• Thứ Sáu, 02/04/2010 14:33 (GMT+7)

    ERP tại VINASOY: Kiên trì theo đuổi mục tiêu

    Nguyễn Phúc Đức
    Lời tòa soạn: Tác giả Nguyễn Phúc Đức, Trưởng phòng CNTT Công ty Sữa đậu nành Việt Nam - VinaSoy, đã đúc kết nhiều kinh nghiệm có giá trị qua “hành trình” triển khai - vận hành ERP tại đơn vị mình.

    Lời tòa soạn: Tác giả Nguyễn Phúc Đức, Trưởng phòng CNTT Công ty Sữa đậu nành Việt Nam - VinaSoy, đã đúc kết nhiều kinh nghiệm có giá trị qua “hành trình” triển khai - vận hành ERP tại đơn vị mình. TGVT B rất trân trọng sự chia sẻ của tác giả và mong được làm cầu nối đưa những đúc kết đáng quý về ứng dụng CNTT này đến tất cả các doanh nghiệp (DN), các bạn đọc để cùng nghiên cứu. Chúng tôi mong tiếp tục nhận được sự phản hồi của các bạn.

    Tự tìm hướng đi

    Trong môi trường kinh doanh (KD) cạnh tranh ngày một gia tăng, DN nào cũng phải nỗ lực tìm kiếm giải pháp (GP) quản lý toàn diện nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng nhanh hơn, tốt hơn và hiệu quả hơn. ERP (Enterprise Resources Planning) có thể là câu trả lời. Đây là GP CNTT giúp DN quản trị hoạt động của mình một cách toàn diện. Trên thế giới, các DN đã ứng dụng ERP từ lâu, tuy nhiên ở Việt Nam điều này vẫn còn mới mẻ, ERP vẫn thật sự chưa phổ biến.

    “Muốn dòng nước trong thì đầu nguồn phải chảy” - Lãnh đạo phải là người luôn thấu hiểu, chia sẻ, tạo điều kiện và động viên; DN phải sẵn sàng vận động để thay đổi, đồng thuận cam kết với quyết tâm cao... Đó là một số đúc kết quan trọng từ quá trình triển khai ERP tại VinaSoy trong 4 năm qua.

    Năm 2005, với ý tưởng táo bạo “nghĩ lớn, làm nhanh” và sự cam kết quyết tâm thay đổi môi trường làm việc, “đánh thức” các nguồn lực hiện có, ban lãnh đạo (BLĐ) Công ty Sữa đậu nành Việt Nam - VinaSoy đã lặn lội vào TP.HCM để tìm tòi, nghiên cứu tài liệu, mô hình mẫu, quyết tâm đầu tư GP ERP. BLĐ VinaSoy cuối cùng đã quyết định chọn đối tác là công ty GP CNTT Vũ Thái Duy (VTD).

    VinaSoy đầu tư ERP với chi phí ban đầu khá khiêm tốn, chưa quá 950 triệu đồng (50.000 USD) cho 10 Modules. Mức chi phí này chưa thể gọi là đầu tư đúng nghĩa, nhưng trong bối cảnh bấy giờ cần phải “liệu cơm gắp mắm”. VinaSoy xác định mô hình “vừa học vừa làm” và dự kiến có thể kéo dài tiến độ. Vì “không ai có thể hiểu định hướng, nhu cầu của DN bằng chính mình”, kết hợp với kinh nghiệm của Công ty VTD vừa là nhà tư vấn vừa là đơn vị triển khai, có đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, đầy tâm huyết, VinaSoy đã lực chọn và đặt kỳ vọng vào khả năng thành công của GP ERP-Việt (VinaSoy không chọn GP nhà tư vấn độc lập).

    Thay đổi sâu sắc

    Triển khai hệ thống ERP tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của DN. Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả không dễ dàng chút nào. Có thể khái quát một số thay đổi cơ bản mà ERP mang lại cho VinaSoy như sau:

    1. Cung cấp cái nhìn toàn cảnh tại bất kỳ thời điểm nào

    Trước kia các phòng ban chức năng của VinaSoy thường sử dụng những phần mềm phân mảnh như Foxpro, Excel, Lotus…do nhiều người viết, mỗi người một phách, nhiều loại bảng biểu, chồng chéo và đôi khi còn “giẫm chân” lên nhau. Do vậy giao thức chia sẻ dữ liệu giữa kế hoạch KD và kế toán tài chính rất khó khăn, chưa kể đến những lĩnh vực khác như quản trị nguồn nhân lực, quản trị sản xuất (SX)... Các dữ liệu trên đã có nhưng không thể chia sẻ cho bộ phận liên quan mà phải cập nhật và thậm chí phải làm lại hoàn toàn từ đầu, vô ích và tốn kém.

    Hiện nay, ranh giới chuỗi công việc giữa các phòng ban chức năng gần như không còn nữa, mà nó luôn được nhìn nhận một cách tổng thể, xuyên suốt. Ví dụ, nhờ nhận được kế hoạch bán hàng của kế hoạch kinh doanh (KD), phòng Kỹ thuật SX chủ động về tiến độ, chủng loại sản phẩm để đáp ứng yêu cầu hàng tháng của thị trường... Trước kia bộ phận điều phối Logistic của VinaSoy thường chỉ nắm được chi tiết hàng bán ra cho nhà phân phối (SalesOut). Mọi thông tin về hàng tồn kho lúc cần có kế hoạch đặt hàng và thanh toán thường gặp nhiều trở ngại, thậm chí số liệu không chính xác, bỏ qua nhiều cơ hội bán hàng mà đáng ra sẽ có. Với ERP trên mạng diện rộng kết nối gần 100 POS (Trạm nhà phân phối) với văn phòng VinaSoy, bộ phận SalesControl có thể biết tường tận mọi số liệu hàng tồn kho, công nợ của từng khách hàng, xuống sâu hơn nữa là tồn kho hằng ngày tại hệ thống bán lẻ trên toàn quốc, cái mà trước đây là không tưởng khi đặt vấn đề quản lý nó.

    Nhà phân phối của VinaSoy cũng được hưởng lợi từ ERP: họ có thể đặt hàng qua mạng và theo dõi tiến độ cấp hàng, tình hình thực hiện đơn hàng, để chủ động điều hàng từ VinaSoy đến kho của nhà phân phối và các điểm bán.

    Hệ thống hơn 65.000 điểm bán của VinaSoy cũng quản lý theo quy trình đã được phân tích và chuẩn hóa. Từ diễn biến đặt hàng, thực hiện đơn hàng, chính sách bán hàng từng ngày... số liệu được truyền về ngay hoặc trước 8 giờ sáng hôm sau (đối với đơn hàng giao muộn) để SalesControl tập hợp gần 20 báo cáo phân tích, phản ảnh chính xác bức tranh thị trường từ nhiều khía cạnh khác nhau. Từ đó BLĐ kịp thời điều hành, chấn chỉnh để dành cơ hội mở rộng và phát triển thị phần.

    Tất cả đều trong một thể thống nhất và xuyên suốt.

    Hành trình triển khai

    Trong khoảng thời gian từ tháng 12/2006 đến cuối năm 2009, VinaSoy đã hoàn tất cơ bản dự án ERP với 10 phân hệ (Modules) chức năng như sau:

    1. Quản trị mua hàng (Purchase Order - PO)
    2. Quản trị kho (Inventory - IN) và Hoạch định nhu cầu dự trữ vật liệu tối ưu (MRP)
    3. Quản trị SX (Manufacturing - MA)
    4. Kiểm soát chất lượng (Quality Control - QC)
    5. Bảo trì và xử lý sự cố thiết bị (Maintenance Repair - MR)
    6. Điều phối bán hàng (Order Processing - OP)
    7. Kế toán tài chính và Kế toán quản trị (Financial Accounting - FA)
    8. Quản trị hệ thống phân phối (Distributor Management - DM)
    9. Quản trị nguồn nhân lực (Human Resources - HR)
    10. Quản trị văn phòng (eOffice - EO)

    2. Thay đổi thói quen, tư duy làm việc, kỹ năng quản lý.

    Với ERP, mỗi thành viên tham gia vận hành luôn ý thức được rằng phải giải quyết rốt ráo công việc của mình trước khi chuyển cho bộ phận khác. Người làm trước sẽ là “khách hàng” của người làm sau và ngược lại. Chuỗi công việc được hình thành với mối quan hệ chặt chẽ, linh hoạt, phản ảnh theo thời gian thực và chính xác, tránh thực trạng làm nháp số liệu, chờ đến cuối kỳ mới ngồi lại đối chiếu, hoặc áp đặt thời gian ghi nhận sự kiện tùy tiện theo ý muốn chủ quan... Thông tin SX KD, đánh giá kết quả công tác của nhân viên thông qua các chỉ số đo lường hiệu suất KPI (Key Performance Indicators) luôn đúng tại mọi thời điểm, đó là đặc tính cơ bản, rất khác biệt của hệ thống ERP.

    Nói một cách cụ thể hơn:

    “Muốn dòng nước trong thì đầu nguồn phải chảy” - Lãnh đạo phải là người luôn thấu hiểu, chia sẻ, tạo điều kiện và động viên; DN phải sẵn sàng vận động để thay đổi, đồng thuận cam kết với quyết tâm cao... Đó là một số đúc kết quan trọng từ quá trình triển khai ERP tại VinaSoy trong 4 năm qua.

    • Khi chưa ứng dụng ERP, chi phí SX, tính toán giá thành sản phẩm thường do kế toán phân bổ chung chung vào cuối tháng rồi báo cáo. Khi đó mọi việc đã qua, sản phẩm đã rớt xuống băng chuyền nhưng không thể nào biết được chi phí lô nào cao hơn, công đoạn nào vận hành chưa tốt để chấn chỉnh. Còn hiện nay, ý thức của công nhân vận hành thiết bị phải tập trung cao độ, chi phí nguyên vật liệu sử dụng hiện hữu cho từng công đoạn, hạn chế tối đa thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch để đảm bảo chỉ số OEE (Mức hữu dụng thiết bị toàn phần dựa trên cả ba tiêu chí là mức hữu dụng, hiệu suất thực hiện và chất lượng) và các thông số kỹ thuật khác được giao. Phòng Kỹ thuật có thể quản lý được lao động theo ca, điều chuyển nhân sự, biết lý do vắng mặt mà không cần trưởng ca báo cáo.

    • Trên cơ sở này, phòng Tổ chức Hành chính sẽ được thừa hưởng dữ liệu công SX theo ca để lập báo cáo hàng ngày và thanh toán lương. Trước đây, thường phải mất khoảng 2-3 ngày để tổng hợp công, và đặc thù sự điều động nhân sự luôn gắn giữa thời gian làm việc với hệ cấp bậc công việc theo nó khiến rối ren khi tính toán. Nhưng nay thì mọi thứ đã chuẩn bị sẵn sàng và chính xác.

    • Công tác bảo trì và xử lý sự cố thiết bị (Maintenance Repair - MR) tại VinaSoy đã thực sự thay đổi. Phòng Kỹ thuật có thể hoạch định kế hoạch bảo trì thiết bị (Planned Maintenance), qua đó hoàn thiện dần quy chế bảo trì, lịch bảo trì theo tần suất giờ máy chạy (Interval), đảm bảo kế hoạch vật tư đúng thời điểm bảo trì. Trước đây, VinaSoy thường bị động trong chuẩn bị kế hoạch vật tư bảo trì, khiến nhiều vật tư thừa, chiếm dụng vốn nhưng đôi khi phải chờ các chi tiết quan trọng từ nước ngoài về mới có thể tiến hành bảo trì...

    • Hệ thống còn có thể phân tích và dự dự báo thời điểm bảo trì trên cơ sở cập nhật giờ máy hoạt động thực tế (Time Production) kết hợp với quy chế bảo trì đã chuẩn hóa. Điều này cực kỳ quan trọng và cần thiết, giúp Phòng kỹ thuật chủ động cải tiến bảo trì có trọng điểm (Focus Improvement), đồng thời tiết kiệm chi phí, nhân lực và nâng cao hiệu suất sử dụng thiết bị trong năm.

    • Thói quen sử dụng giấy “bướm” cũng được khắc phục. Việc nhận vật tư cho SX trước đây chỉ là chữ ký vào sổ thủ kho để “mượn tạm”, không theo dõi hành trình, nay phải tuân thủ lộ trình, xác định nhu cầu trên cơ sở kế hoạch SX và định mức tiêu hao, điều chuyển kho. Nếu ca có kết thúc lô SX thì phải phân loại và kết chuyển chính xác danh mục vật tư sử dụng. Mọi số liệu phân tích tồn kho, tiết kiệm định mức tiêu hao, giá thành lô SX cũng đều dựa vào những thông tin này.

    3. Tiết kiệm chi phí SXKD

    “ERP không phải là phép màu. Nó không làm DN thay đổi bộ mặt hay tăng doanh số trong thời gian ngắn. Đồng thời, khả năng thất bại của dự án ERP khá cao. Không thể triển khai một sớm một chiều mà đòi hỏi phải có một lộ trình, thậm chí là sự kiên trì theo đuổi mục tiêu. Thông thường thời gian triển khai sau 2 đến 3 năm, hoặc thậm chí hơn nữa, ERP mới bắt đầu ổn định.”
    Ông Nguyễn Phúc Đức

    VinaSoy giảm khối lượng các văn bản giấy tờ tại văn phòng nhờ các định dạng truy cập thông tin trực tuyến, phân quyền tùy chức năng nhiệm vụ. ERP kết hợp với giao thức VPN và sự hỗ trợ mạng diện rộng, lãnh đạo VinaSoy xem báo cáo SXKD ngay trên mạng Internet tại bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào. Thông tin có nhiều cơ hội chia sẻ, không cần phải chờ đợi báo cáo số liệu từ các “ốc đảo” là bộ phận chức năng như trước, quy trình quản lý được kiện toàn.

    Điển hình về công tác thị trường, với hoạt động của trên 300 nhân viên chi phí bưu điện và nhắn tin báo cáo hàng ngày vào khoảng hơn 20 triệu đồng/tháng, nhưng vẫn còn những vùng đến cuối tháng mới có thông tin. Kho lưu trữ biểu mẫu báo cáo hàng năm cũng là vấn đề nan giải. Hiện nay, hình ảnh ấy đã “đi vào dĩ vãng”, Module Quản trị Hệ thống phân phối trong ERP giúp VinaSoy kiểm soát diễn biến thực tế hàng ngày kịp thời, chính xác nhưng chi phí lại thấp.

    ERP luôn giúp VinaSoy có đủ thông tin phân tích đơn hàng, giá cả vật tư, đánh giá chất lượng nhà cung cấp, từ đó DN có nhiều lựa chọn cho đầu vào. Module Hoạch định nhu cầu tối ưu nguyên vật liệu - MRP vận hành hỗ trợ cung ứng “vừa đủ và đúng lúc”, tiết kiệm vốn lưu động, từng bước giảm chi phí tồn kho không hợp lý trên 2,5% mỗi năm.

    Ngoài ra còn phải kể đến các lợi ích khác như kiểm soát hiệu quả công tác kế toán, có cơ sở đặt ra lộ trình giảm hạn mức tồn kho và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, vật tư phụ tùng cho bảo trì, đẩy nhanh vòng quay vốn lưu động, tối ưu hoá công tác quản trị chi phí SX KD.

    4. Chủ động hoạch định chiến lược.

    VinaSoy đã triển khai thành công Module SX - Module mang tính chiến lược. Đây là “cột xương sống” hội tụ các nút giao nhau giữa các luồng thông tin của Kế hoạch KD, Kế toán Tài chính, Tổ chức Lao động, kể cả lĩnh vực Thị trường tiêu thụ... Khi triển khai, có lúc VinaSoy “vướng” ở một nhánh trong Modules này đến hơn 6 tháng, chưa kể 4 tháng trước đó đã làm nhưng phải hủy bỏ vì chưa có cơ sở phân tích vững chắc.

    Nhưng khi đi vào ổn định, Module này tạo điều kiện cho VinaSoy tiếp cận CNTT ở tầm chiến lược, hỗ trợ phân tích tổng thể trên nền số liệu thực, xuyên suốt, đáng tin cậy, phục vụ lập kế hoạch SX KD hàng năm. Qua đó có thể hoạch định chiến lược mở rộng quy mô kiểm soát SX, điều phối thị trường, chính sách giá cả, chiết khấu, các hình thức mua hàng, kết nối chia sẻ thông tin với nhà cung cấp, nhà phân phối trong cả nước, đặc biệt là kiểm soát vùng nguyên liệu đậu nành hạt hiện nay của VinaSoy.

    5. Mang lại lợi thế cạnh tranh

    Nhờ các lợi ích đã liệt kê ở trên, VinaSoy tăng tính cạnh tranh do hoàn thiện dần quy trình quản lý, kiểm soát hiệu quả quá trình SXKD, nâng cao năng lực điều hành, tăng cường khả năng hợp tác, tiếp cận tốt hơn với các chuẩn mực quản lý tiên tiến.

    Bài học kinh nghiệm

    Rào cản lớn trong triển khai ERP chính là việc phải thay đổi tư duy tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động SXKD, sự phối hợp giữa các phòng ban bộ phận. Đặc biệt DN thường chưa lường hết khối lượng công việc, làm tiến độ triển khai chậm trễ, đồng thời chưa thể tối ưu hóa những lợi ích vốn có của ERP.

    Nếu ứng dụng các gói phần mềm cục bộ khó một thì triển khai ERP sẽ khó mười, vì đây là một quá trình tiếp diễn liên tục. ERP là GP quản lý chứ không đơn thuần là một phần mềm. ERP không hoàn toàn kết thúc sau bước Go-live hệ thống mà phải chú trọng đúng mức và nâng cấp thường xuyên. Mặt khác, đặc thù ERP là lắp ghép bởi nhiều phân hệ Modules, càng ngày càng mở rộng, “làm giàu” thêm nhiều tính năng, liên quan đến nhiều bộ phận nghiệp vụ nên đòi hỏi các phòng ban phải sẵn sàng tiếp nhận và phối hợp chặt chẽ với nhau trong từng mắt xích thông tin, dữ liệu... Đổi lại ERP mang lại một tư duy và sự sẵn sàng trong công tác quản lý điều hành.

    Năng lực tổ chức của nhóm triển khai dự án, sự phối hợp giữa các phòng, ban chức năng, đặc biệt là sự quyết tâm của các cấp lãnh đạo có ý nghĩa vô cùng quan trọng, có thể quyết định hơn 70% khả năng thành công của dự án... Nếu không, sau một thời gian kỳ vọng, nó sẽ trở thành gánh nặng tài chính cho DN. Cơ cấu người đứng đầu nhóm dự án ERP thường phải là lãnh đạo DN, có trình độ quản lý, kinh nghiệm phân tích hệ thống và khả năng, quyền hạn quyết đoán cao mới có thể làm suy giảm hoặc triệt tiêu các mặt tiêu cực từ các mối quan hệ trong nội bộ. Tất cả đều phải nhìn về một hướng, đó là lợi ích chung.

    Nhóm thực hiện dự án luôn phải đối mặt với nhiều khó khăn khi có những sự cố không nằm trong kế hoạch, dẫn đến tình huống cả hai phía (DN và nhà triển khai) chưa chắc có tiếng nói chung trong việc điều chỉnh kế hoạch và tiếp tục tiến độ triển khai. Khi đó, hơn ai hết BLĐ hai bên phải cùng họp phân tích, giải quyết mâu thuẫn và tiếp tục “lên dây cót” tinh thần cho cả hai bên. Không nên đẩy hết tránh nhiệm lên vai nhóm quản lý dự án. Có vậy ERP mới hy vọng thành công, cùng nhau tạo ra một môi trường bổ ích, giúp nhau hoàn thiện, tạo nền tảng vững bền cho sự thăng hoa trong tương lai.

    ID: B1004_40