• Thứ Hai, 22/08/2011 10:55 (GMT+7)

    Quản lý đầu tư: Loại bỏ lãng phí

    Trương Hồng Hạnh
    Trong các nghiên cứu về quản trị tinh gọn có một con số đáng kinh ngạc, đó là chỉ khoảng 5% những gì chúng ta đang làm là đáng được làm, còn lại 95% là không trực tiếp mang lại lợi ích…

    Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng...

    Doanh nghiệp (DN) sản xuất và kinh doanh hiệu quả, đến một lúc nào đó sẽ có nhu cầu mở rộng quy mô. Và có nhiều lựa chọn để phục vụ cho việc mở rộng DN như: thuê ngoài nhiều hơn hoặc tập trung vào thế mạnh của mình (1); đầu tư thêm nhà xưởng, thiết bị và công nghệ, tuyển thêm nhân công (2); cắt giảm lãng phí để tăng năng lực sản xuất bằng chính các nguồn lực hiện có (3)... Nhưng cách 1 nhiều rủi ro; Cách 2 cần bổ sung vốn và kèm theo là chi phí tài chính; Cách 3 ít khi nghĩ tới, vì chẳng ai nghĩ mình đang quản lý kém hay gây lãng phí…

    Hình: TTXVN

    Trong các nghiên cứu về quản trị tinh gọn có một con số đáng kinh ngạc, đó là chỉ khoảng 5% những gì chúng ta đang làm là đáng được làm, còn lại 95 % là không trực tiếp mang lại lợi ích. Trong đó, đa phần là lãng phí có thể loại bỏ tới hàng chục %.

    Nếu chúng ta không loại bỏ những lãng phí, khi phát triển và mở rộng công ty, những lãng phí đó sẽ tăng lên nhiều lần. Một DN lãng phí, khi mở rộng sẽ kéo theo lãng phí rất lớn về nguồn vốn. Nếu cả ngành mở rộng thì lãng phí càng lớn hơn...Sẽ rất nguy hiểm khi lãng phí bùng nổ ra tất cả các ngành!

    Một ví dụ thường được dùng để mô tả lãng phí: Chẳng hạn, gắn một tấm kim loại nhỏ A lên một mặt phẳng B. Thông thường, người ta sẽ dùng vít để làm việc này. Khoan 1 lỗ vừa đủ, đặt đinh vít vào và đưa tuốc nơ vít tới xoay theo chiều kim đồng hồ nhiều vòng rồi siết thật chặt vòng cuối để đảm bảo là A được gắn chặt vào B.

    Thoạt nhìn, các động tác được kể ra là những việc hiển nhiên phải làm. Nhưng không hẳn vậy! Việc khoan lỗ có thực hiện việc gắn A vào B không? Thực tế là “không”! Việc đưa tuốc nơ vít tới đầu đinh vít có thực hiện việc gắn A vào B không? “Không”! Việc xoay vít có thực hiện gắn A và B không? Cũng “không”! Chỉ có động tác cuối cùng, siết đinh vít, mới làm công việc gắn A vào B. Như vậy, đa phần các công việc đã được mô tả ở trên là lãng phí. Và nếu có cách loại bỏ mà vẫn gắn được A vào B sẽ tốt hơn.

    Và cách để giải quyết vần đề này là: thay vì phải dùng tuốc nơ vít, người ta gắn sẵn mũ vào đầu đinh vít để có thể vặn và siết bằng tay hoặc đơn giản hơn là, bôi keo rồi dán lên là xong.

    Hay trong một nhà máy may, chúng ta sẽ thấy đa số công nhân không may mà làm các công việc như: bê các bó bán thành phẩm, chuẩn bị các chi tiết cần may, kiểm tra sau khi may, bó, gói, bóc tách… Rất ít khi chúng ta nhìn thấy máy may chạy… Trung bình máy chỉ hoạt động khoảng 20 - 30% thời gian còn lại là lãng phí. 

    “Ngành Dệt may có ba triệu công nhân. Đầu tư ban đầu cho mỗi công nhân khoảng 40 triệu đồng (2.000 USD). Tăng năng suất lao động lên chỉ cần 30% sẽ giúp toàn ngành này tăng doanh số lên hàng tỷ đồng/năm…”

    Đó là lãng phí sức lao động, còn các lãng phí khác như: mặt bằng sản xuất. Nhà xưởng thực chất là nhà kho, vì bán thành phẩm và nguyên liệu được chất thành nhiều đống khắp các bộ phận sản xuất.

    Lãng phí về nguồn vốn, khi vật tư, nguyên phụ liệu được chất đầy trong kho. Sản phẩm làm ra cũng chất đầy trong đó…

    Nếu nhìn tỉ mỉ hơn những gì đang diễn ra trong các nhà máy sản xuất, chúng ta sẽ phân biệt được đâu là những gì đáp ứng nhu cầu của khách hàng, những gì phải làm và những gì là lãng phí. Khi đó, rất có thể, việc mở rộng quy mô sản xuất và kinh doanh sẽ được bắt đầu từ một hướng khác.

    Lộ diện lãng phí

    Có hai lý do chính khiến chúng ta không nhìn ra lãng phí và không loại bỏ được nó.

    Mô hình đánh giá Kirkpatrick

    Thứ nhất: Hình thức sản xuất theo từng lô (một công đoạn sản xuất xử lý một lúc một lô gồm nhiều bán thành phẩm rồi mới chuyển qua lô khác) thay vì sản xuất theo từng chiếc (mỗi công đoạn chỉ xử lý một bán thành phẩm rồi chuyển ngay cho công đoạn sau, và tiếp tục xử lý bán thành phẩm kế tiếp).

    Thứ hai: Không biết tại sao?!

    Ví dụ thực tế ở tại một nhà máy may, cứ mỗi tiếng là có một xe đẩy chất đầy sản phẩm được kéo ra máy hút chỉ ở góc xưởng. Đây là việc làm từ lâu rất quen và không ai thấy sự lãng phí ở đó. Chỉ tới khi nhà máy quyết định triển khai quản trị tinh gọn, và bắt đầu làm từng chiếc thì xe đẩy kia không phải mỗi tiếng một lần, mà mỗi phút phải đi một lần, từng chiếc phải đi liên tục. Tới lúc này, việc phải đi liên tục mấy chục mét đã phát sinh vấn đề!

    Giám đốc hỏi: “Tại sao không làm gì đó để khỏi phải đi xa nhiều lần như thế?!”. Quản đốc gãi đầu: “Để em mua thêm mấy cái máy nữa, gắn vào mỗi chuyền”. Phương án này không giải quyết được lãng phí mà đẻ thêm lãng phí (mua thêm thiết bị).

    Giám Đốc lại hỏi: “Tại sao lại để ở cuối chuyền...?” Quản đốc khó trả lời… Giám đốc hỏi tiếp: “Tại sao lại phải hút chỉ bằng máy hút?!”. Tới đây lãng phí lộ diện rõ ràng.

    Lúc trước, khi mới thiết kế nhà máy, các máy may lúc đó chưa có bộ phận cắt chỉ tự động, công nhân cắt chỉ bằng tay, cắt làm nhiều đoạn, nhiều lần, nên có chỉ thừa dính vào sản phẩm. Ngày nay, toàn bộ các máy đều đã được trang bị bộ phận cắt chỉ tự động nên không cần máy hút chỉ. Việc bỏ đi công đoạn cắt chỉ và hút chỉ là giảm đi được lãng phí cho DN.

    “Giám đốc phải luôn hỏi “tại sao…” để đạt tới cái gốc của “lãng phí”. Nếu không giải quyết ở gốc, sẽ như nước không chặn từ nguồn, bịt chỗ này nó chảy chỗ khác…”

    Do vậy, Giám đốc phải luôn hỏi “tại sao” để đạt tới cái gốc của “lãng phí”. Lãng phí chỉ có thể giải quyết ở gốc, nếu không sẽ như nước không chặn từ nguồn, bịt chỗ này nó chảy chỗ khác. Và chính việc bịt đó có khi lại mang thêm lãng phí vào hệ thống.

    Đây cũng là một tư duy cần thay đổi trong quản trị DN. Cần bình tĩnh tìm hiểu, tiếp cận vấn đề, và cùng nhau đặt vấn đề, tìm cách tháo gỡ…khi đó lãng phí sẽ được loại bỏ

    Sức mạnh từ tập thể

    Để loại bỏ lãng phí, chúng ta cần sức mạnh của tập thể. Nhưng rất ít khi sức mạnh của tập thể được khai thác. Chúng ta ỷ lại quá nhiều vào máy tính và phần mềm, vào một vài cá nhân xuất sắc, vào việc o ép, hoặc động viên tinh thần mà quên mất tiềm năng sáng tạo trong từng cán bộ, công nhân. Khi từng công nhân không tham gia vào quy trình loại bỏ lãng phí sẽ khó có một sự loại bỏ lãng phí hiệu quả.

    Vì sao?! Đơn giản là lãng phí có ở mọi nơi. Và nguồn gây lãng phí có thể là bất kỳ ai. Vậy, nếu “bất kỳ ai” đó không tham gia loại bỏ lãng phí, làm sao lãng phí được loại bỏ.

    Điều này không dễ làm, trừ khi người lao động thực sự được tôn trọng. Đây cũng là cái nhìn cần được thay đổi trong quản lý.

    Khi lãng phí được loại bỏ sẽ chỉ còn lại cái đẹp. Cái đẹp của sự năng động và tinh thần đoàn kết. Chỉ khi DN có một văn hóa tập thể, thân ái và đoàn kết mới có thể giúp chúng ta nhìn nhận, tìm hiểu và loại bỏ lãng phí. 

    ID: B1108_28