• Thứ Ba, 09/05/2006 11:18 (GMT+7)

    Ứng dụng MS Live Communitor

    Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước (THHQLHCNN) là một nhiệm vụ rất khó khăn vì nó đụng chạm đến một vấn đề nhạy cảm là thay đổi thói quen làm việc của cán bộ công chức (CBCC), trong môi trường phức tạp: hành chính nhà nước.

    UBND TP. Cần Thơ, trong khuôn khổ Đề Án THHQLHCNN giai đoạn 2001-2005 (Đề Án 112), đã cơ bản hoàn tất hạ tầng CNTT bao gồm Trung Tâm Tích Hợp Dữ Liệu, hệ thống đường truyền và mạng cục bộ tại các đơn vị. Việc triển khai các dịch vụ cơ bản như truy cập Internet, sử dụng thư điện tử (e-mail) đã đạt những kết quả bước đầu: phần lớn CBCC biết truy cập Internet, sử dụng e-mail. Tuy nhiên, sau khi khảo sát chúng tôi thấy trong giai đoạn đầu, nhu cầu sử dụng thư điện tử và truy cập Internet của CBCC không thường xuyên, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo. Đơn giản vì kỹ năng sử dụng máy tính (chuột, bàn phím...) của CBCC chưa thành thạo, nhu cầu sử dụng lại không thường xuyên. Hệ quả là sau một thời gian, chỉ một số ít CBCC sử dụng các tiện ích này, dẫn đến tình trạng quên thao tác đã học và ngại tiếp xúc với máy tính sau đó.

    Ông Dương Thế Dũng
     

    Làm sao để đa số CBCC có nhu cầu và thói quen khai thác và xử lý thông tin trên mạng máy tính? Làm sao để cán bộ tin học tại các đơn vị thuyết phục được lãnh đạo tại sở, huyện thấy được sự tiện lợi, tính hiệu quả của tin học trong công tác quản lý, điều hành? Mà quan trọng là nhận thấy việc sử dụng nó không quá khó và hoàn toàn khả thi.

    Sau rất nhiều trăn trở, chúng tôi thấy rằng nhu cầu giao tiếp (trao đổi qua soạn thảo, thoại, hình ảnh) giữa các CBCC là một nhu cầu hàng ngày, thông qua giao tiếp sẽ xuất hiện nhu cầu giải quyết các vần đề cá nhân và công việc (gửi file, chia sẻ ứng dụng, hội họp...), từ đó kích thích việc sử dụng các dịch vụ cơ bản. Nếu ứng dụng tin học có thao tác dễ dàng, phục vụ hiệu quả cho các nhu cầu giao tiếp của CBCC sẽ đảm bảo giải quyết được hai vấn đề đã đặt ra, tạo tiền đề thuận lợi cho thành công của THHQLHCNN tại thành phố.

    Trên cơ sở lựa chọn các giải pháp với sự tư vấn của các chuyên gia của BĐH Đề Án 112, chúng tôi đã quyết định triển khai ứng dụng trao đổi trực tuyến Microsoft Live Communicator do tính thân thiện, dễ sử dụng (giao diện, thao tác và tính năng gần giống Yahoo Messenger), dễ quản trị và không phải đầu tư thêm trang thiết bị.

    Với sự hỗ trợ của công ty Vũ Thảo, sau hơn 02 tuần cùng nghiên cứu và cài đặt thử nghiệm, ứng dụng trên đã chạy ổn định, đảm bảo an toàn về thông tin trên hạ tầng tin học của UBND thành phố. Thông qua ứng dụng này, các CBCC dễ dàng trao đổi với nhau bằng soạn thảo, thoại và hình ảnh, gửi file trực tiếp, chuyên nghiệp hơn là cùng chia sẻ ứng dụng, sử dụng chức năng bảng trắng để hội họp.

    Sau đó, hình thức trao đổi này thông qua việc tập huấn cài đặt, sử dụng cho cán bộ tin học tại các đơn vị được triển khai lan tỏa đến hầu hết các CBCC của thành phố, tạo thành phong trào. Ứng dụng trao đổi trực tuyến này đã được CBCC ứng dụng triệt để, cụ thể qua những biểu hiện sau:

    - Máy chủ chạy ứng dụng Live Comunicator có lúc quá tải, cần lập kế hoạch nâng cấp, bổ sung.

    - Đường truyền Internet thường xuyên bị nghẽn phải nâng cấp từ 1 lên 4 đường ADSL và trang bị thêm thiết bị cân bằng tải (một số đơn vị chủ động trang bị riêng ADSL).

    - Nhu cầu cấp địa chỉ email để có tài khoản đăng nhập tăng cao.

    - Nhu cầu trang bị thêm máy tính do có sự cạnh tranh trong việc sử dụng của CBCC.

    - Kỹ năng sử dụng chuột, gõ bàn phím của CBCC được nâng lên đáng kể.

     

    Màn hình trao đổi trực tuyến

    - Quan trọng nhất là qua trình diễn trực quan và sử dụng trực tiếp, cán bộ lãnh đạo của các đơn vị đã thấy rõ hơn những tiện ích mà CNTT đem lại, cũng như tính khả thi của tin học trong giải quyết các công việc cụ thể, từ đó có có yêu cầu sử dụng ở mức cao hơn là hội họp qua mạng để giảm hội họp trong các cơ quan hành chính.

    Những bài học kinh nghiệm quan trọng nhất mà chúng tôi rút ra được qua ứng dụng trên là:

    - Để triển khai tin học hóa thành công ở quy mô lớn hay nhỏ thì hạ tầng CNTT phải đi trước một bước tạo nền tảng triển khai ứng dụng thuận lợi. Tránh tư duy một chiều là "đầu tư hạ tầng rồi cái gì chạy trên đó?" mà phải tư duy thêm một chiều ngược lại là "không có hạ tầng đảm bảo thì triển khai cái gì?".

    - Trong giai đoạn đầu nên triển khai các ứng dụng tin học giải quyết những vấn đề cụ thể nhất, thuận tiện nhất trong sử dụng và quản trị.

    Trên đây là một trong nhiều câu chuyện về bước đầu triển khai công tác tin học hóa tại UBND TP. Cần Thơ. Qua câu chuyện này, có thể nhiều người thắc mắc là tại sao không dùng dịch vụ của Yahoo để triển khai riêng cho tiết kiệm? Câu trả lời sẽ là: không phải tất cả các máy tính trong cơ quan hành chính nhà nước đều được quyền kết nối Internet và bảo mật thông tin vẫn là một câu hỏi khó mà lãnh đạo luôn yêu cầu cán bộ quản trị mạng phải giải đáp.

    Dương Thế Dũng
    Giám đốc Trung Tâm Tin Học UBND TP. Cần Thơ
    Màn hình trao đổi trực tuyến

    ID: B0605_32