• Thứ Tư, 07/03/2007 10:13 (GMT+7)

    Số hóa quá trình giao dịch

    Tôi thích sao cho máy tính chạy càng nhanh càng tốt; hệ thống thông tin ứng dụng theo chiều sâu giúp định hướng và ra quyết định đúng – nhanh. Tuy nhiên, CNTT cũng có mặt trái! Nó hay gây áp lực như kiểu người ta luôn phải sẵn sàng với công việc 24/24. Nhưng tôi cũng cho rằng mặt trái của CNTT không phải là lý do cản trở người ta đầu tư cho nó... Phạm Minh Hương

    Bà có thể giới thiệu đôi chút về bản thân với độc giả TGVT - PCW B được không?

    Tôi đã tốt nghiệp cử nhân tại ĐH Kinh Tế TP.HCM và Thạc sĩ Quản Trị Kinh Doanh (MBA) tại Mỹ. Đi làm ở Mỹ một thời gian, tôi học tiếp cao học Tài Chính và tốt nghiệp Thạc sĩ Tài Chính (MSF). Tổng cộng, tôi có 6 năm học tập và làm việc ở Mỹ. Về nước, thoạt đầu tôi công tác tại ngân hàng ANZ của Úc. Đến năm 2001, trước viễn cảnh thị trường sau khi Hiệp Định Thương Mại Việt – Mỹ được ký kết và trước triển vọng phát triển của công ty Phong Phú, tôi về đầu quân cho công ty...

    Được đào tạo bài bản tại một đất nước phát triển rất cao về CNTT và có đến hai bằng thạc sĩ, bà nhận thức như thế nào về vai trò của CNTT trong DN, công việc và cuộc sống?

    Mọi người cũng đã biết nhiều rằng CNTT không thể thiếu trong DN, công việc và cuộc sống. Đặc biệt, CNTT rất cần cho quản lý vì không chỉ lưu giữ mà còn hỗ trợ xử lý nhanh chóng các loại hình dữ liệu... Một ví dụ cụ thể, ở phòng Xuất Nhập Khẩu của chúng tôi, e-mail được sử dụng rộng rãi và triệt để. E-mail giúp rút ngắn khoảng cách giao dịch giữa công ty và đối tác, khách hàng, kể cả với đối tượng ở ngoài nước, là phương tiện giúp giao dịch nhanh chóng và liên tục. Dùng e-mail, bạn phải trả lời ngay sau khi nhận được! Có thế, mọi giao dịch mới luôn nhanh chóng và được việc! Ngoài giờ làm việc, ở nhà, tôi sử dụng CNTT như mọi người. Chuyện đó cũng bình thường thôi vì các gia đình bây giờ đều có và cần máy tính...

    Bản thân công ty Phong Phú đánh giá cao vai trò CNTT và đã cài đặt nhiều phần mềm cấp phòng để tính toán đơn giá, kết nối với các bộ phận khác để theo dõi hợp đồng, mặt hàng... Phòng Xuất Nhập Khẩu vừa bán hàng, vừa tiếp thị nên chúng tôi cũng có một nhóm nhân viên chuyên khai thác thông tin phục vụ bán hàng. Một biên chế được phân công chịu trách nhiệm tiếp thị và thực hành thương mại điện tử. 5-6 người khác trực tiếp săn tìm thông tin (thấy gì thì tổng hợp, báo cáo...), bán hàng qua mạng, giao dịch với khách hàng (khách hàng Âu – Mỹ chủ yếu sử dụng e-mail)... Nghĩa là, họ suốt ngày lang thang trên mạng, tìm kiếm mọi thông tin liên quan đến công ty, kết nối với những website, chào bán hàng đồng thời tìm kiếm công cụ giúp ích công việc kinh doanh của phòng và công ty, dùng thử rồi triển khai cho mọi người. Nếu gặp một website tốt, kể cả của nước ngoài, công ty sẽ đăng ký nhận thông tin của họ để tham khảo hoặc trả phí để khai thác. Thông tin được chúng tôi quan tâm nhất là những biến động trong ngành về cả mua và bán...

    Ở những công ty khác, với chừng đó công việc, người ta sẽ cơ cấu thành 3 phòng với đội ngũ nhân sự quản lý chừng trên 30 người. Ở Phong Phú, phòng Xuất Nhập Khẩu có cơ cấu gọn nhẹ với hơn 20 nhân sự...

    Bà đóng góp như thế nào cho sự phát triển ứng dụng CNTT trong công ty Phong Phú?

    Tôi nghĩ mình góp phần nào vào việc ứng dụng CNTT trong giao dịch, đặc biệt là việc ứng dụng phần mềm vào tiếp thị, chào hàng bằng cách đặt ra yêu cầu. Từ yêu cầu, các chương trình phần mềm tính toán giá chào hàng, hệ thống theo dõi sản xuất, quản lý chất lượng thực hiện đơn hàng, theo dõi xuất nhập khẩu... đã được hình thành. Nhờ đó, việc quản lý được thực hiện qua phần mềm thay vì phải theo dõi thủ công qua giấy hay điện thoại. Chúng tôi đang bước đầu tiến tới hệ thống hoá thông tin.

    Vậy bà đã hài lòng về hệ thống thông tin DN ở Phong Phú cùng những công cụ cá nhân (như máy tính xách tay) hiện có chưa hay còn có những mong muốn khác?

    Tôi hàng ngày phải đi lại và tiếp xúc rất nhiều nên cầm trên tay một công cụ nặng như máy tính xách tay thì thật vất vả... Chắc tôi sẽ tìm thêm một máy trợ giúp cá nhân (PDA) gọn đẹp và tốt để giúp mình quản lý công việc hàng ngày... Với công ty, tôi nghĩ là Phong Phú đã ở một trình độ ứng dụng CNTT tương đối cao so với mặt bằng chung. Tuy nhiên, chúng tôi chưa có hệ thống thông tin thống nhất toàn DN. Nếu đầu tư thêm hệ thống hoạch định nguồn lực DN - ERP thì rất là tốt. Tuy nhiên, cũng cần phải rút kinh nghiệm từ những dự án ứng dụng ERP thất bại, tránh cảnh đầu tư theo phong trào...

    Hiện đội ngũ quản lý của Phong Phú đã sẵn sàng cho việc xử lý thông tin trên hệ thống. Phong Phú đã chuẩn bị được mọi điều kiện cho việc ứng dụng ERP, từ tối ưu hoá quy trình sản xuất đến quy trình kinh doanh, quản lý và điều hành DN... Trong các năm 2007 – 2008, Phong Phú sẽ triển khai ERP, còn bây giờ đang trong giai đoạn làm việc với nhà tư vấn. ERP ở Phong Phú sẽ không chỉ quản lý dệt may mà cả các mảng hoạt động khác theo mô hình chuyển đổi lên tổng công ty.

     

    ĐÔI NÉT VỀ CÔNG TY DỆT PHONG PHÚ

     
     

    Dệt Phong Phú có trên 40 năm xây dựng và phát triển, đang trong quá trình chuyển đổi theo mô hình tổng công ty; hiện có 5.000 lao động với các chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, Bảo Lộc, Lâm Đồng, miền Tây... Sản phẩm chính của Phong phú là khăn bông (sản xuất 500 tấn khăn mặt, khăn tắm/ tháng, phần lớn dùng xuất khẩu) và vải jean (công suất khoảng 2 triệu m/tháng), sợi, chỉ may, chỉ thêu (2000 tấn/tháng), quần áo (6 triệu bộ/năm). Hướng dịch vụ của Phong Phú gồm thương mại, bất động sản, du lịch. Năm 2006, doanh số của công ty khoảng 150 triệu USD. Cũng năm này, Phong Phú liên doanh cùng ITG - một công ty lớn nhất ngành dệt may của Mỹ, theo cơ cấu vốn 40/60. Liên doanh có giá trị 84 triệu USD này tiến hành xây dựng cụm Dệt May ở Đà Nẵng, chủ yếu phục vụ xuất khẩu với dây chuyền, trang thiết bị mới hoàn toàn...

     

     

     

    THẮNG THẤU QUA MẠNG

     
     

    Phòng xuất nhập khẩu công ty Phong Phú có một kỷ niệm đáng kể vào năm 2003, khi chúng tôi lần đầu tiên tham gia đấu thầu cung cấp hàng cho Target – tập đoàn bán lẻ lớn thứ hai ở Mỹ. Phong Phú là một trong số ít công ty trên thế giới đã thắng thầu đợt đó. Theo đó, Phong Phú hàng năm cung cấp cho hệ thống bán lẻ Target sản phẩm khăn bông các loại (khăn tắm, khăn mặt...) với giá trị đơn hàng. khởi đầu là 4 triệu USD, bây giờ là 6 triệu USD/năm.
    Cuộc đấu thầu này đã diễn ra nghẹt thở trong 30 phút, hàng nghìn công ty dệt may trên thế giới tham gia. Đấu thầu chia thành các phiên nhỏ kéo dài 3 phút,theo điều kiện công ty nào bỏ giá thấp nhất (nhưng phải đảm bảo các tiêu chuẩn sản phẩm) sẽ trúng thầu. Suốt 3 phút, các công ty chào giá, so kè giá với nhau (có thể thay đổi giá chào) để có mức tối ưu. Trước khi tham gia, phòng Xuất Nhập Khẩu chúng tôi đã diễn tập, sử dụng công cụ và kho thông tin trên mạng để đối phó với các tình huống. Có nhiều tình huống rất khó khăn khi mà đối thủ chờ đến sát phút thứ ba mới bỏ giá, khiến không phản ứng kịp. Ngược lại, không phải là cứ thấy đối thủ bỏ giá thấp thì mình lại bỏ giá thấp hơn mà phải cân đối với thực lực xem có đảm đương được hợp đồng hay. Bỏ giá thấp đến một mức nào đó, công ty sẽ lỗ và điều này không chấp nhận được!
    Chúng tôi áp dụng chiến thuật “nghĩ hộ đối thủ”, bỏ một cái giá mà đối thủ dù có còn thời gian vẫn phải ngừng cuộc chơi. Dựa trên suy nghĩ: nếu bỏ mức giá tương đối thấp, đối thủ sẽ bỏ giá thấp hơn và mình có thể không còn thời gian để tiếp tục đưa giá, chúng tôi chọn đưa giá thấp đến mức đối thủ khó có mức giá thấp hơn nếu không muốn lỗ. Cả phòng tham gia, rất khẩn trương và vô cùng hồi hộp. Cuối cùng, chiến thắng đã đến với công ty.
    Sự kiện này rất có ý nghĩa vì trước đó (và cả bây giờ), công ty Việt Nam muốn xuất khẩu hàng thường phải qua các công ty trung gian. Hiếm có công ty Việt Nam nào bán được hàng trực tiếp cho hệ thống bán lẻ tầm cỡ thế giới. Sự kiện này càng khẳng định ý nghĩa của việc có sẵn thông tin doanh nghiệp (DN) trên mạng là hết sức quan trọng (đối tác có thể thẩm định được năng lực của mình và mời tham gia đấu thầu...). Qua sự kiện này, lãnh đạo và toàn thể công ty càng tin tưởng vào định hướng đầu tư cho CNTT. Phong Phú hiện đã được Target xếp vào nhóm 20 công ty cung ứng hàng đầu thế giới của họ.
    (Ghi theo lời kể của bà Phạm Minh Hương)

     

     

    ID: B0703_22