• Thứ Bảy, 05/03/2011 09:07 (GMT+7)

    Liên kết nhiều file Excel đặt trên các máy khác nhau

    Lượt xem 11235
    Đánh giá

    Từ khóa: Excel
    Câu hỏi :

    Tôi có nhiều file Excel khác nhau đặt trên các máy khác nhau mà muốn thông tin liên kết cập nhật tức thời thì làm thế nào? Làm sao để cấm hoặc nhận biết thay đổi của một ô dữ liệu?



    Trả lời :

    Thông thường các file Excel có nội dung độc lập nhau, cho dù chúng ở trên cùng máy hay khác máy. Việc người dùng truy xuất 1 file Excel là như nhau cho dù file đó nằm ở máy cục bộ hay ở máy khác trong mạng. Để giúp nhiều người có thể đồng thời làm việc chung với nhau trên một số thông tin nào đó, bạn có thể chọn 1 trong 2 phương án sau:

    1. Lưu tất cả thông tin của mọi người chung trong 1 file Excel duy nhất.

    Ở chế độ mặc định, nhiều người có thể mở đồng thời 1 file Excel, trong đó người mở file đầu tiên mới có quyền cập nhật nội dung của file, các người còn lại chỉ có thể xem chứ không thể cập nhật nội dung để tránh tranh chấp. Lưu ý, việc cập nhật nội dung được gọi là thành công chỉ khi nội dung cập nhật được lưu lên file thành công.

    Nếu muốn nhiều người có thể cập nhật đồng thời 1 file Excel, bạn có thể thiết lập chế độ "Protect and Share Workbook" cho file Excel đó. Qui trình điển hình để thiết lập chế độ này như sau:

    - Người chủ file chạy Excel, mở file Excel liên quan, chọn menu Tools.Protection.Protect and Share Workbook để hiển thị cửa sổ Protect shared workbook.

    - Đánh dấu chọn vào checkbox Sharing with track changes, nhập password quản lý file rồi nhấn Ok. Khi được yêu cầu nhập lại password, hãy nhập lại đúng password đã nhập rồi nhấn Ok.

    - Máy sẽ tự động lưu file để nhớ các chế độ bảo vệ mới. Từ đây trở đi, nhiều người có thể mở đồng thời file Excel dùng chung, mỗi người được tự do cập nhật nội dung bất kỳ của file. Lưu ý, việc cập nhật nội dung của từng người chưa được thấy bởi các người khác cho đến khi người đó thực hiện việc lưu file, lúc này máy sẽ kiểm tra xem có cell nào bị tranh chấp với những cập nhật trước đó bởi người khác không. Nếu có, máy sẽ hiển thị thông báo cụ thể và yêu cầu người đó ra quyết định giải quyết tranh chấp để máy thực hiện theo. Tóm lại, mặc dù ở chế độ dùng chung, nhiều người có thể cập nhật đồng thời file Excel, nhưng mỗi người chỉ có thể thấy được các cập nhật của người khác khi thực hiện việc lưu file lên đĩa, còn các cập nhật đã làm bởi từng người nhưng chưa lưu thì vẫn chưa được cảnh báo cho các người khác biết. Để khắc phục phần nào yếu điểm này, mỗi người dùng chung nên thực hiện lưu file định kỳ để giúp nhau thấy được các cập nhật của mình và giải quyết tranh chấp sớm nhất.

    Nếu muốn hạn chế việc truy xuất của từng người trên file dùng chung này, bạn có thể dùng 1 trong 6 chế độ bảo vệ được trình bày trong phần trả lời của câu hỏi ngay phía trên đây.

    2. Lưu thông tin của từng người trên từng file Excel riêng biệt.

    Mỗi người làm việc trên file Excel riêng biệt, để một người A có thể thấy tức thời những thay đổi của người B, ta có thể copy vùng cell liên quan trong file của B và dán vào vị trí thích hợp trong file của A ở chế độ "Paste Link". Từ đây trở đi, mỗi khi B thay đổi nội dung trong vùng cell liên quan, A sẽ thấy ngay sự thay đổi đó, tuy nhiên A không thể cập nhật nội dung trong vùng cell tương ứng này của B.
    Thí dụ, nếu A muốn thấy nội dung vùng cell A1:D20 trong Sheet1 của B, ta thực hiện các bước sau:

    - Chạy Excel, mở file của B, chọn sheet Sheet1, chọn vùng cell A1:D20, chọn menu Edit.Copy để copy vùng cell này vào Clipboard.

    - Mở file của A, chọn sheet thích hợp, chọn vị trí cell thích hợp, chọn menu Edit.Paste Special, chọn button Paste Link để dán thông tin liên kết đến vùng cell trong Clipboard vào vị trí.
    Từ đây trở đi, mỗi khi B thay đổi nội dung trong vùng cell A1:D20 thì A sẽ thấy tức thời.

    Ý kiến phản hồi và bình luận      Gởi ý kiến của bạn ?
    Chuyên mục: Ứng dụng văn phòng