• Thứ Sáu, 08/07/2011 13:00 (GMT+7)

    Giải pháp quản trị nhân lực

    Chí Thinh-Hải Thanh-Song Hà-Hồng Vinh
    CNTT sẽ là phương tiện rất hữu ích giải phóng các nhà quản lý nhân lực khỏi những công việc sự vụ để tập trung sự sáng tạo vào các hoạt động có giá trị gia tăng cao, mang lại lợi ích cho khách hàng và tổ chức.

    Thêm nhiều tiện ích 

    MISA HRM.NET 2012: Quản trị nhân sự trên “mây”!

    Với PM quản trị nhân lực trực tuyến MISA HRM.NET 2012, các DN có thể ngồi ở bất cứ nơi nào để bấm nút điều hành trực tiếp các hoạt động nhân sự thông qua Internet…

    Bán phần mềm Online

    “Vận hành trực tuyến nên người dùng sẽ không phải quan tâm tới việc cài đặt, bảo trì hệ thống hay mua sắm thiết bị mà vẫn sử dụng qua mạng ở bất cứ đâu”, ông Nguyễn Xuân Hoàng, Tổng Giám đốc Công ty CP MISA.

    Công ty Cổ phần MISA đang chuẩn bị tung ra thị trường phần mềm (PM) quản trị nguồn nhân lực MISA HRM.NET 2012. Đây là phiên bản mới dành cho các doanh nghiệp (DN) muốn ứng dụng CNTT cho nhu cầu quản trị nhân sự. PM này có ưu điểm vận hành hoàn toàn trên website, giúp DN giảm thiểu chi phí đầu tư cho máy chủ, giải pháp CNTT, bảo dưỡng định kỳ…

    Sản phẩm mới - MISA HRM.NET 2012 sẽ cung cấp hai giải pháp cho DN. Trước tiên là giải pháp Thuê bao dịch vụ trực tuyến (Online) theo hình thức SaaS (Software as a Services) cho các DN có quy mô từ nhỏ đến vừa. Khi triển khai giải pháp này, DN sẽ hầu như không phải đầu tư thêm (hạ tầng, cài đặt PM…) mà có thể đưa vào áp dụng ngay. Thứ hai là giải pháp “May đo” (Customize) cho các DN có số lượng nhân viên từ một ngàn tới vài chục ngàn. Với giải pháp này, nhiều phân hệ trong đó đặc biệt là phân hệ tiền lương và đánh giá năng lực sẽ được MISA điều chỉnh theo nhu cầu riêng của DN.

    MISA HRM.NET 2012 dự kiến khi đưa ra thị trường sẽ bao gồm các giao diện tiếng Việt - Trung - Anh và đáp ứng nhu cầu quản trị nguồn nhân lực cho mọi loại hình hoạt động của DN. Trước kia, Công ty Cổ phần MISA cũng từng đi tiên phong trong việc cung cấp PM kế toán Online (MISA SME.NET 2010) và cho thuê như là một dịch vụ vận hành trên nền tảng web.

    Bài toán quản trị tổng thể

    Theo Công ty Cổ phần MISA, công tác quản trị nguồn nhân lực liên quan đến các vấn đề như: Tuyển dụng con người; duy trì hoạt động; phát triển tiềm năng con người... để giúp phát triển tổ chức. Từ cách nhìn toàn diện này, sản phẩm MISA HRM.NET được thiết kế với đầy đủ các tính năng như tuyển dụng, hồ sơ, hợp đồng... trong đó có các điểm nổi bật như:

    - Cho phép xây dựng và phát triển Hồ sơ năng lực của tổ chức thông qua việc xây dựng hồ sơ cho mỗi vị trí công việc với 3 yếu tố: Kiến thức - Kỹ năng - Thái độ. DN cũng có thể lên kế hoạch đào tạo các yếu tố này cho nhân viên (nếu chưa đáp ứng được). Hồ sơ năng lực còn giúp đánh giá năng lực nhân viên định kỳ, xây dựng lộ trình công danh, tiêu chuẩn tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới...

    - PM được xây dựng trực tuyến nên hạn chế các rắc rối trong công tác quản trị nguồn nhân lực tại DN có nhiều chi nhánh. PM này cũng cho phép toàn thể nhân viên cập nhật thông tin cá nhân, đăng ký tham gia các khóa đào tạo hoặc tham khảo thông tin về thu nhập...

    - Hệ thống này cho phép các ứng viên có thể gửi hồ sơ tuyển dụng trực tiếp và nhà tuyển dụng cũng có thể đánh giá lựa chọn ứng viên trực tuyến. PM MISA HRM.NET 2012 được phát triển trên nền tảng web, sử dụng công nghệ Silverlight – một công nghệ mới nhất cho web. Ưu điểm của công nghệ này là giao diện sử dụng thân thiện giống như các ứng dụng chạy trên máy tính cá nhân (desktop hoặc laptop). Ứng dụng này còn cho phép kết nối đến các cổng thông tin trực tuyến như các sàn giao dịch việc làm...

    Do đây là một PM quản trị nhân lực trực tuyến nên người dùng sẽ không phải quan tâm tới việc cài đặt, bảo trì hệ thống hay mua sắm thiết bị mà vẫn có thể sử dụng qua mạng máy tính ở bất cứ nơi đâu.

    Tăng cường tự động hóa

    MISA HRM.NET 2012 là PM quản trị nguồn nhân lực giúp tự động hóa từ khâu hoạch định nguồn nhân lực, quản lý các hoạt động tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, đào tạo, đánh giá đến việc chấm công, thanh toán lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho nhân viên... PM này cung cấp sẵn các mẫu báo cáo phải nộp cho các cơ quan nhà nước và các báo cáo quản trị phục vụ cho công tác quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức/doanh nghiệp.

    Khi nói đến bài toán hoạch định nhân sự cho tương lai, ông Nguyễn Xuân Hoàng, Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần MISA cho biết: MISA HRM.NET 2012 cho phép lập kế hoạch và theo dõi chặt chẽ quá trình thực hiện kế hoạch nguồn lực đó. Hệ thống này còn hỗ trợ xây dựng hồ sơ năng lực, giúp các cấp quản lý sớm phát hiện nhu cầu đào tạo, tuyển dụng... Từ đó, đưa đội ngũ nhân lực của các đơn vị sử dụng PM này phát triển lớn mạnh.

    Đồng thời, để hỗ trợ cho các đơn vị trong việc triển khai giải pháp quản trị doanh nghiệp, MISA HRM.NET 2012 cho phép nhập khẩu (Import) dữ liệu từ các hệ thống bên ngoài thông qua các định dạng dữ liệu XML hoặc thông qua các Services (dịch vụ) chạy trên nền tảng web. Ngoài ra, trong tương lai, MISA HRM.NET còn có khả năng kết nối với các giải pháp khác mà MISA đã và đang phát triển như các PM kế toán doanh nghiệp trực tuyến, PM quản trị quan hệ khách hàng (CRM) trực tuyến…

    Ông Huỳnh Minh Quân, Giám đốc Trung tâm Phát triển phần mềm Nhân sự FPT IS (FIS) - Sản phẩm FPT iHRP: Cần tính tổng thể

    Hiện nay đa số DN tại Việt Nam xử lý số liệu nhân sự thủ công: Hồ sơ được lưu trên bản cứng, lưu trên tập tin Excel hoặc các chương trình quản lý nhân sự rời rạc. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng: Dữ liệu rời rạc khó kiểm soát, dễ sai sót, bảo mật thông tin không cao; Khả năng mất hoặc hư hỏng dữ liệu rất cao; Dữ liệu trùng lắp, không đầy đủ, không đồng nhất; Công tác báo cáo và tổng hợp khó khăn và mất thời gian, không thể thực hiện tức thời… 

    “FPT đang xây dựng cơ sở hạ tầng Điện toán đám mây (Cloud Computing) và sắp tới chúng tôi định hướng sẽ cho thuê giải pháp QLNS FPT iHRP trên nền tảng đám mây của FPT”, ông Huỳnh Minh Quân.

    Ngoài ra, các chi nhánh/đơn vị không thể liên kết với nhau để theo dõi thông tin, quá trình công tác, thuyên chuyển của một nhân viên trong cùng một công ty/tập đoàn. Nhân viên không nắm rõ thông tin cá nhân nên thường xuyên yêu cầu phòng nhân sự (PNS) cung cấp thông tin; làm mất thời gian, áp lực cho PNS. 

    VD: Việc theo dõi quá trình công tác, hồ sơ nhân sự, lương bổng, bảo hiểm của một nhân viên ở các ngân hàng có nhiều chi nhánh rất khó khăn. Hầu như PNS không thể đáp ứng yêu cầu tức thời về Quản lý nhân sự (QLNS), mất nhiều thời gian để tổng hợp đầy đủ hồ sơ nhân sự. 

    Trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp giải pháp QLNS. DN nên chọn sản phẩm của các nhà cung cấp đã có nhiều năm kinh nghiệm triển khai; chọn sản phẩm đã được kiểm chứng qua nhiều khách hàng có quy mô lớn. Hơn nữa, DN cần chọn sản phẩm có bảo hành, tính mở của giải pháp cao, có khả năng nâng cấp; có cam kết phát triển lâu dài, đảm bảo ổn định cho sản phẩm và việc quản lý của DN... 

    Một số yêu cầu của giải pháp phần mềm quản lý nhân sự tổng thể: 

    - Quản lý dữ liệu tập trung, đồng nhất 

    - Tính an toàn và bảo mật dữ liệu cao 

    - Khả năng tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác. 

    - Giảm thiểu tối đa các công việc thủ công 

    - Khả năng tùy biến cao để thích ứng với các thay đổi từ chính sách của công ty cũng như của Nhà nước 

    - Có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi 

    Có khả năng mở rộng- Việc nâng cấp, bảo trì hệ thống nhanh chóng và đạt chất lượng.

    Ông Thái Bình Quý, Giám đốc Kinh doanh VnResource (sản phẩm HRM Pro): Không chỉ là công cụ

    Những doanh nghiệp (DN) có giá trị chi phí con người cho toàn bộ DN lớn thường sẽ có nhu cầu phần mềm (PM) nhân sự cao. Còn các DN khác, do có tổng giá trị chi phí lao động thấp nên họ chưa có nhu cầu này và chủ yếu sử dụng những phần mềm thiết yếu như kế toán, bán hàng... Trong khi đó, các DN nước ngoài, thường tìm hiểu PM quản lý nhân sự (QLNS) trước khi thiết lập công ty/nhà máy. Họ chú trọng đến các PM hỗ trợ tác nghiệp cho bộ phận nhân sự và hoạch định nhân lực cho lãnh đạo. 

    Các DN nước ngoài khi đầu tư vào Việt Nam thường quan tâm nhiều đến PM QLNS bởi một số nguyên do: Họ rất chú trọng đến tài nguyên con người; Giúp kiểm soát rõ ràng các chi phí lao động; Cung cấp các báo cáo theo đúng các quy định của Việt Nam… 

    “DN cần chọn giải pháp QLNS linh hoạt và phù hợp với thị trường Việt Nam. Nhiều giải pháp nước ngoài khi triển khai tại Việt Nam phải điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện bản địa; dẫn đến tốn kém chi phí. Trong khi đó, chọn giải pháp QLNS trong nước ví như “dùng mèo bắt chuột tốt hơn là dùng đến cọp””, ông Thái Bình Quý.

    Hiện tại, VnResource tập trung vào phân khúc khách hàng cao cấp (high-class - các DN có chi phí lao động trên đầu người ở mức cao, DN có quy mô lớn…) với những yêu cầu khắt khe của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ chuyên nghiệp… Việc triển khai giải pháp không chỉ cung cấp công cụ PM tốt nhất mà còn tư vấn để ứng dụng giải pháp quản trị một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, nhà cung cấp giải pháp cần theo sát và hỗ trợ DN trong suốt quá trình ứng dụng PM. Nhóm DN “high-class” vốn có nhu cầu tin học hóa cao và nghiêm túc trong việc đầu tư thời gian và chi phí để ứng dụng PM một cách hiệu quả. 

    Thực tế DN lớn thường cần giải pháp quản trị chứ không chỉ cần PM QLNS. VnResource luôn chú trọng cung cấp những gì khách hàng cần, chứ không chỉ bán những gì đang có. Vì vậy, trong lộ trình thực hiện triển khai QLNS của chúng tôi gồm cả phần tư vấn; giúp khách hàng nhìn ra những lợi ích. 

    Khi có nhu cầu về PM QLNS, DN đã sẵn sàng mở rộng việc cho phép truy cập thông tin nhân sự. Điều quan trọng là hệ thống sẽ mở ra đến mức nào để thiết lập phân quyền truy cập. Trên hệ thống QLNS của VnResources có tính năng cho phép nhân viên (hoặc lãnh đạo) đăng nhập vào cổng thông tin điện tử, gửi đơn nghỉ phép, đăng ký địa chỉ/số điện thoại, gửi thông tin giảm trừ gia cảnh cho thuế thu nhập cá nhân… 

    Tuy nhiên, hệ thống luôn bảo mật thông tin bằng cách: PM sẽ cho phép nhân viên truy cập, thay đổi thông tin nhưng dữ liệu này mới chỉ được đưa vào bộ hồ sơ xét duyệt; sau khi bộ phận quản lý nhân sự chấp nhận (approved), thông tin này mới được đẩy lên hệ thống. Việc xác nhận thông tin và thay đổi thông tin nhân sự sẽ dựa vào mức độ phân quyền, tên người dùng và mật khẩu để bảo mật thông tin. Kể cả các nhân viên thuộc phòng CNTT khi truy cập vào máy chủ vẫn nhìn thấy dữ liệu nhưng không đọc được. Dữ liệu nhân sự trên hệ thống cũng được lưu trữ dự phòng (backup). 

    Trong quá trình triển khai giải pháp, chúng tôi nhận thấy DN hiện nay chú trọng nhất đến phân hệ “tính lương”; đây là bài toán quan trọng trong giải pháp QLNS và có liên quan đến phần chấm công. Với sản phẩm VnResources HRM Pro, người dùng có thể tự cấu hình PM trong phân hệ tính lương để có thể thay đổi cách tính lương theo đặc thù DN; không cần đến chuyên gia PM. 

    Ở phạm vi triển khai của DN, phân hệ tính lương thường có sự thay đổi nhiều hơn so với các phân hệ khác. Còn về phân hệ đánh giá năng lực (KPI - Key Performance Indicators) trong QLNS; dường như chỉ có 20% DN trong nước chú trọng đến phân hệ này; tỷ lệ này đối với DN nước ngoài lên đến 80%.VnResources thiết kế hệ thống QLNS theo quan điểm “Think Global and Act Local – Suy nghĩ toàn cầu và Vận hành mang tính địa phương” nên dễ dàng kết nối với các hệ thống quản trị khác (Ví dụ như ERP, quản lý nhân sự toàn cầu…). Với mỗi hệ thống mang tính đặc thù của DN sẽ có cách kết nối khác nhau thông qua các cổng giao tiếp dữ liệu. Ví dụ: Giải pháp QLNS của VN Resources khi triển khai cho nhà máy Samsung (Bắc Ninh) vẫn có thể kết nối với hệ thống QLNS toàn cầu của tập đoàn Samsung.

    HiStaff: Đưa giải pháp đi sâu vào tổng thể

    Tinhvan Consulting với giải pháp Quản lý tổng thể nguồn nhân lực HiStaff đang có ưu thế trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng, nơi có những khách hàng có yêu cầu cao về chất lượng dịch vụ…

    Nhiều tính năng linh hoạt

    HiStaff là giải pháp tổng thể giúp doanh nghiệp (DN) hoạch định hiệu quả nguồn nhân lực, cung cấp các công cụ giải quyết yêu cầu thực tế và gần gũi với chiến lược phát triển của DN như: Phân tích công việc, tuyển dụng, đánh giá năng lực, đào tạo và phát triển, chế độ đãi ngộ... Giải pháp HiStaff được cung cấp cho nhiều mô hình DN vừa và lớn tại Việt Nam, tập trung vào các khối DN đặc thù như: Tài chính, ngân hàng; sản xuất, phân phối, dịch vụ; hành chính sự nghiệp.

    Việc quản lý và phát triển nhân lực ngày càng được DN chú trọng, nhất là DN vừa và lớn, có cơ cấu tổ chức phức tạp, khó tìm nhân sự chất lượng như ngành ngân hàng, chứng khoán... Các nghiệp vụ quản lý của HiStaff giúp nâng cao chất lượng nhân lực như: Quản lý nhân tài, tối ưu hóa hiệu quả làm việc, quản lý lộ trình công danh…

    Giải pháp HiStaff của Tinhvan Consulting không tập trung vào một module (phân hệ) hay quy trình đặc thù mà đi sâu vào tính tổng thể của hệ thống; từ đó đưa ra những thông số hữu ích, những phân tích kịp thời giúp nhà quản trị cập nhật thông tin và hoạch định chiến lược nhân sự. HiStaff còn giúp cấp quản lý lập kế hoạch nhân sự để hoạch định nguồn lực và chi phí cho nhiều yếu tố khác nhau.

    HiStaff cũng đáp ứng hoàn toàn các chức năng, mẫu biểu theo quy định của Nhà nước… Khả năng tùy biến mềm dẻo với các mẫu báo cáo linh động, công thức lương linh động… là thế mạnh khác biệt của HiStaff. Bên cạnh những tính năng này thì dịch vụ hỗ trợ khách hàng, các chính sách bảo hành bảo trì và nâng cấp của HiStaff luôn sát với nhu cầu của khách hàng, đảm bảo tính ổn định lâu dài của hệ thống.

    HiStaff có thể triển khai cho các DN lớn có nhiều chi nhánh ở nhiều tỉnh thành (nhiều điểm sử dụng); các cán bộ nhân sự có thể tương tác trên môi trường Internet hoặc Intranet (mạng nội bộ). Dữ liệu trên hệ thống sẽ được chia sẻ với nhiều chế độ bảo mật theo sơ đồ tổ chức, chức danh và theo đặc thù công việc.

    Các chi nhánh quản lý dữ liệu về nhân sự theo mô hình tập trung hóa, tất cả được phân quyền theo đối tượng và module (phân hệ) của hệ thống.

    Ngoài ra, HiStaff còn có thêm iPortal là Hệ thống Cổng thông tin nhân sự dành cho nhân viên theo mô hình Self-Service (tự phục vụ). Đây là cầu nối giữa các thành viên của một tổ chức, giữa nhân viên và lãnh đạo; trong đó bộ phận nhân sự đóng vai trò liên kết, khai thác hiệu quả cống hiến và tính hiệp đồng trên mọi phương diện. Đặc biệt, với nền tảng kiến trúc phục vụ cho việc khai thác dữ liệu nhân sự, iPortal là công cụ quản trị hữu hiệu của ban lãnh đạo trong việc theo dõi và đánh giá, hỗ trợ việc ra quyết định kịp thời và điều chỉnh chính sách nhân sự hiệu quả.

    Bắt tay với nhiều hệ thống

    Việc kết nối trôi chảy, thuận lợi với các hệ thống ERP, quản lý ngân hàng Core Banking mà DN đã triển khai trước đó là thách thức khi triển khai HiStaff. Tùy vào đặc thù của DN (chỉ dùng dữ liệu lưu dưới dạng trung gian hay ứng dụng Web Services…), HiStaff sẽ lựa chọn phương thức tích hợp phù hợp. Nhờ làm chủ công nghệ và nghiệp vụ nhân sự, HiStaff sử dụng nhiều phương thức để tích hợp, tái sử dụng tài nguyên; biến dữ liệu vừa là đầu vào - vừa là đầu ra cho nhiều hệ thống như ERP, Core Banking. HiStaff cũng có thể cung cấp một Web Services giúp cho việc tích hợp giữa hai hệ thống trở nên cởi mở và dễ dàng.

    Ngoài việc tích hợp, để có thể vận hành song song với các hệ thống ERP, Core Banking… có sẵn tại DN; HiStaff được thiết kế và phát triển theo các yêu cầu tiêu chuẩn về an toàn thông tin cũng như dự phòng các thảm họa.

    HiStaff được triển khai tại một số ngân hàng và công ty tài chính như: SeABank, Techcombank, Habubank, HDBank, SHS, SBS… Sau thời gian triển khai, HiStaff bổ sung nhiều tính năng quản trị tiên tiến, được chuẩn hóa phù hợp với môi trường lao động VN và đáp ứng yêu cầu đặc thù của ngành tài chính ngân hàng. Có thể kể đến một vài tính năng: Quản lý đo lường năng lực; quản lý con đường công danh của nhân viên; quản lý thế hệ kế cận; tính lương theo phương thức tích lũy…

    Mối quan tâm của doanh nghiệp

    Qua kinh nghiệm triển khai tại các DN có đặc thù khác nhau trên toàn quốc, Tinhvan Consulting nhận thấy: Ngoài vấn đề về tính lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm… đa số DN quan tâm đến hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng nhân tài; đánh giá năng lực, hiệu quả nguồn nhân lực; phân tích số liệu và đưa ra báo cáo tổng hợp… Đây là những điểm mà DN trong nước đang gặp khó khăn và đây cũng là những tính năng mà HiStaff chú trọng nghiên cứu phát triển.

    “Tùy vào từng đặc thù của mỗi DN (chỉ đơn thuần dùng dữ liệu lưu dưới dạng trung gian hay ứng dụng Web Services…) việc triển khai sẽ lựa chọn phương thức tích hợp phù hợp”, ông Đinh Hồng Sơn, Kiến trúc sư trưởng phần mềm HiStaff, công ty Tinh Vân

    Hiện tại, phân hệ Quản trị (iManage) thuộc iPortal của HiStaff luôn được khách hàng quan tâm và được Tinhvan Consulting chú trọng mở rộng các tiện ích. iPortal là Hệ thống Cổng thông tin nhân sự dành cho nhân viên theo mô hình Self-Service (tự phục vụ). Đây có thể được xem là cầu nối giữa các thành viên trong DN, giữa nhân viên và lãnh đạo, trong đó bộ phận nhân sự đóng vai trò liên kết, khai thác hiệu quả công việc và kỹ năng làm việc nhóm.

    Tinhvan Consulting có một ghi nhận hết sức thú vị từ các DN: Không chỉ có bộ phận nhân sự quan tâm tới việc hoàn thiện công cụ quản lý nguồn nhân lực; lãnh đạo các DN cũng coi trọng vai trò công tác nhân sự và trực tiếp chỉ đạo việc khai thác hệ thống quản trị nhân sự. Khi triển khai giải pháp HiStaff tại một công ty chuyên làm về dịch vụ với quy mô lớn ở khu vực phía Nam, Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc công ty dịch vụ này, đã ví von: “Giám đốc nhân sự của một DN cũng chính là… Tổng Giám đốc”.

    Ông Phan Quốc Khánh, Giám đốc Công ty Cổ phần PM Quản trị DN (FAST - Sản phẩm FAST HRM): Ngành sản xuất chiếm đa số

    Phần mềm (PM) quản lý nhân sự (QLNS) phải đáp ứng 2 nhu cầu: Quản lý con người, quản lý quá trình thăng tiến – kiến thức kinh nghiệm…; Quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ - nhân viên như hoàn cảnh gia đình, ngày sinh… để giải quyết chính sách – chế độ.

    Tại Việt Nam, loại PM này phù hợp nhu cầu quản lý hiệu quả nhóm lao động trình độ cao của DN lớn để quản lý các thông tin nhân sự (kiến thức, năng lực, bằng cấp…). Tuy nhiên về thị phần PM QLNS của FAST, các khách hàng là các DN như ngân hàng, công ty chứng khoán, công ty công nghệ cao, làm tư vấn… chiếm rất ít so với nhóm DN thiên về sản xuất ở các khu công nghiệp.

    “Việc tập hợp tất cả các yêu cầu quản trị vào cùng hệ thống ERP là không cần thiết. Chẳng hạn, yêu cầu công việc của phòng nhân sự và phòng kế toán trong DN hầu như độc lập nhau”, ông Phan Quốc Khánh.

    Khách hàng của FAST có quy mô 500 – 2.000 công nhân, thường chú trọng các phân hệ quản lý, chấm công, tính lương… Gần đây, DN còn quan tâm đến việc quản lý cách tính thuế thu nhập cá nhân. Thực sự, DN trong nước vẫn chưa khai thác hết khả năng hỗ trợ của các phân hệ QLNS. Hiện tại, FAST đang cung cấp giải pháp QLNS trọn gói, áp dụng tất cả các phân hệ quản lý (tính năng cơ bản) cho DN.

    PM QLNS tại Việt Nam là hứa hẹn thị trường phát triển đầy tiềm năng; vì đây là một trong những nhu cầu quản trị của DN; dành cho nhóm DN vừa và lớn; DN sản xuất có số lượng lao động lớn. Các công ty PM trong nước vẫn có thể phát triển chuyên sâu PM QLNS, tuy nhiên, phần lớn công ty PM hiện chỉ xem PM QLNS là một phần nhỏ trong kế hoạch kinh doanh.

    FAST ra mắt giải pháp FAST HRM xuất phát từ nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, toàn bộ khách hàng sử dụng giải pháp QLNS của FAST là DN đã sử dụng PM kế toán DN của FAST.

    Theo tôi, một số DN hiện chưa hiểu một cách đầy đủ về giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning - Họach định nguồn lực DN). Họ cho rằng khi đã triển khai giải pháp ERP sao lại không tích hợp cả QLNS. Thực ra, quản trị nguồn lực DN và QLNS là hai tính năng độc lập nhau; không nhất thiết phải dồn chung.

    StarHRM: Ưu thế ứng dụng web

    Không cần cài đặt phần mềm, đầu tư máy chủ…doanh nghiệp (DN) vẫn có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, theo xu hướng Điện toán đám mây (Cloud Computing) của Công ty StarSoft.

    Thuê phần mềm QLNS qua website

    “Khi DN thuê PM cũng đồng nghĩa với việc họ trả tiền cho cái họ dùng”.

    Phần mềm (PM) quản lý nhân sự (QLNS) StarHRM của Công ty TNHH Phát triển Phần mềm Ánh Sao (Starsoft) có đặc điểm được cung cấp theo 2 gói chính: Gói thuê bao theo tháng và gói phát triển theo yêu cầu. PM StarHRM (Human Resource Management) có 8 phân hệ QLNS: Tuyển dụng; Nhân sự; Đánh giá; Hoạch định; Đào tạo; Bảo hiểm, Chấm công, Lương.

    StarHRM có giao diện điều khiển đơn giản bởi 2 tiếng Việt và Anh, cho phép người dùng cập nhật và khai thác tập trung và phân tán (nhiều điểm cùng sử dụng); StarHRM có khả năng vận hành trên mạng LAN (mạng cục bộ) và WAN (mạng diện rộng) phù hợp với các tổ chức/doanh nghiệp (TC/DN) có số nhân viên đông và nhiều chi nhánh.

    Hình thức cung cấp PM kế toán, QLNS… giống như dịch vụ trực tuyến (Software as a Service - SaaS) là một nét mới ở Việt Nam. Các DN đăng ký sử dụng PM trực tuyến với các công ty PM, không cần cài đặt, mà vẫn có thể sử dụng công cụ quản lý – điều hành trực tiếp thông qua các trình duyệt web.

    Các DN có thể đăng ký thuê PM QLNS StarHRM với chi phí từ 100.000 đồng đến 990.000 đồng/tháng, tuỳ theo số lượng nhân sự được quản lý. Đồng thời, khách hàng sẽ phải trả chi phí đào tạo hướng dẫn sử dụng và phí khởi tạo dịch vụ; ký hợp đồng sử dụng tối thiểu là 12 tháng. Sau đó, chỉ cần truy cập vào URL (đường dẫn trên Internet) do Starsoft cung cấp để sử dụng các phân hệ QLNS.

    Theo Starsoft, việc thuê PM QLNS dưới hình thức dịch vụ trực tuyến sẽ giúp cho các DN có được công cụ QLNS nhưng không phải bận tâm đến việc đầu tư trang thiết bị, nhân sự vận hành và chi phí mua phần mềm.

    Thích hợp với DN vừa và nhỏ

    StarHRM của Starsoft đáp ứng nhu cầu của TC/DN có quy mô vừa và nhỏ, phục vụ hai nhóm khách hàng thuộc khối hành chính nhà nước và khối DN sản xuất. StarHRM giúp quản lý các hoạt động: Tuyển dụng, thông tin nhân sự, chấm công, tính lương, bảo hiểm, đánh giá và theo dõi người lao động, tìm ứng viên thích hợp khi hoạch định phòng ban mới…

    StarHRM có tính năng tự động hóa các thao tác về quản lý giám sát nhân sự, giảm sự phức tạp cho phòng nhân sự. Hỗ trợ nhiều phương thức theo dõi chấm công như: Chấm công tự động bằng thẻ từ, thẻ điện tử, vân tay... hoặc chấm công bằng tay. StarHRM còn cho phép thay đổi giá trị các tiêu chí lương theo một chu kỳ định sẵn, phân tách lương theo các tiêu chí dựa trên các hàm hoặc công thức dạng Excel. Đồng thời, việc quản lý và khai thác nguồn nhân lực qua hệ thống trực tuyến sẽ giúp DN cải thiện nghiệp vụ, nâng cao năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí.

    Mỗi phân hệ của StarHRM có hệ thống báo cáo riêng, có thể linh hoạt thay đổi tùy vào mẫu báo cáo thực tế của khách hàng. Trên trang web trực tuyến của StarHRM hỗ trợ một số thống kê về tình hình nhân sự, giúp người dùng cập nhật liên tục các tiêu chí: Giới tính, độ tuổi, trình độ… Trang web này còn có mục tin tức giúp TC/DN đăng tải các thông báo và kết quả tuyển dụng hoặc đăng tải các tin tức nội bộ….

    Nhằm tăng cường bảo mật thông tin cho StarHRM, chỉ có bộ phận quản lý nhân sự mới có quyền truy cập và xử lý thông tin trên hệ thống (được phân quyền cụ thể). Còn những thành viên khác của TC/DN (như các nhân viên) chỉ có thể xem được các thông tin ngoài trang chủ.

    Hiện nay, số lượng DN vừa và nhỏ ở Việt Nam chiếm tỷ lệ đến 95%; đây là một phân khúc thị trường đầy tiềm năng đối với dịch vụ cho thuê PM kế toán, QLNS... Các DN này đều có nhu cầu ứng dụng PM vào công tác QLNS nhưng do chi phí mua PM trọn gói hiện nay còn cao, nhiều tính năng lại không được khai thác hết. Do đó, việc thuê PM trực tuyến cũng là hướng mở cho việc ứng dụng PM vào công tác quản lý – điều hành DN.

    Có nhiều lựa chọn

    Khi thuê dịch vụ StarHRM, khách hàng có thể chọn một hoặc nhiều phân hệ theo nhu cầu sử dụng và quy mô của TC/DN. Trong quá trình triển khai, Starsoft nhận thấy khách hàng quan tâm đến các phân hệ: Tuyển dụng; Quản lý hồ sơ; Chấm công; Tính lương…; một số DN còn quan tâm đến phân hệ hoạch định nhân sự.

    StarHRM là một hệ thống mở, thuận tiện cho DN trong việc mở rộng hệ thống, dễ dàng kết nối thông tin các phân hệ (module) đang sử dụng hiện tại và tương lai. Tùy vào khả năng tài chính ở giai đoạn đầu mà các TC/DN chọn những phân hệ cần thiết nhất, sau đó có thể bổ sung các phân hệ còn lại khi có đủ điều kiện và có nhu cầu khai thác.

    Việc thuê PM QLNS trực tuyến sẽ giúp cho các DN sử dụng đúng theo yêu cầu của mình. Điều này sẽ có lợi ích cho DN so với khi mua PM trọn gói. Theo ông Hoàng Thành Ngọc, Trưởng phòng Phát triển Phần mềm Công ty Starsoft: “Khi DN thuê PM cũng đồng nghĩa với việc họ trả tiền cho cái họ dùng”.

    StarHRM là ứng dụng web thỏa mãn các tiêu chí của một cổng thông tin tích hợp (Portal), được triển khai tập trung nhưng vẫn có thể khai thác từ nhiều điểm (thích hợp với các DN có nhiều chi nhánh). Do đó người dùng có thể dùng trình duyệt web để truy cập sử dụng hệ thống.

    SSP-HRM: Xem người quản lý nhân sự là chủ chốt

    Giải pháp quản lý nhân sự (QLNS) nội địa thường có tính linh hoạt cao. SSP-HRM là một trong những giải pháp QLNS có khả năng đáp ứng các yêu cầu mang tính bản địa.

    Đầu tư vào giải pháp QLNS

    Đối với những DN chú trọng vào bộ phận nhân sự, xem người QLNS là chủ chốt thì họ mới tích cực đầu tư vào giải pháp này. Thực tế, các giám đốc nhân sự hiện đang “nhảy việc” khá nhiều. Điều này cũng gây khó khăn không ít cho việc triển khai giải pháp QLNS khi người quản lý nhân sự thay đổi.

    Trung tâm Giải pháp PM (SSP-Soft) cũng gặp khá nhiều trường hợp như vậy khi làm việc với khách hàng. Khi gặp phải trường hợp DN thay đổi “đầu tàu” nhân sự, SSP-Soft thường phải đào tạo lại cho những người theo dõi – sử dụng hệ thống QLNS (do có sự thay đổi về quy trình).

    Theo ông Lê Trọng Dũng, Giám đốc sản phẩm SSP-HRM (thuộc SSP-Soft): Nếu DN áp dụng giải pháp quản trị con người mang tính chuẩn hoá thì dù có thay đổi giám đốc nhân sự, hệ thống QLNS vẫn không bị ảnh hưởng. Đồng thời, khi DN đưa ra các yêu cầu riêng, có quá nhiều chi tiết đặc thù (theo đề nghị của người quản lý) sẽ làm chi phí triển khai tăng và tiềm ẩn rủi ro cho hệ thống QLNS.

    Thời gian triển khai tại DN của SSP thường mất khoảng 3 tuần cho việc tương tác, trao đổi trực tiếp với DN và khoảng 4 tuần thực hành. Sau khi làm quen với PM khoảng 1 tháng thì DN có thể vận hành hệ thống ổn định. Theo kinh nghiệm của SSP, triển khai hoàn tất giải pháp QLNS mất khoảng 1,5 - 2 tháng.

    Đáp ứng theo nhu cầu

    Việc mở rộng quy trình QLNS tại Việt Nam thường theo dạng bậc thang: DN sẽ gắn thêm các công đoạn để đáp ứng với mức độ phát triển. Các chuyên viên PM của SSP khi triển khai giải pháp QLNS thường tư vấn: Nếu hệ thống QLNS được giảm bớt các công đoạn lặt vặt thì quá trình xử lý thông tin sẽ nhanh hơn.

    Hệ thống nhân sự tại Việt Nam cũng có một số nghiệp vụ có tên nhưng thực sự vẫn chưa được chuẩn hoá hoàn toàn như hệ thống kế toán. Đây cũng là điểm khó khăn khi triển khai giải pháp QLNS.

    Ông Dũng nhận xét về các yêu cầu đặc thù: Cách đây khoảng 2 năm, DN thường đưa ra các yêu cầu đặc trưng nhưng gần đây đã giảm nhiều. Đó là điểm thuận lợi cho đơn vị triển khai giải pháp. Hiện tại, DN thường chỉ đưa ra một số yêu cầu cấp thiết, mang tính đặc thù đối với nhu cầu QLNS.

    “Hệ thống nhân sự tại Việt Nam có một số nghiệp vụ có tên nhưng thực sự vẫn chưa được chuẩn hóa hoàn toàn như hệ thống kế toán. Đây là điểm khó khăn khi triển khai giải pháp QLNS”, ông Lê Trọng Dũng.

    Đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại – dịch vụ, (TMDV) phần chấm công đơn giản hơn DN sản xuất. Họ thường đặt trọng tâm vào các phân hệ như: Tuyển dụng, đào tạo… Còn các DN sản xuất chỉ lưu ý đến phân hệ chấm công, tính lương… Hiện tại, phân hệ đào tạo cũng bắt đầu được phần lớn DN (sản xuất, TMDV…) quan tâm nhiều hơn với mong muốn nhân viên gắn bó với DN...

    Về phân hệ tuyển dụng, phần lớn DN đã chuyển công việc này cho các công ty cung cấp nhân lực (tuyển chọn người mới). Hiện nay, thường chỉ có các DN lớn có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cao cấp sẽ quan tâm nhiều đến phân hệ tuyển dụng – đào tạo – đánh giá năng lực…

    Một số DN tuy có nguồn nhân lực rất lớn nhưng không thể kiểm soát hoặc hiện đang quản lý nhân sự một cách thủ công sẽ phải tiêu chuẩn hoá để hệ thống toàn bộ dữ liệu – quy trình quản lý. Theo bộ phận Phát triển PM SSP-HRM, sau khi các DN chuẩn hóa thông tin thì việc triển khai PM QLNS sẽ dễ dàng hơn. Chi phí triển khai giải pháp SSP-HRM tuỳ thuộc vào quy mô DN, yêu cầu về nghiệp vụ QLNS của DN. Số lượng lao động lớn không làm chi phí tăng lên. Chi phí triển khai SSP-HRM trung bình vào khoảng 80 – 150 triệu đồng; một số trường hợp chi phí lên đến vài trăm triệu đồng.

    Đối với những DN có quy mô lớn; giải pháp QLNS sẽ được áp dụng đến từng nhân viên. Từng lao động trong DN sẽ dùng tên người dùng (user) và mật khẩu (password) cập nhật thông tin, tương tác với các thông báo, mẫu đăng ký… trên hệ thống. Hiện nay, phần lớn giải pháp QLNS trong nước vẫn giới hạn ở mức cung cấp công cụ cho cấp quản lý; chưa mở rộng cho nhân viên.

    Các giải pháp ERP lớn thường có mức chuẩn hoá QLNS khá cao nên phần lớn DN Việt Nam chưa có nhu cầu áp dụng ở mức quản trị này. Vì thế, các DN trong nước thường sử dụng giải pháp QLNS trong nước vốn có sự linh hoạt (dễ thay đổi) chứ không sử dụng giải pháp trọn gói của nước ngoài. Thông thường, khi triển khai ERP liên quan đến QLNS sẽ có cấu trúc gần tương đương với phần quản trị DN nên có kết cấu phức tạp; chi phí cao. Đa số DN Việt Nam dừng lại ở mức đầu tư khoảng gần 200 triệu đồng(10.000 USD) dành cho QLNS, cao hơn thì họ phải cân nhắc.

    Theo ông Dũng, giải pháp QLNS độc lập (nằm ngoài hệ thống ERP) hiện vẫn đang là một lựa chọn thích hợp đối với DN trong nước. Nếu như DN đã thiết kế sẳn hệ thống ERP thì mức độ tương tác giữa 2 hệ thống ERP và HRM thực sự không quá nhiều nên sẽ không có vấn đề gì khi kết nối giữa 2 hệ thống do 2 đơn vị khác nhau triển khai.

    HRDo: Đáp ứng nhu cầu đa dạng

    Sản phẩm HRDo (Human Resource Development Office) của công ty Sao Bắc Đẩu có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp (DN).

    DN có quy mô lớn có thể mua PM theo cách trả tiền bản quyền PM (License) và sẽ triển khai giải pháp QLNS theo hình thức trọn gói. Với DN quy mô nhỏ, Sao Bắc Đẩu (SBĐ) dự kiến triển khai theo hình thức cho thuê dịch vụ - Hosted Services trong năm 2011. Mô hình này áp dụng theo xu hướng Điện toán đám mây (Cloud Computing); dưới hình thức SaaS (Software as a Services).

    SBĐ đang tiến hành công tác tiếp thị, khảo sát ý kiến của khách hàng đối với dịch vụ Hosted Services. DN không cần đầu tư hạ tầng – nhân sự quản lý mà vẫn có thể sử dụng dịch vụ QLNS thông qua website.

    “Trước đây, giữa các bộ phận tuyển dụng – nhân sự - đào tạo… đều hoạt động riêng rẻ; với hệ thống QLNS, các bộ phận này sẽ liên kết nhau”, bà Đỗ Thanh, Giám đốc khối Phát triển ứng dụng của Công ty Sao Bắc Đẩu.

    HRDo có 8 phân hệ, đáp ứng các nhu cầu của DN: Từ tuyển dụng nhân viên mới, đánh giá năng lực, đào tạo nội bộ… cho đến lúc giải quyết chế độ nghỉ việc. Các ứng viên có thể đăng ký các vị trí tuyển dụng qua website của DN. Thông tin ứng viên sau khi được tuyển dụng sẽ được đẩy lên hệ thống; phòng nhân sự sẽ không cần nhập liệu lại. Các DN tuyển dụng đến vài trăm nhân viên/tháng rất cần hệ thống quản lý dữ liệu nhân sự tự động như vậy.

    Nhân sự là nguồn lực sinh ra lợi nhuận một cách gián tiếp. Do đó, chúng tôi tạo ra một hệ thống quản trị để đánh giá nhân sự từ lúc mới tuyển dụng cho đến đào tạo, bổ nhiệm nhân sự… Mức lương hàng tháng sẽ gắn với năng lực của từng nhân viên (KPI). Dựa trên chỉ số KPI, bộ phận đào tạo sẽ đưa ra các kế hoạch đào tạo. Trước đây, giữa các bộ phận tuyển dụng – nhân sự - đào tạo… đều hoạt động riêng rẻ; với hệ thống QLNS, các bộ phận này sẽ liên kết nhau.

    Một số DN có yêu cầu thiết lập cho nhân viên tự đăng nhập hệ thống thay đổi hồ sơ nhân sự.. giúp rút ngắn một số công đoạn về QLNS. Tuy nhiên, điều này sẽ ảnh hưởng đến nghiệp vụ tính lương, giải quyết chế độ… theo chúng tôi, vấn đề này nên để bộ phận nhân sự phụ trách. Thay vào đó, DN có thể rút ngắn một số công đoạn bằng các thao tác tự động; VD: Nhân viên có thể gửi đơn nghỉ phép qua hệ thống QLNS; hệ thồng sẽ tự động trừ ngày phép hoặc trừ lương (nếu hết phép).

    Toàn bộ hệ thống quản lý nhân sự HRDo có khoảng 300 báo cáo có thể xuất ra tập tin Excel, in ra giấy hoặc tái sử dụng dữ liệu. Ví dụ: Công ty có 4.000 nhân viên nếu gửi bằng bản in sẽ tốn kém; với hệ thống QLNS các phiếu lương sẽ gửi đến nhân viên qua email. Trong 8 phân hệ QLNS, phần tuyển dụng sẽ vận hành trực tuyến; còn các phân hệ khác chạy trên máy chủ nối mạng nội bộ. Giữa các chi nhánh trong công ty, hệ thống QLNS còn có thể vận hành mạng riêng ảo (VPN).

    Bài toán hoạch định nhân sự nằm trong phân hệ tuyển dụng của HRDo. Khi phát sinh nhu cầu tuyển dụng, DN lập kế hoạch tuyển dụng, từ lúc có nhu cầu tuyển dụng cho đến quản lý kế hoạch này. Ví dụ: Nếu 1 năm mà không thể tuyển dụng được 50 nhân sự; hệ thống QLNS sẽ cảnh báo kế hoạch tuyển dụng tồn đọng...

    Khách hàng có quyền lựa chọn các phân hệ phù hợp khi triển khai HRDo; có thể bớt một số phân hệ. Có DN không cần đến phân hệ tuyển dụng, đào tạo… Một số DN có thể triển khai các phân hệ theo từng giai đoạn: Tính lương – chấm công cần thì có thể triển khai trước, còn đào tạo – đánh giá năng lực có thể làm sau.

    Chi phí triển khai giải pháp QLNS thường từ 3 - 6 triệu đồng/tháng cho các DN vừa và nhỏ thuê dịch vụ, 200 triệu - 2 tỉ đồng đối với DN có trên 1.000 lao động. Cách tính này có áp dụng một phần giải pháp quản trị của nước ngoài và thể hiện theo quy mô DN. DN triển khai giải pháp cho 4.000 nhân viên nhưng chỉ mua 3 license thì không thể làm được, phải từ 5-10 License thì mới triển khai thành công. Tuy nhiên, có một số phân hệ giao tiếp giữa người với nhau (xin nghỉ phép) sẽ không tính phí theo user (người dùng).

    Thời gian triển khai giải pháp HRDo trung bình từ 3 đến 12 tuần; và lệ thuộc vào mức độ trao đổi giữa khách hàng và đơn vị triển khai. Nếu khách hàng cam kết đảm bảo về thời gian cập nhật dữ liệu thì SBĐ sẽ đáp ứng tiến độ triển khai giải pháp.

    Xem tiếp : <12345>
    ID: B1104_13
    Ý kiến của bạn? Ý kiến của bạn?
    Tin ngày :