• Thứ Năm, 30/06/2011 13:30 (GMT+7)

    ISO không giấy tờ: Nhanh - Tiết kiệm

    Hải Hà
    Doanh nghiệp (DN) có thể quản lý trực tuyến hệ thống ISO của mình. Nhờ đó, các quy trình, biểu mẫu, thủ tục quản lý và điều hành được biên tập sẵn vào hệ thống...

    Ông Hà Tuấn Anh, Giám đốc Viện Nghiên cứu đào tạo về quản lý RIMT cho biết: việc ứng dụng các tiêu chuẩn vào hệ thống quản lý chưa được các DN Việt Nam quan tâm đúng mức. Nhiều nơi đua nhau xây dựng và áp dụng ISO nhưng lại không hiểu rõ làm sao cho phù hợp với đặc thù của mình.

    Trong thực tế, những DN có giấy chứng nhận ISO vẫn hay than phiền là họ cảm thấy phiền toái với hệ thống quản lý chất lượng. Việc áp dụng do vậy kém hiệu quả.

    Nhiều chuyên gia phân tích nguyên nhân: do các DN xem ISO như là hình thức phải có. Không ít DN tìm mọi cách, kể cả bằng cách thông qua quan hệ có được giấy chứng nhận ISO, rồi xem như đã hoàn thành nhiệm vụ.

    ISO là giấy thông hành để vượt qua đòi hỏi bắt buộc của một số đối tác nước ngoài, là một loại bằng cấp để hợp thức hóa hơn là sự khẳng định quyết tâm duy trì và theo đuổi mục tiêu, chất lượng theo yêu cầu của tờ giấy chứng nhận - Nhiều DN quan niệm như vậy!

    Khi có được trong tay tờ giấy chứng nhận ISO (do một tổ chức nào đó cấp), có DN lập tức cho đóng khung, treo ở nơi trang trọng nhất trong trụ sở. Nhưng thực tế, những DN này lại thiếu quan tâm, thậm chí là “mặc kệ”, bỏ ngỏ tất cả các quy định, hướng dẫn công việc theo quy trình quản lý ISO để quay lại cách làm cũ… Mặt khác, trước khi áp dụng, DN lại mời phải một số chuyên gia tư vấn còn ít hiểu về ISO. Họ tư vấn cho DN soạn thảo những tài liệu rườm rà thiếu thực tế.

    Ông Tuấn Anh khẳng định, việc cấp giấy chứng nhận ISO hiện ở mức độ chưa hiệu quả. Từ đó, DN phải đối mặt với những khó khăn đã nêu.

    Nên đẩy mạnh áp dụng ISO Online để nâng cao khả năng ứng dụng CNTT cho DN và nâng cao tính minh bạch, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm, chi phí in ấn.

    Kỹ năng lãnh đạo

    Để giải quyết vấn đề trên, ông Tuấn Anh cho rằng, trước tiên DN cần phải thay đổi kỹ năng lãnh đạo và quản lý, phải đào tạo CEO trước. Từ đó, CEO hiểu biết và vận dụng phương pháp giải quyết nhất quán và đồng bộ trong tổ chức.

    Thứ 2, tái cấu trúc tổ chức: hình thành tư duy chiến lược, áp dụng và triển khai chiến lược các quá trình quản trị tổ chức, quản trị kế hoạch kinh doanh!

    Thứ 3, suy nghĩ tổng thể và kiểm soát hệ thống thông qua việc đưa ra những tiêu chí và quy định làm việc chặt chẽ.

    Ông nhấn mạnh: DN cần đổi mới công nghệ để nâng cao hiệu quả sản xuất. DN nên áp dụng những công nghệ sản xuất tốt; được hỗ trợ đào tạo hiệu quả từ các công ty chuyên cung cấp công nghệ. Từ đó có thể áp dụng hệ thống ISO hiệu quả và chặt chẽ.

    Theo ông Adam McDean, Tổng giám đốc tổ chức Certification Services (Australia and International), khi quy trình sản xuất hiệu quả hơn nên lợi nhuận có thể tăng. Khi giải quyết được vấn đề chất lượng sản phẩm thì uy tín DN sẽ tăng trên thị trường.

    Thông qua việc quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn của mỗi vị trí công việc thì CBCNV trong công ty có ý thức kỷ luật lao động tốt, làm việc khoa học - nề nếp hơn. Khi đó, giấy chứng nhận ISO thể hiện được tính cạnh tranh quốc tế. Nó là bằng chứng của sự đảm bảo và an toàn cho khách hàng quốc tế.

    ISO online là một hệ thống tin học hóa toàn bộ các quy trình và biểu mẫu ISO trong đơn vị, áp dụng dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ truyền thông qua mạng Internet.

    Tiếp cận ISO Online

    Ông Tuấn Anh nhận định “vì trình độ tổ chức và khả năng ứng dụng CNTT của DN còn thấp nên hầu hết DN Việt Nam chưa áp dụng ISO không giấy tờ... Nguyên Bộ trưởng Thương mại Trương Đình Tuyển trong bài viết “Sự lồi lõm trong thế giới phẳng” đã cho biết chỉ có 11,55% số DN sử dụng mạng nội bộ và 2,16% DN xây dựng website. Tỷ lệ đổi mới máy móc thiết bị của Việt Nam hàng năm cũng chỉ đạt 8 đến 10%, trong khi ở các nước trong khu vực có tỷ lệ tương ứng là 15 - 20%. Do vậy, các DN nên đẩy mạnh áp dụng ISO Online để nâng cao khả năng ứng dụng CNTT và nâng cao tính minh bạch, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm, chi phí in ấn”.

    Ông cũng nêu ví dụ cụ thể: “khi trình lãnh đạo phê duyệt một quy định, hay một quy trình công việc nào đó, nhân viên phải in ra nhiều lần trước khi duyệt, làm lãng phí tiền bạc và thời gian. Nhưng nếu sử dụng ISO Online, văn bản sẽ gửi qua mạng mà không cần phải in khi lãnh đạo chưa thống nhất duyệt. Cách này sẽ làm giảm khối lượng giấy tờ công tác văn phòng.

    Thông thường, khi các cấp lãnh đạo đi công tác xa, các văn bản quan trọng sẽ không được phê duyệt nên công việc ngưng trệ. Nhưng nay, khi sử dụng ISO Online thì có thể phê duyệt qua mạng. Nhờ đó, công việc công ty chạy bình thường.

    Nhưng hiện có ít công ty Việt Nam làm được việc đó.

    Đối với các công ty lớn, tập đoàn, việc xây dựng hệ thống ISO đòi hỏi phải thuê công ty tư vấn và tuyển một đội ngũ (có khi từ 3-5 người) để triển khai, duy trì các tiêu chuẩn ISO như: 22000 (an toàn thực phẩm), 27001 (bảo mật thông tin), 14001 (bảo vệ môi trường). Nhưng hiệu quả mang lại từ việc xây dựng ISO chưa cao mà lại gây tốn rất nhiều chi phí.

    Trên thế giới đã và đang áp dụng ISO không giấy tờ (ISO Online). Nhưng ở Việt Nam thì ISO Online chưa được áp dụng nhiều hoặc gần như chưa có.

    ISO Online cho phép khách hàng tự tạo quy trình mẫu, biểu mẫu sẵn có của đơn vị mình. Nó cập nhật các phiên bản quy trình và biểu mẫu khi trong đơn vị có thay đổi văn bản ISO. Có thể gửi email với nội dung lấy từ các biểu mẫu có sẵn trong phần mềm; rút ngắn thời gian nhờ không cần sử dụng các phần mềm gửi email khác. Việc chia sẻ file dữ liệu với các đối tác sẽ thuận lợi và nhanh chóng…

     

    ID: B1105_58