“Ứng dụng một cửa điện tử”, cổng thông tin nhà nước, hải quan điện tử, khai thuế qua mạng… là bước tiến giúp rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục và xử lý hồ sơ đúng hạn, phù hợp với sự mong chờ của người dân và doanh nghiệp.
Cơ quan nhà nước tại Lạng Sơn: Điều hành tác nghiệp tối ưu
Điện tử hóa văn bản
Ông Nguyễn Hữu Chiến, Phó Chánh văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn cho biết, lãnh đạo tỉnh đã trăn trở về THH và cải cách hành chính (CCHC). Nhưng tìm một phần mềm (PM) quản lý hành chính, điều hành tác nghiệp tốt, có thể triển khai rộng rãi cho các đơn vị trực thuộc là việc nan giải. Không ít lần đưa vào ứng dụng nhiều PM khác nhau theo các dự án, chương trình quốc gia về CNTT… nhưng không hiệu quả. Tháng 11/2006, eOffice – Văn phòng điện tử (VPĐT, của Trung tâm An ninh Mạng Bkis) được giới thiệu. Tháng 3/2007, hai đơn vị là Sở KHĐT và Sở KHCN đã triển khai VPĐT và nhanh chóng thành công với mô hình này.
 |
| Ông Nguyễn Hữu Chiến giới thiệu về sự tối ưu của văn phòng điện tử trong điều hành tác nghiệp |
Những hiệu quả của việc ứng dụng VPĐT vào quản lý hành chính và điều hành tác nghiệp đã gây ấn tượng với lãnh đạo tỉnh. Chỉ vài tháng sau đó, Sở TTTT nhận nhiệm vụ từ UBND tỉnh triển khai thí điểm VPĐT tại 3 đơn vị nữa là: Sở TTTT, Sở Y tế, Sở VH-TT-DL. Hiện tại cả 5 Sở trên đều ứng dụng thành công và đã có hội nghị đánh giá tổng kết. Song song đó, nhiều nơi nhận thấy hiệu quả của VPĐT nên đã tự triển khai ứng dụng như: Sở Tài chính, UBND TP.Lạng Sơn, UBND huyện Cao lộc, UBND tỉnh… Với những kết quả này, UBND tỉnh chủ trương triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành trên toàn Tỉnh. PM lựa chọn cho dự án THH hành chính này là VPĐT. Năm 2010 sẽ triển khai hết 100% các CQNN trực thuộc UBND tỉnh.
Ông Hoàng Mạnh Hùng, Giám đốc Trung tâm Tin học của UBND tỉnh Lạng Sơn, cho biết: “VPĐT là giải pháp cần thiết đối với công việc của UBND Tỉnh. Đáng mừng là hiện nay, 100% viên chức trong cơ quan đã sử dụng thành thạo PM này. Ngoài các chức năng xử lý văn bản, một số tác vụ khác như thư điện tử hoặc tra cứu, lưu trữ văn bản, hội thoại, nhắc việc… cũng rất hữu ích. Chúng tôi đã đưa quy trình soạn thảo trên VPĐT và quy trình ISO để ứng dụng trong đơn vị”.
Ông cho biết thêm, chỉ sau một thời gian ngắn, toàn bộ việc xử lý văn bản tại đơn vị đều được thực hiện trên VPĐT theo đúng quy trình đưa ra. Với khối lượng khoảng 80 văn bản phải xử lý mỗi ngày (hơn 50 văn bản đến và 30 văn bản đi), chỉ tính riêng tại văn phòng UBND tỉnh đã giảm lượng giấy in không nhỏ. So với cách làm truyền thống, VPĐT giúp tiết kiệm giấy, mực in và còn hỗ trợ điều hành, tác nghiệp.
Trực tuyến thay cho họp… “hành”
Một trong những ưu điểm của mô hình VPĐT đã được triển khai tại Lạng Sơn là sự hỗ trợ lưu trữ và sắp xếp văn bản hệ thống, khoa học. Vì vậy, VPĐT đã giúp Lạng Sơn có kho dữ liệu dùng chung được trao đổi thông suốt giữa các cơ quan, ban, ngành, quận, huyện. Với kho dữ liệu này, việc trao đổi văn bản giấy tờ và “tra cứu chéo” giữa các đơn vị được thực hiện dễ dàng, rút ngắn thời gian chuẩn hóa các văn bản giấy tờ trước khi ban hành. Văn phòng UBND tỉnh là đầu mối của rất nhiều văn bản giấy tờ và các loại thông tin. Việc tiếp nhận văn bản, vào sổ, sắp xếp, thống kê theo cách truyền thống chiếm khá nhiều thời gian của một nhân viên văn phòng. Công tác tra cứu, tìm kiếm khi cần cũng rất khó khăn, nhiều lúc không hiệu quả, ảnh hưởng đến quy trình xử lý công việc.
| Trước khi ứng dụng VPĐT: Nhân viên văn thư huyện Cao Lộc mang văn bản đến tận các đơn vị, phòng ban hay photo công văn gửi đi… Nay: “điện tử hóa” các văn bản với vài thao tác, phân luồng trên VPĐT tới các bộ phận. Văn bản đến đúng địa chỉ nhận chỉ trong 1 phút. |
Sau khi ứng dụng VPĐT, áp lực công việc với các chuyên viên giảm đáng kể. Họ không còn mất thì giờ cho những việc máy móc mà tập trung vào xử lý chuyên môn. Mặt khác, với mô hình này, UBND tỉnh đang giảm dần các cuộc họp không thật sự cấp thiết và thay vào đó là việc chỉ đạo, điều hành trực tuyến bằng VPĐT. Các bộ phận trong Tỉnh dù không phải họp tập trung nhưng vẫn có đầy đủ thông tin để kịp thời tác nghiệp. Ngoài ra, VPĐT còn giúp việc quản lý, điều hành của tất cả bộ phận thông suốt dù họ đang ở văn phòng hay công tác xa. Trên hệ thống VPĐT của Tỉnh, thường xuyên có 30 - 40 viên chức online mỗi ngày.
Một trong những địa phương triển khai thành công VPĐT ở cấp huyện và xã là huyện Cao Lộc. Ông Lăng Văn Thạu, Chủ tịch UBND huyện nói: “Giống nhiều đơn vị miền núi khác, việc THH của Cao Lộc bước đầu cũng gặp một số khó khăn như hạ tầng mạng chưa được quy hoạch chuẩn, tâm lý ngại tiếp cận tin học của các cán bộ cao tuổi, các xã trong huyện đều ở xa, chưa có mạng... Từ khi ứng dụng VPĐT, tất cả các cán bộ của đơn vị thường xuyên “online” trên VPĐT mỗi ngày. VPĐT đã giúp giải quyết được triệt để vấn đề xử lý đơn thư của dân, xử lý các văn bản, công văn… nhanh chóng, ở cơ quan cũng như trên đường công tác xa”.