• Thứ Tư, 01/11/2006 08:55 (GMT+7)

    Anne Mulcahy đã cứu sống Xerox như thế nào?

    Những khoản lỗ và những cuộc điều tra với những vi phạm báo cáo tài chính ở các cơ quan điều phối từng khiến cho Xerox – nhà sáng chế máy photocopy - đứng trước bờ vực phá sản. Năm 2001, khi tình thế của Xerox nguy kịch, Anne Mulcahy – là nhà báo và mẹ của hai đứa con - đã đứng dậy nắm quyền tổng giám đốc điều hành.

    Đến với Xerox từ năm 1976, Anne Mulcahy nhiều năm làm quản trị nhân sự trước khi trở thành CEO. Bây giờ, nhà cung cấp máy photocopy huyền thoại đã sống lại với một chiến lược mới: tại các thị trường phát triển, Xerox chú trọng dịch vụ và công nghệ cách tân; tại các thị trường đang phát triển, Xerox chú trọng vào những thiết bị đa năng (TBĐN).

    Chiến lược mới

    Anne Mulcahy - CEO của Xerox
    Một trong những chiến lược mới của Mulcahy là từ bỏ bán hàng trực tiếp, chuyển sang thông qua hệ thống đối tác. Biên chế của Xerox vì thế giảm đều từ 78,9 nghìn năm 2001 xuống còn 55,2 nghìn vào năm 2005. Song song với giảm biên chế, Xerox điều chỉnh đường đi sản phẩm phù hợp với thị trường thiết bị in ấn đang thay đổi rất nhanh.

    Những TBĐN cũ bị đào thải, những máy copy, máy quét và máy in đa năng kỹ thuật tương tự nhanh chóng mất vị thế ở các thị trường chính (mang lại lợi nhuận nhiều nhất) và việc tiêu thụ chúng cũng kém đi ở cả các thị trường ứng dụng CNTT chậm hơn. Để giữ được sự hiện diện của mình trong mảng kỹ thuật văn phòng, Anne Mulcahy đã nhấn mạnh hai chiến lược: dịch vụ trong môi trường xử lý văn bản và in màu.

    Chuyển sang dịch vụ

    Khuynh hướng chuyển từ chuyên kinh doanh phần cứng sang thêm phần dịch vụ đã được nhiều nhà cung cấp trang thiết bị máy tính thực hiện. “Những người bạn lớn” của Xerox như IBM, HP đã từ lâu kiếm được khá tiền nhờ cung cấp dịch vụ. Phân khúc thị trường mục tiêu của Xerox là “công nghiệp văn bản” (Document Industry). Để chứng minh cho các nhà đầu tư và đối tác phạm vi khả năng của Xerox, hãng đã phải điều nghiên thị trường đặc thù này: tổng thị trường trị giá 112 tỷ USD/năm, phần dịch vụ khoảng 20 tỷ.

    Hiện thời, một phần tư nhân viên Xerox đã chuyển sang làm dịch vụ (gần 15 nghìn nhân viên trên 160 quốc gia). Có vẻ như nhiệm vụ chính ngày hôm nay của “đạo quân bé” này là hình thành thị trường. Xerox thu thập được hàng đống bằng chứng khẳng định không một tổ chức nào có thể từ bỏ văn bản trên giấy và công việc kém hiệu quả trong các văn phòng không giấy có thể mang lại những tổn thất lớn. Tăng năng suất, giảm chi phí sản xuất, sản xuất và lưu trữ các tài liệu giấy với sự tích hợp sâu nhất có thể với thế giới văn bản số - đó là sứ mệnh của công ty Xerox hiện thời.

    Không chỉ là phần mềm

     Các chuyên gia Xerox thống kê được số liệu đáng sợ: trung bình mỗi thiết bị chỉ dùng cho 2,2 nhân viên và nó đã được sử dụng trung bình 5,6 năm. Thiết bị không được sử dụng hiệu quả: khoảng 2% thời gian một ngày làm việc. Một nhân viên một năm chi hết chừng 1.000 USD cho in ấn. Tất nhiên, số liệu ở các thị trường đang phát triển có thể khác nhưng không thay đổi được khuynh hướng u ám này.
    Dễ hiểu rằng, những quá trình “sứ mệnh” có ý nghĩa chỉ trong những trường hợp phần tiết kiệm được là rất đáng kể. Thường thì, những lợi ích (cắt giảm 10 – 30% chi phí) có thể có với các tổ chức lớn sử dụng một lượng giấy lớn như các ngân hàng, các công ty bảo hiểm, các văn phòng luật, các nhà khai thác viễn thông. Một trong những nhóm mục tiêu lớn nhất của bộ phận dịch vụ toàn cầu - Xerox Global Services là các cơ quan nhà nước và các cơ sở giáo dục.

    Việc hiện đại hoá quá trình luân chuyển văn bản được bắt đầu từ thử nghiệm. Các chuyên gia Xerox xác định chi phí mua thiết bị và vật tư tiêu hao cũng như chi phí vận hành, bảo dưỡng. “Số nhân viên trên một thiết bị”, “giá thành trung bình của một trang in” là những kết quả tính toán thường áp dụng. Sâu hơn, các chuyên gia Xerox đánh giá những khả năng kỹ thuật của nhóm thiết bị lắp đặt đáp ứng nhiệm vụ cụ thể hơn của từng loại hình doanh nghiệp.

    Không chỉ cần tối ưu hoá chi phí sử dụng mà còn phải hoàn thiện quy trình làm việc với văn bản. Các chuyên gia khẳng định, có thể tiết kiệm đáng kể chi phí chỉ cần với một sự sắp xếp hợp lý trong văn phòng. Sơ đồ bố trí TBĐN và chỗ ngồi làm việc của nhân viên sử dụng chúng là chi tiết bắt buộc của một thủ tục có tên tiếng Anh là Floor Mapping (sơ đồ hoá mặt bằng). Người ta có thể tính tiền mua vật tư tiêu hao, vận hành bảo dưỡng máy in, máy quét, thì giờ nhân viên phải bỏ ra để hoàn tất việc in… Sẽ có câu trả lời hiển nhiên cho câu hỏi “Kinh tế hay không khi sử dụng trang thiết bị in ấn, copy”.

    Kiểm soát thông minh

    Việc tính toán hiệu quả kinh tế khó hơn nhiều lần khi phải đối phó với sự sử dụng trái phép thiết bị in ấn. Vấn đề nằm ở chỗ: giám đốc IT thường không thể biết chắc ai đã copy hay in những tài liệu gì trên TBĐN. Hạn chế nhân viên in màu, in hai mặt hay các hành vi khác không phải khi nào cũng mang lại hiệu quả. Tình huống đã thay đổi tận gốc khi người sử dụng phải nhập mật khẩu hay cho máy nhận dạng vân tay. Mỗi nhân viên sẽ có quyền sử dụng riêng theo chức năng của mình.

    Xerox còn là một nhà gia công lớn trong công nghiệp văn bản. Công ty thực hiện các công việc quét, đánh số, lưu trữ văn bản số cũng như giấy thuê cho các công ty khác. Công việc được thực hiện hoặc ở văn phòng người thuê cũng như ở cái gọi là Trung Tâm Dịch Vụ Hình Ảnh - Service Imaging Centers - SIC. Ngoài Mỹ và Châu Âu, SIC được xây dựng tại Nhật Bản, Brazil, Australia, Mehico và Singapore. Cơ sở lớn nhất tại Arkansas, Mỹ đang xử lý 1,2 triệu văn bản trong một ngày đêm. Tháng 9/2006, tất cả SIC được thống nhất trên một nền chương trình chung. Hạ tầng của Xerox phát huy thật hiệu quả. 
    Trong những sáng kiến do phòng thí nghiệm của Xerox nêu ra gắn liền với bảo mật, công nghệ đưa lên những tài liệu giấy những dấu hiệu nhận dạng đặc biệt được chú ý nhiều nhất. Những dấu hiệu đó ẩn chứa thông tin mật ngay trên trang in hay copy: phía dưới trang in, máy in in một diện tích riêng mã không luận được bằng mắt thường. Người có trách nhiệm được phép giải mã chỉ cần nhập mật khẩu vào thiết bị đa năng rồi copy lại trang có mã hoá trên bất kỳ thiết bị nào đấu nối vào mạng công ty – toàn bộ các vùng mã hoá sẽ được giải mã. Vì công nghệ này chưa được thương mại hoá nên chưa rõ cầu của thị trường sẽ như thế nào. Về mặt kỹ thuật, công nghệ đã sẵn sàng.

    Cũng liên quan đến bảo mật, những TBĐN đều có hệ điều hành riêng, đĩa lưu trữ dữ liệu, các phân hệ chương trình hỗ trợ… Khi đấu vào mạng điện toán công ty nối mạng với Internet, chính chúng có thể là những lỗ hổng bảo mật lớn. Cho nên, bảo mật với TBĐN, các thiết bị copy, in ấn nói chung cũng là vấn đề hết sức quan trọng.

    Khả năng giám sát từ xa khả năng hoạt động của thiết bị cũng nằm trong khái niệm “kiểm soát thông minh” của Xerox. Xerox tin chắc có thể tiết kiệm thời gian – tức là tiết kiệm tiền với việc tối ưu hoá phổ biến văn bản trên giấy, chuyển thành định dạng số. Ví dụ, khi copy hay quét một văn bản trên TBĐN hiện đại và định gửi cho một danh sách người nhận, người sử dụng có thể làm việc này không cần thêm máy tính – việc gửi văn bản có thể tiến hành trực tiếp trên TBĐN đó. Những hệ thống điều khiển có thể giải phóng người sử dụng khỏi hàng đống các thao tác nghi thức.

    Gần gũi hơn

    Biểu đồ doanh thu và lợi nhuận của Xerox
    Trong 15,7 tỷ USD Xerox kiếm được năm rồi, mảng dịch vụ mang về 3,3 tỷ. Thiết bị của Xerox cho các thị trường đang phát triển không đắt đỏ. TBĐN, máy in, máy quét giá dưới 1.000 USD/chiếc trong khu vực này chiếm hơn 58% tổng lượng bán của Xerox. Chỉ một năm trước thôi, chỉ số này còn cao hơn. Để so sánh, Châu Âu tiêu thụ không quá 34% còn Bắc Mỹ không quá 24% loại thiết bị giá dưới 1.000 USD.

    Thị trường đang phát triển năm 2007 sẽ trở thành nơi tiêu thụ lớn nhất loại máy in mono (trắng đen). Chẳng có gì đáng tự hào với các thị trường đang phát triển cả vì Châu Âu, Nhật Bản và Mỹ sẽ chuyển hết lên sử dụng TBĐN hiện đại và việc bán các thiết bị in ấn – hình ảnh tách rời ở các thị trường phát triển sẽ nhanh chóng hết thời.

    Về mặt công nghệ, Xerox tập trung vào mảng in laser màu. Đây là thị trường đắt đỏ nhất – mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho nhà sản xuất cùng các đối tác. Sự tăng trưởng in màu là khuynh hướng mà chiến lược của Anne Mulcahi hiện đang dựa lên. Nếu năm 2004, chỉ có 5% số trang trên 3 nghìn tỷ trang in là màu thì năm 2006, tỷ lệ đó sẽ vào 9%. Xerox tin tưởng vào năm 2009, 17% trên tổng số trang in là màu.

    Việt Dũng

    (theo CNews)

    ID: O0611_1