• Thứ Tư, 14/03/2012 00:18 (GMT+7)

    Quản lý công việc hiệu quả với Asana, Cohuman và 5pm

    Mai Phương
    Các ứng dụng quản lý dự án trực tuyến sẽ giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả, thông minh hơn, và dễ dàng nắm được những công việc cần ưu tiên thực hiện trong làm việc nhóm.

    Asana

    Ưu điểm: giao diện tuyệt vời, các tag (thẻ gán) và các dòng tiêu đề danh sách công việc cần làm có thể tùy biến, có hỗ trợ các ứng dụng trên iPhone, iPad và Android.

    Nhược điểm: không theo dõi các mối liên hệ giữa các tác vụ, không có quản lý danh bạ liên lạc hay khả năng quản lý tiến trình phát triển của dự án.

    Giá: miễn phí.

    Mặc dù Asana (asana.com) không quá “nổi đình nổi đám”, nhưng nó được xem là chương trình linh hoạt nhất trong những ứng dụng được liệt kê trong bài này. Asana là danh sách công việc cần làm có thể tùy biến với một số công cụ, để giúp người dùng sử dụng danh sách một cách “thông minh” hơn, có thể sắp xếp thứ tự các dự án khác nhau.

    Ví dụ, bạn có thể dùng Asana để theo dõi các ứng viên trong mục tìm kiếm nhân sự bằng cách tạo ra một kế hoạch mới ứng với vị trí còn trống cho từng ứng viên, xem như là một tác vụ. Khi sử dụng hệ thống gán thẻ của Asana, bạn có thể biết được ứng viên nào đã nộp sơ yếu lý lịch, hay sắp xếp lịch trình gọi điện phỏng vấn hay đã hoàn tất một vòng phỏng vấn. Sau đó, bạn có thể theo dõi có bao nhiêu ứng viên hiện đã ở vòng nào trong tiến trình tuyển dụng qua việc dùng hệ thống đánh giá của Asana.

    Cohuman

    Ưu điểm: hệ thống theo dõi các dự án khá “thông minh”, giao diện rõ ràng, có tích hợp email, phiên bản miễn phí đáng tin cậy, có hỗ trợ ứng dụng cho iPhone và ứng dụng của hãng thứ 3 dành cho Android, Palm Pre và Windows Phone 7.

    Nhược điểm: không có các tính năng quản lý danh bạ liên lạc.

    Giá: Bên cạnh phiên bản miễn phí, phiên bản Professional của Cohuman (www.cohuman.com) có giá 20USD/tháng, cho phép đánh giá thông tin để liên kết với từng tác vụ và nhận diện những công việc ưu tiên cũng như những mối liên kết giữa các dự án. Mỗi thành viên có thể nhận được danh sách “thông minh”, trong đó thể hiện rõ các tác vụ cần thực hiện và được sắp xếp theo mức độ công việc nào quan trọng.

    Ngoài ra, người dùng có thể chỉnh sửa bằng tay những công việc nào cần làm trước và gửi nhắc nhở cho các đồng nghiệp khi một tác vụ nào đó trễ hạn.
    Cohuman có hỗ trợ thêm phần tích hợp email, chẳng hạn nếu bạn muốn phân công một tác vụ cho một ai đó qua email, thì chỉ việc để lại lời nhắn trên nội dung email và chuyển nó đến Cohuman.

    5pm

    Ưu điểm: quản lý dự án từ đầu đến khi hoàn tất, có hệ thống theo dõi mối quan hệ giữa các tác vụ, tích hợp email tuyệt vời, hỗ trợ ứng dụng iPhone.

    Nhược điểm: giao diện hơi rối, trả phí cao.

    Giá: tối thiểu 18USD/tháng cho 5 người dùng và 10 dự án.
    Mặc dù giao diện 5pm (www.5pmweb.com) ít rườm rà, nhưng lại hơi rối vì có kèm một số biểu tượng bàn phím và hệ thống câu hỏi và trả lời.

    Điểm mạnh của 5pm là khả năng quản lý tiến trình dự án và quản lý các tác vụ. Khi một tác vụ được nhập vào, bất cứ ai cũng đều có thể thêm chú thích vào tiến trình hay để lại lời bình luận. Bạn có thể kết nối với các tác vụ và tạo ra các mối liên kết giữa các tác vụ qua việc tạo ra các tác vụ con.

    Tính năng Timeline (cột mốc thời gian) tương tự biểu đồ có tính tương tác Gantt, giúp minh họa các dự án và tác vụ con trong dự án và cho phép các thành viên trong nhóm có thể nhận ra được tác vụ nào quan trọng.

    Thêm vào đó, 5pm cũng tỏ ra vượt trội trong phần tích hợp email. Bạn có thể tạo ra những dự án và tác vụ, đính kèm tập tin (file) đến các tác vụ hiện có sẵn và đưa ra những phản hồi cho những tác vụ, đồng thời cập nhật tiến trình dự án. Tất cả những nội dung được đề cập đều nằm trong hộp thư đến (inbox) của bạn.

    Nguồn: Tổng hợp PCWorld Mỹ