• Thứ Ba, 07/08/2007 09:03 (GMT+7)

    Những nhà vô địch

    Venus: Niềm tin của đại bàng

    Ra đời chưa đầy 3 năm, Venus đã sớm tìm được chỗ đứng cho mình và đang ấp ủ tham vọng chinh phục thị trường trong nước như thành công của PM KT Effect.

    Hệ thống khách hàng: Không thể thiếu

    Ông Nguyễn Quốc Toàn, chủ tịch HĐQT BSC nói: "Xây dựng hệ thống khách hàng (KH) là công việc đã và sẽ trở thành việc thường ngày của các tổ chức (TC)/DN, quen thuộc như công việc KT trên máy tính. Đây là niềm tin mãnh liệt của những người làm ra PM CRM Venus với chữ V viết hoa liên tưởng hình ảnh đại bàng bay...". "KH với vai trò là thượng đế muốn biết họ đang được chăm sóc và quan tâm thế nào, có chuẩn mực không để đánh giá đẳng cấp phục vụ của đối tác, nhà cung cấp nhằm quyết định lựa chọn hay không món hàng đó, tiếp tục hay không sử dụng dịch vụ đó. Khi ấy, TC/DN sẽ nhận thức được cần phải quan tâm và đầu tư nhiều hơn cho hệ thống quản lý thông tin KH nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh", ông Toàn giải thích.

    Nền tảng lý thyết

    Điểm khác biệt cơ bản giữa Venus và PM CRM khác là Venus có nền tảng lý thuyết về marketing, khoa học hành vi, lý thuyết về gây ảnh hưởng, hệ thống ISO, thuyết ngũ hành với những yếu tố thúc đẩy, triệt tiêu; cả thuyết Maslow cho rằng con người cá nhân hay con người trong tổ chức chủ yếu hành động theo nhu cầu. BSC đã chủ động thiết kế tính năng xương sống cho PM Venus, tạo khác biệt cơ bản giữa Venus với các PM khác. Nhờ tuân thủ ISO, theo chu trình hoàn thiện sản phẩm, BSC đã chắt lọc các yêu cầu của thị trường và bổ sung liên tục vào thiết kế sản phẩm.

    Từ đầu, BSC đã xác định phát triển Venus theo chu trình NAOT (tên chu trình do những người phát triển PM đặt và sử dụng). Định hướng này giúp BSC Venus có thể tiếp cận với mọi nhu cầu sử dụng và đặc thù kinh doanh của các DNVN mà không cần và không làm thay đổi xương sống cơ bản của chu trình. Trong khi đó, mọi tính năng vẫn liên tục được cập nhật và hoàn thiện theo yêu cầu KH. Đây là điểm nổi bật của Venus so với các PM CRM khác vì các PM khác thường lấy trục quản lý từ hoạt động liên hệ với KH (tức là quản lý hệ thống KH theo từng điểm cụ thể) nên khó giải quyết được bài toán tổng quan của các dạng kinh doanh khác nhau. Venus do đó được người dùng đón nhận một cách tự nhiên vì gần gũi với thói quen quản lý, kinh doanh của họ.

    Venus hiện được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh như: ô tô, thiết bị công nghiệp, dược phẩm, thực phẩm, tổ chức sự kiện, hàng tiêu dùng, luật, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ vận chuyển, đào tạo, phần cứng, PM, truyền hình cáp, truyền thông, du lịch, tự động hóa, bất động sản... Dự kiến trong thời gian tới, BSC sẽ triển khai hỗ trợ đào tạo qua mạng trực tuyến (online) và sẽ đơn giản hóa tài liệu nhằm giúp người dùng tự học sử dụng. Kế hoạch tham gia thị trường chứng khoán cũng đã được công ty vạch ra: "Chúng tôi dự kiến sẽ cổ phần hóa và tìm kiếm đối tác chiến lược cùng công ty thực hiện kế hoạch này”.

     

    Phiên bản V.net
    Phiên bản mới nhất hiện nay của Venus là V.net với các tính năng mở rộng, đáp ứng hầu hết nhu cầu của DN trong các hoạt động kinh doanh và quản lý. Các chức năng chính của PM: Quy hoạch thị trường; Kiểm soát thị trường (vĩ mô và vi mô); Công cụ tăng năng suất lao động (đo lường năng suất, thúc đẩy thường xuyên, tự động hoá nghiệp vụ, hướng dẫn biện pháp); Phân tích chiến lược kinh doanh; Dự báo kế hoạch kinh doanh. V.net còn được bổ sung các chức năng hoàn toàn mới như: KT kinh doanh; Quản lý bảo hành; Tính năng nhập/xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu của PM khác; Phân quyền bảo mật; Báo cáo hệ thống; Phân loại và dự báo đơn đặt hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau; Tính năng lọc gộp, sắp xếp dữ liệu theo yêu cầu bất kỳ của người dùng...

     


    Thay “ngoại” bằng “nội”

    Công ty Phong Châu (chuyên xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ, giày dép sang châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, doanh thu 2 triệu USD/năm) là một trong những đơn vị đã bình chọn PM Venus của công ty BSC.

    Do tiếp xúc nhiều với các DN nước ngoài và do đặc thù kinh doanh, ngay từ khi mới thành lập (năm 1994), công ty Phong Châu đã sử dụng PM trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, thời điểm đó, thị trường CNTT trong nước còn rất sơ khai, PM nội ít nên công ty chủ yếu sử dụng PM nước ngoài.

    Đầu năm 2006, sau khi tham khảo các tạp chí chuyên ngành, công ty đã lựa chọn PM quản lý quan hệ KH Venus của BSC. Ngoài các tính năng cơ bản, PM có thể tùy biến theo yêu cầu đặc thù của công ty, đồng thời nhà cung cấp chấp nhận hỗ trợ “tức thì” khi có sự cố với chi phí hợp lý.

    Quy trình rút gọn từ 1 tháng còn 7 ngày

    “Điều quan trọng nhất có được khi triển khai Venus là kho cơ sở dữ liệu (CSDL) tập trung và quy trình làm việc rõ ràng”, ông Hoàng Văn Bảo, trợ lý giám đốc công ty Phong Châu chia sẻ. Đối với một công ty chuyên về xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ như Phong Châu, hoạt động chính là kết nối các KH ở thị trường nước ngoài với các nhà sản xuất trong nước. Và theo yêu cầu của Phong Châu, Venus đã xây dựng kho CSDL đầy đủ các tính năng: quản lý KH (tên, địa chỉ, liên lạc, lịch sử các chào hàng và các hợp đồng), quản lý hàng hóa (hàng hóa được quản lý theo nguyên lý của mã số mã vạch, rất thuận tiện cho việc tra cứu), quản lý nhà sản xuất (tên, địa chỉ, liên lạc, năng lực, các hợp đồng đã ký...) và các thông tin tham khảo khác.

    Một merchanise (đại lý viên đảm nhận từ đầu đến cuối một quá trình giao dịch với KH từ tìm kiếm, giao dịch, đàm phán, ký hợp đồng và chăm sóc KH), khi giao dịch với một KH bất kỳ có thể chủ động vào CSDL của công ty để tìm kiếm mẫu sản phẩm chào hàng hay nhà sản xuất đáp ứng yêu cầu để đàm phán với đối tác.

    Với CSDL được xây dựng chặt chẽ, merchanise tìm kiếm thông tin rất nhanh chóng. PM Venus cũng có sẵn các mẫu chào hàng, merchanise chỉ việc lấy dữ liệu chèn vào mẫu có sẵn, đồng thời, tham khảo các giao dịch trước với chính đối tác đó để đưa ra mức giá hợp lý. Theo ông Bảo, trước đây để làm ra được 100 bản chào hàng, một người phải mất 1 tháng thì nay chỉ còn từ 2 - 7 ngày. Điều này giúp tăng hiệu quả làm việc của merchanise và tiết kiệm chi phí cho công ty. Trước đây, 6 merchanise phụ trách 10 KH. Còn hiện tại, với sự trợ giúp của PM, 7 merchanise quản lý 20 KH và một lượng lớn các KH tiềm năng.

    Không chỉ hỗ trợ nghiệp vụ chuyên môn của merchanise, Venus còn tham gia vào quản lý. Với mô hình quản lý hàng ngang, merchanise và các bộ phận thiết kế, kiểm tra chất lượng (Qualify Control Q.C) có thể hỗ trợ và kiểm tra thông tin chéo. Khi truy cập vào CSDL, nhân viên Q.C có thể nhìn thấy các hợp đồng đã được ký kết (số lượng hàng, loại hàng, thời gian giao hàng) để sắp xếp lịch làm việc với nhà sản xuất và đảm bảo giao hàng đúng tiến độ. Venus cũng có tính năng nhắc nhở lịch chăm sóc KH. Chẳng hạn, khi merchanise cập nhật vào dữ liệu ngày sinh nhật của KH và các thông tin về KH: sở thích, tuổi, giới tính... đồng thời gợi ý quà sinh nhật, nhân viên Q.C sẽ dựa vào đó để chủ động chuẩn bị và gửi quà đến KH.


    Giải pháp ERP của Effect

    Công ty PM Effect phát triển ERP từ năm 2001. Năm 2003, sản phẩm Effect-ERP ra đời. Từ 2003 - 2007, Effect liên tục cải tiến và thương mại hóa sản phẩm này.

    Effect phát triển giải pháp Effect-ERP song hành cùng PM KT mở rộng (KTMR). Do đó, DN có thể bắt đầu từ PM KTMR rồi triển khai toàn bộ giải pháp ERP vào thời điểm thích hợp sau đó.

          KT mở rộng là phân hệ xương sống của Effect-ERP. Effect-ERP mới được bổ sung thêm một số chức năng cho DN lớn như cho phép PM vận hành trên môi trường web (tính năng web-base); chạy PM từ xa qua Internet... Những tính năng mở rộng này không thua kém PM nước ngoài.

    “Thường các DN đều có hướng ứng dụng PM KT trước. Effect có đến 2.000 khách hàng sử dụng PM KT. Trong đó từ 5% đến 10% hướng nâng cấp lên ERP. Vì thế chiến lược của Effect nhấn trọng tâm vào phân hệ KTMR, không như các giải pháp nước ngoài thường chỉ coi KT như một hệ quả tất yếu từ các mô-đun khác và chỉ phục vụ KT tổng hợp, không giữ vai trò trung tâm. Phân hệ KTMR trong giải pháp ERP của Effect bao gồm cả các mô-đun quản trị kho và mua hàng – bán hàng. Chính vì thế, 11 phân hệ trong ERP của Effect không có tên những phân hệ này” – ông Nguyễn Văn Khương, giám đốc công ty PM Effect giải thích.

    “Cho đến nay mới chỉ có chừng 10 khách hàng sử dụng ERP của Effect theo nghĩa tương đối đầy đủ các phân hệ, tuy nhiên, đó là những công ty rất đặc trưng, rất nhiều khách hàng chỉ sử dụng mô-đun KTMR nhưng trong đó đã bao hàm các mô-đun thuộc về ERP như quản trị kho (inventory), quản lý mua hàng (purchase), bán hàng (sales)...Chúng tôi có rất nhiều khách hàng chỉ trang bị module KTMR với giá trị trên 10.000 USD, đây có thể coi là DN đã bắt đầu ứng dụng ERP”, ông Khương giới thiệu.

    Ví dụ, công ty Công Nghiệp Tân Á chuyên về bao bì có quy mô bậc nhất Đông Dương (triển khai 3 mô-đun chính nhất là Đơn Hàng – KTMR – Sản Xuất, đã nghiệm thu một năm rưỡi nay, đang phát huy tốt); công ty Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long (7 mô-đun chính là CRM - Đơn Hàng - Nhân Sự - Trang Thiết Bị - KTMR - Sản Xuất - Công Văn Giấy Tơ). Sau 1 năm triển khai, Effect đã customize xong PM nhưng việc bắt đầu ứng dụng chỉ được thực hiện vào đầu tháng 8 tới do sắp xếp từ phía khách hàng.

    Hoặc tổng công ty Lương Thực Miền Nam (đây là dự án lớn sử dụng các mô-đun Kinh Doanh – Đơn Hàng – Nhân Sự - Sản Xuất – KTMR). Dự án bắt đầu từ cuối 2004 nhưng có 1,5 năm bị trễ cũng do sắp xếp từ phía khách hàng. Tháng 6/2007, dự án được tái triển khai. Nay, riêng phân hệ KT mở rộng đã nghiệm thu được 50%, trong 3 tháng tới sẽ hoàn tất 50% còn lại; tiếp theo là triển khai nốt các mô-đun ERP còn lại. Tổng công ty Lương Thực Miền Nam là DN rất lớn, cũng điển hình cho các tổng công ty Việt Nam ở đặc điểm mỗi một quyết định chỉ được đưa ra sau khi trải qua rất nhiều phòng ban.

    Ngay từ năm 2003, Effect đã xác định thị trường mục tiêu với ERP của mình là DN vừa và lớn. Chủ trương của Effect là làm PM động, customize theo yêu cầu của khách hàng, không hoàn toàn đóng gói. “Thiết kế ERP của Effect có cùng nguyên lý với các PM của Oracle hay Sap là PM hoạt động theo quy trình nhưng việc bố trí phân hệ thì khác cho phù hợp với điều kiện Việt Nam. Ví dụ, PM lấy module KTMR là xương sống, có thể triển khai trước và chiếm tới 60% khối lượng dữ liệu phát sinh của DN. Tiếp theo, Effect-ERP nhắm tới khả năng customize không giới hạn, đến toàn bộ mã nguồn trong khi PM nước ngoài thường chốt mã nguồn”, ông Khương nói. “Có thể kinh nghiệm bề rộng về nghiệp vụ của chúng tôi không bằng các công ty nước ngoài nhưng chúng tôi có thể sửa rất sâu vào PM đáp ứng nhu cầu DN. Không như các đối tác chỉ triển khai PM còn lại lệ thuộc vào nhà phát triển, Effect có lợi thế vừa là đối tác triển khai, vừa là đối tác phát triển PM nên có thể hỗ trợ khách hàng tối đa”.


    Kế toán cho doanh nghiệp vừa và lớn

    Fast Acounting là PM KT quản trị cho các DN vừa và lớn; là một trong những sản phẩm chủ lực của công ty PM Quản Lý DN Fast.

    Ý kiến từ cuộc khảo sát BITCup 2007

    “Phần mềm Fast rất gần gũi với người sử dụng, giao diện đơn giản dễ hiểu, dễ sử dụng. Nhưng, nếu chương trình viết thêm để những doanh nghiệp xây lắp có thể theo dõi công nợ khách hàng mua nhà đất chi tiết hơn thì phần mềm sẽ hoàn hảo hơn”.– Bà Phạm Kim Thoa, phó phòng Kế Toán, công ty cổ phần Phát Triển Đô Thị Bình Minh.

    Những chức năng chính

    Fast Acounting đã qua nhiều phiên bản, hiện có nhiều tính năng và tiện ích. Những điểm nổi bật và các chức năng chính của Fast Acounting gồm có:

    KT tài chính và KT thuế: PM cập nhật các sửa đổi bổ sung theo các quy định mới nhất của bộ Tài Chính.

    Chức năng quản lý công nợ cho phép quản lý chi tiết từng khách hàng/nhà cung cấp, từng hóa đơn và từng hợp đồng. Việc phân bổ tiền thanh toán có thể thực hiện tự động hoặc trực tiếp. PM cho phép xử lý giảm trừ công nợ chi tiết theo hoá đơn trong trường hợp bán hàng bị trả lại, giảm giá, chênh lệch tỷ giá, tạm ứng trước tiền hàng và các giảm trừ khác, cho phép theo dõi chi tiết công nợ cho từng món vay mượn, từng lần tạm ứng...

    Chức năng quản lý tồn kho cho phép tính giá hàng tồn kho theo nhiều phương pháp khác nhau như nhập trước xuất trước; trung bình tháng; trung bình di động; đích danh. PM có nhiều màn hình nhập liệu tiện dụng như nhập xuất thẳng, nhập khẩu, nhập chi phí, hàng bán bị trả lại, xuất trả nhà cung cấp, xuất điều chuyển kho... Chức năng quản lý tài sản cố định và công cụ lao động (TSCĐ, CCLĐ) cho phép theo dõi TSCĐ, CCLĐ theo nhiều nguồn vốn, theo dõi tăng giảm giá trị của một tài sản, theo dõi luân chuyển tài sản giữa các bộ phận sử dụng... Chương trình cung cấp rất nhiều báo cáo về kiểm kê, về tăng giảm, về khấu hao, phân bổ khấu hao.

    Chức năng tính giá thành sản phẩm tính giá thành cho các công trình xây lắp, sản phẩm sản xuất liên tục và sản xuất theo đơn đặt hàng... Việc tính toán có thể theo phương pháp tập hợp trực tiếp, theo định mức hoặc phân bổ theo tỷ lệ, cho phép tính trong trường hợp có nhiều công đoạn, nhiều phân xưởng và theo lệnh sản xuất. Giá thành được phân tích theo các yếu tố chi phí chi tiết đến từng vật tư. Chức năng quản lý số liệu đa tiền tệ cho phép quản lý đa tiền tệ, mọi giao dịch đều có thể nhập và lưu theo đồng tiền giao dịch và được quy đổi về đồng tiền hạch toán.

    Chức năng quản lý số liệu liên năm cho phép lên các báo cáo công nợ, các báo cáo liên quan đến các hợp đồng, công trình xây dựng... của nhiều năm mà không phải in riêng từng năm rồi ghép lại. Chức năng báo cáo phân tích số liệu của nhiều kỳ khác nhau cung cấp một loạt các báo cáo của nhiều kỳ trên một bảng nhiều cột. Người dùng có thể lựa chọn so sánh theo các kỳ là ngày, tuần, tháng, quý, năm và số kỳ so sánh tùy ý... Chức năng quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở cho phép quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, cũng như lên báo cáo của từng đơn vị cơ sở hoặc toàn (tổng) công ty. Số liệu có thể được nhập ở nhiều nơi và chuyển về công ty mẹ.

    PM lớn và nhiều tiện ích

    Người dùng có thể chuyển nhanh từ màn hình nhập liệu này sang màn hình nhập liệu khác bằng một kích chuột phải; xem báo cáo ngay khi đang nhập chứng từ; lọc tìm số liệu theo bất kỳ thông tin nhập liệu nào, tìm kiếm theo tên hoặc mã; xem phiếu nhập khi vào phiếu xuất để tra cứu giá; lưu và in chứng từ nhưng chưa bắt buộc phải vào sổ cái, việc chuyển số liệu vào sổ cái có thể thực hiện sau đó. PM tự động phân bổ chi phí mua, tự động gán giá bán tùy theo mặt hàng và khách hàng; tự động tập hợp số liệu và tạo các bút toán kết chuyển, phân bổ, tính toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, tự động hạch toán các chứng từ nhập xuất kho...

    PM còn nhiều tiện ích như quản trị ngược cho phép đang xem báo cáo tổng hợp có thể xem ngay chi tiết cấu thành; báo cáo nhanh cho phép tạo báo cáo theo yêu cầu dễ dàng; kết xuất ra Excel và gửi e-mail kết quả báo cáo.

    Fast Acounting là PM mềm dẻo, cho phép có nhiều lựa chọn; bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền chi tiết đến từng chức năng (đọc/sửa/xoá/tạo mới) cho từng người dùng. Giao diện và báo cáo theo 2 ngôn ngữ Việt và Anh. Fast Acounting có thể chạy trên mạng nhiều người sử dụng hoặc máy đơn lẻ. Hệ điều hành mạng có thể là Windows Server hoặc Novell NeWare. Hệ điều hành máy trạm có thể là Windows Vista, Windows XP, Windows 2000 hoặc Windows 98.

    Theo ông Phan Quốc Khánh, giám đốc công ty Fast, để có được một PM KT quản trị tốt, nhà phát triển cần vận dụng nhuần nhuyễn các kiến thức về quản trị kinh doanh, tài chính KT và tin học. “Nếu 5-7 năm trước, có thể trông vào hình thức may đo PM thì nay, DN PM không thể làm như vậy. Phải có sẵn PM, giải pháp khá đầy đủ về nghiệp vụ để khách hàng xem xét. Tối thiểu cũng phải đáp ứng được 80% yêu cầu nghiệp vụ của khách hàng. Ngoài ra, tính tùy biến và khả năng mở rộng của PM cũng là những đòi hỏi bắt buộc”, ông Khánh nói.
     

     

    Bà Hoàng Mỹ Dung, KT trưởng công ty TNHH Thanh Nam
    Công ty chúng tôi cung cấp các thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy fax, máy in, máy quét, máy đa chức năng... và các thiết bị chuyên dùng khác như máy ảnh, máy quay video, máy chiếu, đặc biệt là các máy kỹ thuật số. Vì khối lượng hàng rất lớn, nếu làm bằng tay thì vất vả nên từ gần 8 năm nay chúng tôi đã dùng PM KT (PMKT) của Fast. PM này kiểm soát mã hàng rất chuẩn, hỗ trợ không chỉ quản lý hàng hoá mà cả cho việc quản trị công ty. Nó có thể cung cấp các báo cáo rất nhanh về doanh thu, chi phí vào mọi thời điểm trong ngày, giúp điều chỉnh hoạt động của công ty. Nhìn chung, chức năng KT quản trị đáp ứng tương đối tốt nhu cầu của chúng tôi
    Tôi nghĩ PMKT Fast có khả năng đáp ứng yêu cầu của các DN, vấn đề là các DN có chấp nhận chi trả để nâng cấp hay không. Hàng năm chúng tôi vẫn nâng cấp để cập nhật các chính sách thuế của nhà nước và các tính năng mới. Tuy nhiên, khi nâng cấp, PMKT Fast chưa nối được dữ liệu của các năm trước. PMKT Fast cũng chưa trao đổi dữ liệu được với một PM khác mà công ty chúng tôi đang dùng.
    PMKT Fast có giao diện thân thiện, tính năng thể hiện trên các thanh công cụ khá dễ hiểu. Bản thân tôi không cần phía Fast hỗ trợ vẫn có thể tự làm quen, tìm hiểu và hướng dẫn người khác. Tất nhiên là người sử dụng cũng phải cố gắng tìm tòi, học hỏi.
    PMKT Fast tương đối ổn định, ít khi gặp trục trặc. Những lần có trục trặc, chúng tôi chỉ cần phía Fast hỗ trợ qua điện thoại là có thể xử lý được. Nếu qua điện thoại không được thì nhân viên của công ty Fast rất sẵn sàng đến khắc phục trực tiếp, nhưng ít khi xảy ra những trường hợp như thế. Tôi cũng đã dùng thử nhiều PMKT khác, nhưng cho đến nay thấy Fast vẫn phù hợp với nhu cầu của công ty.

     


    ID: B0708_36