• Thứ Sáu, 07/07/2006 14:19 (GMT+7)

    Bibica: Sao Khuê lấp lánh

    Bibica mới đây đã vinh dự nhận giải Sao Khuê 2006 cho đơn vị ứng dụng thành công CNTT do Hiệp Hội Phần Mềm Việt Nam trao tặng. Trước đó, Bibica cũng là 1 trong 21 thương hiệu nổi tiếng của Việt Nam (do Bộ Văn Hóa Thông Tin công nhận năm 2004)

    Từ một doanh nghiệp (DN) khủng hoảng tài chính, kinh doanh thua lỗ, Bibica đã điều chỉnh cơ cấu tổ chức, sắp xếp nhân sự phù hợp với chiến lược đầu tư xây dựng hệ thống CNTT. Giải pháp này đã giúp Bibica không những đứng vững mà liên tục phát triển với hai nhà máy sản xuất (SX), 4 chi nhánh, hơn 100 đại lý phân phối, doanh thu gần 290 tỷ đồng(năm 2005).

    Giá của kinh nghiệm đầu tư

    Sớm nhận thức được lợi ích CNTT trong quản lý, từ năm 1992, công ty cổ phần Bánh Kẹo Biên Hòa (Bibica) đã đầu tư hệ thống máy tính để giảm tải việc lập đi lập lại trong tính lương, quản lý kho, lập báo cáo... Tuy nhiên, lúc đó máy tính chỉ mới thay máy đánh chữ, công việc vẫn rời rạc từng bộ phận. Năm 1997, công ty nối mạng (LAN) để dùng chung tài nguyên (thông tin, máy in...). Công tác quản lý tại Bibica lúc đó khá đồ sộ, do số liệu và chứng từ độc lập, riêng lẻ nên lượng nhân viên (NV) nghiệp vụ mỗi phòng ban gấp đôi so với hiện nay. NV phòng ban tự viết lấy chương trình Foxpro, Access riêng biệt.

    Năm 2000, do nhu cầu phát triển, công ty đầu tư 300 triệu đồng thuê một đơn vị CNTT khảo sát và xây dựng một chương trình quản lý gồm các phân hệ: Kinh doanh, quản lý vật tư (kho), tài chính kế toán, nhân sự tiền lương. Chương trình này dự kiến phục vụ việc đưa thông tin lên sàn chứng khoán năm 2001. Nhưng kết quả không thành công do qui trình chồng chéo, lấn sân nhau giữa các phòng ban nghiệp vụ. Do hệ thống thông tin đầu tư không đồng bộ nên quản lý thông tin rời rạc, thông tin được xử lý thụ động và trùng lắp nhiều nơi, cung cấp cho lãnh đạo quá chậm. Công ty không có thông tin báo cáo tháng, tuần. Quy trình và chính sách tài chính kế toán không đồng nhất dẫn đến việc tính giá thành không chính xác. Việc tập hợp chi phí tính giá thành quá lâu, chỉ được thực hiện 3 tháng/ lần. Đồng thời, đầu tư lúc ấy cũng chưa tạo được sự kết hợp, chia sẻ thông tin tính giá thành giữa khối tài chính và SX.

    Toàn bộ hệ thống phần mềm (PM) trong công ty đều không có chương trình đồng bộ mà chỉ là những mảng riêng lẻ, vì vậy dữ liệu không đồng nhất, gây khó khăn trong quản lý. Việc luân chuyển thông tin từ người này sang người khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác đều phải xử lý lại rất mất thời gian và kém hiệu quả. Ban giám đốc lúc đó không thể nhìn bao quát hoạt động của phòng ban cũng như tình hình thực hiện kinh doanh: Hàng đã về bao nhiêu lần, đã thanh toán bao nhiêu... Dữ liệu công ty thì lưu trữ phân tán, không có chế độ bảo mật, không có chế độ sao lưu định kỳ. Báo cáo trong hệ thống kế toán không đáp ứng nhu cầu quản trị, đều mang tính thống kê và chỉ có thể sử dụng định kỳ theo quý. Hệ thống không cung cấp được những báo cáo mang tính chất phân tích tài chính, phản ảnh sự biến động tức thời, chính xác và trực quan cũng như những dự báo trong tương lai. Mặt khác, việc quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào, đầu ra không do khối tài chính kế toán (TCKT) trực tiếp điều hành quản lý nên không thể kiểm soát được. Dữ liệu không thể chia sẻ tự động cho các bộ phận liên quan trực tiếp như khối mua hàng, khối SX... Bibica bị sức ép gia tăng từ các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường.

    Tất cả yếu tố đó đã dẫn đến doanh số bán hàng không gia tăng kịp chi phí đầu tư và chi phí SX. Ý tưởng tin học hóa quản lý DN gặp khó khăn. Hậu quả là năm 2002 ban điều hành đã không quản lý nổi hoạt động kinh doanh và Bibica thua lỗ, hệ thống không đáp ứng nhu cầu thông tin cho cổ đông, gây ra sự cố tài chính Bibica đầu năm 2003.

    Tổ chức hệ thống thông tin

    Trước áp lực của các cổ đông và dư luận, ban lãnh đạo một mặt tìm cách giải quyết, mặt khác quyết tâm rũ bỏ cách quản lý rời rạc; tìm hiểu, học hỏi qui trình quản lý chuẩn có sự hỗ trợ của CNTT từ DN các nước tiên tiến. Công ty quyết tâm xây dựng quy trình mang tính chuẩn mực, tối ưu hóa hệ thống kế toán nói riêng và hệ thống của toàn công ty nói chung nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và quản lý DN.

    Bibica đã điều chỉnh cơ cấu tổ chức (bỏ cơ chế phó giám đốc), xây dựng ban lãnh đạo gồm tổng giám đốc điều hành và các giám đốc các khối (nhân sự, tài chính, kỹ thuật, SX, bán hàng...) cho phù hợp với hệ thống thông tin mà công ty sắp đầu tư. Năm 2003 là năm Bibica cải tổ toàn bộ hệ thống thông tin gồm Email (tự triển khai), website, COS (Company Operation System - Văn phòng điện tử), ERP. Hệ thống mạng nội bộ (LAN) của công ty được thiết lập với 127 máy tính/162 NV, chiếm 78%, tỷ lệ nối mạng Internet đạt 59%. Với chi phí 40 triệu đồng cho chương trình COS đóng gói của NetSoft, công ty triển khai thực hiện trong một tháng, trở thành kênh thông tin chính thức và có hiệu lực pháp lý trong công ty. Hiện nay, Bibica trao đổi thông tin với bên ngoài (đối tác, khách hàng, người tiêu dùng, cổ đông) qua Email (MDaemon), website (Dot.Net) do Huy Nha thiết kế). Trao đổi thông tin nội bộ (trong công ty và các chi nhánh) qua hệ thống Email, COS và ERP.

    Với hệ thống ERP, Bibica đã chọn giải pháp Oracle E-Business Suite Special Edition do công ty FPT tư vấn triển khai. Tổng chi phí đầu tư cho hệ thống này gần 2 tỷ đồng trong đó: 1,2tỷ cho PM, 0,5 tỷ cho phần cứng, còn lại chi phí khác, gồm 05 module: Mua hàng, bán hàng, quản lý kho, kế toán và SX. Giai đoạn 1 (2,5 năm) của dự án đã triển khai xong 4 phân hệ và 1 phần của phân hệ SX. Giai đoạn 2, tiếp tục triển khai phân hệ SX, chia thành 2 phần, gồm "Phân xưởng" và "SX". Trong đó, "Phân xưởng" gồm: lập yêu cầu về vật tư, nhận vật tư về xưởng, đưa vật tư vào SX, giao và quản lý được lượng thành phẩm chuyển cho khối bán hàng chính xác và nhanh chóng. Phần này đã hoàn tất và đã đưa vào sử dụng được 1,5 năm. Còn phân hệ SX gồm lập kế hoạch SX kỳ, tháng, quý, năm, lập kế hoạch cung ứng vật tư tương ứng, dự kiến cuối năm 2006 sẽ hoàn tất.

    Theo ông Trương Phú Chiến, tổng giám đốc Bibica, thời gian đầu triển khai, tỉ lệ sai số của NV ứng dụng hệ thống mới rất cao, gần 10%. Công ty vẫn kiên quyết thực hiện. NV vốn đã quen với hệ thống cũ bắt đầu phản ứng. Có trường hợp NV vẫn làm theo hệ thống cũ để bán hàng cho nhanh, sau đó mới nhập số liệu theo hệ thống mới. Lãnh đạo công ty không chấp nhận cách làm này, bắt buộc NV phải thực hiện trên hệ thống mới. NV nào sợ hệ thống mới không chuẩn mực thì phải lấy số liệu trên hệ thống mới nhập vào hệ thống cũ để báo cáo chứ không được làm ngược lại. Công ty sẵn sàng bố trí thêm nhân sự để nhập số liệu. Sau một thời gian, NV đã quen với cách làm mới và công ty đã đưa hệ thống lên mạng (online hệ thống).

     

    Ông Trương Phú Chiến, chủ tịch Hội Đồng Quản Trị, tổng giám đốc Bibica

     

     

    Theo tôi, vai trò và hiệu quả của CNTT gắn liền với hoạt động SX kinh doanh của DN; đầu tư - khai thác CNTT càng nhiều thì lợi ích mang lại từ nó càng cao. Mặc dù không trực tiếp tạo ra sản phẩm (không kể các công ty SX PM), nhưng ứng dụng CNTT làm giảm đi chi phí (giờ công lao động của NV, số liệu tin cậy, tạo uy tín cho thương hiệu, có cơ sở để xây dựng kế hoạch SXKD phù hợp, tính được giá thành nhanh chóng trong tình hình vật giá thay đổi liên tục hiện nay); giảm chi phí thông tin liên lạc với các đơn vị thành viên cũng như tạo thuận lợi trong việc trao đổi thông tin với đối tác, nhà cung ứng; hỗ trợ quảng bá hiệu quả thương hiệu, sản phẩm của DN qua website, email.

     

     

     

    Hiệu quả của nó mang lại tuy không tính được cụ thể nhưng có giá trị vô hình cao.
    DN nào đánh giá thấp CNTT thì sẽ không hội nhập kịp khi VN gia nhập WTO, không có khả năng cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành nghề trong và ngoài nước.

     

    Thay da đổi thịt

    Việc quản lý hoạt động DN theo ERP đã giúp Bibica kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh, đưa ra các báo cáo chính xác, cung cấp báo cáo tài chính tin cậy cho cổ đông. Ví dụ: trong mảng SX, với PM quản lý SX, Bibica có thể tính được chính xác giá thành cho một nhóm sản phẩm ngay trong quy trình SX, điều mà trước đây rất khó khăn vì SX bánh kẹo là một quy trình SX tổng hợp phức tạp gồm nhiều thành phần nguyên vật liệu. Đồng thời, phân hệ PM quản lý SX cũng liên kết thông tin chặt chẽ, thống nhất với các phân hệ PM còn lại, giúp Bibica nắm rõ con số nguyên vật liệu cần trong từng giai đoạn SX, khả năng đáp ứng về số lượng, thời gian cho mỗi đơn hàng, hàng hoá tồn kho hiện tại... Từ đó, có thể đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời về SX, quản lý dòng tiền, giảm thiểu khả năng trễ hạn đơn hàng, công nợ hay lập kế hoạch mua hàng theo từng nhu cầu SX...

    Giải pháp PM Oracle do FPT tư vấn triển khai cũng phù hợp với DN có quy mô hoạt động rộng cả nước như Bibica. Với mô hình dữ liệu PM tập trung chạy trên nền Internet, văn phòng chính của Bibica từ Biên Hòa có thể hàng ngày nhận các số liệu từ các văn phòng chi nhánh cả nước một cách nhanh chóng, kịp thời để phục vụ cho các quyết định kinh doanh.

    Nhờ đó, vốn điều lệ công ty đã tăng từ 25 tỷ đồng trước đây lên 56 tỷ đồng hiện nay, thiết lập hệ thống phân phối hơn 100 đại lý, doanh thu hàng năm đạt gần 290 tỷ đồng. Hệ thống ERP giúp công ty có số liệu chính xác để công bố trên sàn giao dịch. Qua website www.bibica.com.vn, thông tin của công ty thường xuyên được cập nhật, khách hàng truy cập quan tâm nhất là các chuyên mục cổ đông, tin tức. Những thông tin này giúp cho cổ đông trên sàn nắm bắt nhanh thông tin hoạt động của công ty cũng như chính sách, chủ trương mới. Ngoài ra website cũng giới thiệu rộng rãi với mọi đối tượng tiêu dùng sản phẩm của công ty, giúp người tiêu dùng không mất thời gian đi mua sắm mà vẫn đặt mua sản phẩm qua mạng để công ty giao sản phẩm tại nhà.

    Công ty cổ phần Bánh Kẹo Biên Hòa (Bibica),
    KCN Biên Hòa I, Đồng Nai,
    ĐT: 061.836335, website: www.bibica.com.vn


    Minh Trí

    ID: B0607_36