• Thứ Năm, 09/12/2004 11:21 (GMT+7)

    Hiểu đúng ERP

    Có DN nói đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất chỉ triển khai một hai module nào đó. Một DN mua nhiều giải pháp của nhiều hãng PM khác nhau, kết hợp chúng lại khá lỏng lẻo, chắp vá, liệu có thể tuyên bố 'Công ty chúng tôi dùng ERP' không? Bài viết giúp hiểu đúng khái niệm ERP.

    ERP (Enterprise Resource Planning) đang được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Có DN nói đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất chỉ triển khai một hai module nào đó. Một DN mua nhiều giải pháp của nhiều hãng PM khác nhau, kết hợp chúng lại khá lỏng lẻo, chắp vá, liệu có thể tuyên bố "Công ty chúng tôi dùng ERP" không? Bài viết giúp hiểu đúng khái niệm ERP.

    Ý nghĩa của R và P trong thuật ngữ  ERP

    R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên (TN). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ PM, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực (NL) thành tài nguyên (TN). Cụ thể là:

    Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác NL phục vụ cho DN.

    Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác NL của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.

    Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.

    Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng NL DN một cách chính xác, kịp thời.

    Muốn biến NL thành TN, DN phải trải qua một thời kỳ "lột xác", thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài DN, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn "chuẩn hóa dữ liệu". Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.

    P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch ra sao?

     

     

    ĐỊNH NGHĨA ERP CỦA TẠP CHÍ CIO

     

     

     

    ERP là "một thế hệ hệ thống sản xuất mới" bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói.
    Sau này, ERP được mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kế hoạch), CRM (quản trị quan hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications).
    Theo www.cio.com

     

    Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của DN. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng... Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn.

    ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu... Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

    Hơn nữa, ERP tạo ra liên kết văn phòng công ty-đơn vị thành viên, phòng ban-phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong công ty tuân theo.

    Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải

    Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module PM tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v... Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, DN có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.

    Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

    Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm... Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng... Đây là điều các DN rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.

    Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong DN. Với cách này DN có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.

    Hệ ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.

     

    5 LỜI KHUYÊN KHI ỨNG DỤNG ERP

     

     

    1. Nếu DN quản lý không chặt việc tuyển dụng, mua vật tư sẽ thất thoát chi phí rất nhiều. Cho nên, DN nên bắt đầu bằng với những module cơ bản và cần thiết nhất trong ERP. Đó là module tài chính và cung tiêu. Sau đó, mới ứng dụng các module nâng cao như sản xuất, nhân sự, tiền lương.
    2. Sau khi đã có ERP, DN mới nên tiếp tục triển khai SCM, CRM và thậm chí SEM.
    3. Ứng dụng ERP ngày nay không phụ thuộc vào qui mô DN mà vào nhu cầu quản lý của DN đó.
    4. DN nên chọn 1 nhà cung cấp (NCC) hay chỉ nên tích hợp tối đa 3 module của các NCC giải pháp khác nhau. Vì chi phí tích hợp chiếm tỷ trọng 40% trong tổng giá trị gói ERP và giải pháp của NCC khác nhau không phải lúc nào cũng có thể "bắt tay" tích hợp được với nhau.
    5. DN nên thực hiện ISO trước khi ứng dụng ERP.

     


    ERP - Hệ thống hoạch định tài nguyên DN tổng thể.

    Tóm lại, ta có thể hình dung ERP là một hệ thống thông tin quản trị DN bằng CNTT, cho phép họ tự kiểm soát được trạng thái NL của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. ERP thích ứng linh hoạt với thay đổi trong kinhdoanh-sản xuất-dịch vụ dựa vào khả năng tích hợp và tính mở đã được tổ chức từ trước thông qua việc tham số hóa tất cả các nghiệp vụ phát sinh.

     

    ERP CẦN DỄ HIỂU!
    DN có hiểu ERP dễ dàng mới "đỡ sợ" là không làm nổi ERP và dám tiếp tục triển khai. Khi tiếp cận với DN, Fast Software thường giải thích rằng ERP chỉ là tự động hóa mọi qui trình nghiệp vụ trong DN, tổ chức. Chẳng hạn, ở một công ty đã có ISO nhưng chưa từng ứng dụng ERP bao giờ, tôi giải thích: "ERP là ISO được đưa vào chương trình máy tính". Người nghe thấy vậy đều thở phào nhẹ nhõm vì họ đã quá quen thuộc với ISO. Tôi nghĩ rằng những khái niệm modular,real-time, single database sẽ hết sức rối rắm đối với DN.

     

     

     

     Phan Quốc Khánh, giám đốc Fast Software

     

     

    ERP MỞ RỘNG
    Diginet quan niệm ERP là một công cụ tự động hóa toàn bộ quá trình kinh doanh từ đầu vào đến đầu ra. ERP chủ yếu giải quyết những vấn đề nguồn lực nội tại của DN bao gồm tài chính, nguồn nhân lực, máy móc, nguyên vật liệu, qui trình kỹ thuật, qui trình sản xuất, v.v... Song ERP đơn thuần chưa đủ mà cần có những module khác như CRM (Customer Relationship Management - Quản trị quan hệ khách hàng) hỗ trợ phần quan hệ giữa DN với khách hàng; SCM (Supply Chain Management - Quản trị dây chuyền cung ứng) lo cho phần

     

     

     

    quan hệ giữa DN và các nhà cung ứng. Trong đó, ERP giúp "tề gia" bên trong DN, CRM là mặt tiền để quan hệ với khách hàng, còn SCM quản lý công tác mua nguyên vật liệu cho DN.
    Hiện có rất nhiều hệ ERP có tính năng lấn sang tính năng của CRM hay SCM. Diginet gọi đây là hiện tượng chồng lấn chức năng. Bản thân Diginet đang đi theo hướng phát triển "vùng chồng lấn", mở rộng khái niệm ERP có luôn CRM, SCM.

    Trần Đào Anh, giám đốc Diginet

     


    Lộ trình ứng dụng CNTT trong DN

    Theo công ty AZ, lộ trình ứng dụng CNTT trong DN gồm 5 giai đoạn:

    1. Đầu tư cơ sở hạ tầng: DN trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng diện rộng WAN. Lúc này DN có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường truyền thông giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác... Đây là giai đoạn xây dựng "phần xác" cho ứng dụng CNTT.

    2. Giai đoạn sơ khai: Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng (Forum). Giai đoạn này tác động trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty.

    3. Mức tác nghiệp: Bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương... vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê. Việc phân tích quản trị, điều hành đã có nhưng ít và không tức thời. Đây cũng là mức áp dụng CNTT phổ biến nhất hiện nay của DN Việt Nam.

    4. Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược: Lúc này ngoài điều hành tác nghiệp, CNTT không còn là ứng dụng đơn thuần mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình. Đây là cách áp dụng CNTT của DN các nước tiên tiến. Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây là ERP (Enterprise Resouce Planning - Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên DN), SCM (Supply Chain Management - Quản trị cung ứng theo chuỗi), CRM (Customer Relationship Management - Quản trị mối quan hệ khách hàng). Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN. Việc điều hành được thực hiện trên hệ thống với số liệu trực tuyến và hướng tới phân tích quản trị.

    5. Ứng dụng thương mại điện tử: Giai đoạn này, DN đã dùng công nghệ Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G. TMĐT ở đây không đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng... qua mạng mà là kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN. Điều này minh chứng cho vai trò cốt lõi, không thể thiếu của ERP trong chiến lược dài hạn, tối thiểu là 10 năm.

    Phí Anh Tuấn - Yên Khê
     

    ID: B0412_18