• Thứ Ba, 20/06/2006 15:23 (GMT+7)

    Làm việc cộng tác với giải pháp Việt

    Nhiều công ty PM Việt Nam đã đóng góp đáng kể trong việc đưa ra những hệ thống văn phòng điện tử (e-office) phù hợp với điều kiện của DN trong nước. Nhiều tổ chức và DN đã ứng dụng các e-office Việt khá hiệu quả trong làm việc cộng tác.

    Nhiều công ty PM Việt Nam đã đóng góp đáng kể trong việc đưa ra những hệ thống văn phòng điện tử (e-office) phù hợp với điều kiện của DN trong nước. Nhiều tổ chức và DN đã ứng dụng các e-office Việt khá hiệu quả trong làm việc cộng tác.

    Tuy nhiên, các sản phẩm e-office hỗ trợ LVCT của Việt Nam còn hạn chế về tính năng so với các PM nước ngoài. Nhiều tính năng các PM nước ngoài đã có nhưng Việt Nam chưa có hay "chuẩn bị nâng cấp". Nhìn chung, các e-office của Việt Nam vẫn đứng tách biệt như một "ốc đảo" so với nhiều ứng dụng quan trọng khác trong tổ chức/DN như ERP, CRM, phần mềm kế toán...

    SSP STM HỖ TRỢ LÀM QUEN VỚI VĂN PHÒNG ẢO

    Thạc sĩ Lê Tấn Thành
    Phó giám đốc-trưởng phòng kinh doanh SSP
     

    Làm việc cộng tác (LVCT) là khái niệm còn rất mới ở Việt Nam. Khi đối đầu với vấn đề về quản lý thông tin, chia sẻ thông tin, LVCT trong DN, SSP đưa ra giải pháp SSP-STM, phục vụ hoạt động điều hành hàng ngày trong một tổ chức. Đây là giải pháp giúp cho người Việt quen dần với ứng dụng workspace(không gian làm việc) trong công việc. Một văn phòng ảo như SSP-STM có thể giúp DN quản lý công văn, tham gia dự án hay thành lập diễn đàn trao đổi ý kiến trong nội bộ DN.

    Ngoài ra, STM còn có thêm phần mềm chat để các thành viên DN giao tiếp với nhau. Phiên bản tiếp theo chúng tôi sẽ đưa thêm các tính năng thoại và video vào phần mềm chat. SSP không tích hợp email vào giải pháp này. Người dùng vẫn có thể dùng Outlook hay các phần mềm email độc lập khác. Tương tự, SSP cũng có tích hợp PM soạn thảo công văn với đầy đủ tính năng; tuy nhiên, nếu người dùng cầm dùng Word với những tính năng cao cấp hơn, họ vẫn có thể trao đổi các file Word trong hệ thống.

    SSP-STM có thể chạy trên server của Microsoft Windows hay Linux Red Hat. Cách này có thể giảm chi phí cho DN.

    CHIA SẺ THÔNG TIN, TRI THỨC VÀ KINH NGHIỆM

    TGVT-PCWVN siries B có cuộc trao đổi với ông Trương Hồng Hạnh, giám đốc công ty cổ phần Thủy Thiên (TTSOFT), về PM Jobtime.

          Nhu cầu của tập thể, dự án, nhóm làm việc
    Chia sẻ thông tin, kiến thức, kinh nghiệm một cách đầy đủ trong phạm vi nhóm làm việc, hoặc đơn vị, phòng, ban.
    Có công cụ để quản lý dự án, lên kế hoạch công việc và theo dõi tiến độ và chất lượng công việc cho cả nhóm.
    Có chỗ để mọi người đều biết nhiệm vụ của mình là gì, ai làm với mình, nhiệm vụ chung của cả đơn vị, cả nhóm là gì.
    Có công cụ để các thành viên lưu lại các kinh nghiệm và các thông tin có liên quan đến công việc.
    Có công cụ để họp, trao đổi trực tuyến, giúp các thành viên có thể trao đổi từ bất cứ đâu, đang đi công tác hay ở văn phòng. Công cụ này còn hỗ trợ tối đa việc phát hiện và ghi nhận những ý tưởng, ý kiến sáng tạo và giải pháp hiệu quả cho công việc của nhóm.
    Phân phối tài liệu, quy chế, quy định đơn giản, hiệu quả, không phải gửi đến từng người.
    Có môi trường để cùng trao đổi về các vấn đề quan trọng cho tổ chức , đơn vị.

    Ông đánh giá thế nào về nhu cầu LVCT. Đồng thời, ông hãy cho biết cụ thể hơn những vấn đề Jobtime hỗ trợ giải quyết?

    Môi trường làm việc đang thay đổi rất nhanh, thời gian để suy nghĩ và quyết định ngày càng ít hơn. Và để tồn tại được trong môi trường cạnh tranh, các tổ chức và DN phải huy động và phát huy tối đa các nguồn lực của mình, trong đó có chia sẻ thông tin, tri thức và kinh nghiệm. Doanh nhân thời nay đi lại rất nhiều. Trong quá trình đi lại họ vẫn phải làm việc, tham gia điều hành, giao nhận việc, quản lý, theo dõi và cập nhật các dự án đang tham gia nên nảy sinh nhu cầu. Chính sự phát triển của CNTT-VT góp phần giải quyết nhu cầu này.

    Khi sản xuất phần mềm Jobtime, chúng tôi mong muốn giải quyết một vấn đề rất lớn: Giúp người dùng cùng biết! Biết đủ thì mới có thể làm việc hiệu quả, quản lý hiệu quả (xem bảng trang 38).

    Đặc điểm nổi bật của Jobtime là gì?


    ông Trương Hồng Hạnh, giám đốc công ty cổ phần Thủy Thiên (TTSOFT)

     

    Jobtime bao gồm các phân hệ tin tức, kinh nghiệm và tri thức, tài liệu, lịch công tác, công việc, dự án, họp trực tuyến, báo cáo nội bộ... Mỗi phân hệ đều có những cái riêng và thú vị. Ví dụ ở phân hệ tin tức, kinh nghiệm và tài liệu, ngoài đặc điểm là hệ thống quản lý nội dung (CMS) đầy đủ chức năng, hệ thống thú vị ở chỗ tự tạo được cho mỗi đơn vị, phòng ban một website riêng. Nghĩa là tin của phòng nào, phòng đó biết, trừ khi được phân quyền, giúp khắc phục hiện tượng ngại chia sẻ thông tin vì sợ người khác biết khi không cần thiết. Phân hệ lịch là cách trình bày đặc biệt, thể hiện rõ sự “chồng chéo” công việc nếu có, và giải pháp khắc phục sự ghi lịch cẩu thả của nhân viên. Ở phân hệ công việc có sự tích hợp hệ thống trao đổi trực tuyến vào từng công việc và các chức năng quản lý tình trạng công việc, giúp người giao/ nhận việc rõ trách nhiệm của mình, tránh tình trạng quên, hoặc “treo”, bỏ đó. Đặc biệt là chức năng giám sát rất hữu ích nhằm giúp lãnh đạo luôn biết nhân viên của mình đang làm gì, gặp vấn đề gì, vướng mắc gì để kịp thời hỗ trợ.

    Loại phần mềm này có một yếu điểm là người ta có thể không dùng nó khi không có thói quen chia sẻ thông tin, công việc. Xác lập tác phong làm việc mới, cùng biết, cùng làm, cùng chia sẻ là khó nhất. Rất khó! Và đặc biệt là vai trò của lãnh đạo. Nếu lãnh đạo "phớt lờ" hệ thống, thì tôi thành thật khuyên không nên mua, phí tiền!

     

    Vấn đề

    Nhu cầu

    Nhân viên

    Công việc được giao không đủ rõ, hoặc cấp trên “quên”, hoặc thay đổi nội dung công việc đã giao.
    Không thể đảm bảo chất lượng công việc do bị giao việc quá nhiều.
    Khó nhận được phản hồi về những vấn đề nảy sinh làm ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ thực hiện.
     

    Để lãnh đạo biết mình đang làm gì, có việc hay không có việc.
    Chia sẻ và nhận được sự giúp đỡ từ đồng nghiệp và lãnh đạo.
    Được học hỏi những kiến thức và kinh nghiệm của những đồng nghiệp đi trước.
    Được đánh giá chính xác và kịp thời về chất lượng công việc cũng như sự tiến bộ trong công việc.
    Biết những gì đang diễn ra trong công ty, đóng góp những ý kiến của mình về những vấn đề quan trọng của công ty.
    Biết những thông tin bên ngoài mà đồng nghiệp cùng quan tâm.
    Biết kịp thời những chính sách, chế độ của công ty.
     

    Lãnh đạo

    Không kiểm soát được chất lượng và tiến độ các công việc và dự án trong đơn vị, tổ chức, phòng ban của mình.
    Không đánh giá và sử dụng năng lực nhân viên hợp lý, do không nắm được họ đang phải làm gì. Dẫn đến chỗ thì quá tải, chỗ thì ít việc.
    Không biết những diễn biến tư tưởng, tâm tư, nguyện vọng của nhân viên.
    Nhân viên khi chuyển công tác không để lại được những kiến thức, kinh nghiệm, thông tin cần thiết, làm ảnh hưởng đến công việc chung.
     

    Có góc nhìn của nhân viên, biết nhân viên đang thấy những gì, đang được giao việc gì, đang làm việc như thế nào mà không cần phải hỏi han trực tiếp.
    Giảm bớt thời gian họp hành mà vẫn nắm được thông tin, vẫn giải quyết hiệu quả công việc.
    Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn, quản lý cho nhân viên để họ hoàn thành tốt công việc được giao.
    Thấy toàn bộ quá trình thực hiện công việc của từng nhân viên và các nhóm làm việc, đơn vị, phòng ban, để can thiệp, hỗ trợ khi thấy cần thiết.
    Có đi công tác xa vẫn có thể chủ động quản lý, điều hành.
     


     

    ID: B0606_36