• Thứ Bảy, 30/12/2006 11:26 (GMT+7)

    Dùng ngón tay cái...

    Trước đây, lãnh đạo thường bị coi là những người “chỉ tay 5 ngón” vì phần lớn công việc đều do trợ lý và thư ký thực hiện. Thế nhưng, ngày nay, với sự trợ giúp của thiết bị số hỗ trợ cá nhân (Personal Digital Assistant - PDA), một phong cách điều hành mới đang hình thành. Lãnh đạo dần chủ động hơn trong công việc, không cần thư ký đánh máy hay trợ lý nhắc việc... Có thể gọi họ là những doanh nhân điều hành công việc bằng ngón tay cái (khi sử dụng các thiết bị này, ngón cái phải hoạt động nhiều nhất).

    Một ngày với giám đốc kỹ thuật của nhà máy Bia Đông Nam Á

    Ở cương vị giám đốc kỹ thuật, nhất là ở một nhà máy sản xuất lớn như liên doanh nhà máy Bia Đông Nam Á, công việc luôn bận rộn với nhiều mảng quan tâm từ nguyên vật liệu đầu vào, quá trình sản xuất đến chất lượng đầu ra. Thêm vào đó, nhiều phát sinh đòi hỏi phải xử lý tức thì như theo dõi tình hình giá cả, thời tiết, sức tiêu thụ của thị trường để đưa ra các kế hoạch sản xuất hợp lý. Đó là chưa kể những vấn đề về nhân sự như chấm công, tính lương, quản lý nghỉ phép, quản lý tiến độ thực hiện công việc...

     

    Chừng đó việc một ngày đủ làm bất kỳ ai ở vị trí này cũng không còn nhiều thời gian cho bản thân và gia đình. Các báo cáo tuần, tháng, quý gửi cho phía đối tác cũng phải được thực hiện thường xuyên với các con số thống kê chính xác. Thật khó để hình dung rõ về một con người với chừng ấy công việc.

    Thế nhưng, đối với ông Nguyễn Văn Cường, mọi công việc đều hoàn thiện gọn gàng với sự trợ giúp của thiết bị số hỗ trợ cá nhân – chiếc PDA hiệu i-mate Jasjar.

    Ông Cường chia sẻ: dù đi đâu, làm gì, chiếc PDA này cũng là vật bất ly thân. Buổi sáng: ông khởi đầu ngày mới với tiếng chuông báo thức của i-mate. Sau đó, ông dùng nó xem tin tức trong lúc dùng bữa sáng. Kết thúc bữa sáng bằng việc lướt qua lịch làm việc trong ngày và gọi cho trợ lý chuẩn bị một số việc. Vì thế, ngay khi vừa đặt chân đến cơ quan, ông Cường có thể bắt tay ngay vào công việc. Công việc đầu tiên của ông khi đến văn phòng là đồng bộ PDA với máy tính để check mail, cập nhật lịch làm việc của nhân viên.

    Trong buổi họp giao ban vào lúc 9 giờ sáng hàng ngày, ông Cường vừa nghe các báo cáo vừa ghi chép vào PDA. Những việc còn tồn đọng từ ngày hôm trước cũng được lôi ra để giải quyết. Việc phát sinh được cập nhật vào máy để theo dõi.

       

    “Tôi thích chiếc PDA i-mate Jasjar này vì màn hình rộng, bàn phím có thể xoay ngang giống như chiếc laptop thu nhỏ. Chức năng backlight giúp gõ bàn phím trong đêm. Thiết bị có hỗ trợ nhiều giải pháp truy cập không dây Wi-Fi, Bluetooth, đồng thời, có tích hợp camera để quay phim, chụp ảnh khi cần. Mỗi khi đi công tác xa, tôi dùng chiếc PDA phone này truy cập vào mạng riêng ảo (VPN) của công ty để lấy dữ liệu và điều hành từ xa. Thật tiện lợi!” - ông Nguyễn Văn Cường.

     

     

     

    Chiếc PDA cũng là nơi cất giữ bài trình bày, tài liệu trích dẫn, ghi biên bản họp, ghi âm. Ông Cường nói: “Nếu không có PDA thì suốt ngày phải cầm theo cuốn sổ ghi chép, mà phải chép cả quyển cũng chưa đủ. Đó là chưa kể lúc cần tra cứu lại cũng khó”. Hơn nữa, với trung bình 25 đầu việc mỗi ngày, nếu không có hệ thống ghi chép, nhắc nhở của PDA, ông Cường không thể giải quyết đầy đủ.

    Buổi trưa: “Đây là khoảng thời gian để vừa làm việc vừa giải trí”, ông Cường cho biết. “Thông tin về dự báo thời tiết rất quan trọng để đưa ra kế hoạch sản xuất. Mình thường dành thời gian này để xem các bản tin dự báo thời tiết, nhân thể xem các bản tin thể thao”.

    Buổi chiều: ông dành nhiều thời gian để cập nhật thông tin ở mức sâu hơn. Lên web tìm tài liệu mới phục vụ công việc, tình hình thị trường nguyên vật liệu... Những thông tin hữu ích được ông lưu trong một thư mục riêng ngay trong PDA. Khi cần có thể tìm kiếm dễ dàng. Ông Cường cũng dành nhiều thời gian buổi chiều để làm việc với nhà cung cấp, đối tác. Nếu họ ở xa, ông có thể sử dụng nhiều hình thức liên lạc tiết kiệm chi phí như email, chat, skype, sms (tin nhắn), fax.

    Ông Nguyễn Văn Cường

     

    Chỉ những khi rời văn phòng, ông mới sử dụng ĐTDĐ. Ông cho biết, ý thức trong thông tin liên lạc là 1 trong 11 tiêu chí xếp loại nhân viên ở nhà máy. Bằng việc khuyến khích nhân viên sử dụng hình thức liên lạc khác ngoài điện thoại cố định, nhà máy tiết kiệm được nhiều chi phí. Hơn nữa, đây lại là hình thức giao tiếp tiện lợi với đối tác nước ngoài vì họ cũng thường dùng các giải pháp mới thay cho điện thoại cố định.

    Buổi tối là thời gian giải trí. Với chiếc PDA, ông có thể đọc sách điện tử (e-book) hay ngồi ở café Wi-Fi trò chuyện cùng bạn bè ở xa. Cũng có khi ông tham gia vào một số diễn đàn để chia sẻ kiến thức. Có thể ví chiếc PDA của ông Cường là một thư viện đa phương tiện cá nhân khổng lồ. Trong đó có chứa các bộ phim, bản nhạc yêu thích. Các loại sách cũng được ông sưu tầm, lưu trữ vào đây, từ truyện, sách tâm lý, chiêm tinh học...

    Theo ông Cường, PDA là công cụ để hỗ trợ con người làm việc tốt hơn chứ không phải có nó thì làm việc tốt hơn. Tất cả đều do con người quyết định. Với sự hỗ trợ của PDA, con người làm việc có kế hoạch, giúp giám sát công việc, hoạch định được công việc.

    Tuy nhiên, để PDA phát huy tác dụng, không thể thiếu phần mềm. Trong chiếc PDA của mình, ông Cường cài trên 10 phần mềm phục vụ công việc và giải trí bao gồm: lịch vạn niên, bộ gõ và font tiếng Việt, phần mềm quản lý sản xuất, nghe nhạc, xem phim, xem ảnh, phần mềm tạo e-book, phần mềm định vị vệ tinh, từ điển bách khoa toàn thư, từ điển Anh - Việt, phần mềm World Mate hỗ trợ việc đọc tin tức trên Internet....

     

    DÙNG PDA KHI ĐÀM PHÁN

     

     

    Là giám đốc công ty Gymasys, ông Đinh Kiến Quốc thường xuyên phải gặp gỡ đối tác để đàm phán. Cùng với sự trợ giúp của PDA, địa điểm gặp gỡ đối tác của ông không còn bó hẹp ở các văn phòng mà diễn ra tại quán cà phê Wi-Fi có kiến trúc đẹp, nội thất sang trọng và không gian yên tĩnh. Ông cho biết “Giao dịch tại các quán cà phê Wi-Fi thoải mái hơn, trao đổi thông tin với khách hàng cũng tiện hơn, nhất là với đối tác nước ngoài. Hơn nữa, tôi có thể demo cho khách hàng xem sản phẩm phần mềm qua Internet, kết nối PDA với máy chiếu để trình bày.
    Ông Quốc chia sẻ: Có rất nhiều phần mềm ứng dụng trên PDA dành cho ứng dụng cá nhân, dù là doanh nhân hay người thuộc lĩnh vực khác đều có thể sử dụng theo nhu cầu và mục đích.Các tính năng có thể dùng là lập lịch công việc, nhắc nhở cuộc hẹn, sổ địa chỉ, sổ tài chính cá nhân (Cash Organiser), xem lịch âm, xem ngày tốt xấu, tìm kiếm địa chỉ nhà hàng, quán cà phê, tra bản đồ, xem tỷ giá...

     

     

    Tất cả những tiện ích này giúp buổi đàm phán được chuẩn bị kỹ lưỡng, khả năng thành công cao. Có một chiếc PDA nghĩa là bạn đang có một kho thông tin cá nhân di động, rất thuận tiện khi tra cứu, tìm kiếm ngay cả ở những nơi không có Internet. Vào buổi đàm phán, người dùng PDA có thể dễ dàng tìm thấy tài liệu cần thiết và lấy ra một cách nhanh gọn.
    PDA còn có khả năng kết nối Internet qua Wi-Fi, phù hợp với những người có công việc phải đi lại nhiều. Bạn có thể ngồi ở sân bay, trong khách sạn để gửi email, truy cập truyền dữ liệu đi khắp nơi trên thế giới. Và để giải trí, chiếc PDA có thể là chiếc máy nghe nhạc hay chiếu phim – thật không gì thú vị bằng.

     

    ID: B0701_28