• Thứ Năm, 20/10/2005 12:31 (GMT+7)

    ERP TRONG DOANH NGHIỆP

    Đầu tư ERP không chỉ là ứng dụng tin học, cải cách qui trình làm việc mà đôi khi còn là thay đổi cơ cấu tổ chức của toàn bộ DN (DN). Thực tế trải nghiệm trong quá trình ứng dụng ERP tại các DN sẽ nói rõ hơn điều này.


    Đầu tư ERP không chỉ là ứng dụng tin học, cải cách qui trình làm việc mà đôi khi còn là thay đổi cơ cấu tổ chức của toàn bộ DN (DN). Triển khai ERP không chỉ cần thời gian, kinh phí mà còn yêu cầu đội ngũ chuyên gia tin học, các nhà tư vấn triển khai phải am hiểu kiến thức và kinh nghiệm quản trị DN. Thực tế trải nghiệm trong quá trình ứng dụng ERP tại các DN sẽ nói rõ hơn điều này.

    SAVIMEX - Tiền tỷ mua kinh nghiệm

     

    Bà Trương Thị Hoàng Ngọc, giám đốc CNTT của Savimex

    Savimex là một tổng công ty gồm 4 thành viên và một văn phòng với 28 phòng, ban và 12 xưởng sản xuất, chuyên sản xuất đồ gỗ xuất khẩu và kinh doanh địa ốc, tổng doanh thu năm đạt trên 300 tỷ đồng. Từ 1997, Savimex đã triển khai đầu tư ERP với mục đích tăng cường quản lý, điều hành và khai thác các nguồn lực sao cho hiệu quả. Tuy nhiên, từ 1997 đến 2003, Savimex đã lần lượt mời 4 đơn vị trong và ngoài nước triển khai ERP, chi phí tổng cộng 1 tỷ đồng nhưng đều thất bại. Theo bà Trương Thị Hoàng Ngọc, giám đốc CNTT của Savimex, nguyên nhân thất bại là lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát DN quá ngắn, chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể; sự cả nể, chiều theo ý DN của chuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích... Ngoài ra, qui trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở khi họ buộc phải thay đổi hàng loạt các qui trình đã làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của cách làm cũ.

    Bốn lần thất bại của Savimex đưa đến bài học: Đầu tư ERP không phải là áp đặt quy trình cũ vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản lý quốc tế. Chính vì thế, Savimex đã chọn gói ERP của Oracle (được soạn phù hợp với DN vừa và lớn của khu vực Đông Nam Á) và Trung Tâm Dịch Vụ ERP FPT (FES-FPT ERP Service Center) làm nhà tư vấn triển khai 5 module (tài chính; quản lý kho; mua hàng; bán hàng và sản xuất) thử nghiệm cho khối văn phòng và nhà máy Savimex. Tổng đầu tư 2 tỷ đồng, trong đó riêng PM là 1,4 tỷ đồng. Sau một năm bảo hành miễn phí kể từ lúc nghiệm thu, mỗi năm tiền bảo trì hệ thống Savimex phải trả là 6% giá trị hợp đồng (khoảng 75 triệu đồng). FES dành 6 tháng để khảo sát, đánh giá hiện trạng, tìm giải pháp dung hòa giữa sự cứng nhắc của chương trình và thực tế công việc của DN.

    Đồng thời, Savimex cũng quyết tâm thực hiện cải tiến quản lý DN theo ERP. Từ tháng 2/2004, công ty tổ chức nhiều cuộc họp phân tích và ra các qui định bắt buộc thực hiện từ các cấp lãnh đạo, trưởng phòng xuống các đơn vị cơ sở nhằm thay đổi từ phong cách quản lý đến nhận thức con người. Ba tháng đầu triển khai đã gây xáo trộn hoạt động bởi sự khác biệt giữa qui trình cũ và mới. Là đơn vị có niêm yết trên thị trường chứng khoán nên để đảm bảo hoạt động, Savimex phải thực hiện cùng lúc 2 hệ thống quản lý để đối chiếu, đề phòng trục trặc số liệu. Khối lượng công việc tăng, công ty phải chi tiền bồi dưỡng làm ngoài giờ cho nhân viên. Đây là giai đoạn hết sức khó khăn của Savimex. Công việc quá tải. Áp lực lên cấp lãnh đạo ngày càng nhiều. Khó khăn chỉ được giải tỏa sau khi kết xuất theo ERP giống với kết quả tính thủ công. Hai tháng sau đó, Savimex đã chấm dứt quản lý thủ công ở bộ phận mua hàng, bán hàng và quản lý tồn kho. Dự kiến cuối năm nay, Savimex sẽ triển khai cho toàn công ty. Theo bà Hoàng Ngọc, hiệu quả trước mắt khi ứng dụng ERP là thông tin tình hình sản xuất kinh doanh, các khoản công nợ, tiến độ hợp đồng mua, bán hàng, nhu cầu vật tư thực tế, giá thành sản phẩm... được cập nhật nhanh chóng.

    Nhất trí - Chập chững tìm giải pháp nội địa

    Một trường hợp 'lận đận' không kém là công ty Nhất Trí ở quận Củ Chi, TP.HCM, chuyên sản xuất chỉ may, phụ liệu và nhuộm các loại sợi màu. Năm 2001, Nhất Trí đã quyết định cải tiến quy trình quản lý khi nâng cấp từ 'cơ sở' thành 'công ty'. Nhất Trí dự định tin học hoá phòng kế toán trước, sau đó sẽ là các phòng khác. 'Với chủ ý này, chúng tôi đã 6 lần thất bại khi chỉ đầu tư 1 PM kế toán riêng biệt cho phòng kế toán, mất gần nửa tỷ đồng', ông Nguyễn Văn Viện, giám đốc công ty cho biết. Qua các lần thất bại ông Viện mới rút được bài học cần có một phần mềm tổng thể tính được các quy đổi định mức và hao hụt liên tục trong sản xuất, phục vụ việc quản lý theo nhiều cấp trong công ty. Từ đó, dữ liệu thống kê sẽ giúp vạch ra chiến lược đầu tư, tái sản xuất mở rộng. Đến tháng 8/2004, công ty Fast Software - đơn vị đã từng triển khai PM kế toán tại Nhất Trí nhưng thất bại - quay lại và giới thiệu với ông Viện giải pháp ERP tổng thể Fast Business. Nhất Trí quyết định đến với giải pháp này. Từ tháng 8-11/2004, ông Viện tự mình kiểm tra và so sánh dữ liệu giữa PM với cách tính thủ công, thấy dữ liệu khớp. Từ tháng 11 Nhất Trí bắt đầu triển khai Fast Business, gía trọn gói khoảng 300 triệu đồng. 'Điều hài lòng khi triển khai Fast Bussiness là nhà cung cấp luôn có mặt trong vòng 24 tiếng khi chúng tôi gặp trục trặc với hệ thống', ông Viện cho biết.

    Các nhà cung cấp trong nước nói gì?

    Ông Phan Quốc Khánh, giám đốc Fast Software

    Trước kia các hãng PM Việt Nam chưa có khả năng phát triển các hệ giải pháp như ERP, CRM, nhưng giờ đây chúng tôi đã làm được. Có thể giải pháp của chúng tôi không bằng nước ngoài nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu của các DN. Giá cả phù hợp hơn. Hơn nữa, mỗi sản phẩm chỉ đáp ứng cho một nhóm khách hàng nhất định. Chẳng hạn, một DN vừa và nhỏ chẳng bao giờ dám nghĩ đến SAP thì Fast Software cũng không phải lo lắng cạnh tranh với SAP, Oracle trên thị trường này.

    Ông Trần Đào Anh, giám đốc Diginet

    DN Việt Nam thường có tâm lý khâm phục, nể trọng các nhà tư vấn công nghệ nước ngoài hơn Việt Nam, do đó dễ dàng tiếp thu và chấp nhận ý kiến phía nước ngoài đưa ra. Trong khi các nhà tư vấn của Việt Nam lại thường bị nhà đầu tư 'cãi'! Việc một DN đầu tư ERP không chịu theo những qui định đã được bàn soạn trước với nhà tư vấn là một trong những nguyên nhân khiến triển khai ERP thất bại. Vì vậy, Diginet rất cứng rắn trong vấn đề này

    Một dự án muốn thành công thì mục tiêu phải được xác định ngay từ đầu và không thay đổi trong suốt quá trình triển khai hay chỉ thay đổi trong một độ sai số nhất định mà thôi. Chúng tôi hay nói vui: 'Nghệ thuật triển khai ERP là phối hợp nghệ thuật của một bác sĩ trong việc dỗ dành bệnh nhân uống thuốc, nghệ thuật của một giáo viên trong việc giảng bài trôi chảy và nghệ thuật của người luật sư biết nghiêm mặt đúng lúc và chỉ ra được đối tác vi phạm khoản này, điều này'.

    Ông Nguyễn An Nhân, phó giám đốc Pythis

    Khi DN cảm thấy thực sự bức xúc với bài toán quản lý mà việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ không thể đáp ứng hết được các yêu cầu về quản lý hiệu quả vật tư, nhân sự, bán hàng... thì đó chính là lúc họ cần áp dụng hệ thống ERP. Tuy nhiên, ERP bao trùm khá nhiều phân hệ quản lý và nghiệp vụ, DN nên cân nhắc nhu cầu đến đâu thì làm đến đó.

    Triển khai phần mềm kế toán khó 1 thì triển khai ERP khó 10. Nguyên nhân vì ERP liên quan đến hầu hết các phòng, ban nghiệp vụ; đòi hỏi các phòng ban phải sẵn sàng tiếp nhận và phối hợp chặt chẽ với nhau trong từng mắt xích thông tin, dữ liệu. Đổi lại ERP mang lại một tư duy và sự sẵn sàng mới trong công tác quản lý. Nếu như trước đây, chỉ riêng việc nâng lương cho một nhân viên, dữ liệu phải đi từ phòng nhân sự, sau đó phòng kế toán phải tự cập nhập và chỉnh lý. Thì nay với hệ thống mới dữ liệu trên chỉ phải làm một lần. Đó là ví dụ đơn giản, nhìn rộng ra, với ERP lãnh đạo có thể nắm được hết các thông tin về hàng tồn, trang bị mua sắm, tình hình tài chính chỉ từ một đầu mối dữ liệu duy nhất.

    Đại Nguyên - Phi Quân - Thu Hiền

    ID: B0412_22