• Thứ Năm, 09/11/2006 07:59 (GMT+7)

    Điển hình ứng dụng

    Mai Linh, TMA, FPT vốn đang kinh doanh, sản xuất trong các lĩnh vực khác nhau nhưng đều ứng dụng công nghệ Hội Nghị Truyền Hình (HNTH). Phải chăng đây là tiêu chuẩn cần có của truyền thông DN?

    FSoft: Làm ăn với Nhật

     

    Ông Nguyễn Thanh Lâm

    Bước vào phòng HNTH của FPT Software (FSoft) trên lầu 7, tòa nhà E-Town TP.HCM, tôi gặp phó giám đốc Nguyễn Thanh Lâm cùng hai nhân viên đang dõi mắt vào chiếc tivi 19 inch và thiết bị HNTH của Polycom. Sáng thứ bảy này là buổi họp về thị trường Nhật, đối tác chiến lược của FPT cũng như của ngành PM Việt Nam. Trên màn hình, một nữ cán bộ của FSoft Hà Nội đang say sưa kể về chuyến đi thăm đất nước Mặt Trời Mọc, những kết quả ngoại giao, thông tin về các đối thủ cạnh tranh và các dự án tiềm năng mà Nhật có thể thuê FPT gia công. "FPT có khách nhé”, ông Lâm thông báo. Hơn 10 cán bộ ở đầu cầu Hà Nội hơi khựng lại, quay ra nhìn màn hình; nghĩa là họ nghe được giọng ông Lâm. Dĩ nhiên cuộc họp lại tiếp tục, sôi nổi. Mỗi khi ông Lâm có ý kiến, các cán bộ FSoft Hà Nội đều nghe được đầy đủ và theo thời gian thực. Điều này dễ nhận thấy qua những câu trả lời của nhiều người khi ông Lâm đặt câu hỏi hay những tiếng cười giòn tan ở cả hai đầu cầu khi có ai đó thốt lên một câu bông đùa. Cách xa nhau hơn 2000 km đường chim bay, cuộc họp giữa FSoft TP.HCM và Hà Nội như diễn ra trong cùng một căn phòng.

    Một số các công ty con thuộc tập đoàn FPT đã ứng dụng HNTH như FPT Software, FPT Telecom, văn phòng chính của FPT. FSoft TP.HCM đã bắt đầu ứng dụng HNTH từ 2005; FSoft Hà Nội ứng dụng trước, từ 2004. Là một công ty công nghệ, nhưng FSoft TP.HCM chọn VISCO lắp đặt hệ thống. "Công nghệ HNTH không có gì ghê gớm nhưng điều quan trọng là khả năng nắm bắt các tính năng của các thiết bị HNTH để ứng dụng tốt", ông Lâm nói.

     

    FSoft ứng dụng HNTH một phần cho đào tạo: các khóa học về vận hành hệ thống (operation), quản lý (management), các seminar, workshop; ngoài ra, phần lớn làm việc với đối tác nước ngoài. "Làm việc với nước ngoài, nhiều đối tác Mỹ, Tây Âu chỉ cần dùng điện thoại là đủ. Nhưng đối tác Nhật có đặc thù là muốn nhìn thấy mặt đối tác, thích gặp mặt trực tiếp. Chẳng hạn, khách hàng Nhật sang Việt Nam thăm FSoft nhiều hơn khách hàng Mỹ”, ông Lâm cho biết.

    FSoft TP.HCM hiện thuê 1 đường Internet 2Mbps của FPT Telecom, phí thuê bao 1 tháng khoảng 40 triệu đồng/2Mbps, phục vụ cho toàn bộ nhu cầu lên mạng và sử dụng dịch vụ trực tuyến của nhân viên thuộc chi nhánh này. Chính đường truyền này được dùng để thực hiện HNTH giữa FSoft TP.HCM và các đối tác ngoài nước. Còn hai trụ sở của FSoft Bắc-Nam được kết nối bằng 1 đường truyền riêng 1 Mbps.

    Mai Linh: Dự kiến tiết kiệm hàng trăm triệu đồng

    Mai Linh là công ty cổ phần có gần 70 đơn vị thành viên hoạt động trong các lĩnh vực vận tải, du lịch, tài chính, thương mại, xây dựng, đào tạo, viễn thông... trên 34 tỉnh thành cả nước. Trong đó lĩnh vực vận tải hoạt động mạnh nhất với tổng số đầu xe taxi gần 3.000 chiếc hoạt động trên 30 tỉnh, thành trong cả nước, giải quyết việc làm cho hơn 7.000 lao động. Là công ty đa ngành, đa dịch vụ, hoạt động trên khắp cả nước, chỉ tính riêng các cuộc họp quan trọng mang tính chiến lược, hoạch định kế hoạch kinh doanh, mỗi năm Mai Linh phải tổ chức gần 30 cuộc họp cho khoảng 150 cán bộ quản lý các đơn vị và bộ phận liên quan, chi phí máy bay, ăn ở, chưa kể thời gian đi lại, Mai Linh tốn hàng trăm triệu đồng/ năm. Để tiết kiệm chi phí, từ năm 2005, Mai Linh đã lập kế hoạch đầu tư và ứng dụng hệ thống HNTH. Hệ thống đã được thử nghiệm từ tháng 2/2006, dự kiến kéo dài khoảng 6 tháng.

     

    HNTH tại Mai Linh có hai phần riêng biệt: Hệ thống thu/phát âm thanh (Audio Conference) do Polycom cung cấp và hệ thống truyền hình ảnh qua camera (IP Camera) của Planet. Ban CNTT của Mai Linh đã xây dựng hệ thống dựa trên hạ tầng sẵn có của công ty gồm máy chủ (server), modem ADSL và đầu tư thêm modem có hỗ trợ VoIP, một số IP camera và micro. Hệ thống Mai Linh thực hiện HNTH trên mạng riêng ảo (VPN) qua đường truyền ADSL của VNPT, Viettel, FPT để kết nối các đơn vị thành viên với nhau. Qua mạng VPN này, dữ liệu của 2 phần audio và video được truyền/nhận riêng biệt. Hệ thống đang được thử nghiệm cho những cuộc họp giao ban hàng tuần của ban CNTT. Hình ảnh sẽ được thu/phát qua thiết bị IP camera. Hiện Mai Linh có thể tổ chức HNTH tại 3 điểm: Hà Nội - Đà Nẵng - TP.HCM cùng một lúc.

    Theo ông Phạm Đức Đạt, tổng giám đốc khối Viễn Thông Mai Linh, HNTH không những giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo sự thuận lợi, linh hoạt khi lên lịch họp, tiết kiệm ngày công do thời gian di chuyển của thành viên dự họp. Với kiểu họp truyền thống, khi đã lên lịch rồi thì khó có thể hủy do ảnh hưởng công việc của các bên. Với HNTH thì có thể hủy cuộc họp mà thiệt hại không đáng kể. Ngoài ra, HNTH sẽ tăng thêm cơ hội trao đổi thông tin giữa các đơn vị cách xa nhau qua các cuộc họp giao ban tuần, tháng mà thông thường, không thể tổ chức vì tốn chi phí và thời gian đi lại.

     

    "Phương thức họp truyền thống đã trở thành thói quen nên để triển khai HNTH trên diện rộng cần có quá trình chuyển đổi nhận thức và thời gian đào tạo, huấn luyện kỹ năng cho người tham gia và quan trọng nhất là sự quyết định bằng quy chế của ban lãnh đạo."
    Ông Phạm Đức Đạt
    Tổng giám đốc
    Khối Viễn Thông Mai Linh

       

    Theo chuyên viên phụ trách ban CNTT Mai Linh, tuy nhu cầu hội họp của Mai Linh rất nhiều nhưng công ty hiện chỉ đầu tư mô hình VoiP và IP Camera riêng biệt chứ không sử dụng PM chuyên dụng đặc biệt để tích hợp hệ thống audio và video với nhau. Do đó, khi vận hành, hình ảnh thường bị "giựt", chưa trùng khớp với âm thanh. Nếu đầu tư HNTH theo các công nghệ "chuẩn" thì chi phí đầu tư cho mỗi điểm hay "đầu cầu" tham gia HNTH tốn từ 6.000 – 10.000 USD; trong khi đầu tư theo cách của Mai Linh chỉ mất từ 1.500 – 2.000 USD/điểm. Mặt khác, HNTH là một hình thức hội họp ứng dụng các phương tiện CNTT nên đòi hỏi người tham dự phải thay đổi thói quen hội họp, trình bày... nên việc đầu tư cần tính toán tần suất khai thác hiệu quả để tránh lãng phí. Do đó, Mai Linh chọn phương thức đầu tư từng bước, trang bị các công cụ, thiết bị... để tạo kết nối và đào tạo người dùng làm quen với hình thức hội họp mới. Ban đầu áp dụng thử nghiệm trong một số phòng ban để rút kinh nghiệm và tạo thói quen cho người sử dụng. Sau thời gian thử nghiệm, Mai Linh mới tiếp tục nâng cấp hệ thống, thuê thêm đường truyền ISDN dự phòng, triển khai mở rộng ra các điểm khác trên khắp các đơn vị thành viên của Mai Linh.

    TMA: Hỗ trợ hiệu quả cho các dự án

    Là công ty gia công PM với gần 700 nhân viên, tăng trưởng trung bình 75%/năm, TMA cung cấp dịch vụ phát triển PM cho nhiều công ty ở Bắc Mỹ và Nhật Bản, trong đó có những khách hàng như Nortel, Lucent và NTT. Hiện TMA có khoảng 15 dự án gia công PM với qui mô lớn và phức tạp. Nhu cầu gặp gỡ trao đổi, hội họp trực tiếp để thảo luận và báo cáo công việc chuyên môn trở nên thường xuyên và cần thiết để đảm bảo dự án đi đúng hướng, phù hợp yêu cầu, phát hiện sai sót, giảm thiểu nguy cơ thất bại của dự án. Tại TMA, trung bình mỗi ngày có khoảng 3 cuộc họp, hàng tuần mỗi dự án đều tổ chức họp khách hàng 1 lần và rất nhiều cuộc họp của các nhóm, bộ phận liên quan. Năm 2004, TMA đã đầu tư hệ thống HNTH để đáp ứng yêu cầu của khách hàng Nortel khu vực Bắc Mỹ.

    Trước khi đầu tư, TMA đã tham khảo đồng nghiệp ở nước ngoài đồng thời nhờ các nhà cung cấp thiết bị HNTH chuyên dụng như Polycom, Sony ở Việt Nam tư vấn để đảm bảo hệ thống có khả năng tương thích cao, kết nối tốt với thiết bị của khách hàng ở nước ngoài, đồng thời sản phẩm phải được bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật tốt ngay tại Việt Nam.

    Chi phí đầu tư hệ thống ban đầu khoảng 8.200USD gồm: 1 camera Polycom VSX 7000 (7.000USD), 4 bộ chuyển đổi tín hiệu Quart BRI (600USD), 1 tivi (180USD), 4 đường thuê bao ISDN (400USD). Hiện hệ thống HNTH tại TMA ứng dụng được cả 2 phương thức truyền dữ liệu: ISDN và IP.

     

    Theo ông Hoàng Xuân Thanh, quản lý cấp cao bộ phận CNTT và bảo mật TMA, để có chất lượng hội thoại tốt, tốc độ đường truyền tối thiểu phải đạt 384 Kbps. Với ISDN, TMA thuê 4 kênh (mỗi kênh có tốc độ truyền dữ liệu 128 kbps), chi phí hàng năm khoảng 3,6 triệu đồng (thuê bao 4 kênh) cùng với cước thời gian gọi quốc tế IDD (gần 1USD/phút). Với IP, TMA đầu tư mạng riêng ảo (VPN - phí lắp đặt 8 triệu, phí thuê bao 25 triệu/tháng) và kênh thuê riêng quốc tế (phí lắp đặt 11 triệu, phí thuê bao 3.500USD/tháng), tốc độ truyền 512 Kbps. Do TMA tự đào tạo vận hành và bảo trì hệ thống nên tiết kiệm phí dịch vụ bảo trì. Theo ông Thanh, tuy ISDN là phương thức truyền thống được sử dụng phổ biến, chi phí lắp đặt thấp và sử dụng do yêu cầu của khách hàng nhưng phí vận hành cao, cước tăng theo thời lượng sử dụng. Ngược lại, IP mang lại hiệu quả kinh tế hơn khi có nhu cầu sử dụng thường xuyên. Các hệ thống HNTH hiện nay thường hỗ trợ cả phương thức truyền ISDN và IP, tùy theo phương thức kết nối của đối tác mà TMA thiết lập hệ thống HNTH tương thích.

    Bảo mật dữ liệu truyền trên hệ thống HNTH vô cùng quan trọng và là yêu cầu bắt buộc trong giao tiếp giữa khách hàng và TMA. Kết nối theo phương thức ISDN thì bản thân nó đã được bảo mật (nhà cung cấp dịch vụ ISDN phải tuân thủ nguyên tắc bảo mật đối với khách hàng của mình). Với IP, TMA chỉ cho phép kết nối HNTH qua VPN với khách hàng và qua kênh thuê riêng quốc tế của Viettel nên vấn đề bảo mật được đảm bảo.

    TMA đã chọn mua thiết bị của VISCO, nhà cung cấp chính thức các sản phẩm của Polycom.

    Ông Thanh cho rằng, các nhà cung cấp nên có chế độ hậu mãi lâu dài như:thông báo và giúp đỡ khách hàng cập nhật phần mềm điều khiển (firmware) cho thiết bị. Ngoài ra, nhà cung cấp nên thực hiện dịch vụ "Hot replacement" (thay thế nóng) cho thiết bị của khách hàng nếu xảy ra trục trặc trong khi chờ sửa chữa. Việc quyết định lựa chọn thiết bị (hãng nào, model gì...) thường mất từ 1-2 tuần, phụ thuộc nhu cầu của bên sử dụng và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp. Từ lúc quyết định đầu tư đến khi hệ thống vận hành trơn tru, thông thường mất khoảng 1 tháng (không bao gồm thời gian đặt hàng và vận chuyến thiết bị về Việt Nam nếu thiết bị không có sẵn và phải nhập khẩu). Đơn vị ứng dụng phải có chương trình đào tạo, huấn luyện cho người dùng cách sử dụng căn bản, luôn có tối thiểu 2 người biết vận hành chịu trách nhiệm cho tất cả các hội nghị.

       

    "Các cuộc HNTH quan trọng nên có kỹ thuật viên hỗ trợ: Khởi động và tắt hệ thống; điều khiển hướng ống kính sao cho có trọng tâm theo nội dung đang trao đổi và không làm người theo dõi bên kia chóng mặt, khó chịu; điều chỉnh tiêu cự để có hình ảnh rõ nét (nếu không tự động); Zoom (gần –xa) để thấy rõ nội dung cần trao đổi trên bảng, trên máy tính, mặt những người đang họp, khắc phục những trục trặc thông thường..."

    Ông Hoàng Xuân Thanh
    Quản lý cấp cao bộ phận CNTT và bảo mật Công ty TMA

     

    Theo kinh nghiệm của TMA, một khi hệ thống đã vận hành tốt thì rất ít hư hỏng nhỏ lẻ. Những rắc rối thông thường do người sử dụng vận hành không thành thạo hay lỗi đường truyền (băng thông không tốt) khiến hình ảnh không đẹp, tạo cảm giác không tốt từ phía người theo dõi. Rắc rối hay xảy ra nhất là khi cài đặt hệ thống HNTH vì nó đòi hỏi sự hợp tác của các kỹ thuật viên từ các phía tham gia hội nghị. Một số công ty có chính sách bảo mật cao đòi hỏi phải tuân theo quy trình bảo mật (security process) trước khi mở cổng HNTH vào công ty họ. Để khắc phục, các đơn vị ứng dụng nên có sự chuẩn bị tốt trước khi tổ chức hội nghị: hiểu và nắm được diễn tiến cuộc họp để điều khiển camera thích hợp, chuẩn bị băng thông dành riêng (QoS) cho HNTH nếu dùng phương thức truyền IP... Ngoài ra, cũng nên chú ý đầu tư thiết bị thoại chuyên dụng, phòng họp cách âm và chống vang (echo), ánh sáng thích hợp để hình ảnh rõ nét.

    Theo ông Thanh, ứng dụng HNTH sẽ tiết kiệm nhiều chi phí (và hạn chế rủi ro) do không phải di chuyển, lưu trú, thủ tục xuất nhập cảnh (nếu có yếu tố nước ngoài) và sẽ đạt hiệu quả cao nếu các bên tham gia ở xa nhau và có nhu cầu tổ chức hội họp thường xuyên. Tuy nhiên, bài toán đầu tư hệ thống HNTH phụ thuộc vào nhu cầu, chiến lược kinh doanh và phát triển của từng công ty. Đây là 1 bài toán kinh tế!

    ID: B0605_29