• Thứ Ba, 13/06/2006 10:23 (GMT+7)

    Cách làm “ngược đời” ở Văn Phòng Quốc Hội

    Nhân viên là nhân tố quyết định

    Theo quan sát của ông Ngô Minh Châu, giám đốc Trung Tâm Tin Học VPQH (TTTH), việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan hành chính hiện nay phần nhiều kém hiệu quả. Hầu hết mọi người cho rằng muốn ứng dụng CNTT thành công thì lãnh đạo cơ quan phải hiểu được lợi ích của CNTT, phải quyết tâm và bắt buộc cấp dưới áp dụng CNTT vào công việc. Lãnh đạo được coi là nhân tố quyết định. Vì thế, trước hết phải thuyết phục lãnh đạo, duyệt chi mua sắm thiết bị, sử dụng phần mềm (PM) làm gương.

    Thế nhưng, lãnh đạo ở VN thường có độ tuổi khá cao, rất bận bịu, lại không biết tiếng Anh, chưa bao giờ hoặc rất ít khi tiếp xúc với máy tính, nên thường ngại học tin học, và nếu muốn học thì cũng gặp rất nhiều khó khăn... Chính vì thế, các dự án ứng dụng CNTT thường khó triển khai, hoặc không mang lại hiệu quả tương xứng.

     

    Nếu thế, sao không làm theo chiều ngược lại? Sao không bắt đầu từ từng cán bộ, nhân viên để tạo ra văn hoá tin học trong cơ quan, gây ảnh hưởng tới lãnh đạo? Với suy nghĩ đó, năm 2004, ông Châu quyết định dùng thử PM eOffice của Trung Tâm An Ninh Mạng ĐH Bách Khoa Hà Nội (BKIS). PM này có giao diện thuần Việt, và mặc dù phần lõi là quản lý hồ sơ công văn theo luồng công việc (workflow), nhưng vẻ ngoài của nó lại rất đơn giản với những tính năng dễ sử dụng, như gửi nhận e-mail, chia sẻ file, trao đổi tin nhắn tức thời (chat), quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng, ghi và tự động ghi nhật ký công việc, thống kê báo cáo các công việc đã thực hiện theo ngày, tháng, năm... Mỗi khi có thông tin quan trọng, eOffice tự động thông báo, người sử dụng không cần phải lên mạng.

    Ông Châu cài eOffice vào các máy của các cán bộ, nhân viên trong VPQH, hướng dẫn sơ qua về cách dùng. Mặc dù không bắt buộc sử dụng, nhưng vì PM có nhiều tính năng tiện lợi và dễ dùng nên đã gây tò mò, kích thích mọi người tìm hiểu. Chỉ sau một thời gian ngắn, nhiều người đã dùng quen, thấy thích và bắt đầu tự tìm hiểu thêm các tính năng khác. Những người lớn tuổi cũng rất hào hứng “mổ cò” với eOffice.

     

     

     

     

     

     

     

    VPQH có khoảng 500 người, đến nay hầu hết đã sử dụng eOffice hằng ngày. Các chuyên viên trong 7 toà nhà khác nhau tại 3 địa điểm của VPQH ở Hà Nội đã thường xuyên liên lạc với nhau, hầu như không có khoảng cách. Mọi công việc của cán bộ, nhân viên đều công khai. Ai làm việc gì, ai chưa làm việc gì, PM đều có chế độ theo dõi, báo cáo.

     

    Chẳng bao lâu, hiện tượng ấy lọt vào mắt lãnh đạo. Có lúc lãnh đạo yêu cầu in văn bản rồi chuyển đến một chỗ khác trong VP, nhân viên không in mà cũng không đi, cứ ngồi một chỗ nói là chuyển rồi. Hỏi ra mới biết là dùng eOffice, và càng hỏi lại càng thích. Lúc ấy lãnh đạo mới bắt buộc tất cả VP phải dùng PM này và còn yêu cầu nhân viên hướng dẫn cho mình cách sử dụng. Ông Châu gọi đó là chiến thuật “lấy quân lính bao vây thủ trưởng”.

    Tại nhiều cơ quan khác, khi bắt đầu dùng PM và Internet, ban lãnh đạo hay đề ra các quy định chặt chẽ. Ông Châu cho như vậy là “mất khách”. Ông để các chuyên viên “nghiện” sử dụng eOffice và Internet rồi mới ra quy định, những người vi phạm sẽ bị cắt tài khoản. Có một vài người bị cắt tài khoản. Do đã quen làm việc với eOffice, họ không chịu được, phải làm đơn xin lại, và không dám vi phạm tiếp.

    Miền ngược kéo miền xuôi

    Khi triển khai eOffice ở các đoàn đại biểu quốc hội (ĐBQH) địa phương, ông Châu không gặp thuận lợi ngay từ đầu, vì cứ nghĩ các thành phố lớn, trình độ cao cần được triển khai trước. “Nhưng những người trình độ cao khi thấy PM có vẻ đơn giản thì không thích” – ông Châu nói – “Họ thích những gì có vẻ bác học”.

     
    Ông Ngô Minh Châu, giám đốc TTTH của VPQH
    "PM eOffice gọn nhẹ, tốc độ nhanh, dễ dùng, phù hợp trình độ của đại đa số công chức hiện nay."

    Ông Châu bèn quyết định triển khai eOffice ở các tỉnh vùng sâu, vùng xa trước, vì đồng bào ở đây rất quý mến và tin tưởng miền xuôi. Ông Châu cùng các cán bộ lặn lội đi các tỉnh Tây Bắc, đồng bằng sông Cửu Long để “chào hàng” và nhanh chóng được ủng hộ. Cũng chỉ sau một thời gian ngắn, các đoàn ĐBQH miền núi, vùng sâu... đã quen và “nghiện” sử dụng eOffice. Thế rồi trong các cuộc họp, ĐBQH các tỉnh miền núi dùng eOffice để gửi tài liệu cho nhau, gửi cho VPQH và nhận tài liệu từ VPQH. Điều đó chẳng mấy chốc đã đến tai ĐB các tỉnh khác. Các ĐB TP.HCM tỏ ra rất ngạc nhiên và đã dùng thử. Tiếp đến là tỉnh Bình Dương, Đồng Nai, Đắk Lắk, Lâm Đồng... Đến nay, 50/64 đoàn ĐBQH các tỉnh đã sử dụng eOffice. Ông Châu gọi đó là chiến thuật “Lấy miền núi bao vây đồng bằng, lấy nông thôn bao vây thành thị”.

    Tháng 5/2005, TTTH đưa eOffice phục vụ các kỳ họp QH. Trước đó, trong các kỳ họp QH, mỗi ngày VPQH phải in khoảng 1000 bản tài liệu, mỗi bản dài khoảng 60 trang (ghi tất cả những lời phát biểu trong ngày) để phát cho các ĐB. Ngoài ra còn in khoảng 100 bản cho báo chí. Liên tục như thế trong 65 ngày liền.

    Từ khi dùng eOffice, TTTH chỉ việc in 14 bản gửi Thường Vụ QH. Còn lại đều được gửi đến các máy đặt tại hội trường và gửi về địa phương. Thoạt đầu, cánh phóng viên theo dõi họp QH phản đối rất mạnh, cho là gây phiền hà, nhưng ông Châu vẫn kiên quyết áp dụng. Chỉ sau một vài ngày, các phóng viên đã quen và thấy dùng eOffice quả là tiện hơn. Họ chỉ việc vào máy copy tài liệu, hoặc gửi thẳng qua Internet về tòa soạn, không phải gõ nhiều khi biên tập, trích dẫn, lại chính xác và nhanh hơn.

    Trước đây những ĐBQH ở xa thường không nắm được nội dung họp thường vụ (mỗi tháng 7-10 ngày), hoặc biết chậm và không đầy đủ. Nay thì cứ họp xong là có đầy đủ tài liệu gửi qua eOffice, giúp theo dõi sát tình hình. Ông Châu tính, nếu mỗi bộ cũng có một máy cài eOffice nữa thì rất tốt, vì bộ nào cũng có nhu cầu xin tài liệu QH. Hơn thế nữa, mỗi bộ gửi một văn bản (giải trình) của mình sẽ nhận được nhiều văn bản của các bộ khác. Các ĐBQH cũng có thể dùng eOffice chuyển câu hỏi cho các bộ và nhận câu trả lời.

    Hiện nay, VPQH đang ứng dụng eOffice ở giai đoạn 1, tức là sử dụng các tính năng thông thường như kể trên. Khi tất cả đã thuần thục, sẽ dùng đến chức năng xử lý luồng hồ sơ công văn.

     

    Ông Nguyễn Tử Quảng, giám đốc BKIS: "Chúng tôi cho rằng ở VN, việc lãnh đạo thờ ơ, nhân viên thiếu kiến thức và ngại dùng PM là một thực tế. Vì thế, chúng tôi thiết kế PM eOffice theo triết lý "khiến thông tin tìm đến người sử dụng", đồng thời cung cấp nhiều tính năng hữu ích, cách dùng đơn giản, làm cho họ cảm thấy thích dùng, giúp "giác ngộ" họ về tin học. Sau đó họ sẽ có hứng thú để tìm hiểu tiếp. Phiên bản eOffice hiện nay đã có tính năng hội nghị truyền hình (Video Conference), gửi thư bằng giọng nói (voice mail), gửi tin nhắn ra điện thoại di động, trưng cầu ý kiến... Khi người dùng đã quen, họ có thể dùng đến chức năng quản lý luồng hồ sơ, công văn - phần chính của eOffice. Trong phần này, chúng tôi cung cấp những công cụ giúp mỗi cơ quan có thể tự định nghĩa quy trình công việc riêng của mình, đồng thời dễ dàng thay đổi quy trình khi cần thiết".

     
     
    ID: B0606_39