• Thứ Sáu, 22/10/2010 08:20 (GMT+7)

    Tối ưu hóa quy trình kinh doanh

    Trần Đức
    Vấn đề mà lãnh đạo doanh nghiệp (DN) luôn phải đối mặt là làm sao tối ưu hóa quy trình kinh doanh (KD). Giải pháp là DN phải theo dõi toàn bộ quy trình theo thời gian thực và điều chỉnh kịp thời. DN có thể cần đến công cụ phần mềm để thực hiện công việc này.

    Quy trình KD thay đổi thường xuyên

    Theo bà Katrina Troughton, Phó Chủ tịch phụ trách Phần mềm khu vực châu Á Thái Bình Dương của IBM, trong một cuộc điều tra toàn cầu của IBM (phỏng vấn trực tiếp 275 nhà lãnh đạo trên toàn cầu về phương thức làm việc mới) cho thấy, các công ty hàng đầu trong nhiều lĩnh vực hiện đang tập trung nâng cao tính linh hoạt trong KD thông qua quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM). Nghiên cứu chỉ ra rằng: các công ty hàng đầu trên thị trường có xu hướng sử dụng gấp đôi các công cụ mô hình hóa và tự động hóa để thuận tiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ của mình. Bên cạnh đó, mức độ sử dụng môi trường làm việc cộng tác của họ cũng tăng gấp ba lần so với trước đây.

    Môi trường làm việc của DN thay đổi thường xuyên. Chẳng hạn, việc thêm đơn đặt hàng hoặc hủy bỏ hợp đồng diễn ra hàng ngày. Nhu cầu khách hàng cũng thay đổi theo thời gian. Số lượng những công việc như vậy ngày càng nhiều khiến đôi khi sự phản hồi của các bộ phận trong DN không nhanh chóng trong khi lãnh đạo không kiểm soát hết. “Theo thống kê của chúng tôi, mỗi ngày trên toàn thế giới có khoảng 800 tỷ giao dịch. Đây là lượng giao dịch khổng lồ và các DN lớn, các tập đoàn đa quốc gia nếu không quản lý được các quy trình nghiệp vụ này sẽ rất khó thành công”, bà Katrina Troughton nhận xét.

    Quản lý theo thời gian thực, tối ưu hóa quy trình

    Quản lý quy trình KD cần được áp dụng cho nhiều loại hình DN/tổ chức. Chẳng hạn, trong lĩnh vực y tế, việc cứu sống người còn quan trọng hơn KD. Nếu không được quản lý tốt, bác sỹ có thể quên mất một khâu nào đó trong quy trình nghiệp vụ hoặc y tá không báo cáo cho bác sỹ những thông tin quan trọng. Nếu áp dụng BPM, bác sỹ sẽ nhanh chóng được tiếp cận với các xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh để chẩn đoán nhanh và tăng tính chính xác. Một yếu tố khác nữa là DN phải hoạt động dưới rất nhiều quy định nhà nước mà nếu không có quy trình nghiệp vụ tốt, DN sẽ dễ “rối” khi gặp các vấn đề về pháp lý.

    “Chúng ta phải nhận thức được khi nào cần phải thay đổi quy trình? Thực tế các công ty hàng đầu thế giới đã thành công nhờ thích ứng nhanh khi môi trường KD thay đổi cũng như đáp ứng kịp thời những quy định mới của chính phủ, từ đó tăng tính cạnh tranh”, bà Katrina Troughton

    Cuộc khảo sát của IBM cũng cho thấy đại bộ phận nhà lãnh đạo DN toàn cầu nhận thức được họ cần phải thay đổi cách thức vận hành DN của mình. Tuy nhiên, để thay đổi họ đều gặp phải vấn đề về tối ưu hóa quy trình KD.

    Những vấn đề trên đặt ra nhu cầu về công cụ phần mềm BPM. Thông qua ứng dụng, phần mềm BPM, DN có thể đồng bộ hóa con người, dữ liệu và hệ thống trong quy trình. Từ đó, nhà quản lý DN có thông tin cần thiết như trạng thái hoạt động của các quy trình và đưa ra những giải pháp khả thi. Để nâng cao hiệu suất hoạt động, các nhóm làm việc của các phòng ban cũng cần đến các công cụ để thiết kế, triển khai, giám sát và thay đổi các quy trình nghiệp vụ.

    Một ví dụ cụ thể là Globe Telecom, tập đoàn viễn thông lớn thứ 2 tại Philippines. Cũng như bất kỳ công ty đứng thứ 2 nào, họ luôn muốn vươn lên vị trí số 1 thị trường. Vấn đề họ gặp phải là làm thế nào để khách hàng tiếp tục quay lại với dịch vụ của họ mà không chuyển sang các đối thủ cạnh tranh khác. Quy trình quản lý KD trước đây của công ty khiến việc đưa sản phẩm mới và các chương trình khuyến mãi ra thị trường mất nhiều thời gian và chi phí. Globe Telecom đã quyết định ứng dụng BPM của IBM. Kết quả là họ kiểm soát theo thời gian thực quy trình, tương tác và điều chỉnh nhanh chóng theo tình hình thị trường.

    Globe Telecom cũng tích hợp nhiều hệ thống tính cước khác nhau trên một giao diện duy nhất. Trong đó, các nhà nghiên cứu có thể tương tác thực hiện quản lý các luồng công việc của nhiều nhóm khác nhau nhằm phê duyệt và khắc phục sai sót, sửa chữa các vấn đề liên quan đến tính cước. Khi đo lường theo thời gian thực và có báo cáo kết quả KD nhanh chóng, Globe Telecom đã rút ngắn thời gian thâm nhập thị trường của sản phẩm mới từ 6 tháng xuống còn 40 ngày và giảm chi phí phát triển sản phẩm tới 90%.

    ID: B1009_40