Triển khai Oracle vướng biểu mẫu kế toán

HỎI:

Doanh nghiệp (DN) chúng tôi triển khai Oracle từ năm 2005. Sau một năm chính thức vận hành, hệ thống hoạt động ổn định. Tuy nhiên, hiện nay chúng tôi đang vướng vấn đề biểu mẫu kế toán (KT) do sau khi thực hiện kiểm toán, đơn vị kiểm toán có nhận xét:

• Việc triển khai ứng dụng chưa đạt yêu cầu, các ứng dụng quản lý tài chính hoạt động chưa ổn định, tổng số phát sinh trên các tài khoản chưa chính xác, phương pháp hạch toán và sổ kế toán chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu được quy định của thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của bộ Tài Chính về tiêu chuẩn phần mềm (PM) KT.

• Chương trình KT đang sử dụng không đáp ứng được yêu cầu về phương pháp hạch toán như không thực hiện kết chuyển chi phí đã tập hợp tại các tài khoản chi phí để tính giá thành; không kết chuyển doanh thu, giá vốn tiêu thụ và chi phí bán hàng, chi phí quản lý để xác định kết quả kinh doanh; không hạch toán giá trị tài sản cho thuê vào tài khoản “Bất động sản đầu tư”, chưa hạch toán giá trị tài sản nhận thế chấp của đại lý vào tài khoản ngoài bảng cân đối KT.

• Về sổ KT: chương trình chưa đáp ứng yêu cầu về hệ thống sổ tổng hợp và chi tiết của hình thức KT đang áp dụng, sổ KT không có tài khoản đối ứng, số liệu phát sinh của nhiều tài khoản bị trùng lắp.

• Về báo cáo tài chính: Chưa có biểu báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu B 03- DN), các chi tiêu ngoài bảng cân đối không phản ánh giá trị tài sản nhận thế chấp của các đại lý, một số chỉ tiêu trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính chưa chính xác (mục V, điểm 15- Thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước)

Xin hỏi hiện nay các DN ứng dụng ERP có gặp trở ngại tương tự không? Nếu được, vui lòng chia sẻ kinh nghiệm khi thực hiện ERP theo qui định KT Việt Nam.


TRẢ LỜI:

Hiện nay, khá nhiều DN Việt Nam đã và đang gặp phải vấn đề tương tự. Việc này, xuất phát từ sự khác biệt giữa chế độ hạch toán KT theo chuẩn mực do bộ Tài Chính (TC) ban hành (dựa nhiều vào cách làm truyền thống của KT thủ công) và các chuẩn mực hiện đại theo tiêu chuẩn quốc tế của hệ thống ERP. Các hệ thống ERP nước ngoài do chú trọng vào kết quả cuối cùng phục vụ ban lãnh đạo nên một mặt làm tốt việc kiểm soát nội bộ, nhưng mặt khác thường “rắc rối” khi phải làm việc với các bên thứ ba như: cơ quan kiểm toán, cơ quan thuế... Trong trường hợp này, thông thường, DN và đơn vị triển khai nên cùng phối hợp để hướng dẫn thuyết phục các cơ quan thứ ba sử dụng các phương pháp kiểm soát theo hướng ERP để phục vụ mục đích kiểm soát. Bên cạnh đó, một số DN khác đã sử dụng giải pháp dùng các PM công cụ của nhà cung cấp thứ ba để giải quyết vấn đề đối ứng và các vấn đề liên quan tới số phát sinh tài khoản. Tuy nhiên, nó cũng chưa giải quyết triệt để mà chỉ phần nào khắc phục và hỗ trợ bộ phận KT dễ dàng hơn trong việc làm các báo cáo theo quy định của bộ TC.

Trong khi chờ chia sẻ kinh nghiệm của các DN ứng dụng ERP khác, chúng tôi chuyển câu hỏi này tới ông Nguyễn Sơn Trường, phó tổng giám đốc công ty cổ phần Thương Mại Công Nghệ Mới Kim Tự Tháp (Pythis), hiện là một trong các đối tác hàng đầu triển khai Oracle eBusiness Suite tại Việt Nam. Từ góc độ chuyên môn của mình, ông Trường đã đưa ra một số biện pháp nhằm giúp DN khắc phục các vấn đề trên:

Thứ nhất: Cần đề nghị đối tác triển khai tiến hành đào tạo, hướng dẫn bổ sung cho DN, đặc biệt là KT trưởng và KT tổng hợp hiểu được bản chất dòng thông tin KT trên hệ thống ERP. Thông qua đó, người sử dụng hạn chế được các sai sót và có thể chủ động kiểm soát được các bút toán được hình thành trên hệ thống.

Thứ hai: Cần kiểm tra việc thiết lập PM xem có phù hợp với yêu cầu của chế độ KT Việt Nam trong quyết định 15/BTC ngày 20/3/2006 của bộ TC về chế độ KT DN và thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 về việc hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của PM KT không?

Về chứng từ KT: Các chứng từ KT như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho có được lập và in ra trên máy không? Các chứng từ có đảm bảo nội dung đúng theo quy định của Luật KT không? Trường hợp các biểu mẫu chưa đáp ứng cần đề nghị đối tác triển khai thực hiện chỉnh sửa, bổ sung.

Về hệ thống tài khoản KT: Kiểm tra việc thiết lập hệ thống tài khoản có tuân thủ theo quyết định 15/BTC không? Thực tế, hệ thống tài chính Oracle không những cho phép thiết lập cấu trúc tài khoản tuân thủ QĐ 15/BTC mà còn hỗ trợ công tác KT quản trị, yêu cầu phân tích tài chính đa chiều của DN.

Về phương pháp KT: Xem xét lại việc thiết lập tài khoản và cơ chế tạo bút toán gắn với từng loại nghiệp vụ trên hệ thống để tinh chỉnh lại trên cơ sở đáp ứng được yêu cầu của chế độ KT và khai thác tối ưu qui trình xử lý chuẩn của hệ thống. Thực tế cho thấy một trong các vướng mắc khi triển khai giải pháp ERP của Oracle là việc hệ thống sử dụng nhiều tài khoản trung gian để kết nối số liệu giữa các phân hệ. Tuy nhiên, cần thấy rằng, tài khoản trung gian giúp đảm bảo tính quy trình của hệ thống và giúp kiểm soát chặt chẽ số liệu. Việc yêu cầu đối tác triển khai can thiệp vào logic của chương trình để thay đổi thường không thể thực hiện được vì nếu thực hiện có thể gây nhiều rủi ro trong khi vận hành.

Về hệ thống sổ KT: Xem xét lại mẫu sổ với các yêu cầu của QĐ 15/BTC. Ở đây cần phân loại 2 trường hợp: Đối với những sổ bắt buộc: Cần đề nghị đối tác triển khai cung cấp. Đối với những sổ có tính chất hướng dẫn: DN và đối tác triển khai cần ngồi lại đế thống nhất danh mục và mẫu biểu. Công viêc này thường thực hiện trong giai đoạn đầu của dự án. Thực tế, vướng mắc cơ bản của hệ thống ERP là việc lập sổ sách có tài khoản đối ứng và thường không có hệ thống ERP của nước ngoài nào giải quyết được trọn vẹn yêu cầu này. Để giải quyết việc này đơn vị triển khai phải giải thích và chỉ rõ cách thức kiểm soát, đối chiếu không cần đối ứng tài khoản, thay vào đó, có thể kiểm soát phát sinh tài khoản theo từng nguồn và loại nghiệp vụ… thông qua các sổ, báo cáo có trên hệ thống.

Về báo cáo tài chính: Xây dựng các báo cáo theo qui định gồm: Bảng cân đối KT (BCDKT), báo cáo kết quả kinh doanh (KQKD), báo cáo lưu chuyển tiền tệ (LCTT) và các báo cáo cung cấp các thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong BCDKT, KQKD, LCTT để người sử dụng có thể chủ động lập báo cáo thuyết minh tài chính.

In trang [In trang]    Đóng trang [Đóng trang]

© Tạp chí Thế Giới Vi Tính - PC World VN. CQ chủ quản: Sở Khoa Học và Công Nghệ TP.HCM
Giấy phép (1) số 196/GP-BVHTT do Bộ Văn hóa Thông tin cấp ngày 27-06-2003
Giấy phép (2) số 202/GP-BC do Bộ Thông tin và Truyền thông - Cục Báo chí cấp ngày 05-05-2008
Tòa soạn: Lầu 5, 79 Trương Định, Phường Bến Thành, Quận 1, TP. HCM - ĐT: (08) 38 257 745
Bản quyền của Thế Giới Vi Tính - PC World VN