• Thứ Sáu, 16/04/2004 15:15 (GMT+7)

    Chống lại cái chết hệ thống

    Khi đưa công nghệ thông tin (CNTT) vào một hệ thống quản lý, đặc biệt các hệ thống hành chính nhà nước, thường có tình trạng là: các chương trình chạy bình thường, máy tốt, mạng thông suốt nhưng sau một thời gian vận hành thì mọi người lại trở lại nếp cũ như trước khi có máy tính, có mạng. Hệ thống hành chính mới với CNTT đã chết! Đó là cái chết hệ thống, rất phổ biến đặc biệt tại các nước đang phát triển. Những nước nghèo lại càng bị CNTT làm nghèo thêm do chi tiền mà chẳng được gì. Cần chống lại hiện tượng này!

    Bài thuốc đặc trị với 2 chủ vị
    Ý kiến chung của các chuyên gia đều cho rằng ở những quốc gia nông nghiệp lạc hậu, nền hành chính chưa được 'công nghiệp hóa' thì triển khai ứng dụng CNTT trong các hoạt động hành chính rất dễ dẫn đến 'cái chết hệ thống'. Lý do là CNTT chỉ có thể gắn vào một nền hành chính đã 'công nghiệp hóa'. Việc đưa CNTT vào nền hành chính ấy thực chất là tiến trình hiện đại hoá công nghệ hành chính.

    Ở những quốc gia nông nghiệp lạc hậu, việc đưa CNTT một cách hiệu quả thực sự vào nền hành chính là quá trình song song, vừa phải 'công nghiệp hóa' (CNH) vừa phải 'hiện đại hóa' (HĐH) nền hành chính. Cần lưu ý rằng, trên căn bản, nền hành chính gắn với cả quốc gia, một sản phẩm thượng tầng của nền kinh tế nói chung. Không thể có nền hành chính riêng, độc lập cho những đô thị phát triển trong một quốc gia chậm phát triển. Vì vậy, cái chết hệ thống cũng thường xảy ra ngay cả ở các vùng phát triển, tức ở các đô thị của các quốc gia này.

    Có nhiều nguyên nhân gây nên cái chết hệ thống. Tuy nhiên, nguyên nhân chủ yếu nhất chính là nền hành chính chưa được 'công nghiệp hóa'. Nói cách khác, cái chết hệ thống chủ yếu là do bỏ qua một giai đoạn phải có: giai đoạn 'công nghiệp hóa' nền hành chính tiểu nông lạc hậu.

    Chính vì nguyên nhân chính đó nên ta có bài thuốc chủ lực chống cái chết hệ thống, gồm 2 vị thuốc chính:
    -  
    Làm nhanh và mạnh tiến trình 'CNH' nền hành chính.
    -
      Tiến hành 'HĐH' ('chủng' các yếu tố CNTT vào công nghệ hành chính đã 'CNH'); tuy song song nhưng phải chậm một pha so với tiến trình 'CNH' nền hành chính.

    Thế nào là một nền hành chính được CNH?
    Đây là vấn đề khá phức tạp. Chỉ xin nêu một tình huống để tạo ra những cảm nhận ban đầu.
    Tại các UBND quận, có một công việc thường nhật là cấp giấy phép kinh doanh, gồm 5 khâu:
    -    Nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh.

    -
      Xét hồ sơ. Nếu hồ sơ được giải quyết cấp phép thì đi tiếp các khâu sau, nếu không thì chuyển trả

    -  In giấy phép.

    -  Ký giấy phép.

    -  Chuyển trả hồ sơ bị từ chối hoặc giấy phép được cấp.

    Quận nào cũng theo quy trình chung đó.
    Một nền hành chính bao gồm nhiều vấn đề như các luật hành chính, các cơ quan hành chính, các nhân viên hành chính, v.v... Tuy nhiên, tựu chung thì nền hành chính ấy sẽ thể hiện ra trong các hoạt động hành chính với mục đích cuối cùng là ra các quyết định hành chính. Mỗi hoạt động hành chính có thể bao gồm một hoặc nhiều thủ tục hay quy trình hành chính. Việc cấp phép kinh doanh mô tả trên là một quy trình hành chính.

    Quy trình cấp phép đó đã 'CNH' hay chưa 'CNH'?
    Trả lời câu hỏi trên không đơn giản. Sau đây là vài tiêu chí để xem xét:

    Quy trình trên có được thông báo thành văn cho công chúng biết rõ từng công đoạn hết bao nhiêu thời gian chờ đợi chưa? Nếu chưa thì quy trình là chưa 'CNH'.

    -
    Có tình trạng hồ sơ đã được nhận, khi chuyển sang công đoạn xét thì phát hiện không đúng quy định không? Nếu có thì quy trình là chưa 'CNH'.

    -
     Có xảy ra tình trạng bị ùn tắc hồ sơ, không xử lý kịp theo lịch quy định ở khâu nào đó trong quy trình không? Nếu có thì quy trình là chưa được 'CNH'.

    Còn có thể nêu thêm các dấu hiệu nhận biết quy trình là chưa 'CNH'. Nếu ta loại bỏ được các dấu hiệu chưa 'CNH' đó trong quy trình cấp phép thì tính công nghiệp của quy trình sẽ được nâng cao. Trong thực tế, khi quy trình cấp phép kinh doanh nói trên còn các biểu hiện chứng tỏ tính công nghiệp chưa cao thì hầu như chắc chắn việc triển khai ứng dụng CNTT sẽ mau chóng đi đến cái chết hệ thống.

    Với các quy trình hành chính đã 'CNH' (hay nói chính xác hơn là quy trình hành chính có trình độ công nghiệp cao) thì còn cần gì đến CNTT?

    Chúng ta thường thua chính là do câu hỏi này! (Tiếc rằng nhiều nơi thua to mà vẫn tưởng mình thắng, hoặc tệ hơn là dối trá rằng mình thắng.) Không ít cơ quan hành chính, không ít nhà lãnh đạo, quản lý, không ít các chuyên gia hành chính và cả chuyên gia CNTT ở ta đã và đang nghĩ rằng cần mạnh dạn đưa CNTT vào nền hành chính còn rất không công nghiệp của ta để thúc đẩy nhanh tiến trình 'CNH' nền hành chính và thực hiện song song tiến trình 'HĐH' nó. Thực tế đã chứng tỏ: Làm như vậy thì tiền mất mà tật vẫn còn nguyên, thậm chí xấu đi.

    Bản chất vấn đề 'CNH' các quy trình hành chính là việc làm cho quy trình hành chính rõ ràng, rạch ròi, thực tế vận hành phải đúng như mô tả trên giấy mực. Những cải cách này rất gần với việc quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn ISO. Bất kỳ tổ chức nào đã được cấp chứng chỉ ISO cho một quy trình quản lý chất lượng nào đó thì ứng dụng CNTT vào quy trình này có khả năng thành công rất lớn. Trở lại quy trình cấp phép kinh doanh ở một quận nào đó. Nếu nó đã 'CNH' hoặc cụ thể hơn là đã có chứng chỉ ISO 9002 chẳng hạn thì ứng dụng CNTT nhằm mục đích gì và ứng dụng vào những việc gì? 

    Mục tiêu cơ bản của việc ứng dụng CNTT vào các quy trình hành chính có trình độ công nghiệp cao là làm tăng năng suất và chất lượng (thường tăng rất cao) của quy trình hành chính. Trong nhiều trường hợp, việc ứng dụng CNTT dẫn đến những thay đổi về tổ chức. Tuy nhiên, đây không phải mục tiêu mà là biện pháp và hệ quả. Trong trường hợp đang xét thì năng suất thể hiện ở chỗ nào, chất lượng thể hiện ở chỗ nào?

    Giả sử quy trình chưa có CNTT quy định:

    -  Sau 4 ngày, hồ sơ  không được cấp phép sẽ được hoàn trả.

    -  Sau 7 ngày, hồ sơ được cấp phép sẽ nhận được giấy phép.

    Nghĩa là người nộp hồ sơ có thể trở lại Văn Phòng UBND quận sau 4 ngày. Nếu hồ sơ bị bác thì họ nhận lại, trường hợp không trả lại thì sau 3 ngày nữa họ sẽ có giấy phép.

    Nếu ứng dụng CNTT thì quy trình chờ đợi phải được rút ngắn, hoặc số nhân viên phải được tiết giảm, chẳng hạn:
    -  Sau 2 ngày, hồ sơ  không được cấp phép sẽ được hoàn trả.
    -  Sau 4 ngày, hồ sơ được cấp phép sẽ nhận được giấy phép.

    Nếu với CNTT mà quy trình chờ đợi, số nhân viên vẫn như cũ (thậm chí còn tăng lên! Tăng lên không chỉ trong thời gian đầu!) thì cần xem xét lại toàn bộ hệ thống.

    Trường hợp quy trình được rút ngắn như trên thì năng suất và chất lượng của hệ thống đã tăng lên rõ rệt. Có thể nêu nhiều chỉ tiêu đo năng suất, chất lượng của hệ thống ứng dụng CNTT cho trường hợp đang xét. Tuy nhiên, việc rút ngắn thời gian ra một quyết định hành chính là chỉ số quan trọng hàng đầu khi nói về năng suất, chất lượng của hệ thống.

    Trong quy trình 5 bước cấp phép kinh doanh thì khả năng rút ngắn thời gian do ứng dụng CNTT có thể diễn ra ở những khâu nào là chính? Có lẽ là ở mọi khâu, nhưng trong đó các khâu sau rất cần được phân tích kỹ:
    -  Nhận phân loại hồ sơ và chuyển sang khâu xét.
    -  Xét hồ sơ.
    -  In danh sách hồ sơ bị từ chối để thông báo trả lại hoặc in giấy phép để trình ký.

    Dĩ nhiên, nếu mật độ hồ sơ quận phải giải quyết là thưa thớt thì chẳng có gì để đáng đưa CNTT vào. Tuy nhiên, với hệ thống cỡ 2 người làm nhiệm vụ nhận hồ sơ, 3 người thụ lý xét hồ sơ, 1 người lập danh sách hồ sơ bị loại và viết các giấy phép trình ký, 1 người ký và 1 người trả hồ sơ (bị loại hoặc được cấp phép) thì việc ứng dụng CNTT chắc chắn sẽ rút ngắn đáng kể thời gian ra quyết định. Có lẽ, trong thực tế, chuyện cấp phép kinh doanh ở cấp quận thì quy mô không đến vậy. Tuy nhiên, những quy trình hành chính tương tự thậm chí quy mô lớn hơn thì không ít.

    Chúng ta không thành công thì nhiều, nhưng cũng đã và đang có các hệ thống quản lý ứng dụng CNTT trong hoạt động hành chính thành công. Nhìn chung, đó là các hệ thống với quy trình nghiệp vụ rất chặt chẽ, nhuần nhuyễn, nói cách khác là đã 'CNH'. Trong ngồn ngộn những quy trình hành chính của hoạt động quản lý nhà nước thì cái nào 'rất chặt chẽ', 'nhuần nhuyễn' là đã 'CNH'? Không chọn được những khâu đó để đưa CNTT vào, mà cứ đưa CNTT vào chỗ nào ta muốn thì thất bại là tất yếu. CNTT không tạo nên nền nếp hành chính. CNTT chỉ làm cho quy trình hành chính nền nếp có hiệu quả hơn. Khi hiệu quả tăng gấp bội thì theo quy luật 'lượng đổi chất đổi' ta sẽ có các thủ tục hành chính mới.

    Trong thực tế, điều chúng ta thường gặp không phải là các nhà quản lý không ủng hộ ứng dụng CNTT, mà là việc họ chưa hiểu vấn đề 'CNH' các quy trình hành chính và quá tin vào 'phép mầu' của CNTT. Chưa khi nào chúng ta được nghe về khâu 'CNH' quy trình hành chính như phần khởi đầu của một đề án ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính. Với tình trạng đó, những tỷ đồng chi tiêu cho chuyện này phần lớn sẽ là không hiệu quả!

    Nguyễn Trọng

    ID: B0205_12