• Thứ Hai, 21/09/2009 08:51 (GMT+7)

    Bộ ba truyền thông nội bộ của Microsoft

    TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
  • Trong tầm tay
  • Bộ ba truyền thông nội bộ của Microsoft
  • Truyền thông hợp nhất
  • Tiết kiệm nhờ dùng VoIP
  • Miễn phí nhưng miễn chê!
  • Thời gian đầu, TGVT dùng MS Outlook Express sẵn trong Windows 9x/NT. Sau đó tạp chí chuyển sang dùng MS Outlook 97/2000 (client) kết hợp MS Exchange Server 5.5/2000 (server) để khai thác tính năng làm việc cộng tác. Các phiên bản được nâng cấp theo thời gian. Khoảng 5 năm nay, tạp chí đã sử dụng bộ đôi MS Outlook 2003 và MS Exchange Server 2003 và hiện đang dùng bản Trial của MS Exchange 2007, nhưng có khả năng bỏ qua phiên bản 2007 để triển khai bản 2010 trong năm 2010.

    Không chỉ quản lý email

                               Giao diện SharePoint.

    Ngay khi chưa kết hợp với MS Exchange Server, MS Outlook không chỉ là một phần mềm quản lý email mà nó còn có nhiều tính năng khác. Ví dụ, ngoài quản lý gửi, nhận, lưu, nháp… email, MS Outlook còn có thể quản lý: Địa chỉ liên hệ (Contacts); Lịch làm việc (Calendar); Ghi chú (Notes); Tác vụ (Task); Nhật ký (Journal) và Nhắc việc (Reminder). Nếu kết hợp MS Outlook với MS Exchange Server, nhất là khi mailbox được lưu trực tiếp trên MS Exchange (thay vì lưu trên đĩa cứng của máy người dùng như trường hợp dùng đơn lẻ) thì bộ đôi này phát huy hết các tính năng làm việc cộng tác. Đây là mô hình mà TGVT hiện đang sử dụng cho khoảng 50% nhân viên.

    Ở Tạp chí, mỗi người dùng có 1 hộp thư điện tử (mailbox) trên MS Exchange Server, có thể truy cập bằng MS Outlook hoặc trình duyệt ngay tại tòa soạn hay bất cứ đâu “có” Internet. Một số nhân viên còn có thể đồng bộ dữ liệu với các thiết bị di động có hỗ trợ MS Exchange. Tùy tính chất công việc, nhân viên TGVT còn có thể truy cập các mailbox dùng chung, thư mục dùng chung (public folder) dành riêng cho phòng/ban/nhóm. Sử dụng hết công suất MS Outlook, người dùng hoàn toàn có thể làm chủ luồng thông tin trao đổi qua lại với các thành viên trong cùng đơn vị và với bên ngoài. Khi cần, người dùng dễ dàng tìm lại các công việc cũ để xem lại và tiếp tục sử dụng các email cũ có cùng chủ đề.

    Nhiều người ít dùng hoặc chưa biết đến tính năng quản lý công việc (Tasks) của MS Outlook: quản lý công việc của chính mình, giao việc cho nhân viên và theo dõi đốc thúc nhân viên, biết được hôm nay, ngày mai, tuần tới… phải làm gì, việc gì ưu tiên, việc gì đã giao mà chưa xong… Sử dụng tính năng này, người dùng đã học và áp dụng được 2 kỹ năng “mềm” là quản lý và ủy thác công việc. Tính năng Calendar cần thiết cho ai thường xuyên phải sắp xếp thời gian gặp khách hàng, hội họp. Người dùng còn có tùy chọn nhắc lịch làm việc theo giờ, theo ngày (dòng nhắc nhở hiện trên màn hình theo lịch hẹn)… Thông tin lịch làm việc của từng cá nhân trên thư mục dùng chung còn giúp người dùng biết đồng nghiệp khi nào bận công tác, nghỉ ốm… Tính năng Journal trong giải pháp này thường bị người dùng bỏ qua, trong khi nó có thể giúp người dùng “bấm giờ” cho từng cuộc gọi, tác vụ… để rồi cuối ngày/tuần nhìn lại xem đã mất thời gian vào những việc gì…

    “Nếu đã đầu tư sản phẩm thì nên tìm cách khai thác nó triệt để. Đó là một trong những cách để tiết kiệm chi phí”

    Tạp chí còn tận dụng khả năng chia sẻ và phân quyền của MS Outlook để tổ chức các mailbox dùng chung nhận bài viết, phản hồi của bạn đọc, email thông cáo báo chí… Có thể cấp quyền chỉ đọc hay đọc/ghi/xoá/ gửi email cho từng thành viên từ mailbox đó. Các mailbox quản lý tài nguyên chung: phòng họp, máy chiếu, xe hơi… giúp người quản lý nhận ngay thông tin đăng ký tài nguyên; trường hợp tài nguyên đã được đăng ký trùng giờ thì hệ thống tự động báo cho người đăng ký, rất khoa học.

    MS Exchange cho phép tạo các thư mục dùng chung và cũng phân chia thành các loại như trong MS Outlook. Ví dụ, trong thư mục chung, khi một người dùng cập nhật lịch hội thảo vào thư mục chung “Lịch hội thảo”, hệ thống sẽ có “rules” tự động gửi email thông báo cho nhóm người có chung mục tiêu công việc (được thiết lập từ đầu bởi người quản lý). Qua đó, mọi người biết sẽ có sự kiện gì và ai là người theo dõi.

    Việc sử dụng MS Outlook của tòa soạn đã ở mức “hệ thống không được phép trục trặc” hay “sẽ rất bất tiện, thậm chí không làm được gì” nếu hệ thống này không sẵn sàng.

    Nền tảng của web nội bộ và ứng dụng web

    Ngoài hai GP trên (có phí), tạp chí TGVT triển khai ứng dụng một số tính năng cơ bản của MS SharePoint Services 3.0 miễn phí. Ông Tuyên cho biết, mặc dù hệ thống MS Outlook và MS Exchange rất hữu hiệu nhưng vẫn còn những hạn chế. Ví dụ, với một công việc cụ thể khiến phát sinh email, dù email có gửi cùng lúc cho nhiều người hoặc nhiều nhóm người thì cũng chỉ những người đã nhận email đó biết về công việc đó, những người đến sau (có tài khoản được thêm vào nhóm sau đó) không nhận được thông tin này. Hơn nữa, nhu cầu thông tin liên lạc nội bộ cần có một website nội bộ có tính tương tác của web 2.0, trong khi tính năng chia sẻ dữ liệu của máy chủ lưu trữ (file server) có những hạn chế.

                                Giao diện MS Outlook.

    Thoạt đầu, phòng CNTT và phòng Test Lab của Tạp chí - nơi mà người dùng có nhiều kinh nghiệm sử dụng, đánh giá sản phẩm - dùng thử SharePoint Team Services, rồi đến Windows SharePoint Services 2.0. Phiên bản được sử dụng chính thức cho toàn tòa soạn là Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0). Các tính năng có thể sử dụng ngay của WSS 3.0 là thảo luận (discussion board), thăm dò (survey), quản lý tài liệu ở mức cơ bản, quản lý kho hình ảnh… Phiên bản miễn phí chắc chắn có hạn chế tính năng, vấn đề là biết lường được đến khi nào cần trả chi phí và làm sao việc chuyển đổi hoàn toàn “trong suốt” với người sử dụng.

    Ông Tuyên cũng cho biết, các hãng luôn đưa ra nhiều GP đáp ứng nhu cầu khách hàng cùng với chi phí bản quyền, triển khai, hướng dẫn và duy trì. Cho nên, các phụ trách CNTT đều làm theo phương châm: Biết mình cần gì (nhớ phải hỏi cả người dùng) và xếp nhu cầu theo thứ tự ưu tiên; Luôn “nghe ngóng” xem các hãng có gì mới tung ra; Chọn đúng thứ mình cần mà vừa túi tiền; Triển khai và khai thác triệt để các tính năng có sẵn của GP.

    Thói quen trong sử dụng GP ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả đầu tư. Do GP Microsoft xây dựng dựa trên tập quán của các nước công nghiệp, một số ứng dụng có thể chưa thực sự phát huy ở các thị trường mới như Việt Nam. Riêng với TGVT, ông Tuyên cũng phải cân nhắc xem khi nào đề xuất ban lãnh đạo ban hành chính sách sử dụng đối với người dùng. Ví dụ: Người dùng khi nhận được thông báo (email) từ SharePoint thường có xu hướng trả lời bằng… email! Đáng ra phải vào SharePoint để cập nhật thông tin phản hồi (để lưu vết).

    ID: B0909_18