TCT quy trình DN do phải cạnh tranh với các đối thủ châu Âu, Mỹ vì chi phí cộng thêm khi vận tải (vị trí địa lý xa đối với các quốc gia này), đồng thời phải đối phó với các quốc gia ờ châu Á năng động và ngày càng hoàn thiện, hiệu quả hơn trong cung cấp các chuỗi cung ứng sản phẩm, dịch vụ.

    DN Việt Nam gần đây cũng đã nhận thức được việc phải cải thiện quy trình DN để nâng cao tính cạnh tranh nhưng chúng ta cần có những chiến dịch truyền thông và những biện pháp cụ thể, đồng bộ hơn trong triển khai và hỗ trợ DN triển khai dự án.

    ID: B1004_28