Tin học hoá lưu trữ tại cục Văn Thư và Lưu Trữ Nhà Nước

Cục Văn Thư và Lưu Trữ Nhà Nước (CVTVLTNN) đã nghiệm thu dự án “Ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý và khai thác tài liệu phông Lưu Trữ Quốc Gia Việt Nam”. Đây là cơ quan lưu trữ lớn nhất đồng thời là đơn vị đầu tiên trên toàn quốc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý lưu trữ một cách tổng thể. Đối tác triển khai của CVTVLTNN là công ty cổ phần Công Nghệ Tinh Vân.

Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I tại Hà Nội
CVTVLTNN được thành lập năm 1945 với tên gọi ban đầu  “Nha lưu trữ công văn và thư viện toàn quốc” là cơ quan của bộ Nội Vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc phông Lưu Trữ Quốc Gia Việt Nam. Loại hình tài liệu ở các trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia  bao gồm  tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, tài liệu xuất xứ cá nhân... thuộc mọi thời kỳ lịch sử của Việt Nam. CVTVLTNN gồm có 3 trung tâm: trung tâm Lưu Trữ I đặt tại Hà Nội có nhiệm vụ lưu các hồ sơ của các cơ quan quản lý nhà nước, trung tâm Lưu Trữ II tại TP.HCM có nhiệm vụ lưu trữ các tài liệu thời Sài Gòn cũ, trung tâm Lưu Trữ III tại Hà Nội lưu trữ các tài liệu thời Pháp thuộc, phong kiến.

Hiện, CVTVLTNN đã thu thập được khoảng 30km giá tài liệu và còn tăng bởi mỗi năm, các cơ quan lưu trữ đều chuyển những tài liệu, hồ sơ đã lưu từ 2 – 3 năm sang lưu ở đây. Với khối lượng hồ sơ lớn như vậy, muốn xem, khai thác hồ sơ nhanh nhất thì cần có một giải pháp tối ưu, trong khi từ trước đến nay, công cụ phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu là thủ công trên các hệ thống sổ sách, không đáp ứng được yêu cầu quản lý, bảo quản một cách khoa học. Nhiều thông tin có trong các kho lưu trữ nhưng chúng ta không thể hoặc rất khó khăn trong việc tìm kiếm, tổng hợp và xử lý

Từ năm 2004, CVTVLTNN đã chọn công ty Tinh Vân  làm đối tác xây dựng bộ phần mềm quản lý  hồ sơ lưu trữ cho CVTVLTNN và các đơn vị sự nghiệp, bao gồm 10 phần mềm, có những phần mềm quan trọng như phần mềm phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, quản lý văn bản hồ sơ lưu trữ hiện hành…, quản lý khoa học, quản lý công tác hợp tác quốc tế, giải pháp cổng thông tin điện tử và quản trị nội dung, v.v...

Phần mềm quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ là quan trọng nhất. Phần mềm này đáp ứng yêu cầu của tất cả mọi khâu: từ việc các cơ quan lưu trữ chuyển hồ sơ sang nộp lưu ở Cục đến việc lật lại hồ sơ cũ, chỉnh lý hồ sơ, bảo quản hồ sơ và cuối cùng là đưa vào kho bảo quản. Phần mềm này đáp ứng được yêu cầu chọn lọc và bảo mật những hồ sơ được phép khai thác: đối với tài liệu thông thường có thể được đưa ra khai thác ngay, nhưng với tài liệu mật phải sau một số năm nhất định mới được phép đưa ra khai thác. Các giai đoạn của dự án được thực hiện trong 2 năm 2005 & 2006. CVTVLTNN là cơ quan lưu trữ đầu tiên ứng dụng CNTT một cách tổng thể trong hoạt động quản lý lưu trữ trên toàn quốc. Đây là dấu hiệu khả quan trong việc tin học hóa ngành lưu trữ tại Việt Nam.

Theo Tinh Vân

In trang [In trang]    Đóng trang [Đóng trang]

© Tạp chí Thế Giới Vi Tính - PC World VN. CQ chủ quản: Sở Khoa Học và Công Nghệ TP.HCM
Giấy phép (1) số 196/GP-BVHTT do Bộ Văn hóa Thông tin cấp ngày 27-06-2003
Giấy phép (2) số 202/GP-BC do Bộ Thông tin và Truyền thông - Cục Báo chí cấp ngày 05-05-2008
Tòa soạn: Lầu 5, 79 Trương Định, Phường Bến Thành, Quận 1, TP. HCM - ĐT: (08) 38 257 745
Bản quyền của Thế Giới Vi Tính - PC World VN