• Thứ Bảy, 20/12/2003 18:30 (GMT+7)

    Câu hỏi :
    Xin hướng dẫn cụ thể cách làm cho file Word không bị đổi khi đem in và hiệu chỉnh ở máy khác (2 máy in khác nhau và khác loại: laser và in kim).

    Trả lời :

    Ngoài dữ liệu riêng của bạn, trong file Word còn chứa nhiều thông tin về các tài nguyên được dùng trong file, thí dụ font chữ, tên máy in được dùng để in ấn, file ảnh, file âm thanh được nhúng vào file Word,... Mặc định thì Word chỉ chứa tham khảo đến tài nguyên chứ không chứa tài nguyên trực tiếp trong file Word, đo dó khi sang máy khác, các tài nguyên được tham khảo có thể không tồn tại và file Word sẽ bị hiển thị sai. Thí dụ bạn dùng font VNI-Times trong văn bản, nhưng khi sang máy khác lại không có VNI-Times (hay có nhưng không tương thích) thì file Word sẽ bị hiển thị sai. Để khắc phục tình trạng này, bạn có thể khai báo chế độ “Embed TrueType font” khi save file Word trên máy ở nhà (vào menu Tools.Options.Save, chọn checkbox “Embed TrueType font”). Riêng về máy in, do Word là ứng dụng WYSIWYG khá hoàn hảo, nên ngay trong lúc dàn dữ liệu trên màn hình (chưa in) Word cũng đã dùng thông tin của máy in đang được chọn để dàn dữ liệu hiển thị trên màn hình sao cho khi in ra sẽ giống hệt cách bố trí trên màn hình. Chính vì lý do này, bạn cần biết trước máy in mà bạn sẽ in văn bản (ngay cả máy in này nằm ở ngoài cửa hàng dịch vụ), cài driver máy in này vào máy của mình, rồi khai báo ngay từ đầu trong văn bản Word để nó dùng thông tin máy in này (vào menu File.Print và chọn tên máy in trong danh sách). Trong trường hợp bất đắt dĩ cần thay đổi máy in thì bạn phải duyệt lại văn bản để phát hiện những thay đổi về hình thức và hiệu chỉnh lại nếu cần thiết trước khi in thật sự ra máy in mới.

    Chuyên mục: Ứng dụng văn phòng