• Thứ Hai, 21/09/2009 08:51 (GMT+7)

    Trong tầm tay

    TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
  • Trong tầm tay
  • Bộ ba truyền thông nội bộ của Microsoft
  • Truyền thông hợp nhất
  • Tiết kiệm nhờ dùng VoIP
  • Miễn phí nhưng miễn chê!
  • Xuất phát từ nhu cầu…

    Theo các chuyên gia, để triển khai truyền thông nội bộ, DN cần xuất phát từ nhu cầu chứ không phải từ quyết tâm của lãnh đạo hay nhân viên. Trường hợp chưa có nhu cầu hay nhu cầu chưa thể hiện, phải tạo nhu cầu: Lãnh đạo phải từ chối nhận báo cáo giấy, trừ trường hợp để ký và đóng dấu… để tạo thói quen nộp báo cáo bằng file, kéo theo nâng cao kỹ năng sử dụng truyền thông nội bộ dựa trên CNTT.

    Dù là DN khởi nghiệp cũng cần truyền thông nội bộ. Có truyền thông nội bộ tốt, lãnh đạo và DN luôn “biết rõ mình theo thời gian thực” mới ra được các quyết định chính xác. Hệ thống truyền thông nội bộ giúp rất nhiều việc, ví dụ, mỗi người có thể trao đổi với vài người về công việc khác nhau cùng lúc trực tuyến chứ không hạn chế như khi gặp trực tiếp. Truyền thông nội bộ còn giúp lưu vết thông tin và quyết định… để theo dõi thực hiện và rút kinh nghiệm…

    Tùy chiến lược kinh doanh và khả năng, DN có thể chọn các GP chi phí thấp hoặc mua các hệ thống nguồn đóng… Thị trường cũng có nhiều GP miễn phí, đáp ứng rất tốt những yêu cầu thiết thực, nhưng hiện tại, chúng chưa dễ dàng tích hợp với nhau cho bài toán lớn hơn trong truyền thông nội bộ của DN.

    Email là một phần tối quan trọng của truyền thông nội bộ. Việc quy định thời gian kiểm tra email có và trả lời email liên quan đến công việc là chính sách phải được (nơi ứng dụng) ban hành càng sớm càng tốt.

    Trước hết, CQ/TC/DN phải hình dung rõ các luồng thông tin. Chúng thường xuất phát nhiều ở cấp phòng ban (theo chiều ngang) và từ ban lãnh đạo trở xuống và ngược lại (theo chiều dọc). Từ đó, truyền thông nội bộ là hệ thống có nguyên tắc xây dựng, quy trình vận hành, phân cấp sử dụng… nhằm mục đích thực hiện mục tiêu. Muốn tổ chức quy trình truyền thông nội bộ tốt, đơn vị phải cải tiến mô hình tựa như muốn tin học hóa hành chính thì cơ quan nhà nước phải cải cách hành chính. Trong trường hợp Việt Nam, việc triển khai song song những việc này là phù hợp vì tiết kiệm được thì giờ, tiền của.

    Triển khai theo năng lực

    Hiện, các DN đều đã được trang bị tương đối tốt về CNTT, gần như các nhân viên văn phòng đều có máy tính. Việc truyền thông điệp giữa các cá nhân giờ đây đã trở thành “truyền thông giữa các máy tính”. Kết nối mạng nội bộ (LAN) trong các văn phòng đã là yêu cầu hiển nhiên. Để có LAN đúng nghĩa, đơn vị phải đầu tư máy chủ - chạy 24/7/365, không dùng máy tính để bàn làm máy chủ vì máy tính để bàn không chạy 24/7/365 được. Nếu truyền thông nội bộ vượt khỏi phạm vi 1 địa chỉ, kết nối LAN với Internet băng rộng là nhu cầu phải đáp ứng càng sớm càng tốt. Có Internet băng rộng, việc xây dựng mạng riêng ảo (VPN), phát triển điện thoại Internet (VoIP) hay hội nghị truyền hình chỉ còn tùy thuộc vào nhu cầu của DN, khả năng tài chính và thời gian trống để triển khai.

    Lãnh đạo phải từ chối nhận báo cáo giấy, trừ trường hợp để ký và đóng dấu… để tạo thói quen nộp báo cáo bằng file, kéo theo nâng cao kỹ năng sử dụng truyền thông nội bộ dựa trên CNTT.

    Các công cụ truyền thông nội bộ phổ biến gồm: Thoại (Analog, VoIP); Email (Outlook Express, MS Outlook, Thunder Bird (PMNM), Gmail DN…); SharePoint (chia sẻ thông tin), File Server (chia sẻ file); Các GP về thoại và hình ảnh (Voice, Video); YM, Chat, Skype…; Các hệ thống quản lý và dùng chung văn bản, quản lý báo cáo, văn phòng điện tử, điều hành trực tuyến… Ngoài ra, còn có nhiều GP công nghệ người dùng cuối là nhân viên văn phòng không cần nhưng nhân viên CNTT của các nhà cung cấp lại rất hay dùng như Remote Desktop (hỗ trợ máy tính từ xa); Team Viewer - quản lý máy chủ từ xa (miễn phí, hiển thị máy đối tượng trên màn hình máy mình), chức năng chia sẻ màn hình của Skype…

    ID: B0909_16