• Thứ Ba, 13/06/2006 14:46 (GMT+7)

    Hệ thống thông tin không chỉ là nối mạng

    "Từ 2003, Kinh Đô đã tiến hành triển khai HTPM LVCT này. Quan điểm khi đầu tư ứng dụng CNTT là cần một “Hệ thống thông tin chứ không đơn thuần là hệ thống máy nối mạng”, vì bản thân thông tin chỉ có ý nghĩa khai thác khi chúng được sắp xếp và liên hoàn với nhau. Việc đưa tất cả thông tin lên hệ thống rất mất thời gian và phức tạp. Chúng tôi ã quyết định chuyển hệ thống e-mail sang Lotus Notes/Domino của IBM", ông Đoàn Trường Duy, trưởng phòng CNTT Kinh Đô cho biết.

    Lotus không đơn thuần chỉ là hệ thống e-mail mà là một hệ quản trị CSDL groupware hiệu quả và dễ phát triển, khai thác. Hiện nay tại Kinh Đô, tất cả thông tin, từ báo cáo tài chính, tình hình thị trường, thông tin nhà phân phối, chứng khoán, luật, pháp lý, giao tế (PR), mẫu biểu hành chính... đều được đưa lên hệ thống này. Nhân viên chỉ cần vào chương trình truy cập những gì cần cho công việc.

     

    Kinh đô quy hoạch hệ thống thành những “module thông tin”, những module này kết nối tự động đến các chương trình quản lý liên quan để trích xuất dữ liệu; chẳng hạn, module Kế Toán sẽ kết nối với hệ thống ERP Solomon để lấy dữ liệu kế toán. Ngoài ra từng phòng ban còn có những module riêng và có thể chia sẻ thông tin.

    Những module này được kết nối vào cổng giao tiếp (portal) trên Lotus Notes. Kinh Đô dùng giao diện portal của Lotus Notes làm giao diện Intraweb của công ty để có thể truy cập thông tin nội bộ mọi lúc, mọi nơi.

    Để thực hiện HTPM LVCT, người lãnh đạo CNTT phải quyết định thật đúng đắn giải pháp triển khai. Nếu chọn sai thì sẽ không đủ khả năng phát triển và thông tin bị "chắp vá". HTPM LVCT không đủ thông tin sẽ cản trở việc khai thác rất nhiều và người dùng cảm thấy khó khăn khi khai thác dữ liệu.

    Để triển khai HTPM LVCT, chi phí PM không lớn, ngoài việc mua bản quyền. Điểm quan trọng nhất để đảm bảo thành công là đội ngũ cán bộ CNTT phải có thực lực phát triển hệ thống. Vì HTPM LVCT không chỉ cài đặt xong là sử dụng được, mà phải luôn được cập nhật theo yêu cầu thông tin ngày càng phát triển của DN. Đó cũng là lý do tại sao có không ít các chương trình e-office tuy tính năng thật tốt nhưng thực tế ít được triển khai và khai thác hiệu quả. Kinh nghiệm của Kinh Đô là khi chọn giải pháp HTPM LVCT nên quan tâm đến tính dễ phát triển và dễ tích hợp của giải pháp để doanh nghiệp có thể tự phát triển module thông tin cho mình.

     

     

    Với HTPM LVCT tại Kinh Đô, thông tin nhanh và đầy đủ giúp nhà quản lý phản ứng và ra quyết định rất nhanh. Ví dụ, chỉ cần phòng PR (quan hệ công chúng) nhận khiếu nại của khách hàng, lập tức hệ thống

     

     

     

    sẽ cảnh báo và gử nội dung khiếu nại đếni các cán bộ ở các phòng ban liên quan để cùng nhau giải quyết.Hiệu quả của hệ thống còn thể hiện ở các dự án: Mọi người trong dự án đều được thông tin đầy đủ về dự án trên hệ thống, từ phân công công việc đến báo cáo, giúp dự án hoàn thành tốt hơn và không sai sót do phải chờ thông tin hoặc nhận sai thông tin.

    Đoàn Tường Duy - Trưởng phòng CNTT công ty Kinh Đô

     

    Khó khăn khi triển khai HTPM LVCT không nhiều như các loại chương trình khác ngoài việc tạo thói quen dùng Lotus Notes. Khi dùng quen và biết khai thác dữ liệu hiệu quả, ND sẽ gắn kết với HTPM LVCT, không còn thói quen lưu dữ liệu riêng. Cái khó duy nhất là người hoạch định HTPM LVCT phải thiết kế framework cho HTPM LVCT thật tốt, để các module thông tin có thể kết nối được với nhau và với các chương trình ngoài hệ thống.

    Ứng dụng HTPM LVCT mang lại rất nhiều lợi ích, đặc biệt là với các DN có quy mô lớn nhiều công ty thành viên hoặc tập đoàn. Hệ thống thông tin nội bộ không biên giới luôn là niềm ao ước của các nhà quản lý. Lợi ích đầu tiên là tiết kiệm văn phòng phẩm, chi phí điện thoại, fax... không cần sao chép nhiều bản gửi đi nhiều nơi, đảm bảo thông tin chính xác vì mọi người xem cùng một phiên bản. Kế đến là dữ liệu tập trung, tiết kiệm chi phí lưu trữ, sao lưu trên mạng so với việc dùng hệ thống file. Vì thói quen của người dùng là copy file vào thư mục của mình làm phát sinh trên hệ thống mạng rất nhiều file có nội dung giống nhau, gây lãng phí. HTPM LVCT còn giúp chấm dứt tình trạng đi xin thông tin của phòng ban khác gây mất thời gian.

    ID: B0606_33