• Thứ Hai, 20/09/2010 14:54 (GMT+7)

    Triển khai TTSOFT CRM ở TEKCOM

    Như Dũng
    Công ty Cổ phần Kỹ Thương (TEKCOM JSC), TP.HCM đã ứng dụng nhiều giải pháp quản lý của TTSOFT như Kế toán, Giải pháp quan hệ khách hàng (CRM) và đang nâng cấp CRM. Sự thông hiểu lẫn nhau trong triển khai giải pháp phần mềm đưa đến kết quả ứng dụng khả quan.

    Người ứng dụng: Đưa “đầu bài” đúng lúc

    Ông Vũ Quang Huy, Chủ tịch Hội đồng quản trị TEKCOM cho biết, TEKCOM chủ yếu phân phối các sản phẩm sản xuất OEM từ các nhà máy có tên tuổi trong khu vực và vật liệu xây dựng chuyên về cốp pha ván ép phủ phim, các vật liệu cách âm, cách nhiệt... Công ty đã rất thành công trong mảng phân phối theo dự án (project sales). Ở mảng này, nhóm khách hàng chủ yếu là các nhà tư vấn thiết kế, chủ đầu tư, nhà thầu công trình công nghiệp và thương mại. Nhiệm vụ của nhân viên TEKCOM ở đây là phải quản lý được các cơ hội bán hàng, đáp ứng nhu cầu khách hàng cao nhất, biết khi nào cần có những sự quan tâm, tác động đặc biệt để biến cơ hội thành hợp đồng, mang lại các giá trị gia tăng cao cho khách hàng.

    “3 năm gần đây, TEKCOM tăng trưởng 100%/năm. Việc ứng dụng CRM đã giúp chúng tôi quản lý hoạt động kinh doanh của công ty, có thể đưa ra giải pháp hay quyết định kịp thời. Ngoài ra, với hỗ trợ của VPN, ở bất cứ nơi nào có thể truy cập Internet, chúng tôi đều sử dụng được CRM. TEKCOM đã đầu tư khoảng 300 triệu đồng cho giải pháp TTSOFT CRM. Đây là khoản đầu tư xứng đáng!”, ông Vũ Quang Huy

    Đối tượng mua hàng theo dự án thường mua nhiều lần, lặp lại. Lợi thế của TEKCOM ở mảng này là khả năng đáp ứng tốt nhất thời gian báo giá, thời gian giao hàng, giải quyết các sự cố ở công trường và các dịch vụ sau bán hàng. Một nhân viên bán hàng theo dự án có thể quản lý đến 30 cơ hội bán hàng cùng lúc. Đó là các dự án có tiềm năng sử dụng vật liệu của TEKCOM. Nhân viên bán hàng phải tìm hiểu ai là người quyết định mua hàng và đầu tư thời gian theo dõi, chọn đúng thời điểm tác động với người đó. “CRM giúp nhân viên quản lý cơ hội, biết khi nào cần tập trung vào đâu. Vì mọi hoạt động thuộc nhóm dự án của Công ty lấy khách hàng làm trọng tâm nên CRM rất quan trọng. CRM hỗ trợ việc quản lý được thuận tiện và hiệu quả cũng như giúp các bộ phận phối hợp tốt với nhau”, ông Huy cho biết.

    Khi mở thêm mảng bán hàng theo kênh phân phối (mô hình B2C - Business to Customer), người mua hàng cuối là các chủ nhà, thầu xây dựng dân dụng. Sản phẩm đi từ Công ty đến đại lý rồi tới họ. Với TEKCOM, việc quản lý trong mô hình này nặng về quản lý đại lý (tồn kho, giao hàng và theo dõi công nợ). Mỗi đối tượng của TEKCOM ở mô hình này có những quan tâm khác nhau. Đại lý cần được hỗ trợ về công nợ, chiết khấu, tiếp thị trong khi người mua thường chỉ quan tâm mẫu mã, giá cả…, nên TEKCOM đặt hàng TTSOFT tập trung vào công cụ quản lý công nợ - quản lý giao hàng - quản lý tồn kho.

    “Từ khi Công ty mở rộng bán hàng theo kênh phân phối (channel sales), nhu cầu quản lý quan hệ khách hàng tăng. Chúng tôi phải xây dựng và quản lý chính sách bán hàng cho từng cửa hàng. Việc quản lý chuỗi cung ứng là rất quan trọng. Chính vì thế, chúng tôi đã đề nghị TTSOFT nâng cấp phần mềm CRM hiện có, thêm vào mô - đun quản lý bán hàng cho kênh phân phối. Khi đại lý điện thoại đặt hàng, nhân viên dịch vụ khách hàng (customer service - CS) tiếp nhận điện thoại kiểm tra công nợ của khách hàng (do kế toán xác định, đặt kết quả trên giao diện máy tính) và lượng hàng sẵn có trong kho. Nếu thoả điều kiện giao hàng thì CS chuyển biên bản giao hàng xuống cho bộ phận giao nhận (logistic). Logistic chọn xem lấy hàng từ kho nào, chuyển hàng đi theo tuyến đường nào… Tóm lại, TTSOFT CRM đã giúp chúng tôi kiểm soát mọi tình huống, làm việc theo nhóm, tính toán thưởng cho nhân viên kinh doanh nhanh chóng nhất, giúp quản lý tốt công nợ quá hạn…”, ông Huy mô tả. Hiện nay trong kế hoạch mở rộng hệ thống phân phối đến nhóm khách hàng dân dụng, TECKCOM đặt mục tiêu xây dựng ít nhất 150 đại lý ở khu vực phía Nam đến cuối năm 2011.

    Nhà cung cấp giải pháp: Sâu sát với người dùng

     
    Thông tin về triển khai
    Đặc điểm - Quy mô: CSDL đặt tại Văn phòng chính - máy chủ HP Proliant ML310 G5. Các máy trạm dùng hệ điều hành Windows XP hoặc Windows 7, sử dụng mạng nội bộ hoặc Internet kết nối vào máy chủ. Số lượng máy kết nối với máy chủ đồng thời: 25 máy. Chi nhánh Hà Nội (4 máy) kết nối với Trụ sở qua VPN trên kênh cáp quang
    Lực lượng triển khai: TTSOFT: 1 người: Khảo sát, đề xuất, cấu hình máy chủ, máy tính cá nhân, mạng; Hướng dẫn cài đặt và sử dụng; Điều chỉnh và bổ sung các chức năng mới. TEKCOM: 1 người chịu trách nhiệm triển khai chính; Các thành viên nội bộ cùng phối hợp triển khai.
    Đặc điểm ứng dụng: Sử dụng hiệu quả các chức năng: Quản lý cơ hội, hợp đồng, khách hàng; Quản lý kho và Tính thưởng

    Ông Mai Thế Hùng, Giám đốc giải pháp CRM, Công ty Cổ phần Thuỷ Thiên - TTSOFT kể về việc triển khai giải pháp TTSOFT CRM của mình cho TEKCOM: “Sau các buổi hướng dẫn cách sử dụng và khai thác chức năng CRM, nhân viên TEKCOM bắt đầu nhập dữ liệu và xử lý nghiệp vụ trên phần mềm. Trước khi triển khai, tôi đã nói chuyện với TEKCOM về làm việc tinh gọn, thiết thực, “đúng ngay từ đầu, chuẩn từ bước một”. Cụ thể là hạn chế không cho quyền xóa dữ liệu. Một số nhân viên nhập thử dữ liệu không chính xác, không có ý nghĩa rồi muốn xóa không được. Có người nhập dữ liệu thiếu khi bật báo cáo để xem thì không hiểu vì sao doanh số tháng này của mình thấp thế... Tôi nói với các bạn TEKCOM: Nếu dùng nguyên bản CRM, các bạn vẫn làm việc được, nhưng hiệu quả có thể không cao bằng các bạn đưa ra ý kiến đóng góp để điều chỉnh. Những góp ý kịp thời của người dùng giúp nhà cung cấp chỉ cần điều chỉnh, trình bày lại một chút đã có thể khiến người dùng thoải mái hơn nhiều”.

    Quá trình triển khai có sự phối hợp chặt chẽ giữa người dùng với nhà cung cấp đảm bảo tính hiệu quả của việc ứng dụng phần mềm. Chẳng hạn TEKCOM có hệ thống công thức tính thưởng theo doanh số và ban đầu, TTSOFT đã đưa vào hệ thống CRM, kiểm tra và chạy chính xác. Đến gần cuối thời gian triển khai, do yêu cầu thực tế mới, các công thức tính thưởng của TEKCOM phải thay đổi, nghĩa là phải sửa phương pháp tính thưởng trong phần mềm CRM cho TEKCOM. “Chúng tôi vui vẻ thực hiện điều chỉnh này vì nếu không làm thì TEKCOM sẽ không dùng được chức năng này, hiệu quả công việc sẽ giảm đi. Ngược lại, khi TEKCOM đưa ra các yêu cầu điều chỉnh mà sau phân tích thấy rõ là không thiết thực thì lãnh đạo TEKCOM cũng đều vui vẻ đồng ý không cần điều chỉnh nữa”, ông Hùng cho biết.

    Chính nhờ sự trao đổi thường xuyên và thông hiểu nhau trong quá trình triển khai sử dụng phần mềm, từ ttháng 1/2010 đến nay, TTSOFT CRM đã được triển khai tại văn phòng chính của TECKCOM ở TP.HCM và 1 chi nhánh ở Hà Nội. Ngoài các chức năng sẵn có, hệ thống TTSOFT CRM bổ sung thêm một số chức năng quản lý: Quản lý kho, Quản lý dự án, Doanh số và Tính thưởng cũng như nhiều báo cáo đặc thù về tài chính, hiệu quả kinh doanh... theo yêu cầu của TEKCOM.

     

    ID: B1008_58