• Thứ Sáu, 16/04/2004 15:14 (GMT+7)

    Bài học từ NTU: khi website là .."Cổng Hành Chính"

    NTU (Nanyang Technological University) - Đại Học Công Nghệ Nanyang  ở Singapore, quản lý mọi hoạt động của trường thông qua website. Đây chính là xu hướng mới của nhiều tổ chức, nhất là các tổ chức hành chính, quản lý ở các quốc gia phát triển: dùng website như một 'Cổng Hành Chính' (Government Gateway).

    Hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) tại NTU mạnh và đồng bộ, có thể xếp hàng đầu nếu so sánh với các trường đại học Âu - Mỹ. Trường có website (www.ntu.edu.sg) dành cho sinh viên và nhân viên của trường. Từ trang chủ này, người sử dụng có thể truy cập với mật mã riêng vào hệ thống ứng dụng dành cho nhân viên (www.ntu.edu.sg/stafflink) hay sinh viên (www.ntu.edu.sg/studentlink).

    Hệ thống Stafflink: Mọi công việc liên quan đến giảng dạy và hành chính sự nghiệp cho giáo sư và nhân viên đều thực hiện qua đây, như lên lịch giảng; phân bố lớp học; điền điểm thi vào cơ sở dữ liệu; thiết lập bảng lương, đăng ký nghỉ phép, phân công trông thi; quản lý tài chính các công trình nghiên cứu... Nhờ đó, quá trình xử lý hành chính được rút ngắn từ hàng tuần (dùng giấy tờ) xuống vài phút. Hệ thống này được truy cập qua internet nên rất tiện cho người sử dụng.

    Hệ thống Studentlink: Điểm và thông tin liên quan đến quá trình học tập của sinh viên đều có trên hệ thống này. Sinh viên có thể truy cập vào Studentlink để cập nhật thời khoá biểu, lịch học, lớp học, nhóm thực hành thí nghiệm, xem điểm thi... Quá trình đăng nhập được bảo mật và an toàn về thông tin cá nhân.

    Hệ thống Edventure (http://edventure.ntu.edu.sg): Đây là hệ thống lớp học ảo vào loại hiện đại nhất thế giới. Các môn học của trường, kể cả tài liệu tham khảo và nội dung bài giảng đều được đưa vào đây. Giáo sư thông báo lịch học, tài liệu học và trao đổi với sinh viên tại địa chỉ này. Hiện nay, hệ thống video đang được thử nghiệm để truyền hình bài giảng từ xa. Giáo sư đi công tác tại nước ngoài hay giáo sư nước ngoài có thể giảng bài qua hệ thống Edventure mà không phải đích thân đến giảng đường.

    Mỗi giảng đường đều được trang bị hệ thống máy tính và máy chiếu. Giáo sư có thể truy cập bài giảng (dưới dạng PowerPoint) từ Edventure và chiếu trực tiếp tại giảng đường. Hệ thống trên cũng cho phép trợ giảng bằng video hay hoạt hình (animation) chạy trên máy tính.

    Hệ thống Microsoft Exchange: Hệ thống email cá nhân và các folder trao đổi thông tin của trường được đặt trên một hệ thống Exchange duy nhất. Cơ sở dữ liệu ở đây cho phép nhanh chóng tìm tên người, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Các hoạt động khác như đặt phòng họp, thông báo xê-mi-ne đều được tiến hành tự động trên hệ thống.       

    Hệ thống thư viện: Thư viện trường là đơn vị ứng dụng CNTT nhiều nhất. Cơ sở dữ liệu của các loại sách trong thư viện được quản lý bằng OPAC. Mỗi quyển sách đều có mã vạch từ điển và mã vạch chống lấy trộm. Người sử dụng tìm tên sách trên mạng OPAC, chọn sách và mượn sách qua máy tự động. Sách mượn nằm trên một tài khoản riêng. Hệ thống đặt sách, cảnh báo quá hạn, phạt tiền đều chạy tự động, không cần đến nhân viên thư viện.

    Ngoài sách và tạp chí, thư viện NTU còn đăng ký việc truy cập tới các thư viện điện tử trên thế giới và các tạp chí chuyên ngành. Tài liệu nghiên cứu được nạp về máy tính cá nhân trong vài giây mà người dùng không cần đích thân đến thư viện. Hệ thống dữ liệu của NTU, cũng như luận án tốt nghiệp của sinh viên đều được số hoá và cài đặt trên cơ sở dữ liệu của thư viện.

    Hệ thống quản lý nhân sự và bảo mật: mỗi nhân viên và sinh viên của NTU đều có một thẻ chứng minh (ID-card). Khoá điện tử chỉ cho từng cá nhân được phép vào một phòng thí nghiệm hay một phòng nhất định. Thẻ chứng minh còn được dùng tại thư viện khi tự động mượn sách hay tại các cơ sở thể dục thể thao của trường.

    Như vậy, mô hình NTU không chỉ gợi mở với chúng ta một môi trường đại học biết tận dụng công nghệ internet, web để nâng chất mọi hoạt động của mình. Hơn thế nữa, mô hình NTU phản ánh một xu hướng mới: biến website thành 'Cổng Hành Chính'. Xu hướng ấy có thể trở thành hiện thực ở quy mô một trường học như NTU, và thậm chí đến cả tầm cỡ một quốc gia.

    Chẳng hạn, từ tháng 3/2001, chính phủ Anh đã triển khai pha đầu của dự án 'Government Gateway' với sự tham gia của Microsoft trong việc thiết kế và xây dựng hạ tầng công nghệ cho www.gateway.gov.uk. Website này hoạt động với 3 chức năng chủ yếu:

    - Cung cấp thông tin cho công dân và doanh nghiệp..

    - Là nơi gặp gỡ và đối thoại (điện tử) giữa quan chức với công dân và doanh nghiệp.

    - Đồng thời, cũng là nơi thực thi các dịch vụ hành chính công 24giờ/ngày và 365 ngày/năm cho công dân và doanh nghiệp truy cập từ bất cứ nơi đâu.

    Đó cũng là con đường đang trải nghiệm của CityWeb của TP.HCM, cũng với ba chức năng nêu trên. Dĩ nhiên, cuộc hành trình xây dựng nền hành chính điện tử của TP.HCM sẽ gắn liền những chuyển động tích cực, đúng hướng của các sở, ngành, quận huyện với sự phát triển 'Cổng Hành Chính' mang tên CityWeb này. Tuy không thể nhanh chóng đến đích chỉ trong một thời gian ngắn, song con đường ấy chắc chắn sẽ phải đảm bảo: thông tin do CityWeb cung cấp ngày một sâu và đầy đủ hơn; đối thoại giữa chính quyền với người dân và doanh nghiệp ngày một uyển chuyển, mở rộng; và các dịch vụ công trực tuyến cũng sẽ càng mở dần một cách hiệu quả, thiết thực.

    Nguyễn Thúy Vân_Nhựt Minh

     

    ID: B0205_11