• Thứ Hai, 01/02/2010 07:18 (GMT+7)

    Microsoft Office 2010: Bản thử nghiệm sáng giá

    Phiên bản ứng dụng văn phòng mới nhất của Microsoft không chỉ được thay đổi về giao diện mà còn được cải tiến tuy nhỏ, nhưng rất hữu ích cho desktop, đồng thời cũng tích hợp một số ứng dụng nền web.

    Phiên bản ứng dụng văn phòng mới nhất của Microsoft không chỉ được thay đổi về giao diện mà còn được cải tiến tuy nhỏ, nhưng rất hữu ích cho desktop, đồng thời cũng tích hợp một số ứng dụng nền Web.

    Backstage View giúp truy cập lệnh và xem thông tin chi tiết tài liệu, trong ðó có khả nãng làm việc với các phiên bản trýớc ðó của tập tin.

    Backstage View giúp truy cập lệnh và xem thông tin chi tiết tài liệu,
    trong ðó có khả nãng làm việc với các phiên bản trýớc ðó của tập tin.

    Cùng với bản Office 2010 beta xuất hiện, công chúng cũng biết được kế hoạch của Microsoft là tích hợp phiên bản web nhỏ gọn của mỗi ứng dụng chính trong bộ Office này, mà đầu tiên là Excel và PowerPoint hoạt động trên web sẽ xuất hiện trong Windows Live. Riêng với Word và OneNote chỉ có trong phiên bản SharePoint 2010 sever beta dành cho doanh nghiệp. Bộ Office 2010 beta hỗ trợ đa phương tiện tốt hơn, có giao diện mới mẻ và có tính năng trợ giúp tạo tài liệu và chia sẻ tài liệu.

    Xét chung cho toàn bộ ứng dụng, điều thay đổi dễ thấy nhất là nút tròn Office không còn nữa. Thay vào đó, Microsoft quay về với dạng menu quen thuộc: tab File sổ xuống toàn màn hình những lệnh và thông tin, Microsoft gọi màn hình này là Backstage View.

    Chiếm gần hết màn hình Backstage View là các thanh lớn chứa các công cụ chuyên xử lý tài liệu như quyền hiệu chỉnh, đường dẫn đến các phiên bản được lưu tự động, kích cỡ tập tin và thậm chí có cả nút thu nhỏ. (Người dùng doanh nghiệp có thể tùy biến trang này cho hợp với tiến trình công việc). Xét theo nhiều mặt thì đây là tính năng hay, mà đáng nói nhất là khả năng lấy lại được các phiên bản lưu tự động trước đó, cho dù tính năng này vẫn còn hơi khó chịu vì bạn hoàn toàn mất dấu tài liệu gốc (trừ khi bạn thu nhỏ tài liệu gốc).

    Dù có tính năng trả về bản chưa sao lưu, nhưng vẫn còn hạn chế vì bạn hoàn toàn không nhìn thấy tài liệu gốc mà chỉ nhận diện qua thumbnail nhỏ.

    Một trong những thay đổi tốt hơn trong bộ ứng dụng là thao tác cắt và dán văn bản. Biết được người sử dụng thực hiện lại thao tác dán nên các kỹ sư Microsoft đưa thêm tính năng xem trước kết quả sau khi dán trước khi quyết định thay đổi (giống như tính năng xem trước thay đổi phông chữ khi bạn di chuột qua danh sách phông chữ và các chỉnh sửa khác có trên thanh ribbon). Thậm chí, bạn có thể chọn giữa các bản xem trước như giữ lại định dạng nguồn, kết hợp với định dạng đích hoặc bỏ hẳn định dạng.

    Các công cụ chỉnh sửa ảnh tốt hơn, cho bạn xem trước và thực hiện cắt xén (và nhiều hiệu ứng, công cụ chỉnh sửa khác) trực tiếp ngay khi bạn chèn ảnh vào tài liệu.

    Giao diện thanh ribbon đã chỉ có trong các ứng dụng chính của Office 2007, nhưng có trong mọi ứng dụng của bộ Office 2010 và thêm một số thay đổi dựa theo ngữ cảnh. Các chỉnh sửa giao diện khác gồm một hệ thống màu mới (scheme), cụ thể một bảng màu mới với tông màu “nhã” hơn các bản trước và logo màu cam thay cho logo nhiều màu trước nay.

    Ứng dụng nền web

    Office Web Apps hiện đang được phát triển, cũng là lời đáp trả của Microsoft đối với Google Docs, Zoho và các công cụ ứng dụng văn phòng nền web khác. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi Office Web Apps vẫn còn được gán nhãn là phiên bản xem trước (technical preview). Microsoft cho biết các ứng dụng của Office Web Apps sẽ hoàn tất và phổ biến đến tay người dùng qua dịch vụ lưu trữ tập tin trực tuyến SkyDrive miễn phí, cũng như đến doanh nghiệp qua phần mềm máy chủ SharePoint 2010 khi bộ Office 2010 phiên bản chính thức xuất hiện vào nửa đầu năm 2010.

    PC World Mỹ đã tiến hành sử dụng thử Office Web Apps qua trang SharePoint mà Microsoft thiết lập cho các chuyên gia đánh giá (và qua bản thử nghiệm trên SkyDrive) và bộ ứng dụng nền web này vẫn chưa thể bắt kịp các đối thủ. Ví dụ, không thể tạo biểu đồ trong Excel, Word không hỗ trợ chế độ xem lại và các công cụ của PowerPoint trở nên mờ nhạt khi so với nhiều lựa chọn đa dạng của Zoho.

    Giao diện SharePoint về chia sẻ tài liệu cũng chưa trực quan: lúc này, bạn không thể tạo tài liệu trên web mà phải tải lên từ ứng dụng desktop. Dù bạn dùng SharePoint hay Windows Live, Office Web Apps chỉ có thể vận hành trên các tập tin XML với định dạng (.docx, .xlsx…). Dù vậy, ít ra Office Web Apps cũng còn một mặt mạnh là hiển thị chính xác: cái bạn thấy trên mạng cũng là cái bạn thấy trên desktop và ngược lại. Khả năng này không phải luôn đúng với các ứng dụng web cạnh tranh khác có hỗ trợ định dạng Office.

    Mặc dù tất cả người dùng Windows Live đều có quyền truy cập Office Web Apps nhưng những tính năng nghèo nàn của bộ Office trực tuyến này cho thấy mục đích của Microsoft không phải tạo ra một mô hình ứng dụng nền web phong phú, đủ để đáp ứng nhu cầu người sử dụng trong trường hợp họ không thể truy cập vào phần mềm ở desktop của công ty.

    Starter Edition

    Tính nãng xem nội dung trýớc khi dán cho thấy trýớc kết quả và cho chọn các tùy chọn ðịnh dạng.

    Tính nãng xem nội dung trýớc khi dán cho thấy trýớc kết quả và
    cho chọn các tùy chọn ðịnh dạng.

    Dành cho máy tính mới, thay vì đưa ra phiên bản dùng thử miễn phí có giới hạn thời gian, nay Microsoft sẽ đưa ra phiên bản Office Starter Edition miễn phí, có quảng cáo cho các nhà sản xuất máy tính (nó cũng sẽ thay thế bộ ứng dụng Works cấp thấp trước đây).

    Nhưng phiên bản miễn phí này lại bị rút đi nhiều tính năng, như Word và Excel thiếu mất 3 trong tổng số 7 menu chính so với phiên bản đầy đủ. Trong Starter, Word không có menu Reference, Review và View; Excel thiếu Reference, Review và Data. Cả hai ứng dụng có một thanh tác vụ chứa mẫu quảng cáo nhỏ về bộ Office bản đầy đủ.

    Phiền phức hơn nữa là vì bản Starter không hỗ trợ chế độ xem lại nên bạn không thể chấp nhận, từ chối hoặc xóa các phiên bản xem lại của tài liệu được tạo trong phiên bản Office đầy đủ. Vậy nên Starter không thích hợp trong làm việc cộng tác.

    Word 2010

    Tính năng Sparklines của Excel có thể tạo các biểu đồ nằm gọn trong một ô, giúp hình dung nhanh chóng xu hướng thay đổi trên toàn bảng dữ liệu.

    Tính năng Sparklines của Excel có thể tạo các biểu đồ nằm gọn
    trong một ô, giúp hình dung nhanh chóng xu hướng thay đổi trên
    toàn bảng dữ liệu.

    Điểm đáng chú ý của Word 2010 là kiểu chữ OpenType trong mục Advanced của phông chữ, nó hỗ trợ các tùy chọn mới như thêm gạch nối và chọn bộ kiểu chữ. Thanh Text Effects cho bạn thêm hiệu ứng tô màu chữ, thay đổi kiểu… và chỉnh sửa lại văn bản sau khi bạn đã dùng hiệu ứng, là điều mà bạn không làm được với tính năng Word Art trong các phiên bản trước (Publisher 2010 cũng có những tính năng nói trên).

    Thanh Navigation được nâng cấp giúp bạn tìm kiếm trong tài liệu dễ dàng hơn. Kết quả tìm kiếm được tô lên ngay trong màn hình chính (tốt hơn so với việc bạn phải nhấn Next để nhảy từ vị trí này đến vị trí kia).

    Excel 2010

    Microsoft tiếp tục phát triển và trau chuốt nhiều đến các công cụ biểu đồ trong ứng dụng bảng tính. Một tính năng mới Sparklines cho bạn tạo biểu đồ thu nhỏ ngay trong từng ô, đây cũng là cách để người dùng hình dung nhanh xu hướng tăng/giảm của nhiều tập dữ liệu kề nhau.

    Đối với người dùng chuyên nghiệp, họ có thể dùng PivotTables và PivotCharts để tạo ra các biểu đồ theo ý muốn dựa trên dữ liệu sẵn có. PivotCharts không mới nhưng ưu điểm của nó là khả năng lọc dữ liệu nhanh chóng.

    PowerPoint 2010

    PowerPoint hoạt động trên web cung cấp những tùy chọn cơ bản trong việc trình bày, tuy nhiên các công cụ của nó vẫn chưa thể sánh bằng Zoho.

    PowerPoint hoạt động trên web cung cấp những tùy chọn cơ bản
    trong việc trình bày, tuy nhiên các công cụ của nó vẫn chưa thể
    sánh bằng Zoho.

    Sẽ ấn tượng hơn nếu nội dung trình bày của bạn được thể hiện trên máy tính xách tay của người nghe hoặc máy tính để bàn trong phòng họp. PowerPoint Broadcast Service sẽ giúp bạn thực hiện điều này dễ dàng, không cần cài đặt gì. Bạn chỉ việc nhấn nút Broadcast Slide Show, PowerPoint sẽ tải phần nội dung trình bày của bạn đến dịch vụ miễn phí của Microsoft và tạo một đường link gửi đến người dự khán (thông qua email hoặc cắt-dán). Sau đó, người xem chỉ cần nhấn vào đường link đó và họ sẽ thấy trên trình duyệt có chứa nội dung giống với nội dung bạn đang trình bày.

    Nếu muốn nhúng đoạn video vào nội dung PowerPoint bạn chỉ cần một hoặc hai cú nhấn chuột. Còn để tập tin trình diễn lấy video truyền qua web thì bạn cần kết nối Internet. Nếu dùng video có trên máy tính, bạn có thể cắt xén, thêm hiệu ứng fade-in, fade-out…thậm chí bạn có thể chỉnh sửa video cơ bản trước khi nhúng nó vào tập tin.

    OneNote 2010

    OneNote, chương trình ghi chú của Microsoft, mạnh hơn trước với điểm đầu tiên có thể kể đến là nó mở rộng liên kết đến dữ liệu của ứng dụng khác. Bạn có thể sử dụng chức năng in của Office để gửi tài liệu đến OneNote; một hộp thoại chỉ giúp bạn cấu trúc tập tin, OneNote giúp bạn có thể đặt nội dung vào đúng vị trí.

    Bạn cũng có thể chú thích trên OneNote trong lúc làm việc với Word, PowerPoint hoặc trên web. Nhấn vào Linked Notes để liên kết giữa thứ bạn viết trong OneNote với nguồn tài liệu. IE8 cũng có tính năng tương tự trong menu Tools là OneNote Linked Notes.

    Outlook 2010

    Cuối cùng Outlook 2010 cũng sử dụng giao diện ribbon nhiều tranh cãi và có thể hiển thị feed của các mạng xã hội để bạn nắm được tình hình của bạn bè.

    Cuối cùng Outlook 2010 cũng sử dụng giao diện ribbon nhiều tranh
    cãi và có thể hiển thị feed của các mạng xã hội để bạn nắm được
    tình hình của bạn bè.

    Công cụ quản lý thông tin cá nhân (Outlook) của Microsoft cuối cùng cũng có giao diện ribbon. Outlook 2010 có thêm vài cải tiến như hỗ trợ hộp thư thoại (voicemail), phụ thuộc vào việc sử dụng Microsoft Exchange và/hoặc Communicator. Ngoài ra, công cụ có vài tính năng mới khác như xem trước lịch làm việc, giúp bạn có thể kiểm tra xem có trùng thời gian với lịch hẹn khác.

    Thay đổi “mạnh” hơn nằm trong mục Business Contact Manager, không chỉ để quản lý thông tin khách hàng mà còn quản lý dự án. Một tính năng được xem là có tiềm năng lớn đó là Outlook Social Connector, cho phép cập nhật trạng thái từ các mạng xã hội bên thứ ba với điều kiện các mạng xã hội này tạo feed (bản tin ngắn) bằng Microsoft API. Nội dung của feed sẽ hiển thị trên màn hình đọc e-mail.

    Access 2010

    Ngoài việc có nhiều mẫu mới cho bạn chọn, chương trình cơ sở dữ liệu Access 2010 còn cung cấp tính năng Application Parts và Quick Start để giúp tạo mẫu biểu (form). Bạn chỉ việc chọn các trường và tính năng mình cần.

    Access 2010 không có trong danh sách ứng dụng nền web Office Web Apps, nhưng nó cho bạn tạo cơ sở dữ liệu nền web từ đầu hoặc nhập một cơ sở dữ liệu có sẵn. Tuy nhiên, tính năng này còn phụ thuộc SharePoint có hỗ trợ hay không.

    Các gói ứng dụng có sẵn

    Trong khi cài đặt, bạn có thể chọn giữa phiên bản 64-bit và 32-bit. Bản 64-bit thích hợp với người dùng làm việc trên bảng tính lớn.

    Những cải tiến trong Office 2010 có thể xem là khá vững chắc và đáng hoan nghênh (nhất là khi bộ ứng dụng nền web hoàn chỉnh). Giá bán của các phiên bản vẫn chưa có: Home and Student (gồm Word, Excel, PowerPoint, OneNote); Home and Business (có thêm Outlook); và Professional (thêm Access, Publisher). Ngoài ra, Microsoft bán các phiên bản tính theo số lượng: bản Standard (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher) và Professional Plus (có thêm một số công cụ cho doanh nghiệp).

    Nếu chi phí nâng cấp từ Office 2007 lên Office 2010 không quá đắt thì đó là một cơ hội để người sử dụng có thể tiếp cận với bộ Office mới này.

    Phương Nga
    PC World Mỹ 1/2010

    ID: A1001_13