• Thứ Ba, 08/07/2014 14:20 (GMT+7)

    Hiểu đúng các ứng dụng hỗ trợ công việc của Google

    Huy Hoàng
    Google đưa ra nhiều dịch vụ, và tên gọi không thể hiện hết được chức năng của nó. Các ứng dụng văn phòng cũng vậy, bạn đã hiểu và khai thác hiệu quả các công cụ Google Drive, Google Apps for Business, Google Drive for Work chưa?

    Những nâng cấp gần đây của Drive cho thấy Google đang từng bước đối đầu với những dịch vụ giúp tăng năng suất làm việc của Microsoft. Tuy nhiên, trong nỗ lực cạnh tranh với các tiêu chuẩn công nghiệp, các dịch vụ nền tảng đám mây của Google trở nên giống với Office 365.

    Những dịch vụ của Google thực tế khá chồng chéo, tên gọi không thể hiện đúng chức năng và có phần mơ hồ với người dùng. Vấn đề này ngày càng trở nên phức tạp hơn với cả Google lẫn người dùng vì hiện các sản phẩm công nghệ phải có một đặc điểm riêng từ tên gọi cho đến chức năng đặc trưng riêng của mình. Thậm chí, những dịch vụ không mấy nổi bật sẽ bị khai tử thẳng tay không tiếc nuối.

    Các dịch vụ với tên gọi mơ hồ của Google khiến người dùng ngại tìm hiểu và sử dụng.
    Bạn có thể tìm ra cả tá những sản phẩm, dịch vụ bổ sung với những tên gọi rất khó hiểu của Google trong các sản phẩm chủ đạo Google AdWords, Google Analytics, Google Payments…

    Riêng với mảng dịch vụ Productivity (sản phẩm giúp tăng năng suất công việc), Google có nhiều sản phẩm với nhiều tên gọi. Điều này khiến chúng ta cứ lẫn lộn, Google Docs có phải là Google Drive không, hay Google App for Businees với Google Drive for Work khác nhau thế nào v.v…

    Google Drive

    Dịch vụ này có lẽ được khá nhiều người biết đến với chức năng của một ứng dụng lưu trữ đám mây dành cho bất cứ ai có tài khoản Google. Người dùng có thể có miễn phí 15GB lưu trữ miễn phí khi đăng ký sử dụng Drive. Nếu có nhu cầu nhiều hơn thì có thể bỏ tiền để mua với phí thuê bao 2USD cho 100GB/tháng, hoặc 10USD cho 1TB/tháng. Thậm chí người dùng cũng có thể trả phí cao hơn nữa để có dung lượng lưu trữ lên đến 30GB.

    Khi sử dụng dịch vụ này, bạn có thể lưu trữ bất cứ dữ liệu gì. Google cũng có những công cụ (plugin) giúp người dùng truy cập ổ đĩa Google Drive ngay trên Windows hay những hệ điều hành khác. Nhưng muốn có được giá trị thực sự của dịch vụ này thì người dùng cần phải sử dụng kết hợp với nhiều ứng dụng khác tích hợp trên Drive giúp tăng năng suất công việc.

    Google Drive thường được biết với tên gọi Google Docs.
    Dịch vụ này về cơ bản có ba công cụ chính như soạn thảo văn bản với Google Docs, tạo bảng tính với Google Sheets và tạo trình chiếu với Google Slides. Người dùng có thể tạo tất cả những tài liệu này trực tiếp từ Google Drive. Từ mọi thiết bị di động hay máy tính, bạn có thể upload những tài liệu của mình lên Google Drive, dịch vụ này sau đó sẽ chuyển thành định dạng tương thích để lưu trữ và chỉnh sửa.

    Như vậy là khá rõ ràng, nhưng vấn đề ở chỗ là dịch vụ Google Docs xuất hiện trước Drive. Người dùng quen sử dụng từ khoá hoặc địa chỉ docs.google.com để vào tạo và chỉnh sửa tài liệu. Nhưng khi vào thì trang lại có tên dịch vụ là Drive, khiến họ không biết là mình đang dùng Google Docs hay Google Drive.

    Tóm lại, bạn cần biết là trong Google Products (chức năng liệt kê các tiện ích của Google mà người dùng có thể sử dụng) chỉ có Google Drive. Với Google Drive, bạn có thể tạo, chỉnh sửa tài liệu và lưu chúng trên đám mây bên cạnh việc upload thông thường. Với ứng dụng Drive trên di động thì chỉ có chức năng lưu trữ đám mây, nếu muốn chỉnh sửa tài liệu thì phải cài thêm các ứng dụng Google Docs, Sheets hay Slides riêng lẻ.

    Như vậy, Google Drive là đối thủ trực tiếp và đáng gờm nhất của Microsoft OneDrive (tên cũ là SkyDrive). Dịch vụ của Microsoft cũng hỗ trợ lưu nhiều định dạng dữ liệu, cũng như tạo và chỉnh sửa tài liệu miễn phí ngay trên dịch vụ. Tất nhiên, trên thiết bị di động thì người dùng phải cài ứng dụng Office Mobile. Điểm khác biệt là OneDrive có dung lượng lưu trữ miễn phí 7 GB thay vì 15 GB như Google Drive.

    Google Apps for Business

    Tên gọi Google Apps for Business khiến người dùng nghĩ là sẽ có một dịch vụ Google Apps không dành cho doanh nghiệp mà dành cho giáo dục hay chính phủ? Trường hợp này không như vậy. Tên gọi này có được là vì trước đây có một dịch vụ Google Apps Standard với chức năng rút gọn dành cho người dùng miễn phí. Tuy nhiên, dịch vụ này đã ngừng cung cấp từ năm 2012 vì số người dùng tăng nhanh đột biến. Còn Google Apps for Business là phiên bản trả phí dành cho doanh nghiệp lớn.

    Google Apps for Business tuỳ biến những sản phẩm của Google để phù hợp cho làm việc theo nhóm.
    Google Apps for Business là một công cụ giúp tăng năng suất làm việc cho một nhóm người. Dịch vụ này tích hợp rất nhiều công cụ giúp cho công việc trở nên dễ dàng và trôi chảy hơn. Ngoài những dịch vụ có trong Google Drive thì Google Apps for Business còn có chức năng tạo một hệ thống email với tên miền riêng, chia sẻ lịch làm việc, họp video hay trình chiếu qua Google Hangouts. Nhiều công ty sử dụng dịch vụ này vì chức năng email và chức năng làm việc nhóm rất hiệu quả, chẳng hạn như chức năng cả nhóm cùng tạo một văn bản hoặc một trình chiếu.

    Những chủ thuê bao của Google Apps for Business có thể quản lý thông qua những công cụ thiết lập tập trung gọi là Google Admin. Công cụ này có thể thêm, xoá thành viên và thiết bị để phù hợp với nhu cầu công việc.

    Google Apps for Business hiện có giá khá rẻ đối với một doanh nghiệp, 5USD/tháng hay 50USD/năm. Dịch vụ này tặng miễn phí 30GB/thành viên, cao gấp đôi dung lượng miễn phí của Google Drive.

    Google Drive for Work

    Bổ sung mới nhất vào “gia đình” Google Drive/Apps là Google Drive for Work – dịch vụ giúp doanh nghiệp bỏ thêm tiền để mua dung lượng lưu trữ cho Google Apps for Business.

    Với 10 USD/tháng, 100 USD/năm, người dùng Google Apps for Business sẽ không còn lo thiếu dung lượng lưu trữ nữa vì Google đã tăng mức Drive lên không giới hạn. Nhưng đó là với những công ty có từ 5 người dùng trả phí trở lên, nếu ít hơn 5 người thì dung lượng lưu trữ sẽ là 1TB/năm.

    Google Drive for Work được tích hợp trực tiếp vào Google Apps for Business như một tuỳ chọn cao cấp hơn. Trước khi ra mắt một tuần, dịch vụ này còn có tên Google Apps Unlimited. Bạn cũng có cảm giác các dịch vụ này có vẻ rất lòng vòng, khó hiểu.

    Bên cạnh tuỳ chọn mở rộng dung lượng lưu trữ, Google Drive for Work cũng bổ sung thêm những cải tiến về bảo mật chức năng quản lý linh hoạt hơn hay dịch vụ Google Apps Vault giúp người dùng lưu trữ những email, nội dung chat trong lúc làm việc trong một khoảng thời gian định sẵn.

    Tóm lại, cách đặt tên các dịch vụ của Google có phần khó hiểu, chồng chéo nhưng các sản phẩm của hãng thường mang lại hiệu quả sử dụng cao. Hiểu đúng và sử dụng đúng vẫn là điều mà người dùng cần phải làm để có được năng suất công việc cao nhất.