• Thứ Hai, 20/12/2010 23:02 (GMT+7)

    Những ứng dụng văn phòng không thể thiếu cho iPhone

    Lượt xem 7721
    Đánh giá

    PHT
    Nếu công ty bạn cho phép nhân viên sử dụng iPhone, đây là những ứng dụng văn phòng hữu ích cần có trên thiết bị di động của họ.

    Do HĐH iOS 4 của Apple hỗ trợ bảo mật cho doanh nghiệp, các công ty đang tăng cường sử dụng iPhone trong công việc. Mặc dù iPad được xem như là một thay thế cho MTXT do khối lượng nhẹ và tiện dụng, nhưng trong nhiều hoàn cảnh, việc sử dụng smartphone vẫn tiện hơn nhiều. Với máy tính cá nhân, thường thì các công ty dùng bộ ứng dụng văn phòng Office của Microsoft, với iPhone thì sao?

    Câu trả lời không thể là Office, vì Microsoft không có bộ ứng dụng tương thích với iPhone. Bộ ứng dụng đám mây Office Web Apps của Microsoft không chạy được trên iPhone. Google Docs cũng vậy.

    So với iPad, việc lựa chọn ứng dụng văn phòng cho iPhone/iPod Touch có phần dễ hơn vì số lượng phần mềm để lựa chọn ít hơn. Tuy vậy, một số ứng dụng chạy tốt cho cả hai nền tảng.

    Những bộ ứng dụng văn phòng được đánh giá cao nhất là Quickoffice Mobile Connect Suite (hiện có giá 10 USD, khoảng 200.000 đồng) và Documents to Go Premium của DavaViz (giá 17 USD, khoảng 340.000 đồng). Bộ iWork của Apple không dùng được trên iPhone.

    Quickoffice bao gồm bộ xử lý văn bản và bộ chỉnh sửa bảng tính; DocsToGo (được gán nhãn cho iPhone) gồm bộ xử lý văn bản, chỉnh sửa bảng tính, và một công cụ tạo ghi chú cho trình chiếu. Cả hai chương trình đều có khả năng đọc và ghi với các định dạng tập tin của Microsoft Office.

    Dưới đây là những đề xuất chi tiết.

    Xử lý văn bản

    Nếu bạn đang sử dụng iPhone để tạo hay chỉnh sửa tài liệu, sẽ chỉ có thể thực hiện những tác vụ đơn giản, kiểu như chỉnh sửa căn bản, trau chuốt, phản hồi, và tạo những ghi chú tóm lược hay căn bản. Không có ứng dụng văn phòng nào có chức năng theo dõi việc sửa chữa.

    Quickoffice. Bộ xử lý văn bản của Quickoffice đơn giản, với chức năng điều khiển dễ hiểu cho việc định dạng căn bản, như font chữ, cỡ chữ, căn chỉnh đoạn văn bản, và các danh sách. Nhưng Quickoffice không có khả năng tìm kiếm và thay thế (search and replace), thậm chí chỉ tìm kiếm cũng không. Nó cũng thiếu bộ đếm chữ.

    Việc nhấn nút Done để đóng các hộp thoại được Quickoffice sử dụng cho định dạng khá bất tiện.

    Quickoffice không có chức năng điều khiển trình bày, vì vậy bạn chỉ có thể sử dụng để làm việc với các ký tự. May mắn là, Quickoffice giữ lại các kiểu trang trong tài liệu được nhập vào (import), vì vậy chúng nguyên vẹn khi bạn xuất (export) tài liệu về sau, thậm chí nó không cho phép bạn tạo, chỉnh sửa, hay thay đổi kiểu. Phần mềm cũng có lựa chọn Save As, tiện cho bạn tổ chức tài liệu của mình vào các thư mục.

    Quickoffice có thể kết nối tới các dịch vụ lưu trữ đám mây, như Box.net, Dropbox, Google Docs, và MobileMe, cũng như kết nối tới máy tính qua Wi-Fi. Nó cũng được dùng để gửi email. 

    DocsToGo. Ứng dụng của DataViz cũng có những khả năng tương tự Quickoffice: chỉnh sửa văn bản đơn giản với những lựa chọn định dạng căn bản, cùng những lựa chọn kết nối lưu trữ đám mây. Tuy nhiên, DocsToGo cung cấp nhiều khả năng hơn, như chức năng tìm và thay thế, đếm chữ.

    DocsToGo dễ sử dụng hơn một chút so với Quickoffice, các lựa chọn định dạng căn bản có thể thực hiện thông qua các trình đơn, không phải đóng các hộp thoại. Dù vậy, nếu bạn mở thêm hộp thoại, bạn phải nhấn vào nút Done để đóng nó, giống như Quickoffice.

    Nhìn chung, DocsToGo cung cấp nhiều khả năng chỉnh sửa hơn Quickoffice, và giao diện người dùng cũng đơn giản hơn.

    Làm việc với bảng tính

    Với bảng tính, cuộc ganh đua giữa các ứng dụng có phần sít sao hơn so với xử lý văn bản.

    Quickoffice. Người dùng Excel sẽ chuyển sang Quickoffice nhanh chóng vì môi trường khá giống nhau. Quickoffice có một tập lớn các chức năng, và rất dễ để làm việc với các ô, dòng, và các cột, dù là trên một màn hình nhỏ. Các hàm cũng dễ chèn vào, nhờ những trình đơn chức năng như Excel mà chèn công thức mẫu cho bạn.

    Việc chuyển bảng tính (worksheet) yêu cầu mở một trình đơn các tên bảng tính – không có các tab để nhấn vào như với Excel. Quickoffice không có các công cụ biểu đồ, không có khả năng sắp xếp theo cột hay dòng, cố định một phần màn hình, hay ẩn dòng/cột.

    DocsToGo. Khả năng làm việc với bảng tính của DocsToGo tốt hơn so với Quickoffice, và nó cũng có một số tính năng không thấy trong Quickoffice, bao gồm khả năng tìm kiếm ký tự/chuỗi ký tự, ẩn dòng và cột, sắp xếp theo dòng và cột, và cố định một phần màn hình. Nó còn cung cấp chức năng go-to-cell và có thể hiển thị bảng tính trong chế độ toàn màn hình.

    Việc chuyển bảng tính là một tiến trình rắc rối, phải mở trang rồi lướt qua các bảng tính có sẵn. Phương pháp của Quickoffice đơn giản hơn.

    Giống như Quickoffice, DocsToGo sử dụng các trình đơn chức năng như Excel để chèn các công thức. Nhưng DocsToGo cung cấp một cửa sổ lớn hơn cho công thức, giúp chỉnh sửa dễ hơn.

    Nhìn chung, DocsToGo mạnh và tiện dùng hơn so với Quickoffice.

    Trình chiếu

    Lựa chọn chỉ có một, vì Quickoffice không có tính năng trình chiếu.

    DocsToGo cho phép bạn mở các tập tin PowerPoint và chèn các ghi chú trên đó. Nó cũng có khả năng chỉnh sửa căn bản. Trong chế độ xem trước slide, bạn có thể chèn một slide mới và nhân đôi hoặc xóa bớt một slide. Để chỉnh sửa văn bản trong các slide, bạn phải chuyển sang chế độ phác thảo (outline) – và bạn có thể thực hiện không có định dạng. Chú ý rằng, nếu bạn ở trong chế độ outline, bạn phải quay lại chế độ xem trước slide để tạo mới, sao chép, hoặc xóa một slide.

    Như vậy, DocsToGo tiện cho việc trau chuốt lại bản trình chiếu đã có. Bạn cũng có thể tạo ra một bản trình chiếu mới chỉ có văn bản, sau đó bổ sung thêm hình ảnh và định dạng trên máy tính.

    Đánh dấu văn bản tập tin PDF

    Có hàng tá các ứng dụng để mở tài liệu PDF trên iPhone, nhưng những gì bạn thực sự muốn là có thể đánh dấu văn bản trong các tập tin PDF, thêm các ghi chú và những thao tác đại loại như thế.

    Ứng dụng GoodReader (giá 3 USD, khoảng 60.000 đồng) đáp ứng điều đó. Bạn có thể thực hiện hầu hết các chức năng đánh dấu bạn muốn trong Adobe Reader, chẳng hạn như ghi chú, tô sáng, và thậm chí theo hình dạng tự do (như khoanh tròn một mục nào đấy). Thao tác hoàn toàn dễ dàng với ngón tay thay chuột.

    GoodReader không chỉ là một ứng dụng đánh dấu PDF. Nó cũng có thể dùng để xem các tập tin Office, các tập tin văn bản, hình ảnh và phát nhạc từ các tập tin audio; Thêm nữa, nó có khả năng chia sẻ tập tin qua Wi-Fi để chuyển tài liệu sang máy tính của bạn.

    Những tiện ích nên có khác

    iPhone không thể mở các tập tin nén Zip – một sự thiếu sót so với iPad. Nhưng có một số ứng dụng giúp bạn giải nén các tập tin dạng này, trong đó tốt nhất cho iPhone là ZipBox Pro (Giá 2 USD, khoảng 40.000 đồng). Tiện ích dùng rất đơn giản và cũng hỗ trợ iPad.

    Nếu bạn muốn xem các tập tin Photoshop, các trang Web, hoặc các tài liệu trình chiếu có chứa hình ảnh, hãy dùng Air Files (1 USD, khoảng 20.000 đồng). Ứng dụng cũng cung cấp khả năng chia sẻ tập tin qua kết nối Wi-Fi và tính năng vẽ căn bản.

    Tóm lại: Ngoài bộ ứng dụng văn phòng hiệu suất cao DocsToGo dành cho iPhone, những ứng dụng khác bạn nên dùng là GoodReader và ZipBox-Pro. Thêm Air Files nếu bạn muốn xem các tập tin Photoshop.

    Nguồn: InfoWorld, 15/12/2010
    Ý kiến của bạn? Ý kiến của bạn?
    Tin ngày :

Thuật ngữ