• Thứ Sáu, 20/09/2013 11:43 (GMT+7)

    9 lí do cần nói "có" với Windows 8 và Office 2013

    Là một chuyên gia tư vấn, công việc thường ngày của anh Nguyễn Quang đòi hỏi thường xuyên phải tư vấn khách hàng, chia sẻ các kế hoạch cùng họ, kiểm tra thông tin từ văn phòng, tham khảo ý kiến của các đối tác mọi nơi, mọi lúc. Bận rộn, nhưng luôn điềm đạm và có đầy đủ thông tin để đưa ra được các quyết định đúng lúc kịp thời.

    Đó là chân dung của một chuyên viên uy tín. Đúc rút lại những kinh nghiệm, anh chia sẻ một số thủ thuật cùng các bạn trẻ trong quá trình xử lý công việc của anh.
    Máy tính anh Quang dùng: Sony Vaio Fit
    Hệ điều hành: Windows 8
    Sử dụng: Microsoft Office 2013

    Và dưới đây là những tính năng yêu thích của anh Quang khi sử dụng máy tính.

    1. Kéo và Thả
    Một trong những việc mà người dùng văn phòng hay phải làm nhất, đó là dán ảnh minh họa, hoặc một đoạn text, văn bản từ các ứng dụng khác, vào văn bản hiện thời. Trước kia, hay trong các bộ ứng dụng khác, chức năng kéo thả hình ảnh, text, video hoàn toàn có. Nhưng nay, với bộ Office 2013 mới, người dùng hoàn toàn có thể chỉ cần “chọn” ảnh, video, text, và sau đó kéo hình ảnh đó vào văn bản đang soạn thảo. Trong hình là bông cúc xanh, trước và sau khi được kéo thả vào văn bản hiện hành.
    Trước:


    Sau:

    2. Snap
    Sẽ là thiếu sót, nếu nhắc đến tính năng hữu ích kéo và thả, mà quên đi tính năng snap – treo hai màn hình cạnh nhau của Windows 8. Hệ điều hành này cung cấp khả năng treo hai ứng dụng cạnh nhau theo các hiển thị khác nhau, giúp người dùng dễ dàng so sánh khi cần so sánh văn bản. Dễ dàng tìm kiếm thông tin để “kéo” và thả, như ứng dụng trên. Đặc biệt hữu dụng khi người dùng cần làm việc trên hai ứng dụng song song và cần theo dõi thông tin trên cả hai theo thời gian thực, ví dụ so sánh Word với Excel, Word với Word, Word với IE, …. Điển hình, trong trường hợp của chuyên gia Quang, anh hay phải soạn văn bản tư vấn trên cả hai thứ tiếng Anh và Pháp, nên việc mở 2 văn bản bằng cả 2 thứ tiếng này giúp anh lao động năng suất hơn hẳn. Theo anh, điển hình nhất của việc tiết kiệm là tiết kiệm giấy in, mực in, đỡ cồng kềnh và đỡ mệt mắt.

    3. Sắp đặt hình ảnh và text trong Word dễ dàng
    Lý do chủ đạo làm cho Microsoft Office 2013 làm việc tốt hơn là vì bộ ứng dụng mới đã chú tâm đến những sự việc dù nhỏ nhưng làm nên sự khác biệt. Một trong những điểm nổi bật là khả năng “xử lý ảnh” dễ như không. Trước đây, muốn chèn ảnh, người dùng phải làm nhiều các thao tác khác nhau. Nhưng nay trong Word, xử lý ảnh đã trở thành công cụ trực quan dễ dùng. Trực quan đến nỗi, dù chưa dùng ảnh bao giờ, người dùng cũng có thể kéo thả như mô tả bên trên. Khi đưa ảnh vào văn bản, mặc định, hình ảnh sẽ được chèn theo lề chặn giữa và có độ rộng bằng độ rộng của trang. Tuy nhiên, kích cỡ của ảnh hoàn toàn có thể thay đổi, co nhỏ lại, cho xoay nghiêng, hoàn toàn chỉ bằng chuột và xoay cho đến khi vừa ý.

    Một lợi thế khác nữa của bộ Office mới là khả năng dễ dàng định dạng chữ xung quanh hình ảnh. Việc này các ứng dụng khác chưa làm được. Đơn giản, chỉ cần nháy chuột phải, chọn cách bố trí chữ xung quanh hay viền phải, viền trái khung hình. Như vậy, việc dàn trang của các nhà “thiết kế chuyên nghiệp” giờ đã có thể chỉ cần thực hiện theo 2 – 3 thao tác đơn giản nhất.

     

     

    4. Khôi phục công việc người dùng sau khi gặp sự cố
    Tất cả chúng ta đều trải nghiệm việc văn bản bị mất hoặc bị treo. Điều này có thể diễn ra hàng ngày, nhưng với bộ Microsoft Office 2013 mới, chúng ta hoàn toàn không phải lo lắng khi vô tình bị sự cố.
    Trong Microsoft Office, mỗi khi bật lại máy, thường là văn bản sẽ tự được mở ra, hoặc báo lại với người dùng trên một bảng trắng bên trái, với câu hỏi: “Bạn có muốn dùng lại văn bản đang soạn dở không?”. Nếu vô tình bấm “No”, bạn cũng không cần phải lo lắng, bởi bạn hoàn toàn có thể tự tìm lại được văn bản cần tìm trong thư mục ngầm định của máy để lưu file soạn thảo.
    Trên chức năng “Save As”, bạn dò hàng chữ “AutoRecover file location:”. Tại ô này, bạn nhìn lại thư mục của file tự lưu của máy tính và có thể mở ra để tiếp tục công việc. Microsoft Office 2013 lập chế độ AutoRecover là 10 phút. Nhưng bạn có thể thay đổi con số này tùy theo nhu cầu thực tế.

    5. Văn bản mẫu phong phú
    Việc lúng túng mỗi khi phải tạo ra một định dạng nào đó cho khách hàng, cho bản thân, cho nội bộ là kinh nghiệm thường xuyên phải gặp với mỗi một người dùng, dù đó là nhân viên, lãnh đạo hay là người sử dụng tại gia, sinh viên….
    Microsoft Office 2013 hiểu thấu điều này và giảm tải cho người sử dụng bằng những văn bản mẫu tiêu biểu. Bạn khỏi phải lo lắng tìm kiếm “toát mồ hôi hột” các template thông thường. Anh Quang chia sẻ, mỗi khi “New” một văn bản trong Microsoft Office 2013, anh lại mỉm cười vì đã lựa chọn đúng đắn. Hàng ngàn các mẫu văn bản sẽ demo trước mắt anh, thay vì văn bản trắng trơn thông thường của các ứng dụng khác. Nếu không thích các mẫu văn bản của Microsoft, bạn có thể tự lựa chọn bằng cách bấm vào ô “Search” và gõ từ khóa cần tìm kiếm. Bộ tìm kiếm Bing mạnh mẽ của Microsoft sẽ giúp bạn trong tích tắc tìm những định dạng riêng rẽ trên internet đưa về máy cho bạn sử dụng.



    6. Lưu văn bản lên SkyDrive
    Thế mạnh của Microsoft Office 2013 là hoạt động đồng bộ và trực tiếp với SkyDrive. Thay vì phải cài đặt thêm phần mềm đồng bộ dữ liệu, SkyDrive cho phép bạn tương tác trực tiếp với các tập tin trên SkyDrive từ ứng dụng Office. Các thao tác được thực hiện thông qua cửa sổ Save As. Do đó, bạn không phải ngại về việc học thêm thao tác khi lưu trữ trên SkyDrive. Mặc định, máy sẽ lưu lên ổ cứng ngầm định, và bạn chỉ cần chọn SkyDrive với hình ảnh đám mây trong chức năng Save As là hoàn tất việc lưu văn bản lên “Đám Mây”. Vậy là yên tâm với văn bản “luôn cập nhật” mọi nơi, mọi lúc.

    7. Chuyển màu sắc và hình nền của văn bản
    Đây là tính năng khá thú vị của bộ Office mới. Thay vì hình nền và màu nền đơn thuần một màu, sự cá nhân hóa còn thể hiện cả ở hình nền và màu nền nữa
    Trong thẻ Account của Word, bạn có thể chọn nền cho bộ Office background. Ở đây là nền Underwater với các bạn nhỏ dưới đại dương ngộ nghĩnh. Màu nền thay vì màu trắng, tác giả chọn màu xám đậm cho tương phản với mặt giấy trắng... 

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    8. Mở văn bản định dạng PDF trong Microsoft Office 2013
    Với riêng anh Quang, việc có thể mở được văn bản PDF trong Word là một trong những “điểm thưởng” tuyệt vời nhất. Và đây có thể coi là một trong món quà lớn nhất cho người sử dụng nói chung, bởi những ai thường xuyên cần phải soạn sửa, chỉnh lại định dạng, lấy tứ để trích dẫn… thì không gì vui hơn khi có thể mở trực tiếp file PDF và cắt cup trên đó.
    Chỉ cần trong hộp thoại Open, chọn định dạng PDF file, và mọi việc để cho Office 2013 tự xử lý.

    9. Cơ hội tuyệt vời cho người tiêu dùng Việt sở hữu máy tính cài Windows 8 kèm Office 2013!
    Và với mọi người dùng, nếu còn băn khoăn, thì mùa khai trường hiện thời là thời điểm thuận lợi nhất để sở hữu ngay máy tính cài Windows 8 và bộ Office mới nhất của Microsoft. Không chỉ nhận quà tặng phong phú như ba lô, loa, tai nghe… từ máy tính Windows 8 khi mua máy Sony Vaio Fit, khi bạn mua bản Office 2013 Home & Student còn có cơ hội được nhận ngay 1 tai nghe trị giá 500.000đ
    Theo anh Quang, mỗi người sẽ có một vài tính năng yêu thích riêng trong quá trình làm việc và giải trí. Để trải nghiệm những tính năng mới của Windows 8 và Office 2013, vui lòng xem thêm thông tin tại địa chỉ: http://windows.microsoft.com và http://office.microsoft.com
     

    Từ khóa: MS office 2013