• Thứ Ba, 30/11/2004 08:35 (GMT+7)

    Bảo Minh triển khai ERP có tư vấn: Hai năm - những kinh nghiệm


    Tính đến tháng 10/2004, Tổng Công Ty Cổ Phần Bảo Minh (Bảo Minh) đã sử dụng dịch vụ tư vấn CNTT của PricewaterhouseCoopers được 2 năm cho việc triển khai ERP tại các chi nhánh trên 38 tỉnh thành cả nước. Những thất bại, thành công, thách thức của Bảo Minh là bài học kinh nghiệm đáng giá với nhiều doanh nghiệp đang chần chừ trước quyết định chọn hay không chọn tư vấn CNTT.

    Nhu cầu tăng lực quản trị

    Bảo Minh (BM) thành lập năm 1994, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của ngành bảo hiểm Việt Nam trong cơ chế thị trường. Đến khi đất nước "chuyển mình" mở cửa, dịch vụ bảo hiểm cũng tăng thêm. BM lúc đó đứng trước thách thức phải tăng năng lực quản trị để mở rộng kinh doanh. Giải quyết điều này không thể thiếu CNTT

     
    Ông Nguyễn Khả Nhân, Trưởng phòng CNTT công ty Bảo Minh

    BM vốn đã có hệ thống (HT) phần mềm xử lý dữ liệu nghiệp vụ bảo hiểm cho các mảng tái bảo hiểm, thống kê, đơn bảo hiểm, hồ sơ bồi thường và HT phần mềm kế toán; chủ yếu do nhân viên phòng CNTT tự viết. Các HT này bước đầu tạm phù hợp với vai trò "HT xử lý dữ liệu cốt lõi trong hoạt động nghiệp vụ DN" giúp BM quản lý và điều hành kinh doanh của mình.

    Nhưng một HT ứng dụng quản lý DN toàn diện không chỉ có phần xử lý dữ liệu cốt lõi như trên mà phải gồm ít nhất ba HT con chính yếu: HT ứng dụng giao tiếp khách hàng (front-end), HT ứng dụng cốt lõi về nghiệp vụ (core applications) và HT ứng dụng hỗ trợ quản lý (back-end). Trong đó HT front-end là HT ghi nhận những dữ liệu đầu tiên liên quan đến một giao dịch kinh doanh từ các điểm bán hàng và HT back-end bao gồm các HT con về kế toán, tài chính, nhân sự, thống kê, báo cáo quản trị. Dần dần, trước áp lực cạnh tranh mở cửa thị trường bảo hiểm phi nhân thọ tại Việt Nam để hội nhập vào AFTA và WTO, các HT xử lý dữ liệu mà BM tự viết không đủ sức trong chặng đường dài sắp tới.

    BM quyết định cải tiến HT thông tin của mình. "Chúng tôi chọn triển khai hệ thống quản lý nghiệp vụ bảo hiểm như là HT core applications", ông Nguyễn Khả Nhân, trưởng phòng CNTT BM, cho biết. "Mong muốn là vậy nhưng thực hiện không dễ", ông Nhân trầm ngâm nhớ lại.

    Trắc trở giữa dòng

    Sau khi nghe giới thiệu giải pháp từ một công ty nổi tiếng về CSDL của nước ngoài, BM quyết định chọn giải pháp xây dựng HT quản lý nghiệp vụ bảo hiểm với tư vấn của chính công ty này và do một nhà triểnkhai trong nước thực hiện nhằm xây dựng một HT core applications "may đo" theo nhu cầu và chức năng kinh doanh của riêng BM. Cách làm này hóa ra lại rất phức tạp khi nhà triển khai không thể nắm bắt hết quy trình hoạt động, chức năng kinh doanh của từng bộ phậntrong BM, và bản thân các quy trình này lại chưa được định nghĩa rõ ràng và có thể là chưa chuẩn mực hoặc phù hợp với xu hướng quản lý kinhdoanh tiên tiến... Cuối cùng, BM đành bỏ dự án này. BM rút ra kết luận: "Từ nhu cầu đến bước đi như thế nào cho phù hợp với điều kiện Việt Nam, khả năng thay đổi về quy trình, tổ chức, khả năng tài chính của công ty, trình độ người sử dụng cần phải có ý kiến và kinh nghiệm của nhà TV bên ngoài".
    Đó là lúc BM quan tâm đến TV CNTT chuyên nghiệp. BM chọn tập đoàn TV PwC.

    Đồng hành cùng nhà tư vấn

    Sau 3 tháng cùng PwC xây dựng chiến lược phát triển CNTT, 3 tháng nữa lựa chọn, cuối cùng BM chọn giải pháp ERP R/3 của SAP nhưng chỉ triển khai trong giai đoạn đầu tiên 2 module là FI (finance - kế toán) và CO (controlling: kiểm soát, phân tích tài chính, chi phí). Để lựa chọn SAP từ nhiều giải pháp, BM và PwC không hề "cảm tính" mà dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau: ngoài các vấn đề kỹ thuật thì các chức năng nghiệp vụ phù hợp đến mức độ nào so với mô hình hoạt động của BM? Có thể điều chỉnh HT khi chính sách kế toán thay đổi? Giá cả? Và rất nhiều tiêu chí khác. Những tiêu chí ấy được đúc kết từ thực tế và mong muốn của BM, cùng với kinh nghiệm của nhà TV. BM tâm đắc: "Phải có nhà TV chuyên nghiệp bạn mới thật sự biết mình muốn gì! Vì nếu chỉ hỏi "Anh muốn gì ở CNTT?", DN sẽ "muốn" rất nhiều. Nhưng chỉ cần hỏi cụ thể hơn: "Năm 2005 anh muốn gì trong công tác quản trị tài chính?", câu trả lời sẽ cụ thể hơn.

    Thách thức đầu tiên mà BM và PwC phải vượt qua chính là lòng tin. Dịch vụ TV rất phức tạp. Và thông thường nhà TV luôn muốn hiểu rõ nhu cầu hay đề bài mà DN đặt ra để giải quyết rốt ráo không chỉ trong hiện tại mà cả tương lai. Một vấn đề tế nhị là TV có khả năng làm lộ những chiến lược kinh doanh tuyệt mật của DN. "Quá trình TV đòi hỏi hai bên đều phải có sự hợp tác, trao đổi, xây dựng lòng tin lẫn nhau để bên TV hiểu hoàn cảnh đặc thù đơn vị còn DN tiếp thu và áp dụng được những lời khuyên, kinh nghiệm quí giá", ông Nhân nói.

    Hướng đến ERP toàn diện

    Đến khi triển khai, việc tích hợp 2 module FI-CO với HT cũ mà BM đã xây dựng trước đó gặp không ít khó khăn do các vấn đề mấu chốt có khá nhiều khác biệt. Trước đây khi bắt đầu quá trình triển khai, BM và PwC cũng đã biết nếu triển khai luôn các module core applications của SAP sẽ thuận lợi hơn. Tuy vậy, công ty đã phải chọn lựa việc giữ lại HT xử lý dữ liệu nghiệp vụ cũ của mình vì đó là dữ liệu kinh doanh trong nhiều năm và trước mắt chưa thể thay thế ngay được.

    Ở đây, có thể thấy nhà TV dù quan trọng nhưng chỉ là người cung cấp những cách giải bài toán, còn chọn cách giải nào và chịu trách nhiệm về cách giải đó, DN mới là người đóng vai trò quyết định.

    Đến tháng 10 này, FI-CO đã triển khai hoàn tất và giúp BM quản lý tài chính rất tốt. BM nay có thể nắm được doanh thu, lượng tiền, chi phí từng giờ từng phút, việc trước đây thực khó lòng mà thực hiện được. Đặc thù của BM là việc thu chi hộ rất nhiều và phức tạp, do một khách hàng có thể mua bảo hiểm ở nơi này, nhưng tổn thất và xử lý bồi thường lại xảy ra ở nơi khác. Hay như trước kia mỗi lần kết sổ cuối kỳ của BM kéo dài đến ba bốn tháng thì nay chỉ mất nhiều nhất là một tháng. HT mới này còn giúp giải quyết xử lý bài toán chênh lệch tỷ giá khi các giao dịch được ký kết theo ngoại tệ USD nhưng thanh toán bằng loại tiền khác tại các thời điểm có tỷ giá khác lúc ký kết.

    Hai năm đã qua, nay BM lại đứng trước bài toán mới: triển khai hệ ERP toàn diện. Song công ty đã yên tâm hơn thời gian trước, khi mới bắt tay vào cải cách HT CNTT, vì đã có được giải pháp tổng thể . Cân nhắc chính lúc này của BM chỉ còn là chi phí và thứ tự ưu tiên triển khai.

    Phi Quân

    ID: B0411_23